第四节文书管理大全

第一篇：第四节文书管理大全

第四节文书管理

一、文书质量管理

㈠文书质量管理的含义

主要指文书在记载、表达信息内容方面的准确性和有效性。

文书质量管理的目标就是要每一份文书在主体思想、政策界限、措施方法、文字表达格式安排等方面的正确性、鲜明性、科学性、规范性和可操作性。

㈡文书质量管理的具体要求

⒈提高拟稿水平

具体要求：⑴符合国家的法律、法规及其他有关规定。

⑵文种应当根据行文目的、发文机关的职权和主送机关的行文关系确定。⑶拟制紧急文书，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。⑷人名、地名、数字等要引文准确。

⑸应当使用国家法定计量单位。

⑹文内使用非规范化简称，应当先勇全称并注明简称。

⑺文书用书必须按国家语言文字工作委员会公布的《简化汉字总表》执行，不

得使用繁体字、异体字和任意简化字。

⑻标点符号应按国家语言文字委员会和国家新闻出版署发布的《标点符号法》

执行。

⑼文书中的数字，除了成文的时间、部分结构层次序数和 词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字，必须使用汉字外，应当使用

阿拉伯数码。

⒉加强发文审核

⒊保证缮印质量

⒋规范文字书写

二、文书数量管理

㈠文书数量管理的含义

指一个机关或单位发文总量进行控制，其目标是精简文件、克服文牍主义。

㈡文书数量管理的具体要求

⒈内容空洞、无实际意义的文件坚决不发

⒉可用电话、面谈或现场办公等方面解决的问题，可做好书面记录，不必另外专门行文 ⒊能够通盘解决或综合处理的问题，可发一次性文件，不要零星行文

⒋只要求少数单位执行的文件，不要普遍下发

⒌面向基层的文件可采取多级行文或直达行文的法师，不要层层转发

⒍面向基层或群众且不涉及秘密的文件，可采取公开行文的方式，无需另外行文 ⒎外单位发来的抄送件，不再转发下级机关

三、文书时效管理

㈠文书实效管理的含义

指对文书运行的周期进行控制，其目标在于缩短文书处理每道循环所花的时间，加快行文运转速度，提高行为效率。

㈡文书管理的具体要求

⒈紧急文书必须在拟稿之前就确定紧急程度，做到急件先拟、先审、先印、先发。⒉拟办和批办紧急文书应当提出明确的办理时限。

⒊对不属于本单位职权范围或者不应由本单位办理的文书，应当迅速退回原来发文机关或转寄应当收文的机关并说明理由，以免延误其他机关的办理时机。

⒋认真做好文书处理过程的催办工作，如催拟、催签、催印、催发、催阅、催批等等。⒌在确保秘密的前提下，尽可能运用自动化办公设备拟写、修改、校对、打印、传递文书。

四、文书物质要素管理

㈠文书物质要素的含义

包括书面载体和显字材料两个方面。

㈡文书物质要是管理的具体要求

⒈文书拟稿用纸和印刷用纸，以及其他需要立卷归档的文书处理用纸等，其质量必须符合《国家行政机关公文格式》的规定。

⒉文书的拟写、修改、审核、签发、缮印、拟办、批办、留注应当使用钢笔或者毛笔，不得使用圆珠笔、铅笔等。

⒊传真机收到的文书，以及复印机复制的文书，其显字材料不能永久保存。

⒋做好文书的平时维护工作。

五、文书的借阅和翻印管理

㈠文书借阅管理

⒈含义：文书借阅是文书利用的基本方式，文书借阅管理就是通过控制借阅范围、强化借阅手续、督促按时归还来保证出借文书的安全，提高文书的利用率。

⒉文书借阅管理的具体要求

⑴确定借阅范围

⑵履行借阅手续

