公司档案管理资料

第一篇：公司档案管理资料

四、归档要求

1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。

5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。

五、档案管理人员职责

1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。

3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。

六、档案的利用

1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。

2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。

3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。

4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意

摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。

5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

6、不准转借，必须专人专用。

7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

第二篇：资料档案管理

资料档案管理

资料档案和标本的质量管理

（一）档案、标本管理的人员要求

档案专业人员

（二）药品GLP机构的档案归档范围

与试验相关的所有资料

（三）档案、标本管理的基本要求

保存条件符合规定要求；保存质量以能用于检查评价为限。

（四）GLP档案管理方法

1、归档时间报告发出后1周或1月内

2、A、B位置互指A记录B的位置，B记录A的位置。

3、档案室进出记录

4、修改画横线杠去错处，在旁边注明原因，本人签名及标明修改日期。

5、资料档案保存原则①按要求保存原件或复印件②所有记录文件应有页码、完整，不缺页或挖补，如有缺漏，要详细说明原因③所有归档资料应有保管记录。

6、研究工作结束后，专题负责人应将实验方案、标本、原始资料、文字记录和总结报告的原件、与实验有关的各种书面文件、质量保证部门的检查报告等按标准操作规程的要求整理交资料档案室，并按标准操作规程的要求编号归档。

7、研究项目被取消或中止时，专题负责人应书面说明取消或中止原因，并将上述实验资料整理归档。

8、资料档案室应有专人负责，按标准操作规程的要求进行管理。

9、实验方案、标本、原始资料、文字记录、总结报告以及其它资料的保存期，应在药物上市后至少五年。

10、质量容易变化的标本，如组织器官、电镜标本、血液涂片等的保存期，应以能够进行质量评价为时限。

第三篇：120130公司监理资料档案管理规定1

公司监理工程资料档案管理规定（MC116）补充细则

北京市202_年、202_年对建筑工程和市政基础设施工程的资料规程进行修订后发布了新的版本，结合近两年公司资料管理的实际，补充以下规定：

一、归档内容

执行北京市地方标准的工程，按北京市现行资料规程标准要求执行，需要监理单位保存的资料以规程要求为准；其它省市施工项目按其实际相关要求执行，项目部撤离时，应归档的资料移交到公司。以下只对执行北京市地方标准的工程资料档案作补充规定：

1、建筑工程资料管理规程（DB11/T695—202_）中要求监理单位应保存资料共289项，含A类14项，B类19项，C类256项；其中上交公司档案室55项（以工程实际发生项为准）。

2、市政基础设施工程资料管理规程（DB11/T808-202_）中要求监理单位应保存资料共67项，含A类20项，B类21项，C类26项；其中上交公司档案室29项（以工程实际发生项为准）。

3、建设工程施工现场安全资料管理规程（DB11/383-202_）中要求监理单位应保存资料共73项，含A类4项，B类19项，C类50项；其中上交公司档案室18项。

4、地铁、水利等工程按其现行标准和文件要求执行，工程竣工验收后将其监理单位应归档的资料移交到公司。

二、公司和项目部两级保存

1、上交公司档案室保存的工程监理档案资料项以三个附件中的黑体字为准（中标通知书、监理合同要送交经营部）。

2、其他资料全部在项目部保存。要有管理责任人，有防盗、防丢、防火等措施，不经公司领导同意不得销毁。若项目部总监或管理责任人有变动，要办理好移交手续。

三、及时上报公司投标时所需的资料

在工程还未完工或未组织验收时，因投标需要办理的临时性证明文件原件（如临时性的业务手册、竣工证明、业主证明等）先直接交投标人使用。待档案移交时，按实际工程情况 重新办理好后与下述附件中要求的其他档案资料一同整体移交公司档案室。

四、在资料的过程控制中，按岗位责任落实资料责任人

各项目监理部应结合本工程的人员分工，对每项监理应保存的资料，落实收集、编制、记录、签署、整理、暂存、归档的责任人，并填在本文件后的附表上，以保证监理服务不漏项。同时，也可追溯个人对工程质量的终身责任。

上级管理部门和公司对项目部检查考核时，只对项目部的整体资料管理人员。附件： 1、202_年4月1日起，监理单位应存的建筑工程资料（北京市地方标准要求）2、202_年8月1日起，监理单位应存的市政基础设施工程资料（北京市地方标准要求）3、202_年11月1日起，监理单位应存的建设工程施工现场安全资料（北京市地方标准要求）

202_年1月30日

主题词：公司

工程

档案

管理

补充

细则

抄

报：公司总经理、质量安全部负责人

抄

送：各项目监理部负责人、各项目监理部资料档案管理人员

共印发60份

附件1：

202_年4月1日起监理单位应存的建筑工程资料

（北京市地方标准要求）

1、A3工程地质勘察报告

2、A3建筑用地钉桩通知单

3、A3验线合格文件

4、A4施工招投标文件

5、A4施工合同

6、A5建设工程规划许可证、附件及附图

7、A5建设工程施工许可证

8、A6施工图预算

9、A6施工预算

10、A6工程结算【此项可在工程结算后单独移交】

11、A7建设工程竣工验收备案表

12、A7工程竣工验收报告

13、A7《房屋建筑工程质量保修书》

14、A8-2工程项目质量管理人员名册

15、监理规划、监理实施细则

16、监理月报

17、监理会议纪要

18、工程项目监理日志

19、监理工作总结（专题、阶段、竣工总结）20、见证资料

21、表B1监理通知

22、表B2监理抽检记录

23、表B3不合格项处置记录

24、表B4工程暂停令

25、表B5工程延期审批表

26、表B6费用索赔审批表

27、表B7工程款支付证书

28、表B8监理旁站记录

29、质量事故报告及处理资料 30、表B9竣工移交证书

31、工程质量评估报告+业务手册

32、表B10工作联系单

33、表B12工程变更单

34、表C1-1施工现场质量管理检查记录

35、表C1-3工程技术文件报审表

36、表C1-4施工进度计划报审表

37、表C1-5工程动工报审表

38、表C1-6分包单位资质报审表

39、表C1-7（）月工、料、机动态表 40、表C1-8工程复工报审表

41、表C1-9（）月工程进度款报审表

42、表C1-10工程变更费用报审表

43、表C1-11费用索赔申请表

44、表C1-12工程款支付申请表

45、表C1-13工程延期申请表

46、表C1-14监理通知回复单

47、表C1-15建设工程质量事故调（勘）查笔录

48、表C1-16建设工程质量事故报告书

49、试验计划

50、专业承包单位资质证书及相关专业人员岗位证书

51、见证记录

52、施工组织设计及施工方案

53、表C2-1技术交底记录

54、表C2-2图纸会审记录

55、表C2-3设计变更通知单

56、表C2-4工程洽商记录

57、表C3-1工程定位测量记录

58、表C3-2基槽平面及标高实测记录

59、表C3-3楼层平面放线及标高实测记录 60、表C3-4楼层平面标高抄测记录 61、表C3-5建筑物垂直度、标高测量记录 62、表C4-1半成品钢筋出厂合格证 63、表C4-2预制混凝土构件出厂合格证 64、表C4-3钢构件出厂合格证 65、表C4-4预拌混凝土出厂合格证 66、表C4-5预拌混凝土运输单 67、混凝土碱总量计算书 68、砂石碱活性检测报告

