电子邮件好沟通--普通版

第一篇：电子邮件好沟通--普通版

信息技术说课稿

电子邮件好沟通

一、说教材

《电子邮件好沟通》是义务教育小学信息技术教科书四年级下册一单元第5课的学习内容。本单元的学习重点是网络的交流与安全，作为信息时代的小学生，应当具备通过因特网交流和学习的能力，电子邮件作为当今使用率广、操作方便、通讯快捷的一种网络交流工具占有着非常重要的地位。由于四年级的学生对计算机的认识、学习、操作都有了一定的基础，同时《电子邮件好沟通》课程是在学生掌握了一定的网络知识的基础上进一步学习的，因此此课程具有一定的基础性、时效性和适用性。

【教学目标】

1.知道电子邮件、电子信箱的概念和作用。

2.学会注册属于自己的电子邮箱。

3.掌握如何收发电子邮件。

4.培养学生发现问题和解决问题的能力，以及自主探究、科学创新精神

【教学重点、难点】

重点：学生能够轻松愉快的掌握电子邮箱的注册和电子邮件的收发与浏览。

难点：注册电子邮箱的操作看似简单，实际有许多需要注意的地方，一不小心，学生在操作的过程中就可能碰到障碍，停步不前。比如，电子邮箱用户名的规则，登陆密码的规则，等等细节之处，如果学生不能够了解和掌握的话，就不能够顺利地完成注册。如何在课堂上处理好这些关键和细节，将是此节课程的难点之处。

【教学资源及教学媒体】

教师：网络教室、教学课件、教学视频、投影仪、信件两份等

学生：优盘

二、说教法、学法

本课我将以“学生为主体，教师为主导”教学理念，充分发挥学生的自主能动性，极力的培养学生发现问题、解决问题的能力，以教学目标为主线对学生进行知识技能的讲解。

主要采用“创设情境法”、“视频演示法”、“任务驱动法”等教学方法和 “自主探究”、“协作学习”、“汇报交流”的学习方法。教学中，启发、诱导贯穿始终，努力构建一个学生自主探究学习的平台。

三、说教学过程

本节课的教学设计，我采用“任务导入——探索新知——动手操作——归纳总结——作业布置”五个环节。

（一）任务导入【3分钟】

我首先要给学生讲一讲有关大运会的知识。再问学生，想不想既能亲自现场观看大运会的比赛，又有机会跟明星合影留念？我再告诉学生一个信息，深圳市正在招募大运会教师志愿者，而且我和学校其它几位老师都报名了。但是，遗憾的是，学生现在还不能够报名参加大运会志愿者，怎么办？学生回答五花八门，有自己去的，有打电话咨询的，有表示抗议的。

此时此刻，我说：我想，在座的每个人都想成为大运会志愿者，既为大运做出了自己的贡献，又能够近距离地看到运动健儿们的飒爽英姿，体会他们顽强拼搏，为国争光的精神。那么，就让我们现在就给大运组委会写一封建议信，给我们的小学生一个参加大运志愿者的机会。写信，用邮局寄信时间太长，使用电子邮箱发送电子邮件的方式非常的方便、快捷，突破了时间和空间的距离感。

就这样，导入今天的主题，向学生介绍电子邮箱、电子邮件的基本概念和主要作用。

（二）探索新知【8分钟】

在这个环节中，为了使学生能够更明确的理解知识要点，我将从以下三个问题入手，逐步推进，最终达到预期目标。

1.去哪里注册电子邮箱

2.如何注册电子邮箱

3.如何通过电子邮箱发送电子邮件、浏览电子邮件

通过教师播放用屏幕录像专家录制好的详细的操作视频，逐步分析、讲解整个电子邮箱的注册和使用流程。

第一步，去哪里注册电子邮箱

在这一个环节，我将告诉学生如何利用hao123快速的找到各种注册电子邮箱的地址，本课程以163邮箱为例子，找到注册电子邮箱的入口。

第二步，如何注册、登陆电子邮箱

此环节主要是填写注册信息，在填写的过程中，在关键点和注意点，暂停播放，简单描述，同时，在视频中，对于不规范的信息录入所出现的问题也进行了录制，意在让学生明白为什么这样填写，不这样填写将会怎么样。就这样将可能与不可能的情况都呈现出来，增强了学生的记忆和辨别正确操作的能力。

注册完毕，提醒学生要记住邮箱地址和密码，引入电子邮箱地址和密码的概念，完成登录邮箱的操作。

第三步，如何通过电子邮箱发送电子邮件、浏览电子邮件

电子邮箱注册成功了，接下来就是认识它了，直接在收件箱那里打开收到的系统发送的电子邮件，学会浏览电子邮件的操作。接着，就到了发送电子邮件的时刻，此时提醒学生注意观察视频，看发送电子邮箱的时候都做了哪些操作，并板书关键点：

