收文发文登记及印章管理规定

第一篇：收文发文登记及印章管理规定

一、收文处理程序

1、收文的签收，交换。某局随时进行，区里根据区委，区政府规定的交换时间进行。

2、拆封。拆封要注意保密和保持文件完好，由办公室主任或副主任拆封。文件拆封应在办公室内进行。

3、登记。收文是否需要登记，要视具体情况而定，需要登记的公文有：机要文件，上级指导性文件和承办文件，下级请示性文件(本资料权属秘，查看更多精彩文章请登录原创网站*)等；可不登记的文件材料有：各种公开的出版物、私人信件、简报等。文秘登记文件后填写收文审批单，报办公室主任提出拟办意见后，报局长阅批。

4、分发。文件收发人员，接到领导批办的文件后，要迅速送达承办科室，送前要按规定进行登记。

二、发文处理程序

1、核稿。以分局名义发出的公文，由指定人员进行核稿。

2、送审。核对后的公文稿，要送有关领导审查。

3、签发。发出的公文，由局长签发。

4、编号和登记。文件管理人员对所发的文件要分类编号。

5、打印、核对无误后，加盖公章，交有关人员封装后发送。

三、印章管理

1、分局内所有公章由专人保管，严格把关，按规定使用。

2、使用公章须经局长批准。

3、外出办事或证明身份的介绍信用章，经分局保管公章人员同意，方可使用。

4、凡须使用公章的文件、公文、函件等都必须将底稿连同正式文件（一份）交办公室文书存档，以便备查。

第二篇：收文发文管理制度

XX县XXXXX局

收文发文管理制度

一、政府传递站文件由局办公室负责领取，文秘人员签收，按上级党委文件、上级政府文件、领导批示件、经费报告、涉密文件、急办文件分类登记装订后送办公室主任阅处，提出处理意见送局领导签批，由办公室工作人员负责传递和收回。属急办文件的当即请示领导签批后原则上一个工作日内办理完毕。

二、各股室收到的上级来文和其他单位来文，一律先送办公室登记，登记后按程序送局领导签批后交相关股室办理。

三、所有收文分类登记，当年分类存盒，年终分类归档。

四、需要跨办理或用于日常工作的文件，股室只能保存复印件，原件一律归局办公室保管。

五、涉密文件按签批意见转送相关领导和股室传阅、办理，办后要及时将其收回。

六、领导批示件、督办件和信访件，办理后要及时与相关单位沟通，确保年终考核不扣分。

七、本制度从20XX年X月XX日起施行。

第三篇：印章管理规定

江苏宏宝五金股份有限公司

印章管理和使用规定

为规范公司印章的管理和使用，根据国务院《关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理规定》和国家有关规定，根据我公司的实际情况，特制定本公司内各级印章的管理和使用规定。

一、公司各级行政部门刻制印章必须经由副总以上领导批准，由行政人事科出具相关证明统一办理。印章刻制完毕后必须在行政人事科备案之后方可使用。更换新章的，原印章停止使用后，应当在十日内交行政人事科封存；逾期不交的，由行政人事科予以收缴。行政人事科对交回或收缴的印章要登记造册。任何部门不得自行刻制公章，对违反规定自行刻制公章的部门，要追究部门负责人的责任。

二、各级印章要专管专用。公司印章由行政人事科负责保管使用，各部门印章原则上由各部门保管使用。保管使用印章要认真负责，坚持原则，并按规定手续办理。公司公章未经副总以上领导同意，任何人不得将印章带离办公室。印章如有遗失，应及时向安保科报告，并查清原因和责任。

三、公司内各部门对外、对内发文、对外签订的协议、合同和证明材料等需要加盖印章的，必须经主管领导同意后方可盖章。盖章后，文件、协议、合同或证明材料等由行政人事科归档保存，以备查考。

四、各部门人员因公外出联系工作，参加各种学术活动，或因私探亲、旅游，一般由行政人事科开具介绍信或使用公司印章。如发现滥用介绍信并造成不良后果，按谁部门谁负责的原则追究责任。