69、煤、水、电等计量设备检定证书 70、CCC认证证书（国家规定的认证产品）71、主要设备（仪器仪表）安装使用说明书 72、安全阀、减压阀等的定压证明文件 73、成品补偿器的预拉伸证明

74、气体灭火系统、泡沫灭火系统相关组件符合市场准入制度要求的有效证明文件 75、智能建筑工程软件资料、程序结构说明、安装调试说明、使用和维护说明书 76、智能建筑工程主要设备安装、测试、运行技术文件

77、智能建筑工程安全技术防范产品的国家或行业授权的认证机构（或检测机构）认证（检测）合格认证证书

78、钢材性能检测报告 79、水泥性能检测报告 80、外加剂性能检测报告 81、防水材料性能检测报告 82、砖（砌块）性能检测报告 83、建筑外窗应有三性检测报告 84、吊顶材料性能检测报告 85、饰面板材性能检测报告 86、饰面石材性能检测报告 87、饰面砖性能检测报告 88、涂料性能检测报告 89、玻璃性能检测报告

90、壁纸、墙布防火、阻燃性能检测报告 91、装修用粘结剂性能检测报告 92、防火涂料性能检测报告

93、隔声/隔热/阻燃/防潮材料特殊性能检测报告 94、钢结构用焊接材料检测报告

95、高强度大六角头螺栓连接副扭矩系数检测报告 96、扭剪型高强螺栓连接副预拉力检测报告 97、幕墙性能检测报告（三性试验）98、幕墙用硅酮结构胶检测报告 99、幕墙用玻璃性能检测报告 100、幕墙用石材性能检测报告 101、幕墙用金属板性能检测报告

102、材料污染物含量检测报告（执行GB50325-202_）103、给水管道材料卫生检测报告 104、卫生洁具环保检测报告

105、承压设备的焊缝无损探伤检测报告

106、自动喷水灭火系统的主要组件的国家消防产品质量监督检验中心检测报告

107、消防用风机、防火阀、排烟阀、排烟口的相应国家消防产品质量监督检验中心的检测报告 108、表C4-6钢材试验报告 109、表C4-7水泥试验报告

110、表C4-8砂试验报告 111、表C4-9碎（卵）石试验报告 112、表C4-10外加剂试验报告 113、表C4-11掺加料试验报告 114、表C4-12防水涂料试验报告 115、表C4-13防水卷材试验报告 116、表C4-14砖（砌块）试验报告 117、表C4-15轻集料试验报告 118、表C4-16其他材料试验报告 119、预应力筋复试报告

120、预应力锚具、夹具和连接器复试报告 121、装饰装修用门窗复试报告 122、装饰装修用人造木板复试报告 123、装饰装修用花岗石复试报告 124、装饰装修用安全玻璃复试报告 125、装饰装修用外墙面砖复试报告 126、钢结构用钢材复试报告 127、钢结构用焊接材料复试报告 128、钢结构防火涂料复试报告

129、钢结构用高强度大六角头螺栓连接副复试报告 130、钢结构用扭剪型高强螺栓连接副复试报告 131、幕墙用铝塑板复试报告 132、幕墙用石材复试报告 133、幕墙用安全玻璃复试报告 134、幕墙用结构胶复试报告

135、表C4-17材料、构配件进场检验记录 136、表C4-18设备开箱检验记录（机电通用）137、表C4-19设备及管道附件试验记录（机电通用）138、表C5-1隐蔽工程验收记录 139、表C5-2交接检查记录 140、表C5-3地基验槽记录 141、表C5-4地基处理记录

142、表C5-5地基钎探记录（应附图）143、表C5-6混凝土浇灌申请书 144、表C5-7混凝土拆模申请单 145、表C5-8混凝土搅拌测温记录

146、表C5-9混凝土养护测温记录（应附图）147、表C5-10大体积混凝土养护测温记录（应附图）148、表C5-11构件吊装记录 149、表C5-12焊接材料烘焙记录 150、表C5-13地下工程防水效果检查记录 151、表C5-14防水工程试水检查记录 152、表C5-15通风（烟）道检查记录

153、表C5-16预应力筋张拉记录

（一）、（二）154、表C5-17有粘结预应力结构灌浆记录 155、表C5-18智能建筑工程安装质量检查记录 156、表C5-19施工检查记录 157、幕墙注胶检查记录 158、基坑支护变形监测记录 159、桩（地）基施工记录 160、网架（索膜）施工记录 161、钢结构施工记录

162、表C6-1土工击实试验报告 163、表C6-2回填土试验报告（应附图）164、表C6-3钢筋连接试验报告 165、表C6-4砂浆配合比申请单、通知单 166、表C6-5砂浆抗压强度试验报告

167、表C6-6砌筑砂浆试块强度统计、评定记录 168、表C6-7混凝土配合比申请单、通知单 169、表C6-8混凝土抗压强度试验报告 170、表C6-9混凝土试块强度统计、评定记录 171、表C6-10混凝土抗渗试验报告 172、表C6-11饰面砖粘结强度试验报告 173、表C6-12超声波探伤报告 174、表C6-13超声波探伤记录 175、表C6-14钢构件射线探伤报告 176、钢筋连接工艺检验（评定）报告 177、锚杆、土钉锁定力（抗拔力）试验报告 178、地基承载力检验报告 179、桩基检测报告

180、钢筋机械连接型式检验报告 181、后置埋件拉拔试验报告 182、磁粉探伤报告

183、高强螺栓抗滑移系数检测报告 184、钢结构焊接工艺评定 185、网架节点承载力试验报告 186、钢结构涂料厚度检测报告 187、保温板与基层粘接性能检验报告

188、幕墙双组份硅酮结构胶混匀性及拉断试验报告 189、表C6-15灌（满）水试验记录 190、表C6-16强度严密性试验记录 191、表C6-17通水试验记录 192、表C6-18吹（冲）洗试验记录 193、表C6-19通球试验记录 194、表C6-20补偿器安装记录 195、表C6-21消火栓试射记录