⑶遵守借阅制度

㈡文书翻印复制管理

⒈文书翻印复制的含义：按照文书正本的内容和格式原因复制称为文书的翻印复制。⒉文书翻印复制管理的具体要求。

⑴上级机关发的绝密级和注明不准翻印的文件，下级机关一律不得翻印复制

⑵上级机关发的绝密级和注明不准翻印以外的文件，下一级机关经负责人或者办公厅（室）主任批准，可以翻印复制。

⑶下级机关上报的文件，收文机关经本级领导人批准可以翻印复制。

⑷下级机关经上级机关委托可翻印复制指定的文件。

⑸经批准或委托翻印的文件与原件具有同等的效力，并按原件的管理进行管理。⑹复印件作为正式文件使用时，应当加盖复印机关证明章。

六、文书的清退和销毁管理

⒈文书清退管理的含：文书办理完毕后，将承办部门和承办人员暂存的文书收回到秘书手里就是就是文书清退。

⒉文书清退的范围。需要清退的文书包括：

⑴属于国家秘密的文书

⑵发现有重大错误、必须防止扩散的文书

⑶征求意见用的各种稿本，如讨论稿、征求意见稿、草案等

⑷送领导人或有关人员传阅的文书

⑸未经本人审阅的讲话稿、发言稿

⑹转交有关部门办理但必须又秘书部门立卷存档的文书

⑺需要又秘书部门集中销毁的文书

⒊文书清退管理的具体要求

⑴事先通知

⑵加强催退

⑶清点核对

⑷交接签字

㈡文书销毁管理

⒈文书销毁管理的含义：在清退的基础上，通过对文书保存价值的鉴定，有选择地销毁无保存价值的文书，提高文书管理的效率，同时有效地防止秘密的丢失和泄露。

⒉文书销毁的范围

⑴归档文书的重份件

⑵无保存价值的文书

⑶上级授予或指定要销毁的文书

⒊文书销毁的具体要求

⑴广泛收集

⑵鉴定造册

⑶领导签批

⑷专人监销

第二篇：文书管理岗位职责范文

文书管理岗位职责

一、公文处理

1、认真做好公文的接收、登记、编号、传阅、分发工作，将严格签字手续。

2、根据领导对文件签批的意见做好转办、催办工作。

3、负责领导已签发文件的编号，装订用章及发放工作。

4、认真做好上一年的文件分类、立卷、移交工作。

5、具体对与质量体系有关的文件和资料进行控制和管理，协助其它部门做好质量体系管理工作。

二、收发工作

6、建立健全收发制度，完善各项手续，力求达到工作标准化、规范化。

7、严格登记收发文件、传真和电话，不乱丢垃圾，妥善保存，即时传递，做到确保安全不丢失。

8、对资料分清类别，必须登记签名；收、发的文资料要经负责人审批签字。

9、建立收发登记手续，文件及时传阅。

10、严守保密制度，对一切机密的电、文、信件，确保不泄露密不失密。

11、遵守劳动纪律，坚守工作岗位，热情服务。

三、印章管理及其它

12、负责印章的保管及使用，做到重要情况用章时经负责人领导批准签字，并进行用章登记。

13、严格公章保管制度，一般性用章不得外借，确因公事非外用不可的，须经负责人同意，并限制外用时间，严格登记外用地点、事宜、外用人。

14、严守保密制度，管理好各种文件，对保密事项不传播，不泄密。

15、坚守岗位，做好来客的接待工作。

16、负责信息的收集、整理、编发打印及存档工作。

17、认真做好来文登记、转办、催办工作。

18、严守保密制度，做到不泄密，不失密。

第三篇：第四节砚山中学学生管理

第四节 砚山中学学生管理“十项”禁令

“培育砚中学风，形成一流品质，开创崭新局面，打造佳市规范化学校”是我校近三年的工作目标。为培育优良校风，提升学生健康向上的意识，形成文明、昂扬、有序的学生管理秩序，现提出砚山中学学生管理的“十项禁令”。