1.填写收件人的邮箱地址

2.给邮件写一个标题

3.在空白区写上自己要说的话，即邮件内容

4.最后一步是点击“发送”

（三）动手操作【23分钟】【在学生动手操作的过程中，将从探索新知环节中的三个问题进行提炼要点，板书出来】

通过前面给给大运组委会发送电子邮件的铺垫，以及视频演示如何注册电子邮箱，掉足了学生的胃口，让学生产生跃跃欲试的冲动。现在，将课堂交给学生，让学生动手操作，开始注册自己的电子邮箱，并将第一封信发给我：lanjiaoli@126.com

在学生操作的过程中，我采取“小老师课堂”的协作学习方法。因为，根据对四年级学生的了解，部分学生已经拥有了自己的电子邮箱，能够使用电子邮箱发送邮件，那么这一部分人，将成为我本节课堂第一批小老师。将学生分成若干组，让小老师们充当小组长，协助组员完成本节课的任务。

当然，第一批小老师是不够的，我还需要发展第二批小老师。具体操作方法为：已经做好了的同学，举左手示意，等待老师审核通过了，便示意其可以走到举右手的学生身边，将学习到的知识传授给他的同学，教会一个同学，请再次举左手示意，待老师审核通过了，便给“课堂小老师”记录操行评定分一次。

课堂小老师在教的过程中还担负着另外一个任务，就是记录下学生的邮箱，记录下在操作过程中都遇到了哪些困难，最容易出错的地方等等。此时，教师也要注意观察，随时解决小老师解决不了的疑难，并且还需掌握整个课堂的有序进行。

通过以上的方式，既增强了他们的成就感和喜悦感，不断练习中又强化了他们对已

掌握知识的记忆，也培养了学生协作学习、自主探究的能力，提高了学生发现问题、解决问题的能力。同时，也为教师的单个辅导和最后的总结赢得了宝贵的时间和资源。

（四）归纳总结【5分钟】——此时，学生电脑被教师主电脑控制

首先，我要讲一讲课堂小老师们收集到的在操作过程中遇到的形形色色的问题，并做解答。

其次，让学生反问自己三个问题【板书出来】：

1.我知道电子邮件、电子邮箱的概念和作用了吗？

2.我掌握如何注册属于自己的电子邮箱了吗？

3.我会使用电子邮箱给我的同学发送电子邮件了吗？

（五）作业布置【1分钟】

1.以“写给UU的一封信，我的大运会愿望”为题，给大运会组委会发送一封电子邮件，写一点自己的想法。

2.通过hao123网址导航，学生可以看到很多电子邮箱注册网址，感兴趣的同学可以注册其他类型的电子邮箱，并用它给组委会发送电子邮件。

为了不影响组委会正常的工作，添加他们的麻烦，体现学生们文明礼貌的精神，学生的电子邮件将先发送到我的邮箱，待我审核整理后，再统一发给大运组委会。

我的说课完毕，谢谢大家。

第二篇：企业电子邮件沟通规范及技巧

企业电子邮件沟通规范及及技巧

一、推荐使用电子邮件的情况

1.2.3.4.5.6.7.8.其他情况期待补充

※ 对以上的情况，应尽量使用电子邮件，应避免使用微信、QQ等方式，由于电子邮件具备可靠的追溯功能，便于形成文件档案，因此和“快捷”沟通方式如微信、QQ等应加以区别应用。

※ 电子邮件应当避免滥用，不发无意义的邮件。只把有价值的信息提供给需要的人。在商务交往中要尊重一个人首先就要懂得替他人节省时间。

正式的工作汇报，对内/对外 重要信息的传递和工作安排

难以简单使用口头表达说明清楚的事项 需要获得部门之间配合的重要事项 没有见面交流条件的其他重要交流内容 正式工作报告、通知

部门之间事务往来，需要留下书面资料的 知识推荐和信息传递

二、邮件发送的对象

收件人，是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。

抄送人，则只是需要知道这回事，抄送的人没有义务对邮件予以响应，如果有建议，可以回Email。

秘送人，即收件人是不知道你此封邮件发给了密送的人了的。这个可能用在非常规场合。各收件人的排列应遵循一定的规则，比如按部门排列、按职位等级从高到低。

※ 只给需要信息的人发送邮件，将抄送人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信，以免造成不必要的困扰和垃圾邮件