六、非本公司人员因有特殊情况需由公司出具证明并加盖印章的，应经

副总以上领导同意后，方能办理。

七、公司法人印章的保管使用按公司公章的保管使用办法执行。

八、各部门不得擅自开具空白介绍信（证明）。各部门印章的使用，应手续齐备，逐次登记，以备查考。

九、在使用公司印章时，如遇特殊情况，由行政人事科与主管领导商量决定。

十、本规定自二零零三年七月一日起执行。

江苏宏宝五金股份有限公司

行政人事科

202_年6月

第四篇：印章管理规定

印章管理规定

一、印章的制发: l、组建、成立一个新机构或机构改变名称需颁发新的印章。

2、公司的印章由董事会批准制发。

3、各部门内部所需的各种印章,由各部门主管领导批准后由办公室办理。

二、印章的使用:(一)公司印章的使用范園:

1、各部门上报的各类报表;报给地方政府的各类报表;以公司名义下发的正式文件;各单位代表公司所签订的协议、合同。

2、公司与各部门、分公司、员工签订的合同、协议、聘书、通知。

3、公司颁发的各种奖状、证书、通告、通知。

4、公司开具的介绍信、证明信、便函。

5、其它需公司印章的文字材料。(二)法人代表(企业负责人)人名章范围:

1、各类报出的财务报表。

2、授权委托书。

3、其它需法人代表(企业负责人)人名章的文字材料。

三、用印程序:(一)凡需使用公司各类印章者,均须填写“加盖印章申请单”。(二)凡以公司名义上报、下发的文件,报政府部门的报表,需总经理签字后方可

用印,如遇总经理不在,可酌情由其他分管经理代签。(三)_般性文字材料, 由公司部门分管经理签字后方可用印。(四)各类合同、协议、需使用公司印章及法人个人印章时,由总经理签字。

(五)加盖公司印章的同时需加盖公司法人个人印章时,签发人与所盖个人印章应

相符。

(六)需开空白介绍信、空白表、没有总经理签字特许,不得使用印章。

四、印章保管:(一)公司章、法人章,由办公室设专人负责。

(二)各部门所持冠以“黄石市城市公交集团有限公司”名称的专业用章。均由各部门派人负责管理。

(三)印章的保管必须做好安全、保密。

(四)印章_般不准离开保管处,遇特殊情况需携带印章外出用印时,需经总经理批准但印章不得离身,不得私自交给他人代为使用,保管人外出时,经部门主管领导批准后, 可交其他工作人员代为保管, 但需登记代管时同。

五、应注意的事项:(一)盖章时必须端正、清晰、美观、便于识别,做到上不压文,下压日期。

(二)用印章单位或个人,必须认真填写“加盖印章申请単〃并留存一份用印件（介结信、使函、投标书、报表、奖状)各类合同协议必须留存印件;一般性文字材料保留公司领导签批的手稿。

六、印章停用, 凡因机构撤销、变更名称或其他原因而造成的印章停用必须将旧印章交办公室办理注销手续后,交公司档案室归档。

第五篇：印章管理规定

印章管理规定

根据公司目前印章管理现状，结合公司生产经营实际情况，为切实加强与防范印章使用管理风险，特别是有效规避与控制合作分公司及合作项目部印章管理风险，现制订《印章管理补充规定》。