196、表C6-22自动喷水灭火系统质量验收缺陷项目判定记录 197、表C6-23电气接地电阻测试记录

198、表C6-24电气防雷接地装置隐检与平面示意图 199、表C6-25电气绝缘电阻测试记录 200、表C6-26电气器具通电安全检查记录 201、表C6-27电气设备空载试运行记录 202、表C6-28建筑物照明通电试运行记录 203、表C6-29大型照明灯具承载试验记录 204、高压部分试验记录

205、表C6-30漏电开关模拟试验记录 206、表C6-31大容量电气线路结点测温记录 207、表C6-32避雷带支架拉力测试记录 208、表C6-33逆变应急电源测试试验记录 209、表C6-34柴油发电机测试试验记录

210、表C6-35低压配电电源质量测试记录

211、表C6-36监测与控制节能工程检查记录

212、表C6-37智能建筑工程设备性能测试记录

213、表C6-38综合布线系统工程电气性能测试记录

214、表C6-39建筑物照明系统照度测试记录

215、表C6-40通信网络系统程控电话交换系统自检测记录

216、表C6-41通信网络系统公共广播与紧急广播系统自检测记录

217、表C6-42通信网络系统会议电视系统自检测记录

218、表C6-43通信网络系统接入网设备安装工程自检测记录

219、表C6-44通信网络系统卫星数字电视系统自检测记录 220、表C6-45通信网络系统有线电视系统自检测记录 221、表C6-46信息网络系统计算机网络系统自检测记录 222、表C6-47信息网络系统网络安全系统自检测记录 223、表C6-48信息网络系统应用软件系统自检测记录 224、表C6-49建筑设备监控系统变配电系统自检测记录 225、表C6-50建筑设备监控系统电梯和自动扶梯系统自检测记录 226、表C6-51建筑设备监控系统给排水系统自检测记录 227、表C6-52建筑设备监控系统公共照明系统自检测记录 228、表C6-53建筑设备监控系统空调与通风系统自检测记录 229、表C6-54建筑设备监控系统冷冻和冷却水系统自检测记录 230、表C6-55建筑设备监控系统热源和热交换系统自检测记录 231、表C6-56建筑设备监控系统数据通信接口系统自检测记录

232、表C6-57建筑设备监控系统系统实时性、可维护性、可靠性自检测记录 233、表C6-58建筑设备监控系统中央管理工作站及操作分站自检测记录 234、表C6-59火灾自动报警及消防联动系统自检测记录 235、表C6-60安全防范系统安全防范综合管理系统自检测记录 236、表C6-61安全防范系统出入口控制（门禁）系统自检测记录 237、表C6-62安全防范系统入侵报警系统自检测记录 238、表C6-63安全防范系统视频安防监控系统自检测记录 239、表C6-64安全防范系统停车场（库）管理系统自检测记录 240、表C6-65安全防范系统巡更管理系统自检测记录 241、表C6-66安全防范系统综合防范功能自检测记录 242、表C6-67综合布线系统性能自检测记录

243、表C6-68智能化系统集成系统集成可维护性和安全性自检测记录 244、表C6-69智能化系统集成系统集成网络连接自检测记录

245、表C6-70智能化系统集成系统集成综合管理及冗余功能自检测记录 246、表C6-71智能化系统集成系统数据集成及整体协调自检测记录 247、表C6-72电源与接地防雷与接地系统自检测记录 248、表C6-73电源与接地智能建筑电源自检测记录 249、表C6-74环境自检测记录

250、表C6-75住宅（小区）智能化系统火灾自动报警及消防联动系统自检测记录 251、表C6-76住宅（小区）智能化系统安全防范系统自检测记录 252、表C6-77住宅（小区）智能化系统室外设备及管网自检测记录 253、表C6-78住宅（小区）智能化系统物业管理系统自检测记录 254、表C6-79住宅（小区）智能化系统智能家庭信息平台自检测记录 255、表C6-80智能系统试运行记录 256、智能建筑工程分项工程质量检测记录表 257、智能建筑工程子系统检测记录表 258、智能建筑工程强制措施条文检测记录 259、智能建筑工程系统（分部工程）检测汇总表 260、表C6-81风管漏光检测记录 261、表C6-82风管漏风检测记录

262、表C6-83现场组装除尘器、空调机漏风检测记录 263、表C6-84各房间室内风量温度测量记录 264、表C6-85管网风量平衡记录 265、表C6-86空调系统试运转调试记录 266、表C6-87空调水系统试运转调试记录 267、表C6-88制冷系统气密性试验记录 268、表C6-89净化空调系统测试记录 269、表C6-90防排烟系统联合试运行记录 270、表C6-91设备单机试运转记录（机电通用）271、表C6-92系统试运转调试记录（机电通用）272、表C6-93施工试验记录（通用）273、表C7-1结构实体混凝土强度验收记录 274、表C7-2结构实体钢筋保护层厚度验收记录 275、表C7-3钢筋保护层厚度试验报告 276、表C7-4检验批质量验收记录表 277、表C7-5分项工程质量验收记录表 278、表C7-6分部（子分部）工程验收记录表 279、表C8-1单位（子单位）工程质量竣工验收记录 280、表C8-2单位（子单位）工程质量控制资料核查记录

281、表C8-3单位（子单位）工程安全和功能检查资料核查及主要功能抽查记录 282、表C8-4单位（子单位）工程观感质量检查记录 283、表C8-5单位工程竣工预验收记录 284、室内环境检测报告 285、工程竣工报告

286、建筑节能工程现场实体检验报告 287、智能建筑工程资料审查 288、智能建筑工程竣工验收结论汇总 289、表C8-6工程概况表

注：※表中使用黑体的部分为上交公司档案室的部分，其余过程控制保存资料由项目部负责人（或总监）指派专人负责管理。

附件2：

202_年8月1日起监理单位应存的市政基础设施工程资料

（北京市地方标准要求）

1、A1-7项目评估研究资料

2、A2-5掘路占路审批文件、移伐树木审批文件、工程项目统计登记文件、向人防备案（施工图）文件

非政府投资项目备案文件

3、A3-1工程地质勘察报告

4、A3-2水文地质勘察报告

5、A3-3测量交线、交桩通知书

6、A3-4规划验线合格通知书

7、A3-9消防设计审核意见

8、A3-10初步设计审核文件

9、A4-1-5监理招投标文件

10、A4-2-4施工合同

11、A4-2-5监理合同

12、A5-3建设工程规划许可证、附件及附图

13、A5-5建设工程施工许可或开工审批文件

14、A5-6工程质量监督注册登记表

15、A6-3施工图预算

16、A6-4施工预算

17、A6-5工程结算（含监理费用的结算资料）【此项可在工程结算后单独移交】

18、A7-2工程竣工验收备案表

19、A7-5规划、消防、环保、质量技术监督、人防等部门出具的认可（备案）文件或准许使用文件 20、A8-1合同约定由建设单位采购的材料、构配件和设备的质量证明文件及进场报验文件