项目关键时间节点汇报文件

一般由主案亲自发送，主送给客户方项目负责人，抄送公司项目管理相关人员，如由主办直接发送，需同时抄送给此事项的主要管理人员 项目关键会议后的纪要

由助理协助整理内容填入会议纪要模板文件，主案确认后，一般由主案亲自发送，主送给与会客户方项目负责人，抄送公司项目管理相关人员 项目阶段成果确认函

按照确认函模板格式填写，由主案亲自发送，主送客户方项目负责人，抄送公司项目管理相关人员及商务管理，传真原文件交项目管理人员存档扫描 寻求内部跨部门支持

主送给寻求支持的人，抄送给对方的直接上级，同时抄送本部门的直接上级

三、邮件内容规范

标题：【项目简称】+ 邮件内容主题概括 收件人：参照上面说明 抄送：参照上面说明

正文：

1.如果之前有接收到对方邮件，就某一阶段性内容进行讨论，采用在原邮件基础上回复的方式如果是新发送的邮件，简要说明信件是对沟通方什么时间提出的什么要求内容的回应，尤其在要求是通过非邮件文字形式，比如电话、QQ、当场或其他无凭证形式提出 2.我方的具体回应内容，条理清晰可分项123描述

3.如有附件，需要对内容进行简要说明，4个以上的附件内容最好打包压缩发送

4.说明希望对方做的事情，给予的回复确认，分情况请求尽快，也可以按需要给出明确时间点

注意：信件中的所有时间点都明确日期和星期，4月11日（星期四），保证来往邮件的及时性，重要的沟通事项，时间紧急的，需要在邮件发送完毕后进行电话提醒和确认 重要时间节点得到回复确认的，也要转发项目管理人员

1.能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功能，充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端。

2恰当地称呼收件者，要求其给

ALL。但有中高层领导时要注意,最好称呼各位领导和同事 –xx先生”、“x女士”称呼但要把性别先搞清楚。– 3邮件开头结尾最好要有问候语 –最简单的开头写一个“HIThanks and Best Regards.–中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。–看待。4

第一段与最后一段是重点

–电子邮件的撰写，应该掌握由上而下的重点，也就是说，重点在最前面的第一段。如果信件很长最好在结尾的部分再度强调第一段的重点。

主动说出你期待对方做的事情 –容很短不超过一个屏幕可以读完的范围就直接在信件内容的结尾提出要求即可。

邮件的日期与时间要明确 3月7知不同而产生误会。

8，以免双方认§Email正文多用1234之类的列表以清晰明确。–1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。

§尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

–这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email最好把拼写检查功能打开;如果是中文Email –

§选择便于阅度的字号和字体

–中文老实点用宋体或新宋体字号用五号或10号字即可。不要用稀奇古怪的字体或斜体。

§合理提示重要信息

–不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合–

§不要随意使用:-)之类的字符

在商务信函里面这样显得轻佻也就是不稳重。

检查自己写的电邮时试试看读出声音，对话式的写作风格轻松但不失礼，而且也比较自然顺畅

5§如果是写给不认识的人，还要加上一个简单的自我介绍。如果是回信，还要说明何时收到对方关于什么内容的信。§主体的内容详细程度取决于收件人

–不同的人在同一时间对同一事情的理解程度不同 –有些指代要清楚，不用不常用的缩写 §主体的内容详细程度取决于主题情境的事态 –资源是否充足 –立场是否一致

实例1

Dear all:大家下午好!由于本人有事，需请假及休婚假一段时间，3月18日-4月4日，期间我的部分工作事项处理会有小暂停。如有特急处理由我部门同事何宝庆员处理。PS，在这两天内交到我这边。我会尽量抽时间在3月21日-3月22日这两天回来公司处理较急事项。然后继续休假。

公司内部事项交于我部门的同事黄丽莉负责。

总结

称呼、格式、邮件内容没有注意场合，语气和用词不当

§最好在邮件的第一段明确地说出自己的主要目的

§邮件内容里不可缺少的三个部分

–如果想从对方那里得到我想要的信息，我需要给对方提供哪些信息。–我希望对方采取哪些行动措施 –我需要对方什么时候给予回复

§行文时的注意事项 –明确简洁-不要模棱两可

§避免使用复杂的句子

清单列表中列举项的第一个词的词性尽量保持一致 –换位思考 –强调对方利益 – –慎用大写字母、红色字体和感叹号 –避免非相关主题性的言语

–勿让自己无心的言论变成他人嘲弄或攻击的话题

§注意邮件的论述语气 –进行论述,以免引起对方不适。

–尊重对方请、谢谢之类的语句要经常出现。

–电子邮件可轻易地转给他人,对别人意见的评论必须谨慎而客观。求。,–许多情绪激动的字眼也因此不经意地随手送出,而伤到对方甚至引起冲突 –避免情绪激动的时候回信,放1-2天