一、印章分级分类及使用范围 1.公司印章分级

公司印章分为三级，即公司印章、分公司印章、项目部印章。

2.各级印章分类的及使用范围

⑴公司印章：公司级印章包括公司行政公章、法人印章、公司合同章、财务专用章、发票章、党委、工会、各部门印章等，各类印章使用范围为：

行政公章：以公司名义发出的文件，函件，证明，介绍信，招投标文件，向上级部门报送的有关上行文、计划、统计及有约束力的文件等。

法人印章：与行政公章、合同章、财务专用章配合使用于签订合同、招投标文件及财务开具票据、办理银行业务等。

合同专用章：用于对外签订的各类合同、协议等有法律约束力的合同文件。

—1— 财务专用章：用于财务收据、银行业务的办理及以公司名义报财务统计报表、办理银行账务、出具财务证明等与经营活动形成的财务事项。

党委、工会印章：只限于党委、工会组织开展活动及出具有关证明使用，具体范围参照国家有关规定执行。

部门印章：适用于以部门名义出具的通知、报告、证明等公司内部工作联系使用，原则上仅限公司内部使用，不得对外。

⑵分公司级印章：分公司级印章包括分公司行政公章、分公司负责人印章、分公司财务专用章、发票章等印章。各类印章的使用范围为：

①分公司行政公章：用作以分公司名义发出的文件、函件、证明、介绍信、向上级部门报送的有关上行文、计划、统计及有约束力的文件。

②分公司财务专用章及财务负责人印章：用于分公司财务收据、银行业务的办理及出具财务证明事务、在地方主管部门的税务办理。

③因业务需要分公司印章需超范围用章时，需一事一议，由分公司申请公司另作书面授权。分公司各类印章严禁用于下列事项：

各类对外合同、分包合同、购销合同、租赁合同、担保合同、聘用合同等经济类合同文件及补充协议上加盖分公司印章；

—2— 各项结算报告、对账单等结算类文件上加盖分公司印章；

开具任何内容欠据和任何形式的经济结算凭条； 为他人或单位提供任何责任的经济担保或融资担保。3.项目部级印章：项目部印章分为项目部行政公章、项目部财务专用章。

(1)项目部印章使用范围：与本工程相关的技术资料、质量资料、安全资料；联系单（与业主/监理/设计院/周边地区管理部门/施工单位）、会议纪要、备忘录、工程往来文件、施工方案、向业主工程款申请报告、与业主各类签证，与上级往来文件资料。超出上述范围的，不得施章。因业务需要的超范围用章，需一事一议，由项目部申请，公司另作书面授权。

(2)项目部印章严禁用于下列事宜办理：

项目部印章严禁用于下列事宜办理：各类对外合同、分包合同、担保合同、聘用合同等经济类合同文件及补充协议上加盖项目部印章；各项结算报告、对账单等结算类文件上加盖项目部印章；开具任何内容欠据和任何形式的经济结算凭条；为他人或单位提供任何责任的经济担保或融资担保。

项目部需办理材料设备购销、租赁时，零星材料设备的购销租赁由项目部负责人签字后直接购销、租赁；成批或规模较大的购销、租赁确需签订购销、租赁合同时，先由项目部技术人员编制购销、租赁计划、项目部负责人审核,严格

—3— 执行“四流合一”，按财务报账制的要求规范付款手续后按如下流程办理：分公司管理的项目部单份合同金额在10万元以内的由分公司工程管理部门、分公司财务部门负责人签字报分公司经理审批同意后加盖项目部公章签订相应购销及合同，同时将合同报公司工程管理部、财务部备案；分公司管理的项目部单份合同金额在10万元以上的，由分公司工程管理部门、分公司财务部门签字、报分公司经理审批同意后再报公司总会计师同意加盖项目部行政公章签订相应合同，同时将合同报公司工程管理部、财务部备案。

公司直接管理的项目部需办理材料设备购销、租赁合同时，零星材料设备的购销租赁由项目部负责人签字后直接购销、租赁；成批或规模较大的购销、租赁确需签订购销、租赁合同时，先由项目部技术人员编制购销、租赁计划、项目部负责人审核后，单份合同金额在10万元以内的报公司工程管理处、财务处负责人审批后加盖项目部行政公章签订，单份合同金额超过10万元的，工程管理部、财务部负责人审批后再报公司总会计师批准后加盖项目部行政公章签订，同时所有购销、租赁合同报公司工程管理部、财务部备案。