21、B1-1监理规划、监理实施细则

22、B1-2监理月报

23、B1-3监理会议纪要（涉及工程质量的主要内容）

24、B1-4监理日志

25、B1-5监理工作总结【宜分为专题总结、阶段总结和竣工总结三部分】

26、B2-1监理通知

27、B2-2监理抽检记录

28、B2-3不合格项处置记录

29、B2-4工程暂停令 30、B2-5工程延期审批表

31、B2-6费用索赔审批表

32、B2-7工程款支付证书

33、B2-8旁站监理记录

34、B2-9质量事故报告及处理资料

35、B2-10见证取样和送检见证人备案表

36、B2-11见证记录

37、B3-1单位工程竣工预验收报验表

38、B3-2竣工移交证书

39、B3-3工程质量评估报告+业务手册 40、B4-1工程联系单

41、B4-2工程变更单

42、C1-4-1工程质量事故记录

43、C1-4-2工程质量事故调查（勘查）记录

44、C1-4-3工程质量事故处理记录

45、C1-5施工现场质量管理检查记录

46、C2-4图纸会审记录

47、C2-6工程洽商记录

48、C2-7设计变更通知单

49、C2-8工程设计变更、洽商一览表 50、C3-1工程物资选样送审表

51、C4-1工程定位测量记录

52、C4-2测量复核记录

53、C5-4-4聚乙烯管道连接记录

54、C6-3-1无侧限抗压强度试验报告

55、C6-3-10桥梁功能性试验委托书

56、C6-3-11桥梁功能性试验报告

57、C7-1-1检验批质量验收记录

（一）58、C7-1-2检验批质量验收记录

（二）59、C7-2分项工程质量验收记录

60、C7-3分部（子分部）工程质量验收记录 61、C8-1单位（子单位）工程质量竣工验收记录 62、C8-2工程竣工报告 63、C8-3竣工测量委托书 64、C8-4竣工测量报告

65、C8-5单位（子单位）工程质量控制资料核查记录

66、C8-6单位（子单位）工程安全和功能检查资料核查及主要功能抽查记录 67、C8-7单位（子单位）工程观感质量检查记录

注：※表中使用黑体的部分为上交公司档案室的部分。

附件3：

202_年11月1日起监理单位应存的建设工程施工现场安全资料

（北京市地方标准要求）

1、建设工程施工许可证

2、安资规表AQ-A-1施工现场安全监督备案登记表

3、安资规表AQ-A-2地上、地下管线及建（构）筑物资料移交单

4、安全防护、文明施工措施费用支付统计

5、监理合同（含安全监理工作内容）

6、监理规划（含安全监理方案）

7、安全监理实施细则

8、施工单位安全管理体系、安全生产人员的岗位证书等及审核资料

9、施工单位的安全生产责任制、安全管理规章制度及审核资料

10、施工单位的专项安全施工方案及工程项目应急救援预案的审核资料

11、安全监理专题会议纪要

12、安全事故隐患、安全生产问题的报告、处理意见等有关文件

13、安资规表AQ-B2-1工程技术文件报审表

14、安资规表AQ-B2-2施工现场起重机械拆装报审表

15、安资规表AQ-B2-3施工现场起重机械验收核查表

16、安资规表AQ-B2-4安全防护、文明施工措施费用支付申请表

17、安资规表AQ-B2-5安全防护、文明施工措施费用支付证书

18、安资规表AQ-B2-6安全隐患报告书

19、安资规表AQ-B2-7工作联系单 20、安资规表AQ-B2-8监理通知

21、安资规表AQ-B2-9工程暂停令

22、安资规表AQ-B2-10监理通知回复单

23、安资规表AQ-B2-11工程复工报审表

24、安资规表AQ-C1-1工程概况表

25、安资规表AQ-C1-2项目重大危险源控制措施

26、安资规表AQ-C1-3项目重大危险源识别汇总表

27、安资规表AQ-C1-4危险性较大的分部分项工程专家论证表

28、安资规表AQ-C1-5危险性较大的分部分项工程汇总表（按住建部202_年87号文件执行）

29、安资规表AQ-C1-6北京市施工现场检查汇总表 30、项目经理部安全生产责任制

31、项目经理部安全管理机构设置

32、总分包安全管理协议书

33、施工组织设计及专项安全技术措施

34、冬雨季施工方案

35、安资规表AQ-C1-17安全技术交底汇总表

36、安资规表AQ-C1-19施工现场安全事故登记表

37、安资规表AQ-C1-20特种作业人员登记表

38、安资规表AQ-C1-21地上、地下管线保护措施验收记录表

39、生产安全事故应急预案

40、脚手架、卸料平台及支撑体系设计及施工方案

41、安资规表AQ-C5-1钢管扣件式支撑体系验收表（按住建部202_年87号文件执行）

42、安资规表AQ-C5-2落地式（或悬挑）脚手架搭设验收表

43、安资规表AQ-C5-3工具式脚手架安装验收表

44、基坑、土方及防坡方案、模板施工方案

45、安资规表AQ-C6-1基坑支护验收表

46、安资规表AQ-C6-2基坑支护沉降观测记录表

47、安资规表AQ-C6-3基坑支护水平位移观测记录表

48、安资规表AQ-C6-4人工挖孔桩防护检查表

49、安资规表AQ-C6-5特殊部位气体检测记录 50、临时用电施工组织设计及变更资料

51、安资规表AQ-C7-1施工现场临时用电验收表

52、总、分包临电安全管理协议

53、安资规表AQ-C7-3临时用电接地电阻测试记录表

54、塔式起重机租赁、使用、拆装的管理资料

55、安资规AQ-C8-1北京市塔式起重机拆装统一检查验收表格

56、塔式起重机拆装方案及群塔作业方案、起重吊装作业的专项施工方案

57、塔式起重机平面布置图

58、机械租赁合同、出租、承租双方安全管理协议书

59、物料提升机、外用电梯、电动吊篮拆装方案

60、安资规表AQ-C9-1北京市施工升降机拆装统一检查验收表格 61、安资规表AQ-C9-2施工机械检查验收表（电动吊篮）62、安资规表AQ-C9-3打桩（钻孔）机械验收记录