–确定是否必须以邮件回复,如果对方的内容中带有情绪,最好面对面回应 ,选择恰当的语气,提出要

§有意见要提时,请先思考这个问题都需要哪些相关人知道,避免将事态扩大

6如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件

§附件文件应按有意义的名字命名

§正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时 §附件数目不宜超过4

§如果附件是特殊格式文件,应在正文中说明打开方式，以免影响使用

§如果附件过大，应事先了解接收方信箱接收邮件大小的限制，可分割成几个小文件分别发送

7每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。A.签名信息不宜过多

–电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过5行。

你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。–引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。

B.不要只用一个签名档

–对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。

C.简体、繁体或英文以免成出现乱码。颜色的问题，~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ GreenPrecision Components(shanghai)Co., Ltd.上海

总经办 陈妩媚 E-mail chenm@bl-green.com Mobile*** ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

三、电子邮件的回复

1勿期盼他人会立即回复你的信件。注意时间结点，除工作特别需要外，要顾及收件人工作的轻重缓急。

–对重要沟通事项，在发送邮件后最好电话提醒对方引起关注或请对方确认收到Email –富士康的办公文化“跟催”

–重要会议通知再会前向与会人员提醒开会时间

–如果重要邮件发出去后石沉大海，不一定是对方不重视，尝试再次提醒

2收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对他人的尊重。2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。

–对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。

–如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复云云”。不要让对方苦苦等待，记住，及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。

–如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。

3进行针对性回复

–当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的回复，那样太生硬了。应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。

4回复不得少于10个字

–对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。

5回信时注意保持线索

–想回复对方的回复，就不要创建一封新邮件。因为它打断了原始邮件和回复邮件之间的关联

–一旦失去关联，双方就难以跟踪邮件的次序，尤其是经过多次收发的邮件。

6谨慎处理恶意中伤的邮件。

 将同一主题的所有后续意见阅读完毕，再回复自己的意见. 切勿在未经同意前，将他人邮件转送给第三者。

 考虑替代性的沟通管道。电子邮件的沟通缺乏太多人类熟悉的沟通辅助，如表情、肢体语言等。见面三分情，即使是使用电话，状况也会完全不一样的。 当他人误送邮件给你时，尽可能代为传递或通知发件人。

–如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。

–对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结、删减瘦身，突出有用信息。

8主动控制邮件的来往

–为避免无谓的回复，浪费资源，“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。

9要区分Reply和Reply All----

–

–如果你对发件人提出的要求做出结论响应，应该replay all，让大家都知道，不要让对方帮你完成这件事情。

–如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。点击“回复全部”前，要三思而行。10转发邮件要突出信息。

–在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。

除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。

–如果有需要，还应对转发邮件的内容进行修改和整理以突出信息。不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。

11重要的邮件尽量不要选择在周五或长假前发给对方法邮件。

12重要的邮件发出之前再读一遍，正文和附件中的关键数据再核对一遍。

13如果觉得自己邮件措辞过于激烈，不妨写好后先不发，心情平复后重新读一遍，改一遍。

14非必要情况不要发过大的附件，5M如果附件较大，请压缩后发送。

15看到别人写得比较好的邮件可以摘录其中的句子以后使用

16当你使用职场的电子邮件对外沟通，就应该谨守商业电子邮件的分寸，不要撰写或传送与职场毫无关系的内容。因为在某些你不知情的状况之下，电邮会被保存在企业的公用硬盘或备份档案中。

四、衡量邮件沟通协作是否规范的方法5 W 1 H

1、Why– – –

2、Who

–

–他们是哪类人，个性、受教育水平、年龄、地位 – –

3、When and Where –在何时何地交流信息 4What– –

–哪些信息必须省略或必须采用§5 5How –我将如何传递信息？用文字、图解、口头、电话、–如何表达？采用何种语气? 命令式的、请求式的、6C §1clearly §2chiefly §3courtly §4§5§6 constructlycorrectly completely