一、同学之间要和谐相处，严禁拉帮结伙、打架斗殴等校园暴力事件发生，严重者移交公安部门及司法机关处理。

二、同学之间要正常交往，严禁男女学生不当交往，如互传与学习无关的纸条、互发不良信息、网上交友和聊天等不健康行为，一经查实，严肃处理。

三、要保持健康的饮食习惯，严禁吸烟、喝酒等与未成年人身份不符的行为。

四、要遵守学校安全管理规定，严禁携带火种、管制刀具进入校园，一经查实，严肃处理。

五、要按时到校上学，严禁擅自离校、旷课、在校期间夜不归宿，禁止起早贪玩，偷上网吧，一经查实，严肃处理。

六、要诚信守纪参加检测考试活动，严禁考试检测作弊。

七、要遵守多媒体、微机室管理规定，严禁进入网吧、歌舞厅、电子游戏厅等政府明令未成年人不得涉足的场所。

八、要遵守学校各项规章制度，严禁携带手机、MP3、游戏机等与学习无关的物品进入校园。

九、要遵守校园公共秩序，严禁楼内追逐喧哗、扰乱课堂、影响宿舍同学休息等不良行为。

十、要爱护学校公用设施，严禁在楼道或室内涂抹墙壁、破坏公物、乱丢污物等行为。有意破坏公物者除照价赔偿外，必须严肃处理。

以上禁令，违犯一至八条的，初次给予严重警告处分，学期品行等级降为C或D级，并将情况通报给家长；再次违犯，将给予停学反省乃至勒令退学处分。情节严重触犯刑律的，移交司法部门处理。违犯九至十条的，教师将视情节轻重，给予相应的批评教育，并根据本人改正情况给予相应的品行等级评定；损坏公物的，要照价赔偿。希望全体学生能够听从老师教导，严于律己，遵守以上十项禁令，把主要精力用在努力学习、丰富知识、提高能力、发展爱好特长等方面，尽快使自己成为一个有做人自信、有成长理想、文雅博学的好少年。

第四篇：公司文书管理规定

★公司文书管理规定

■★第一章 总则

第一条 本规定的目的，在于确保文书事务正确且顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率。第二条 所谓“文书”是指业务工作上往来公文、报告、会议决议、规定、契约书、专利许可证书、电报、各种帐簿、图表参考书等一切业务用书类与公文。第三条 全部文书归公司所有并收藏，任何个人不得私自占有。第四条 必须严格保守文书的机密。第五条 文书按下列要点处置或办理：1．凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等等，一律以“文书”的形式进行。所有文书的处置都必须以“准确”与“迅速”为原则，必须明确责任。2．须请示审批即使在紧急状况下，以口头或电话形式处置的事项，事后也必须以文 书形式记录下来。第六条 文书的主管原则规定如下：1．文书的收发、领取与寄送，原则上由总公司总务部庶务科负责。2．分公司或分支机构的文书主管，另有文书管理细则作出规定。■★第二章 文书的收发

第七条 到达文书全部由文书主管科室接收，并按下列要点处置。1．一般文书予以启封，分送各部门、科室。2．私人文书不必开启，直送收信人。3．须请示审批分送各部门、科室的文书若有差错，必须立即退回庶务科。第八条 节假日等规定工作时间外到达的文书，由值班人员接收后转交庶务科。 ■★第三章 文书的处理

九条 文书按机密程度可分为以下几类。1.须请示审批绝密。指极为重要并且不得向公司内外无关人员泄漏内容的文书。2.须请示审批秘密。指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书。3.外密。指不宜向公司以外人员透露内容的文书。4.普通。指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论。5.传阅。指在本公司内广为传阅或传达的文书。第十条 普通文书的处理原则如下。1.由科长以上级别的主管，负责对文书进行审阅、回答、照会以及其他必要 的处理；或者指定下属对文书进行具体处理。2.如果遇到重要或异常事项，必须及时与上一级主管取得联系，按上级指示办理。3.如果与各部门、科室有关联的事项，必须经与各部门、科室的会议后方能予以处理。第十一条 机密文书的处理原则如下。1.机密文书原则上由责任者或当事者自行处理。2.指名或亲启文书的寄发，原则上在封面上注明文书所涉及事项的要 点，注明发文者姓名，由发文者封缄。3.到达的指名或亲启文书，原则上由信封上所指名者开启，其他人不得擅自启封。如果某主管在职务上有权替代来件所指名者，不受本条规定约束。

第十二条 文书的阅览原则如下。1.某文书被阅览后，阅览者必须签字划押，表示已经阅览完毕。有必要的情况下，在文书的空白处填写阅览后的意见，转给或交还文书的 主管。2.有必要在各部门、科室传阅的文书，必须附上“传阅登记簿”，按传阅 登记簿规定栏目填写，并最终交还文书主管。第十三条 与各部门、科室有关的文书，在处理意见上如果存在分歧，则由文书的主管部门出面进行协商；如果不能协商一致，上报或请示高一级领导，由上级裁决。 ■★第四章 请示审批