63、安资规表AQ-C9-4施工机械检查验收表（混凝土搅拌机）64、安资规表AQ-C9-5施工机械检查验收表（机动翻斗车）65、安资规表AQ-C9-6施工机械检查验收表（龙门吊）66、安资规表AQ-C9-7施工机械检查验收表（汽车吊）67、安资规表AQ-C9-8施工机械检查验收表（挖掘机）68、安资规表AQ-C9-9施工机械检查验收表（装载机）69、安资规表AQ-C9-10施工机械检查验收表（物料提升机）70、安资规表AQ-C9-11施工机械检查验收表（混凝土泵）71、安资规表AQ-C9-12施工机械检查验收表（钢筋机械）72、安资规表AQ-C9-13施工机械检查验收表（木工设备）73、施工项目消防审批手续

注：根据《建设工程安全监理规程》（DB11/382-202_）要求，施工现场安全资料需进行归档，归档内容及格式要完全依据《建设工程施工现场安全资料管理规程》（DB11/383-202_）要求形成。

※表中使用黑体的部分为上交公司档案室的部分，其余应存项由项目部负责人（或总监）指派专人负责管理。

第四篇：公司档案管理规定

**有限公司 档案管理制度（试行）

第一章

总 则

第一条

为加强对公司及公司领办各合作社的档案管理，提高企业档案利用效率，为公司发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》，结合企业实际，制定本制度。

第二章

档案管理

第二条 公司档案实行集中与分级管理相结合的原则，公司行财部负责全公司档案的管理，并对各部门及基地的当年在用待归档档案资料的日常管理工作进行监督、检查和指导。

第三条

行财部履行下列档案管理职责：

1、贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；

2、统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、销毁等工作；

3、监督、指导本企业各部门的档案管理工作。

第四条

各部门确定专人负责本部门归档文件材料的收集和整理，按各种档案归档时间及时交行财部集中管理。

第五条 档案工作人员应当忠于职守，保守机密，遵纪守法。

第三章

档案的归档

第六条 档案资料范围：

1、公司行政法律文档资料：

1）公司设立、变更的申请、审批、以及终止、解散后清算等方面的文件材料；

2）公司各类会议形成的文件材料； 3）各种行政组织方面的文件材料； 4）各种合同、制度、资质证件。

2、公司财务文档资料

1）财务、会计管理方面的政策、法规、文件资料； 2）财务管理制度；

3）财务各类凭证、账册、报表。

3、人力资源管理文档资料

1）劳动工资/人事管理方面的政策、报表、文件； 2）员工人事管理资料、证件； 3）员工个人绩效管理资料； 4）员工社保管理资料； 5）员工培训资料；

6）人力资源管理制度。

4、生产经营管理方面的文档资料

1）基地生产、物资消耗、安全生产、质量管理方面的文件资料；2）生产管理技术方面的文件资料； 3）仪器、设备方面的文件材料； 4）维修、维护方面的文件材料；

5）物资采购、价格等信息管理资料； 6）物资流动凭证与帐册、台帐；

7）物资管理制度/生产经营管理制度。

5、科研、技术、专利管理文档资料 1）科研技术信息、资料； 2）产品研制信息资料； 3）专利申请、评估资料； 4）技术管理制度。

6、市场信息、情报方面的文档资料

1）市场资讯信息资料； 2）竞争对手的信息资料； 3）市场调查信息资料；

4）市场推广策划方面文案资料； 5）设计类素材、参考书籍资料； 6）广告资料；

7）其他具有利用和保存价值的信息资料。

7、销售管理文档资料

1）营销前期资料； 2）销售合同；

3）售后服务记录。4)客户档案资料 第七条 机要档案资料

1、机要档案资料按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

2、划分标准：

1）绝密档案资料包括：公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及重大合同、产品设计技术资料、重要物资采购信息资料。

2）机密档案资料包括： ○1财务资料； ○2重大合同； ○3公司经营情况；

○4薪资性档案资料、劳动合同； ○5技术资料； ○6重要项目资料； ○7项目合同协议；

3）秘密档案资料包括： ○1公司重要会议纪要； ○2重要项目信息； ○3公司收集整理的素材； ○4人事档案资料；

○5公司登记信息 第八条 归档的时间:

1、管理性文件材料一般应在办理完毕后5日内归档至行财部。

2、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后15日内归档，周期长的可分阶段、单项归档。

3、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试完成后5日内归档。

4、企业职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束回公司后7日内归档。

5、会计文件材料在会计终了后由会计部门整理归档，并进行妥善保管。

6、电子文件归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

7、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后5日内归档。

第九条 下列文件材料应随时归档：

1、变更、修改、补充的文件材料。

2、企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件

材料。

3、企业产权变动过程中形成的文件材料。

4、土地流转、粮食交售、农资物资及资产采购/销售等的各种合同、协议等

5、其他临时活动中形成的文件材料。

第四章

档案资料整理装订编号

第十条 档案资料编号分类原则

1、文档资料形式、载体编码（英文字母）：文本、电子（在电脑内）、光盘、实物；

2、文档分类编码（英文字母）：行政、人事、财务、资产设备、技术、采购、销售、土地租用等；

3、文档期间编码（数字）：年份；

4、文档顺序：月份；

5、以下由部门自行依据档案资料内容编码；

6、档案资料编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。第十一条 文档装订

1、线订为原则，右上角标明档案资料编码；

2、如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。

3、文档资料封面有目录表；

4、文档资料应做好电子目录及重要备份；

5、应做好编号标识，做好包装存放，编制好目录；

6、档案资料须在档案资料编号后注明：绝密、机密、秘密。

第五章 保管部门及保管责任

第十二条 财务专项机要档案资料由行财部负责按会计制度规定整理装订存档保管。

第十三条 人事档案资料由行财部负责按规定整理装订存档保管。

第十四条 公司各类会议纪要、决议及其他会议资料等由行财部按本制度规定整理装订存档保管。

第十五条 种植、销售、采购、服务等过程中产生的合同协议等各项档案资料均由各部门负责按本制度规定整理交行财部一份存档；

第六章 档案的鉴定

第十六条

公司每年对档案进行一次清理，从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别，确定各类档案的保管期限。

第十七条

公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。

第七章

档案的销毁

第十八条

档案销毁的具体工作由行财部档案室承办，对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，立卷归档，永久保存。