关于沟通的基本技巧

1、以真诚的赞赏与感谢为前提，对事对人。–只要对方稍有改进即予赞赏

2、以委婉的方式指出他人的错误。–

3、一忌摆不正自己的位置–没摆正位置或者完全没位置意识的求助，几乎很难得到积极的回应。

4、二忌不知道要人家做什么–你想找别人帮忙，首先自己得清楚需要对方做什么。

5、三忌给人家的指示不够清晰–你让人家帮忙，是要浪费别人的时间，应该想方设法的节省人家的时间，让人家能很容易的理解你的需要，并能够尽量快速的达到你的期望。

6、四忌事后没有反馈–你请人家帮忙，事后一定要反馈，这是对帮忙人的尊重，也是对双方关系的一种温馨的正面回应。

–只要一个电话、一个短信，说“这次真多亏你了，要是没有你，我真不知该怎么办了。现在事情做成了，第一个告诉你。”很多时候就够了。

※

打开电脑→打开企业邮箱→查看邮件

※ 邮箱是工作的平台，能大大提高你的工作效率。

第三篇：企业电子邮件沟通规范及技巧

企业电子邮件沟通规范及及技巧

一、推荐使用电子邮件的情况

1.2.3.4.5.正式的工作汇报，对内/对外 信息的传递和工作安排

难以简单使用口头表达说明清楚的事项 需要获得部门之间配合的事项 没有见面交流条件的其他交流内容

二、邮件发送的对象

收件人，是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。抄送人，则只是需要知道这回事，抄送的人没有义务对邮件予以响应，如果有建议，可以回Email。秘送人，即收件人是不知道你此封邮件发给了密送的人了的。这个可能用在非常规场合。各收件人的排列应遵循一定的规则，比如按部门排列、按职位等级从高到低。

※ 只给需要信息的人发送邮件，将抄送人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信，以免造成不必要的困扰和垃圾邮件

项目关键时间节点汇报文件、图纸

一般由主案亲自发送，主送给甲方项目负责人，抄送公司项目管理相关人员，如由设计师直接发送，需同时抄送主案 项目关键会议后的纪要

由助理协助整理内容填入会议纪要模板文件，主案确认后，一般由主案亲自发送，主送给与会甲方项目负责人，抄送公司项目管理相关人员 项目阶段成果确认函

按照确认函模板格式填写，由主案亲自发送，主送甲方项目负责人，抄送公司项目管理相关人员及商务管理，传真原文件交项目管理人员存档扫描 寻求内部跨部门支持

主送给寻求支持的人，抄送给对方的直接上级，同时抄送本部门的直接上级

其他情况待补充

三、邮件内容规范

标题：【项目简称】+ 邮件内容主题概括 收件人：参照上面说明 抄送：参照上面说明

正文：

1.如果之前有接收到对方邮件，就某一阶段性内容进行讨论，采用在原邮件基础上回复的方式

如果是新发送的邮件，简要说明信件是对甲方什么时间提出的什么要求内容的回应，尤其在要求是通过非邮件文字形式，比如电话、QQ、当场或其他无凭证形式提出 2.我方的具体回应内容，条理清晰可分项123描述

3.如有附件，需要对内容进行简要说明，4个以上的附件内容最好打包压缩发送

4.说明希望对方做的事情，给予的回复确认，分情况请求尽快，也可以按需要给出明确时间点

注意：信件中的所有时间点都明确日期和星期，4月11日（星期四），保证来往邮件的及时性，重要的沟通事项，时间紧急的，需要在邮件发送完毕后进行电话提醒和确认 重要时间节点得到回复确认的，也要转发项目管理人员

1.能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功能，充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事，实而不是感受，或其他个性和

3§正式工作报告、通知

§部门之间事务往来，需要留下书面资料的 §知识推荐和信息传递

§没有见面交流条件的其他交流内容 §难以简单用口头表达说明清楚的事项 的信息提供给需要的人。在商务交往中要尊重一个人首先就要懂得替他节省时间。

3§恰当地称呼收件者

ALL。但有中

高层领导时要注意, –

–

不宜称呼姓名。§邮件开头结尾最好要有问候语

x

x先生”、“x女士”称

–最简单的开头写一个“HI

尾常见的写个Thanks and Best Regards.–中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。

–

–

段的重点。

–

3月7

不同而产生误会。§Email正文多用1234 –

大论。

–

Email

4§邮件1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。

把拼写检查功能打开;如果是中文Email

弱智同音别字。

–

写是否有错误。§选择便于阅度的字号和字体

–

§合理提示重要信息

–不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些

–

§不要随意使用:-)重。

–不同的人在同一时间对同一事情的理解程度不同

–否充足–立场是否一致5§Dear all:大家下午好!

3月18日-4月4

期间我的部分工作事项处理会有小暂停。如有特急处理由我部门同事

10号字即可。不要用稀奇古怪

–资源是

何宝庆员处理。

§PS

§我会尽量抽时间在3月21日-3月22日这两天回来公司处理较急事项。

然后继续休假。

§公司内部事项交于我部门的同事黄丽莉负责。

§总结

5§Dear all:大家下午好!