第十四条 请示审批是公司经营的一项重要程序，凡公司经营重要事项，都必须经请示，获得董事会、总裁、专务董事和常务董事审查、裁决和下文批复之后，方能实行或行事。第十五条 须请示审批事项如下。1．职务及重要人事安排。2．各种制度性规定的变更。3．重要契约的缔结、解除与变更。4．诉讼行为。5.与官方机构有关的、各种重要的请求、回执、申请等等。6.土地、建筑物以及事务所权利的购买与转让。7.大额馈赠、谢礼，以及宣传广告费用的开支。8．分支机构的增变与升格。9．预算与决算事宜。10．借款与贷款，以及借贷银行的开设与变更。11．须请示审批重要或高额物品的采购，不急用或不需要物品的转让与廉价出售。12．须请示审批定期或不定期刊物的发刊、修改与废除，以及费用开支的修订。13.有关公司经营的重要计划与企划。14．其他上述未涉及的重要事项。

第十六条 须请示审批者为分公司主管、分店主管，以及以此基准确定的 主管领导。第十七条 须请示审批的提案文书，必须进行认真斟酌，以便能顺利地予 以实施。第十八条 请示审批的事项，必须以提案文书的方式，经主管呈交总部。如果事情紧急，允许直接以非文书形式请示，但事后必须尽快撰写请示提案文书上报。第十九条 请示提案文书的内容和顺序，包括标题、正文、理由、说明和附录。提案文书一式多份，分送有关部门如业务部门、印刷部门、总务部门和财务部门等等。第二十条 请示提案文书必须编号，并注明起草或请示者，所属分支机构及部门、科室，并及签名盖章。第二十一条 请示审批内容一旦被上级认可并作出决定，则以请示提案书（副本）替代批复返回请示部门执行。第二十二条 请示提案原本由总务部、庶务科保管。■★第五章 文书的制作

第二十三条 文书制作要领如下：1．请示审批文书必须简明扼要，一事一议。语言措词力求准确规范。2．起草文书的理由必须作出交代，包括起因以及中间交涉过程必须具明，必要情况下附上有关资料与文件。3．须请示审批必须明确起草文书的责任者，署上请示审批提案者姓名。4．须请示审批对请示提案文书进行修改时，修改者必须认真审阅原件，修改后必须 署名。第二十四条 文书的起草必须征得主管同意，并且在主管有了明确的决定之后进行，文书起草只是一个“文书化”的过程与结果。文书的草案必须予以保存。第二十五条 重要文书或契约书案，必须经过公证，并且在正式文书形成之日前，必须掌握且附上具有价值的证据或证明文件。第二十六条 文书的署名按下列规定进行。1．公司内文书，如果是一般往来文书，只需主管署名即可；如果只是单纯的上报文书，或者不涉及各部门、科室，且内容并不重要的文书，只需部门、科室署名即可；如果是 重要文书，按责任范围署名总裁、副总裁、专务董事、常务董事，或者有关部门的主管姓名 与职务。2．对外文书，如契约书、责任状、官方许可申请书、回执、公告等重要文书，一律署总裁职务与姓名。如果总裁委托事项，可由指定责任者署名。上列规定以外的文书，也可署分公司或分支机构主管职务与姓名。第二十七条 文书的盖章按下列要点进行：1.在正本上必须加盖文书署名者的印章，副本可以加盖署名者或所在部门、科室章。2.如果文书署名者不在的情况下，加盖职务替代或代理者印章，且加盖具体执行者印章。在这种情况下，文书存档前加盖署名者印章。

3.须请示审批以部门或公司名义起草的文书，在旁侧加盖有关责任者印章。第二十八条 总裁与公司印章按下列原则使用：1.在有必要加盖总裁或公司印章时，必须填写委托申请书，经所属部门主管认可，并且加盖印章之后，向总部总务部门提出。2.总务部主管经审核，签名盖章，批准申请。如果有必要则需请示总裁。在事情紧急情况下，可以口头申请与批准，但事后必须补填申请书。3.在需要总裁签字的情况下，手续同前。4.须请示审批经总务部批准后，去印章保管员处加盖总裁或公司印章。5.一些带有公司字样或总裁职务字样的其他印章，须经主管同意，直接向印章保管员申请加盖。■★第六章 文书的送发