第十九条条

公司对拟销毁案卷的清册进行初审，经分管负责人签字同意后，连同销毁档案的书面报告送总经理签字批准。

第二十条

档案销毁时要有二人以上，并由主管部门派人监销，共同在销毁清册上签字。

第六章

档案的保密安全

第二十一条

档案管理人员和借阅档案人员必须严格遵守国家保密法及公

司各项保密制度，认真做好保密工作。

档案管理人员，必须严格执行档案查阅借阅制度；履行借阅登

记手续，认真审查审批权限是否符合规定的要求。

第二十二条

借出的档案材料务必定期归还。借出使用期间，不许转借他人，不许带入公共场所。

第二十三条

任何人不许将档案内容泄露给无关人员，如有泄露和擅自公布档案内容者，应视情节轻重，按《档案法》要求严肃处理。

第二十四条

非档案管理人员，未经批准不准进入。

第七章

档案的利用

第二十五条

凡需利用档案者，均须填写文件查/调阅申请单，依据查/调阅

权限和档案密级，经公司领导签批后方能凭单阅档。

调阅权限及审批流程：绝密档案由总经理提出经董事长审批方可查阅；

机密档案由部门领导提出经总经理批准方可查阅

秘密档案由办事人员提出经部门分管领导批准方可查阅。

第二十六条

案卷一般仅供在档案室阅看，利用档案人员必须爱护档案，不得涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注等。

第二十七条 查阅文书、人事、财务、科技档案等档案须经分管负责人审核报总经理签批。抄摘档案内容须主管部门同意才能带出档案室。如需复印档案资料，应有分管负责人批准并在查阅单中注明复印内容，由行财部安排。

第二十八条 本单位借阅档案应由本部门负责人签字，外单位借阅档案，应持有单位介绍信，主管部门签署意见后，经总经理批准。

第二十九条 借阅期限最长不得超过15天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。

第三十条 借阅档案应严格履行手续，办理借阅登记，当面点交清楚。归还时严格检查，并对借用登记予以注销。借阅者要爱护档案，确保档案的完整

性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

第三十一条 档案管理人员对查阅借阅档案及归还档案，均应在档案查阅登记薄上进行登记；对重大或重要项目的查阅，要做好利用效果的反馈工作。

第八章

附则

第三十二条 公司制定的其他专项档案管理办法及保管期限，为本规定的

补充。

第三十三条 本规定从印发之日起执行。

附表一

一、党群类资料

1、请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结束、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、简报，快报、会议记录等文件材料。（永久）

2、讨论未通过的文件（10年）

3、公司党支部会议和行政办公会议纪要、会议记录（永久）

二、公司召开工作会议、专题会议的文件材料

1、请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要等文字材料。（永久）

2、典型材料、代表发言材料、交流材料、简报（30年）

三、公司联合召开会议的文件材料

本公司为主办的：

1、请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要等文字材料。（永久）

2、典型材料、代表发言材料、交流材料、简报（30年）

本公司为协办的：

1、请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本（30年）

2、典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本（10年）

四、上级部门颁发的文件材料

1、直属上级部门颁发的属于本公司主要业务，并要执行的重要文件材料（永久）

2、直属上级部门颁发的属于本公司主要业务，并要执行的一般文件材料（10年）

五、上级部门、上级领导检查、视察公司工作时形成的文件材料

1、重要的（永久）

2、一般的（30年）

3、本公司工作汇报材料（30年）

六、本公司业务文件材料

1、本公司制定的方针政策性、法规性、中长期规划、纲要等文件材料（永久）

2、本公司的请示与上级机关的批复、批示

3、土地流转合同、物资采购销售合同、各类固定资产定购合同及其他生产经营过程中一般业务产生的合同、协议、资料等（30年）

八、同级、下级部门的来函、请示与本公司的复函、批复等文件材料

1、重要业务问题的（永久）

2、一般业务问题的（30年）

九、公司联合行文文件材料

1、本公司为主办的

（1）、重要业务问题的（永久）（2）、一般业务问题的（30年）

2、本机关为协办的

（1）、重要业务问题的（30年）（2）、一般业务问题的（10年）

3、本公司编辑、编写的文件材料（10年）

4、大事记、组织沿革等（永久）

5、简报、情况反映、工作信息等（10年）

十、经营管理活动中形成的文件材料

1、经营管理工作制度、程序、规定等文件材料（永久）

2、检查、审计、审核情况汇总、通报，整改通知等（永久）

3、经营管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料（永久）

4、固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料（永久）

5、不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料（永久）

6、10年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料（永久）

7、10年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料（30年）

8、经营管理工作中形成的备案文件材料（10年）

十一、处罚、处分、复议等工作中形成的文件材料

1、计划、总结、统计、调研等方面的文件材料（10年）

2、和以上的计划、总结、统计材料（永久）

3、以下的计划、总结、统计材料（10年）

4、重要职能活动的总结、重要专题的调研材料（永久）

5、一般活动的总结、一般问题的调研材料（10年）

十二、出国或出境访问考察、接待来访等活动形成的文件材料

签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等（永久）

附表二

企业会计档案保管期限表：

一、会计凭证类

1、原始凭证 15年

2、记账凭证 15年

3、汇总凭证 15年

二、会计账薄

1、总账15年包括日记总账。

2、明细账 15年

3、日记账 15年 现金和银行存款日记账保管25年。

4、固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年。

5、辅助账簿 15年

三、财务报告类包括各级主管部门汇总财务报告。

1、月、季度财务报告3年

2、财务报告（决算）永久（包括文字分析）

四、其他类

1、会计移交清册 15年

2、会计档案保管清册 永久

3、会计档案销毁清册 永久

4、银行余额调节表 5年

5、银行对账单 5年

第五篇：公司档案管理标准

档案管理标准

为合理、有效地收集、整理公司各项经营管理过程中所形成的档案，并有效地保存、利用档案，使之服务于公司各项经营管理工作，特制订本标准。1 范围

本标准规定了公司各项经营管理档案的形成、归档保存、利用，以及检查考核等内容。本标准适用于*****有限公司。2 规范性引用文件

无 3 定义

档案：指公司经营管理活动中需分类保存的文件和材料。4 管理职责

4.1 档案室是公司档案的归口管理部门，其职责是：

a)负责档案的分类、编目、鉴定、保密等工作。

b)负责档案的收集、保管、销毁及相关部门查询借阅登记管理工作。c)向集团公司办公室上报需由集团公司备案、保存的相关档案。d)接受集团公司档案管理部门的指导、检查。