3月18日-4月4

期间我的部分工作事项处理会有小暂停。如有特急处理由我部门同事

何宝庆员处理。

§PS

§我会尽量抽时间在3月21日-3月22日这两天回来公司处理较急事项。

然后继续休假。

§公司内部事项交于我部门的同事黄丽莉负责。

§总结 的主要目的

§邮件内容里不可缺少的三个部分–

供哪些信息

–我希望对方采取哪些行动措施

–我需要对方什么时候给予回复§行文时的注意事项–明确简洁?不要模棱两可

?避免使用复杂的句子

?清单列表中列举项的第一个词的词性尽量保持一致–换位思考?强调对方利益

?

?慎用大写字母、红色字体和感叹号–避免非相关主题性的言语?勿让自己无心的言论变成他人嘲弄或攻击的话题§注意邮件的论述语气

–根据收件人与自己的熟络程

–

–

–

起冲突

–1-2

–

面回应

事态扩大6

§附件文件应按有意义的名字命名

§附件数目不宜超过

4成几个小文件分别发送7§每封邮件在结尾都应签

§的知道发件人信息。

1.签名信息不宜过多

–电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公

5行。

与你联系。

–

2.不要只用一个签名档

–对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往

过于正式的签名档会让与对方显得疏远。

3.~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

GreenPrecision Components(huizhou)Co.,Ltd.总经办陈媚

E-mail chenm@bl-green.com

(Mobile***(662880)