第二十九条 一些需要邮寄或专人递交的文书，按下列要点进行。必要时给文秘处以回复或回执。调查报告不受本条规定限制。1.文书封面必须明确写清发送或接收单位与地址、收件人姓名。并且注明“快递”、“邮寄”、“面呈”或“转交”。2.公司内部文书原则上不作封缄。第三十条 各部门、科室的邮寄文书，必须在发送前在“发信登记本” 与“邮资明细帐”上作好登记与填写。

■★第七章 电报的处理第三十一条 一切电报都由庶务科受理。第三十二条 有关责任者在接到电报并阅读后，把电报要点记下，送相关部门、科室传阅。如果不涉及各部门、科室，只是一般查询、确认或联络性电报，主管科室或部门全权负责予以处理。第三十三条 向外部发电报时，必须用邮电部门的电报用纸起草电文，呈主管上司或领导审核。1.须请示审批尽量使电文简明扼要，采用标准的邮政省略符号与简称。2.须请示审批注明发电者姓名、日期以及具体指示，特殊情况下如何处置的办法与 手段。第三十四条 须请示审批电报发出后必须给庶务科以回执；并告诉庶务科有无必要催促对方回电。第三十五条 须请示审批与调查、询问、联系等无关的电报，或者一些无关紧要的 电报，由庶务科全权处置。■★第八章 文书的整理与保存

第三十六条 文书按内容进行整理，并区分两类文书分别保管，一类是尚未完结的文书，另一类是可以归档的文书。第三十七条 全部完结的文书，分别按所属部门、科室、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上作好登记，归档保存。第三十八条 制度规定、不动产权利书、契约书、往来公文与特许专利文书等特别重要的文书，由总务部庶务科填写“重要文书目录”后，予以保存。

第三十九条 分公司或分支机构的文书，分为两类，一类特别重要文书，直接归主管领导保存；另一类一般文书，留存各部门或科室保管。第四十条 文书的保存年限如下：1．永久保存文书，包括章程、股东大会及董事会议记录、重要的制度性规 定；重要的契约书、协议书、登记注册文书、股票关系书类；重要的诉讼关系文书；重要的官方许可证书；有关公司历史的文书；决算书和其他重要的文书。2．保存5年文书，指不需要保存10年的次重要文书。3．保存1年文书，指无关紧要的，或者临时性文书。如果是调查报告原件，则由所在部门主管负责确定保存年限。本条规定以外的文书保存年限，依法律或部门主管指示。第四十一条 须请示审批 全部重要的机密文书，一律存放在保险金库或带锁的文件柜之中。第四十二条 保存期届满的文书，以及没必要继续保存的文书，经主管决定，填写登记废除理由和日期之后，可以予以销毁。机要文书一律以火焚的方式销毁。第四十三条 如果职务或部门划分发生变更，文书存档归并作出调整，则必须在有关登记簿上作好变更与调整的理由，以及变更与调整后的结果。第四十四条 借阅重要文件，必须作好登记，并注明归还日期。一切借阅都必须出具借阅证。第四十五条 须请示审批 在本规定难以照办时，与总务部联系，由主管文书领导做出裁定。第四十六条 本规定于公元 年 月 日修正之后予以执行。

第五篇：文书档案与管理范文

文书工作通常也叫文书处理工作，主要是指公务文书的形成、处理和管理的程序、手续等。行文规则：各机关在公文拟制过程中所必修遵循的原则拟办：对收到的文件提出初步处理意见，供领导审核和批示时参考。一般由办公室主任负责。批办：指单位领导对收文如何办理提出的最终的批示意见和要求。领导进行批办的结果体现为批示的意见。收文承办：根据来文要求或领导意见，按文件内容要求进行具体实施、或另起草文件、或将来文进行翻印和转发等的工作。签发指机关单位主管领导对审核过的文稿进行最后的审定并签署印发，文件据此生效。档案：指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案工作用科学的原则和方法管理档案，为党和国家的各项工作服务。归档：指文书部门或业务部门将办理完毕、有保存价值的文件整理之后，逐年移交给档案室集中保管的工作。归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序划的过程。