4.2 其他各部门负责公司经营管理过程中涉及本部门的档案的收集、整理与及时归档，接受档案管理部门的指导、检查。

4.3 档案管理员应严格遵守保密规则，不得泄露档案内容及严格按规定办理档案归档、保存、查询、借阅登记等管理工作，档案管理员工作有变动时，必须办好移交手续。5 管理内容与要求 5.1 档案的种类及收集 5.1.1 经营管理方面

a)公司成立的各种资料：公司申请注册有关资料、公司章程、公司发展变更资料、验资审计报告、公司高层管理机构人员名单（董事会、监事会、法人代表）等； b)公司主要经营性证件：公司组织机构代码证、法人代表证、公司营业执照正副本、开户许可证、税务登记证（国地税正副本）、统计登记证等经营许可证及土地、房屋所有权、使用权证、专利权证、商标权证等；

c)公司其他各种经营性资料：董事会决议、股东会决议、董事监事会议纪要、公司申报项目资料、公司财产保险单证、车辆资料（保险、年检、牌照等）及公司级会议纪要、各种合作项目、验资报告、财务审计报告、各类红头文件及对公司发展具有重大改变的历史性资料、图片等等；

d)各级地方政府部门下发的各类红头文件、通知及颁发的各种奖杯（状、牌、章）。5.1.2 人力资源管理方面

a)应聘的相关资料：包括员工招聘登记表、个人简历表、学历证书复印件、专业资格证书复印件、身份证复印件等；

b)与公司的各种协议：劳动合同、竞业限制协议、委外培训协议、劳动合同解除协议等其他合同协议；

c)日常工作中产生的资料、证件：新员工试用期工作鉴定表、养老保险手册、养老转正鉴定表、奖励或处分通告、任免或调动通知、辞职报告、离厂确认单、人事户口代办资料及养老保险等福利证件、岗位竞聘资料、绩效考评资料等；

d)教育培训资料：包括公司自行组织的员工教育培训计划、资料和技术教材、考核结果及由公司委派专人参加的社会性培训的邀请函、领导批文、教材、取得的培训证书复印件等。5.1.3 财务管理方面

财务管理方面包括：财务管理中的各种账册、报表、凭证、公司方针目标管理协议、公司的股权证和国家或各级地方政府部门下发的财务管理方面政策及各种物资库存保管形成的文件资料等。5.1.4 技术质量方面

a)各种对外签订的技术项目合作协议、合同及相关的技术资料、标准化信息资料等；

b)各种产品、项目的设计、试制的图样（包括外来图样）、产品标准和设计、工艺等技术性文件； c)各种原材料、半成品、成品的检验资料及产品生产过程中形成的其他技术资料等； d)专利申请、受理及证书等资料。5.1.5 营销管理方面

a)内贸包括：销售合同、供货协议、产品运输招标的资料、顾客财产的资料、各种报表、市场调研资料、客户满意度调查资料、广告宣传和用户服务中所形成的文件资料。

b）外贸包括：单证资料（托单、提单确认件、装箱单、合同、发票、形式发票、报关单等）、客户来访申请表、报价、客户回访、合同等资料。5.1.6 物资采购方面

物资采购方面包括：供方档案、各种物资的采购合同、协议、质保单、保修单、说明书及管理中形成的其他文件资料。5.1.7 设备仪器方面

设备仪器方面包括：各种设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装、调试和验收过程中的所产生的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行维修记录、设备改进、改装和报废的等文件资料。5.1.8 质量、环境管理体系方面

质量、环境管理体系方面包括：公司质量、环境管理手册和程序文件（ISO9000质量管理体系文件、ISO14001环境管理体系文件、TQM文件）及相关认证证书等文件资料，管理评审资料。5.1.9 基建工程方面

基建工程方面包括：基建工程设计合同、基建工程施工图、工程预算表、工程承包合同、工程主要材料质保单、工程主要项目施工记录、水电安装图、工程竣工图、工程竣工验收记录、工程决算表等文件资料。

5.1.10 外来文件方面

包括各种法律、法规，外来标准及各种参考资料、书籍。

5.1.11 其他应列入档案管理的资料由相关部门业务主办人员负责收集、整理。5.2 档案的归档

5.2.1 档案的保管部门及归档时间

5.2.1.1 经营管理方面形成的档案，都应在档案形成后的15天内由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理，以下档案同时应报集团公司档案室管理。(上报集团公司的资料应由集团公司档案管理员签收后返回收单存档)a)公司成立的各种资料（复印件）； b)公司主要经营性证件（复印件）；

c)公司的董事会决议、股东会决议、公司申报项目资料（复印件）。

5.2.1.2人力资源管理方面形成的档案，除员工培训计划、资料、技术教材及由公司委派专人参加的社会性培训的邀请函、领导批文、教材、取得的培训证书复印件由人力资源管理部门负责保存外，其他档案都应在档案形成后的7天内由负责收集、整理的责任人归入档案室管理。公司高管、人力资源管理部门负责人、办公室负责人、人事管理人员、档案管理员的劳动合同、补充合同（原件）等档案同时归入集团公司档案室管理。

5.2.1.3 财务管理方面形成的档案，由财务部门负责按本标准相关规定专柜、专人保存，不归入档案室管理，以下档案同时归入集团公司财务审计本部管理：

a)公司方针目标管理协议资料（原件一份）； b)公司股权证（复印件，同时再复印档案室留存）。

5.2.1.4 技术质量方面形成的档案，要求在档案形成后的20天内由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理，属质量检验性质的档案由品质管理部门负责按本标准相关规定保存，不归入档案室管理。5.2.1.5营销管理方面形成的档案，除营销有关的合同、协议，顾客财产资料、每期印刷的产品样本、外贸报价、单证资料应在档案形成后的次月统一由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理外（营销部门、财务部门留存复印件），其他的档案由营销管理部门负责按本标准相关规定保存，不归入档案室管理。5.2.1.6物资采购方面形成的档案，除供方档案、资本性支出物品的采购合同、协议、质保单、保修单、说明书应在档案形成后的次月统一由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理外（资材课留存复印，），其他的档案由采购管理部门负责按本标准相关规定保存，不归入档案室管理。

5.2.1.7 设备仪器方面形成的档案，除设备仪器的运行日常维修记录由设备维修部门负责按本标准相关规定保存不归入档案室管理外，其他的档案都应在档案形成后的15天内由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理，进口设备或其他重大设备、流水线的随机资料（复印件）等档案同时应归入集团公司档案室管理。

5.2.1.8 质量环境管理体系方面形成的档案，除各种认证证书、手册、程序文件应在形成后的7日内由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理外，其他档案由体系管理归口部门负责按本标准相关规定保存，不归入档案室管理。

5.2.1.9 基建方面形成的档案，应在形成后的7日内由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理。5.2.1.10 外来文件由相关责任人负责收集后直接交档案室存档。5.2.2 归档档案的基本要求

a)必须准确反映档案记载的各项活动的真实内容和历史过程； b)必须层次分明，符合其形成规律；

c)归档档案的正式文件、底稿、领导签批意见、附件等必须齐全； d)必须整洁整齐、编制流水页码；

e)归档档案一般用碳素墨水、蓝黑墨水书写、签批，不得用铅笔、圆珠笔、红墨水书写、签批； f)归档档案必须拆除金属装订物。5.2.3 档案归档手续及鉴定

5.2.3.1 所有档案归档，需由负责收集、整理档案的主办人员填写QG/HX19.03表1《部门归档资料台帐》（图样归档按公司相关技术文件管理规定办理），经部门主管审批后交档案管理员签收。各部门主管应经常督促本部门负责收集、整理的档案及时办理归档。