8636~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

~~~

三、电子邮件的回复1–

–

对方确认收到Email

–富士康的办公文化“跟催”

?重要会议通知再会前向与会人员提醒开会时间

?

–

提醒2–

少的，些紧急重要的邮件。

–

24小时。

–

–

免影响工作。§进行针对性回复

–

2§回复不得少于10个字

–

貌的。怎么着也要凑够10

§回信时注意保持线索

–

–

过多次收发的邮件§进行针对性回复

–

§回复不得少于10个字

–

貌的。怎么着也要凑够10

§回信时注意保持线索

–

–

过多次收发的邮件n情绪高涨时避免立即回复邮件。

n谨慎处理恶意中伤的邮件。

n n

n考虑替代性的沟通管道。电子邮件的沟通缺乏太多人类熟

n不要盖高楼

–如果收发双方就同一问题的交流回复超过3

式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交

流方式。

–

RE

§主动控制邮件的来往

–

4§要区分Reply和Reply All

–

3§不要就同一问题多次

就行了

– all –

停的RE来RE

家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。点击

–

内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。

–

以突出信息。不要将RE

replay

摸不着头脑。§重要的邮件尽量不要选择在周五或长假前发给对方法邮件

再核对一遍

情

5M

压缩后发送

§看到别人写得比较好的邮件可以摘录其中的句子以后使用

用硬盘或备份档案中。

三、衡量邮件沟通协作是否规

范的方法5 W 1 H§

1、Why– – –

2、Who – – –

–

3、When and Where–在何时何地交流信息§4What–

–

–哪些信息必须省略或必须采用§5

How–

– 种词汇 §2 §3 §4 §5 §6 C§1chieflycourtly

clearly

constructlycorrectlycompletely –只要对方稍有改进即予赞赏

§

2、以委婉的方式指出他人的错误。

–

–说话前一定要顾及他人的面子。§1

–只要对方稍有改进即予赞赏

§

2、以委婉的方式指出他人的错误。

–

–说话前一定要顾及他人的面子。§

1、一忌摆不正自己的位置–

应。§

2、二忌不知道要人家做什么–三忌给人家的指示不够清晰–的时

望。§

4、四忌事后没有反馈–双方

关系的一种温馨的正面回应。

–

了。?

打开电脑→打开企业邮箱→查看邮件

?邮箱是工作的平台

3、

第四篇：电子邮件

江 苏 商 贸 职 业 学 院

备 课 笔 记

《电子邮件》

导入：给学生讲一则小故事“老汉发电子邮件”

一个上了年纪的老汉，有一天接到远方参军的儿子的信，说鞋子破了，要他寄一双新鞋去。老汉就在想“大家都说电邮快，那我也去电邮。”于是他就去买了一双新鞋，用布包好，放在电线上。可是，他站在电线下看了好一会儿，也没反应。他就想：怎么还没邮走，可能现在没电吧！然后他就走了。这时有一个流浪汉恰巧经过这里，看见这双鞋。于是就把它拿下来试了试，正好合脚，就顺手把他的破鞋挂上去了。第二天，老汉回来一看，怎么还没邮走，拿下鞋来一看，“哎呀！电邮就是快，不光把新鞋邮走了，还把儿子的旧鞋邮回来了。”

师：请问你们为什么笑了？ 生：笑老汉……

师：你们知道什么是电子邮件吗？

一、电子邮件的概念

电子邮件指用电子手段传送信件、单据、资料等信息的通信方法。

电子邮件综合了电话通信和邮政信件的特点，它传送信息的速度和电话一样快，又能象信件一样使收信者在接收端收到文字记录。

二、邮件的重要性

当今社会电子邮件已成为沟通的重要手段之一 重要性1：明晰责任

如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也许就忘了，许多事情从此“死无对证”。电邮存在公司服务器上，白纸黑字，谁也赖不掉 重要性

2、记录过程

使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成

能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功能

充当意见不和、起争端时的证明。

三、邮件困扰

四、如何写电子邮件

1、收件人 收件人（To）:

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• • • 直接收信人,有直接关系、直接负责的人。要求收信人回复确认、归档保存。

部分人可能不会写收件人的公司名称和部门名称。但是，为了自己方便寻找邮件及邮件分类，最好注明收件人的公司名称、部门名称以及对方的姓名。

• 多个收信人地址用半角的逗号或者分号隔开。

2、抄送（Cc）：

• • • 间接收信人，供参考、了解即可、可提意见或间接关系、间接责任的人。

CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。

3、收件人-邮件发送对象的选择 1）工作计划的发送

 经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理人

 为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理

项目通报类的邮件

 主送给项目小组成员

 抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导

寻求跨部门支持的邮件

 一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级  同时抄送本部门的直接上级

 这样往往可以获得支持部门的更好的支持

2）小心使用抄送（CC）/ 密送（BCC）功能

CC是指发送给收件人的同时，也让其他一或多人收到该邮件，并且也让收件人知道这种情况

如果不希望别人看到一大串的邮箱地址，可以选择“独立发送”。

将CC人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信，以免造成不必要的困扰和「垃圾」

“全部答复”可能产生一大堆不必要的邮件

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BCC与CC的区别是收件人并不知道你把该邮件发送给了其他人（当心接收方回复这封信！）。建议只BCC给自己，作为邮件发送成功的检验。3）选择邮件发送对象的时候避免以下现象

非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接经理 避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高级管理人员不能深入了解的业务细节

避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见面直接交流代替

对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停交互邮件与发件人讨论

随便向群体邮箱发送不必要消息 邮件对不相干的人员就是垃圾

一般只有公司领导或职能部门才能向群体发送邮件

4、标题

1．一定不要空白标题，这是最失礼的。

2．标题要简短，不宜冗长，不要让Notes用…才能显示完你的标题。

3.如果对外，最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。

4.标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”

5．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理

6．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*!”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

7．回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。

8、最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。

5、主体 1）称呼、问候语

多人收件使用统称，如：各位、各部门、hi all（一般企业内部、不是十分正式情况可以使用）；

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如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“XX经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“XX先生”、“XX小姐”称呼（可别搞错性别）。

商务礼仪中，不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟一样，称呼全名也是不礼貌的。Ps：称呼需要包括所有收件人。

避免被漏掉的人感觉到被轻视。.第一个字母大写。

Hi 后面如果有名字，就不用加逗号。名称后需要加逗号。Hi Dear Shanshan,.收件人称呼和邮件正文之间要留空行。2）正文

1.Email正文要简明扼要，行文通顺

若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。

Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。

2.注意Email的论述语气

根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。

尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。

电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训！

3.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。

如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段

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落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。

4.一次邮件交待完整信息

最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。

5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开;如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。

在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。6.合理提示重要信息

不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。