没有启用项目部行政公章的项目，确需办理购销、租赁合同时按上述程序审批后直接加盖公司公章签订。

二、进一步明确各类印章的使用保管，严格按流程办理使用手续

1.公司总部各类印章的保管：由办公室安排专人负责。

—4— 2.自营分公司的印章保管：自营分公司印章由相应自营分公司保管，自营分公司下辖的自营项目部印章由自营分公司安排专人管理；自营分公司下辖的合作项目部各类印章由相应自营分公司委派印章管理员统一保管。

3.合作分公司、合作项目部印章的保管：合作分公司、合作分公司下辖合作项目部、公司直管合作项目部的各类印章，全部收回公司，按下列办法管理：

⑴采取分公司集中管理：根据目前公司分支机构分布情况，设立的合作分公司或合作项目部按上述片区采取就近管理，如区域较远时，公司根据情况另行设立新的片区，届时以专门下发的文件为准。

⑵已并入分片管理的分公司，如某些项目远离所在片区且印章使用频繁，可由分公司申请针对特定项目由公司委派印章管理员或已委派的其它管理员兼职管理。

⑶远离所设六个片区的其它较分散的分公司或项目部，如业务量比较少的，印章放公司办公室管理；由相应分公司或项目部申请，由公司委派印章管理员进行管理。

⑷地矿系统内部以法人单位名义申请成立的分公司、项目部，在与系统内法人单位签订印章管理协议书后，由公司安排专人负责管理。

⑸所有派往合作分公司及项目部的印章管理人员薪酬及其它待遇均由派往的合作单位承担。

三、各类印章使用施印审批流程

—5— 1.公司总部各类印章施印：总部业务办理需使用公司各类印章时，部门经办人到办公室申请登记、部门负责人审核、分管领导批准后施印。

分公司或项目部需使用公司总部印章或存放在公司总部的分公司、项目部印章时，由相应分公司或项目部申请，以电子邮件、快递或直接委派人员前往公司办公室，办公室印鉴管理员在印章使用申请表上登记后，由办公室按业务类别分交由相应业务部门进行资料审核，经审核部门负责人签字同意、报该部门分管领导批准后由办公室施章，按规定存留复印件或原件后返还相应分公司或项目部。

2.各片区保管的印章：合作分公司或项目部需使用由各片区保管的印章时由相应合作分公司或项目部申请，以电子邮件、快递或直接委派人员前往片区印章管理员，管理员向片区印章管理部门负责人汇报同意后，由保管员根据需办业务类别电话请示总部相应业务主管部门负责人并将重要资料及信息以短信（微信）、传真、电子邮件等形式报备，部门负责人同意后施章，同时片区印章管理员及总部业务部门详细登记印章使用台账及请示时间及审批意见，合同、协议及经济类资料还必须原件或复印件存档备查。

3.直接存放在本单位的合作分公司或项目部的印章：需办理印章使用时，由印章管理员登记、部门负责人审核、分公司经理或项目经理批准后加盖有关印章。

4.自营分公司及自营项目部直接管理的印章：分公司或 —6— 项目需要办理施章时，必须按公司印鉴使用申请表由印鉴管理员登记、部门负责人审核、分公司经理（项目经理）批准后才能施章。

四、严格印章使用台账登记报送制度的建立及管理 所有层级的印章使用台账，必须在每月1日将上月印章使用台账扫描件报公司办公室。印章管理员同时上交承诺书，承诺未在台账明细外使用印章，如本人虚报愿承担相关责任。

五、加强印鉴印章使用监督管理检查

公司总部办公室为印鉴管理的主控部门，负责印鉴管理工作。办公室将每月组织对所有印章的月度使用台账进行真实性抽查，在每月末提出下月抽查单位计划，由次月第一次总经理办公会安排，由分管经营及生产安全的公司副经理安排相应的部门，结合有关经营、生产安全检查，予以落实。公司各部门组织的各类生产安全检查时，不管当月或当次是否有抽查计划，必须同时检查相关单位的印鉴使用管理情况，如出现违规行为，将严格按公司有关制度甚至国家有关法律法规追究相关责任。

六、原印章管理规定中其它条款继续执行，与本规定相悖之处以本规定为准。

七、本规定自下发之日起执行。

—7—