5.2.3.2 各部门归档资料台帐由档案室统一制订，指定专人负责保管，所有部门归档资料应统一登记在该台帐上，如发现本台帐以外的资料丢失，由该部门自己负责。该台帐应妥善保管，如有丢失或损坏，将对台帐保管人按工作质量进行考核。

5.2.3.3 档案管理员接收归档档案时，必须认真验收归档档案的完整性、整套性及与审查归档申请表手续等方面的一致性。

a)对符合归档要求的办理归档手续；

b)不符合归档要求的应说明原因后，退交负责收集、归档的主办人员重新收集、归档。5.3 档案的标识

5.3.1 档案立卷：为便于档案的保管和查找利用，保持档案内各资料之间的历史联系，如：请示与批复、正文与附件等同一事件形成的资料可为一个立卷单位。

5.3.1.1 公司成立的各种资料、其他各种经营性资料及各级地方政府部门下发的各类红头文件、通知等可按公司、档案的时间规律立卷。

5.3.1.2 公司主要经营性证件（见5.1.1 b）款）、各种奖杯（状、牌、章、证）可按时间规律立卷。5.3.1.3 人力资源管理方面的各种资料可按部门、个人分类立卷。5.3.1.4 设备仪器方面的各种资料可按设备编号分类立卷。

5.3.1.5 各类采购、销售合同、协议及相关资料可以按部门、档案的时间规律立卷。

5.3.2 档案编目：按档案的分类不同及不同的立卷单位，档案管理员应根据归档档案编制各分类立卷档案的卷目，填写QG/HX19.03表2《卷内文件目录表》。5.3.3 档案登记：新归档的档案由档案管理员按档案的不同分类、编目进行归档登记于相应的卷目中，并在QG/HX19.03表3《归档档案（分类）台帐》中做好登记。5.4 档案的存放

5.4.1 存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找，档案柜、架上应写明内存档案的种类、卷目等明细。

5.4.2 存放档案必须符合防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防霉变和通风避光条件，尽可能选择中高层楼房作为档案室。

5.4.3 技术性图纸底图存放以平放为宜（大幅面的可以卷放）。

5.4.4 对特殊载体档案：如光盘、录像带、录音带、胶片、照片应根据载体的不同特点进行保管，必要时作备份，胶卷应装入专用盒中，并做好编号及图片文字说明。

5.4.5 档案资料总目录应予以共享，并每季度更新一次，方便大家了解档案资料，以提高其利用率。每半年应进行一次库藏档案的全面清理核对，做到帐物相符。5.5 档案的保管期限

5.5.1 日历年概念：除档案归档的当外，应保管的一个完整的数，如规定档案保管期为一个日历年，若档案为202_年10月1日建立，则该档案必须保留202_年一个完整后于202_年1月1日以后方可销毁。使用日历年概念，以便于档案保管期满后可统一销毁。

5.5.2 档案保管期限分永久性、长期、中期、短期四种：永久性保管为档案跟随企业永续经营，长期保管为10个日历年、中期保管为5个日历年，短期保管为2个日历年以下。5.5.3 永久性保管的档案有如下：

a)公司成立的各种资料（见5.1.1a款）； b)公司主要经营性证件（见5.1.1b款）； c)公司董事会决议、股东会决议、董事监事会议纪要、； d)公司在职、非在职员工档案； e)公司股权证；

f)新产品开发档案、技术文件底图、技术更改记录 g)产品企业标准。5.5.4 长期保管的档案有如下：

a)各种奖杯（状、牌、章）； b)公司红头文件； c)公司申报项目资料；

d)与公司有关的各级地方政府部门下发的各类红头文件、通知； e)车辆牌照资料（车辆报废1个日历年后，可销毁）；

f)设备仪器方面各种资料，含设备仪器的采购合同、协议、质保单、保修单（该设备报废1个日历年后，可销毁）； g)用户服务中所形成的文件资料(保管至该用户撤消或项目设备报废2个日历年后，档案可销毁）； h)质量环境管理体系相关认证证书。5.5.5 中期保管的档案有如下：

a)车辆资料（保险、年检等）； b)各种合作项目合同协议；

c)质量环境管理体系方面的各种体系文件依时间推移不断更新。5.5.6 短期保管的档案有如下：

a)公司财产保险单证（按保险期，到期1个日历年后，可销毁）； b)各种采购合同协议； c)公司级会议纪要；

d)除5.5.4 b)款中规定外的各级地方政府部门下发的各类红头文件、通知； d)成品的检验资料；

e)技术项目合作协议、产品设计、试制、工艺等技术开发文件合同； e)销售合同、供货协议； f)其他各种技术资料。

5.5.7 财务管理方面：财务管理档案的保存期限按国家有关规定执行。5.5.8 对确认保管期限有疑问的档案，档案管理员应请示部门主管确定，若也无法确定，可请示总经理。

5.6 档案的利用，详见QG/HX19.03 附录A《档案借阅、复印规定》 5.7 档案的编目分类，详见QG/HX19.03附录B《档案分类编号方法》 5.8 档案的销毁

5.8.1 档案销毁按日历年原则实施，每年元月初由档案管理员负责依上第四季度进行的库藏档案的全面清理核对情况及档案保管到期情况报部门主管。5.8.2 档案销毁审批、实施

5.8.2.1 凡因过期、更改过多、换版或污损等原因作废的管理文件，在文件封面加盖“作废文件”红印章，销毁时由档案室填写QG/HX19.03表4《文件销毁清单》，经部门主管审核，管理者代表批准后销毁。

5.8.2.2 凡因更改过多、换版等原因作废的技术文件由档案室保管，定期列出清单报技术部门主管审核，主管经理批准后销毁。作废底图应永久保存不作销毁处理。5.8.2.3 文件销毁时应由档案管理部门派人监督。

5.8.2.4 若因法律需要、具有保留和参考价值、历史状况追溯（适用于产品）等原因要保留作废文件的，应在文件盖“作废留存”红印章长期保存。6 检查与考核

本标准由人力资源部门组织各部门实施，由品保部会同办公室检查与考核。7 附录附表

QG/HX19.03附录A 档案借阅、复印规定 QG/HX19.03附录B 档案分类编号方法 QG/HX19.03表1 部门归档资料台帐 QG/HX19.03表2 卷内文件目录表 QG/HX19.03表3 归档档案（分类）台帐 QG/HX19.03表4 文件销毁清单 QG/HX19.03表5 档案借阅、复印登记表

本标准由人力资源部门归口并解释。