1.文书、文件、公文的联系与区别，文件与档案的联系、文书工作与档案的联系。（1）①共同点：内容上都反映了人们的社会活动，都是在处理事务过程中形成的凭证性工具，都有一定的格式规范。②区别：

A.文书与文件是同义的，只是在习惯用法上有差别。B.文书：一般用于表达集合概念，不用于表达某一份文字材料。如文书处理、文书部门、文书工作、文书材料。而不会说“这份文书”、“XX号文书”、“市政府文书”。文件一词既指单份文件，也指集合概念。

如市政府文件、中央1号文件，文件处理、文件材料。不会说文件部门、文件工作等。C.公文不包括私人文件、私人文书。D.当仅指“公务文书”时，文书、文件、公文三者可通用。（2）①文件是档案的前身，档案是文件的归宿。②文件是档案的基础，档案是文件的精华。③文书工作是档案的工作的基础。④档案工作是文书工作的延伸和发展。

2.公文的特点是什么？公文按办理时限、行文方向、机密程度可分为哪些类别？（1）公文特点1由法定作者制发2具有法定的权威性和时效性3公文具有特定的格式4特定的处理程序（2）分类

按办理时间要求分为特急公文、紧急公文和常规公文；按机密程度分为绝密公文、机密公文、秘密公文和普通公文；按行文方向分为上行文、平行文和下行文。

3.公文的稿本名称有哪些？交拟时秘书人员应注意哪些事项？（1）公文的稿本名称(试行本、暂行本、修订本)（2）注意事项：①领会发文目的，为什么要起草这份公文。即领会领导意图。②把握主题思想，即主要写什么内容。③明确行文对象，从而确定行文方向、选择文种及公文用语等。④明确行文的时间要求。

4.文书工作的主要任务是什么？收文、发文处理的程序包括哪些环节？1）文书工作的主要任务发文的拟制、收文办理、发文办理，文件办理过程和办毕的管理。还包括印信管理与使用、打证明、电话接听等工作。2）收文处理的环节：签收、启封、审核、收文登记、分办、拟办、批办、承办、催办、查办与注办、立卷或归档或销毁。3）发文处理程序：交拟、起草、会商、审核、签发、发文登记、膳印和校对、用印和签署、核发、传递、立卷或销毁或归档

6.哪些文件需要签收？传阅文件不要“横传”，应由文书人员“中转”。（1）签收的范围1机要部门送来的密件和急件都要进行签收；2邮局（或快递公司）送来的挂号件等；3外单位派人直接送来的重要文件。拟办和批办有什么区别？拟办人：办公室主任 拟办的作用：对收文如何处理提出初步的意见，供领导批办时参考 批办人： 单位领导 批办的作用：是对收文如何处理作出的权威性的最后决定。（3）拟办、批办中文书人员的职责是什么？①呈送：根据文件重要程度送拟办和批办②保密：要对拟办和批办的一件保密，特别是人事敏感问题。③检查：检查拟办批办人员有无署名和签上时间，督促及时办理④送达：根据拟办、批办意见，将收文送有关部门和人员落实办理并督促办理（4收文登记的范围和不登记范围：上级指导性、参阅性和需要办理的文件；下级机关的请示性、报告性文件；带有密级的文件 特别注意帐外文件B.不登记范围：公开的出版物；一般性的各类简报；事务性的通知、便函、介绍信、请柬等；注明领导亲启的文件（5）文件传阅的方式有哪些分送传阅：即将需传阅的文件直接送给阅读人员。最常用，可让阅读者看得比较仔细，但比较费时。集中传阅：把领导等阅读人员集中起来，利用开会时间等进行阅读，也较常用。设立阅文室，即将需要传阅的文件放在专门设立一个阅文室。

7.文件转化为档案需具备哪些条件？我国最早的档案是甲骨档案，产生于殷商时代。（1）文件必须完毕，即完成了文书处理程序； 2）文件需对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值;3）文件需按照一定的规律保存起来，即把文件按照一定的程序和条理集中保管起来。8.档案按内容和形成时间分，可分别分为哪些类别？按档案内容分：文书档案和专门档案。按档案形成时间分：建国前档案和建国后档案。建国前档案又称为历史档案—旧政权档案和革命历史档案

