公司文件编码管理规定 - 副本

第一篇：公司文件编码管理规定 - 副本

公司文件编码管理规定

一、目的为加强管理，提高管理的科学化、规范化，特对涉及公司

管理方面的制度、流程、表单、合同以及模板管理方面的文件实行统一编号，实现文件编码唯一性。

二、编号规则

文件号由主文件号和辅文件号组成，辅助文件号根据需要

设置，在主文件号的基础上制定。主文件号由三部分组成，辅助文件号由二部分组成。示例如下：

□□□□□

12345

产生日期

文件类别号

文件流水号

部门代号

代号公司流水号

说明：由1、2、3组成主文件号；

4、5组成辅文件号。

主文件号部分

1、公司代号：信和-XH2、部门代号：用字母表示

财务部-CW、产品部-CP、销售部-XS、策划部-CH、仓

管部-CG、办公室-BG。

3、文件流水号：数字表示，从0001到9999。辅文件号部分

1、文件类别代号：根据需要对主文件类别再分类或分项。文件类别代号：ZD-制度文件、LC-流程文件、BD-表单文件、HT-合同文件、MB-模板文件。

2、办公用品的编码：具体的辅编码由物品名字的首写字母代替。如：14年5月1日给销售部配电脑数量一台XHXS/0001-DN/140501。

3、日期代号

日期代号由年月组成，如2014年1月产生的文件则写：201401。

其他分项子文件代号各部门可自行规定，报办公室中心备案。

举例说明：

销售部于2011年9月1日以公司名义与某医院签订一份销售彩超系统合同，这是销售部第一份合同，且是作为合同文件归档，因此以现有的编号规则，出来的文件编码为：XH-XS/0001-HT/140901，由销售部下单给采购部，采购部以此文件编码进行采购申请直至产品发往医院，再由某某实施工程安装。到项目验收完毕，将所有此文件编码产生的文件一同进行归档处理，并同时报备销售部归档。然后将项目移交

给售后，根据此编码建立售后服务体系。

三、使用规定

1．各部门/单位进行文件编写、整理及合同签订等均需以此规定进行编号管理。

2．各部门/单位进行合同盖章时，在申请单上注明合同号，办公室备案并建立电子档管理。

其他文件编制、归档时，在文件封面注明编号。

第二篇：公司文件编码管理规定

公司文件编码管理规定

一、目的：

为加强管理，提高管理的科学化、规范化，特对涉及公司管理方面的制度、流程、表单、合同以及模板管理方面的文件实行统一编号，实现文件编码唯一性。

二、编号规则

文件号由主文件号和辅文件号组成，辅助文件号根据需要设置，在 主文件号的基础上制定。主文件号由三部分组成，辅助文件号由二部分组成。示例如下：

□□□□□

1234

5产生日期

文件类别号

部门代号 文件流水号

公司代号

说明：由1、2、3组成主文件号；

4、5组成辅文件号。

主文件号部分

2、部门代号：用字母表示

GMO-总经办

HRD-人力资源部 流水号

FIN-财务部

SOM-运营管理中心

R&D-研发部

MKTG-市场部

3、文件流水号：数字表示，从0001到9999

辅文件号部分

1、文件类别代号：根据需要对主文件类别再分类或分项。

文件类别代号：

ZD-制度文件

LC-流程文件

BD-表单文件

HT-合同文件

MB-模板文件

2、日期代号

日期代号由年月组成，如2011年九月产生的文件则写：1109

其他分项子文件代号各部门可自行规定，报行政人事中心备案。举例说明：

市场部于2011年9月以公司名义与某公路管理局签订一份高速公路信息管理系统合同，这是市场部第一份合同，且是作为合同文件归档，因此以现有的编号规则，出来的文件编码为：LM-MKTG/0001-HT/1109，市场部再以这个编码实行项目立项，立项后将文件模板发往项目部开始定点，项目部定点完之后，提交定点确认函反馈给市场部，再由市场部下

单给采购部，采购部以此文件编码进行采购申请直至产品发往施工场地，再由项目部实施工程安装。到项目验收完毕，将所有此文件编码产生的文件一同进行归档处理，并同时报备人力资源部，然后将项目移交给客服部，客服再根据此编码建立售后服务体系。

三、使用规定

1．各部门/单位进行文件编写、整理及合同签订等均需以此规定进行编号管理。

2．各部门/单位进行合同盖章时，在申请单上注明合同号，办公室备案。合同签定完成后需归档资质办，并建立台帐管理。

其他文件编制、归档时，在文件封面注明编号。

深圳市神州龙脉信息工程有限公司行政人事中心

二〇一一年十月十五日

第三篇：公司文件管理规定

公司文件管理规定范文 1目的确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。2使用范围

适用于公司文件的编号管理和控制：

a)技术类文件：是指在公司的设计、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。

b)其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；

c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。

3编号办法

3.1公司名称及项目名称约定:

公司全称为：南非中国制衣集团(北京)