9.档案的基本价值包括哪些？档案作用的发挥有哪些规律？1）档案的基本价值-凭证作用：档案的凭证作用由档案内容和形式的所决定的，俗话说“口说无凭，立字为证”，就是对档案凭证价值的充分肯定。参考作用：档案作为过去各项社会活动的真实记录，为现实和今后各项社会活动的开展提供了参考借鉴的丰富资料。“前事不忘，后事之师”、“前车之覆，后车之鉴”、“察往知今”等都说明了档案的参考价值。2）档案作用的发挥规律1档案作用范围的递增律（扩展律）：档案的作用范围随着时间的推移而不断扩大。2档案机密程度的递减律3档案作用发挥的条件 10.档案工作包括哪8个环节？档案工作的原则是什么？维护档案的安全：①档案的物质安全，尽量延长档案寿命。②档案的政治安全，即档案信息安全，档案内容不失密。（1）档案工作的环节-档案实体管理工作：收集、整理、鉴定、保管档案信息管理工作：统计、检索、编研、利用（2）档案工作的原则①统一领导，分级管理②维护档案的完整与安全③便于档案的利用

11.档案工作的机构有哪些？档案馆、档案局、档案室.主要管理本单位档案并主要为本单位服务，是档案室与档案馆的最主要区别。

12.什么是归档范围？一个企业的归档范围主要包括哪些？1）归档范围：指一个单位收到或形成的所有文件材料中需要归档的有哪些2）企业归档范围-反映本企业主要职能活动和基本历史面貌的文件材料；具有凭证价值的文件材料，如合同、谈判记录等；本企业需要贯彻执行或具有重要参考价值的收文；下级报送的重要材料。无论来自上级还是同级或下级单位，只要与本企业工作有直接关系的，都应纳入归档范围。登载于上级简报、新闻媒体（网站、报纸、电视等）上的本企业需执行，或反映本企业工作活动的材料。如通过简报、新闻媒体发布的指导性文件、有关本企业工作活动的记述、奖励、表扬或批评等。

13.文书档案一般在形成后的第二年6月底前归档并移交档案室。档案室收集档案的主要途径是文件归档。14.文件之间的联系有哪些？（1）文件在来源方面的联系——文件之间的首要联系

同一单位形成的档案不能分散。因为文件都是由一定的机关单位及其内部机构形成的，形成文件的单位，构成了文件来源方面的联系。

2文件在时间方面的联系-人们的工作活动都有一定的过程和阶段，不同时期形成不同的档案文件，使文件间具有自然的时间联系。文件整理归档工作一般都分进行。（3）文件在内容方面的联系-文件是在工作活动过程中形成的，文件都记录了一定的工作活动内容。关于同一工作活动的文件必然有着紧密的联系。整理时把内容相关的文件材料集中放在一起，便于今后按问题查阅档案，也符合人们的查阅习惯。

如上级到本单位检查工作，必会形成：检查通知、接待方案、工作汇报、会议记录、新闻稿、照片等，这些材料因检查而形成，不同形式的文件材料内容上共同反映了检查活动的过程与结果。（4）文件在形式方面的联系：形式指文件的种类、名称、载体和记录方式等。特殊载体的档案应当单独保存，便于保管利用优先于保持档案文件之间的联系。

15.归档文件整理工作包括哪6个主要步骤？归档文件的固定排列顺序。步骤：装订、分类、排列、编号、编目、装盒 固定排列顺序：正本、定稿；正文、附件；原件、复制件；请示、批复；转发文、被转发文；中文本、其它文本。

16.归档文件的档号包括哪几部分？全宗号、、保管期限、件号

会填写归档章、归档文件目录，会对归档文件进行分类。

17.17.档案分类的步骤。第一步：文件按形成分开；第二步：同一的文件按内容或机构分类；第三步：同一内容或机构的文件按不同的保管期限分开；如果文件数量较多，可先按机构分开，再按问题分开。18.归档文件的排列方法。（1）不同的文件分别排列。（2）不同保管期限的文件分别排列。（3）同一、同一保管期限的文件：①同一事由的文件按时间先后顺序排列在一起。②不同事由的文件，一般按事由重要程度排列，重要的排在前。③成套文件集中排列。如一次会议、一项活动中形成的文件应重要程度结合时间顺序排列在一起。