本组织简称：CGMBJ

项目全称：CGM 企业信息管理系统 1.0版

项目简称：CGM v1

3.2日期表示

格式：yyyy-mm-dd或yyyymmdd

yyyy:用四位数字表示公元年份，如2005表示公元2005年。

mm:用两位数字表示月份，不足两位时，第一位用零补齐，如03表示3月。

dd: 用两位数字表示日期，不足两位时，第一位用零补齐，如15表示第15号。

例如：

2003-10-27或20031027 表示（2003年10月27日）

3.3文件版本编号

下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：

起草版本的编号为 0.1, 0.2, 0.3,..., 0.10。

版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如，0.1, 0.1.1, 0.1.1.1.一旦文件版本得以确认后，版本编号应该始自 1.0。

版本编号不断变化为： 1.0, 1.1, 1.2,..., 1.10。

项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2 等。

3.4技术文件命名

格式：CGM-vnn-(AA-)BB-yy

CGM:项目缩写。

nn:版本号，参见3.3节。

AA:子项目名称。

yy:文件版本号。

BB:工作过程名称：

相应工作过程名称的简称（例如 SPP，SRS）不是必需的，但如果要使用，应该遵守下面表格中的标准。

验收测试计划

（Acceptance Test Plan）ATP

验收测试报告

（Acceptance Test Report）ATR

检查单

（Check List）CL

程序修改报告

（Code Difference Report）CDR

软件构成设计文件

（Software Component Design Document）CDD

具体设计文件

（Detail Design Document）DDD

软件功能设计文件

（Software Function Design Document）FDD

软件功能说明书

（Software Function Specification）FS

手册

（Hand Book）HB

系统集成测试计划

（System Integration Test Plan）ITestPlan

系统集成测试报告

（System Integration Test Report）ITestRep

组间协作文件

（Intergroup Coordination Document）ICD

初步设计文件

（Preliminary Design Document）PDD

软件配置管理文件

（Software Configuration Management Plan Document）SCM

软件开发策划文件

（Software Development Plan Document）SDP

软件项目策划文件

（Software Project Plan Document）SPP

软件质量保证计划

（Software Quality Assurance Plan）SQA

软件需求规格说明

（Software Requirements Specification）SRS

工作说明

（Statement of Work）SOW

子系统测试计划

（Sub-System Test Plan）SSTP

子系统测试报告

（Sub-System Test Report）SSTR

子系统测试脚本

（Sub-System Test Script）SSTS

软件维护计划

（Sustaining Plan）SP

系统操作描述

（System Operations Description）SOD

系统测试计划

（System Test Plan）STestPlan

系统测试报告

（System Test Report）STestRep

培训计划

（Training Plan）TP

例如：

CGM-v1-需求规格说明书-0.1.doc

CGM-v1-SRS-1.2.doc

CGM-v1-信息控制子系统-验收测试计划-2.0.doc

3.5其他文件的编号

3.5.1公司规章制度和管理文件

公司规章制度和管理文件的编号格式为：CGMBJ(-DN)-TT.AB-dd

DN：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。

TT：大写英文字母，文件类型；

RR — 规章制度，指公司颁布执行的各种规章制度；

QS — 质量管理文件，公司运转过程中的各类文件和记录。

AB：文件名称

dd：文件版本号。

例如：

CGMBJ-RR-考勤管理规范-01.doc

CGMBJ-RR-绩效考核规范-1.2.doc

3.5.2合同协议

合同协议的编号格式为：yyyy CGMBJ-T-nnn

yyyy：阿拉伯数字，签订合同的年份；

T：合同类型

S-销售合同

P-采购合同

C-合作协议

H-劳动合同

O-其它合同

nnn：合同流水号，流水号每年1月1日自动归0。

3.5.3传真

发出的传真编号结构为：CGMBJ-AA-R/S–BB-yyyymmdd-nn

AA：

人员姓名

BB：传真的主题（不超过15个汉字）。

nn：流水号。

yyyymmdd：表示日期。

R表示收到传真，S表示发出传真

传真属于临时文件，一般不做长期保存，如需要保存，则应对其复印，并以外来文件的命名规则进行命名,并且与外来文件一起管理。

例如：

CGMBJ-张三-R-台湾需求的回复-20030314-01（表示在2003年3月14日收到从台湾发来的传真，主题为“台湾需求的回复”。

3.5.4电子邮件的命名规则

电子邮件需要归档管理时，按传真的命名规则命名。

3.5.5外来文件

外来文件结构为：CGMBJ – AA – yy-nnnn

AA：

文件种类编号:

RM：需求相关

yy：文件来源编号:

01：台湾嘉可公司

nnnn：文件流水号。

例如：

CGMBJ-RM-台湾公司操作手册-01-0001.doc

3.5.6对外发文

指公司发给公司外部的通知、公函等。

yyyy CGMBJ（外）文字第nnn号

yyyy：阿拉伯数字，发文的年份

nnn：流水号，每年1月1日自动归0。

3.5.7会议纪要

指公司内部会议的记录等。

CGMBJ-yyyymmdd-M-AB-dd

yyyymmdd:日期，详见4.2节日期表示。

AB：会议主题（不超过15个汉字）。

dd：阿拉伯数字，文件流水号。

例如：

CGMBJ-20030314-M-周例会-0001

3.5.8其它文件

项目周报:

CGM-vnn-yyyymmdd-周报-AB

周工作计划:

CGM-vnn-yyyymmdd-周计划-AB

工作任务单:

CGM-vnn-yyyymmdd-任务单-AB

工作日报:

CGM-vnn-yyyymmdd-日报-AB

nn:版本号，参见3.3节。

yyyymmdd:日期，详见4.2节日期表示。

AB：

人员姓名

例如：

CGM-v1-20030312-周报-张三

CGM-v1-20030312-日报-李四

3.5.9文件附件

所有文件，如另外附有文件附件、相应表格、补充文件等，采用在原有文件编号后附加：-M nn(-NA)M：附加内容类别；

T：表格

A：附件

S：补充文件

nn：附加文件流水号

NA：文件名称；

4编号管理

Ø合同协议由公司办公室统一编制管理。

Ø传真由公司办公室编制和管理。

Ø对内、对外的发文统一由公司办公室编制和管理。

第十条 发文程序规定：

1.各单位需要发文，应事先分别向党委、厂部提出申请；

第四篇：公司打印机及文件打印管理规定

一、总 则

第一条 为保证办公用品的有效使用和妥善保管，制定本规定。

第二条 本规定适用于全公司人员。

公司办公用品由办公室统一管理。

二、细 则

第四条 办公用品的申购由各部门负责人提出，办公室主任汇总上报行管总监批准，贵重办公用品由总经理批准，交采购部统一购买，办公室发放，建立台帐，进行跟踪保管。

第五条 会议室、培训室、娱乐室的音像器材、培训工具、娱乐器材等由办公室指定专人负责，做好借出，归还台帐。

第六条 电脑、打印机、复印机等现代办公用品规定如下：

（一）各部门的电脑、打印机由部门领导指定专人负责，禁止其他人员随便使用，电脑和打印机出现故障由电脑室主管统一维护，打印纸从办公室领取，办公室负责登记。

（二）复印机的使用，由办公室主任指定专人负责，采用登记制度，每次复印的主题和份数必须登记。

（三）各部门的电脑、打印机的维护费用，打印纸和其他办公用品的费用开支不得超出部门预算。

三、附 则

第七条 本规定由办公室制定，行管总监批准执行。

第八条 本规定自 年 月 日起施行。

一、办公用品是指与办公直接联系的消耗性物品，如：笔、墨、纸张及微机、打印机、复印机、传真机、照相机等的耗材。局机关的办公用品由办公室负责购置、管理、发放。

二、办公用品实行按季购买制，各科（室）根据工作实际需要，在每个季度最后一个月将下一季度所需要办公用品清单送办公室，办公室审定并报分管的局领导审批后，统一采购发放。

三、办公用品实行限额管理办法。局有关科（室）每人每年限额100元，特殊情况超过限额的，须写出书面报告说明情况，并报分管局领导审批。

四、办公用品购买实行两人以上共同负责制，采购大宗办公用品，按《市政府采购制度》规定执行。

五、办公用品实行专人管理。入库时，保管人员要对其质量和数量进行核对和验收，并进行登记（品名、数量、单价、进货单位等），购物人和保管发放人对所购物品清点无误，分别在清单上签字。

六、办公用品验收入库后，经办公室主任签字，财务人员按清单和发票进行审核报销。

七、局领导所需办公用品随用随送，但仍需请局领导本人签字。

各科（室）所需的一般办公用品，原则上按季度根据实际需要发放；打印纸、复印纸等贵重办公用品，原则上按实际需要从严发放。发放办公用品，一般情况由科（室）负责人领取，也可委托科（室）内其他同志领取，经手人要签字。

第五篇：公司文件收发管理规定

公司文件收发管理规定

一、公司内部文件分两级文件。

1、公司级文件要由公司综合管理部起草由总经理签发并决定下发那一级阅办。

2、部级文件由各部起草上报综合管理部由主管经理签发。

二、公司文件密级：

1、绝密文件属于高级技术或商业秘密，文件绝对不可外传，否则将会给公司造成无法挽回的损失（包括政治、经济损失），这类文件只在高级管理人员间传阅。

2、机密文件属于一般性保密，文件不得流失公司以外，这类文件只在中层以上干部间传阅。

三、公司行文文头、文尾、文号的编制：

1、属于公司级文件或上级下发文件其文号为：“津鑫电字（）年第（）号”,签发人转发人为总经理。

2、属于部级文件其文号为津鑫电（部门称谓选一字）（）年第（）号，签发人为主管经理或总经理。

3、公司文件文头为“天津市鑫视界电子出版物制作有限公司文件”。

4、文件版记为拟文部门、印发日期、印发份数、核对者姓名。

四、文件范本：附后

五、文件回收：文件传阅后应归回综合管理部归档。

六、综合管理部应建立文件档案，发文时要由文件接收人签字