7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述

对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。

8.不要动不动使用 :)之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻

Business Email 不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在－:)Ps：俚语：民间非正式、较口语的语句。

• 要求对方给予确认，或反馈的，请将对方需要确认和反馈的时间写清楚。• 大串数字要加千分号，便于一目了然。

• 发出修改的邮件，请在邮件中简述修改过的地方。以便对方很快了解。• 商业往来邮件，全部齐头就好了。不必按照中文的书面要求，开头空两格。• 想劝说客户，但不要有威胁之意。把两方面的优劣势客观地摆出来，让客户自己评判。

• 如果你想引导客户，追一个电话，用口头来引导… • 邮件是正式的沟通方式，尽量不要用些小孩子感觉的符号。• 对于客户提出的意见要给予反馈和解决，而不是仅仅表示感谢。• 要给客户一个时间概念，什么时候我们会提交什么文件。• 确保内容没有错别字！• 标点符号使用正确！

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3)结束语

• 对客户最好使用尊称“您”。

• 多说两句话，“请查收”，“如果有任何事情随时联系我。”等等以示对客户的重视和关心。

4）签字落款

1.签名信息不宜过多

签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。

引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。

2.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。

• Ps：签名与邮件正文间隔不要太大，或者太小。太大太小都会影响美观。5）附件

• 不要忘记粘贴附件！

五、回复注意事项

一、阿拉伯数字后面用黑圆点；

二、汉字数字后面用顿号；

三、“第一”“第二”“第三”后面用逗号；

四、带括号的序号和带圆圈的序号，后面不再加顿号、逗号之类；

五、“第一编”“第一章”“第一节”或“壹”的后面不用标点，与后面的文字之间空一个汉字位置即可。

六、数字序号前后一般不再用其他项目符号

第一层为汉字数字加顿号，例如：“

一、”“

二、”“

三、”；

第二层为括号中包含汉字数字，例如：“

（一）”“

（二）”“

（三）”；

第三层为阿拉伯数字加下脚点，例如：“1.”“2.”“3.”；

第四层为括号中包含阿拉伯数字，例如：“（1）”“（2）”“（3）”；

第五层为带圈的阿拉伯数字，例如：“①”“②”“③”或者“1）”“2）”“3）”；

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第六层为大写英文字母，例如：“A.”“B.”“C.”或者“（A）”“（B）”“（C）”；

第七层为小写英文字母，例如： “a.”“b.”“c.”或者“（a)”“（b）”“（c)”；

六、概括总结

七、布置作业

第五篇：关于电子邮件格式

商务电子邮件格式

一、关于主题

1.一定不要空白标题。

2.标题要简短，不要让outlook用….才能显示完标题。

3.最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然，又便于留存。时间可以不用注明，一般邮箱会自动生成，写了反而累赘。

4.标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。

5.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多宗事情，以便于日后整理。6.可适当用使用大写字母字符（如“*！”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

7.回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE一大串。

8.最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。

二、关于称呼与问候

1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度。

2.邮件的开头要称呼收件人。在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。

关于格式，称呼是第一行顶格写。3.Email开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写一个HI, 中文的写个“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两个写。

结尾常见的写个Best Regards,中文的写个“祝您顺利”之类的。若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或者换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。

三、正文

1.Email正文要简明扼要，行文通顺。

若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名称是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简明扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。

Email正文应简明扼要的说清楚事情，如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件。

2.注意Email的论述语气

根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，请、谢谢之类的语气要经常出现。

3.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。

如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短干练。

4.一次邮件交待完整信息

最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。

5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。

6.合理提示重要信息

7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述。

对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。可以配合图表加以阐述。

四、附件

1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。

2.附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理。3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。

4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。

5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。6.如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送。

五、语言的选择和汉字编码

1.只要必要的时候才使用英文邮件。

2.尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件。

3.对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文，准确表达邮件中涉及的问题。4.选择便于阅读的字号和字体。

中文用宋体或者新宋体，英文就用Verdana 或者 Arial字型，字号用五号或10号字即可。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不要用背景信纸，特别对公务邮件。

六、结尾签名

1.签名信息不宜过多。

电子邮件消息末尾加上签名是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但不宜行数过多，一般不超过4行。2.不要只用一个签名档

对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。3.签名档文字应选择与正文文字匹配，字号一般应选择比正文字体小一些。

七、回复技巧

1.及时回复Email 收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的，这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。

对每一封邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复收到，说明正在处理。

如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。

2.进行针对性回复

当答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。

3.回复不得少于10个字

4.不要就同一问题多次回复讨论

如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。

对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过长不可阅读。此时应立即对之前的讨论的结果进行小结，删减不必要的内容，突出有用信息。

5.要区分Reply和Reply All（区分单独回复和回复全体）

如果只需要一个人知道的事情只需单独回复。如果你对发件人提出的要求做出结论响应，应该reply all, 让大家都知道，不要让对方帮你完成这件事情。

如果你对发件人提出的问题不清楚，或者有不同的意见，应该与发件人单独沟通，讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

点击“回复全部”之前，要再三确定。

6.主动控制邮件的来往

为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中制定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无须行动”、“仅供参考，无需回复”。

八、正确使用发送、抄送、密送。要区分TO和CC 还有BCC（区分收件人、抄送人、密送人）

1.TO的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。

2.而CC的人则只是需要知道这件事情，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回复。

3.而BCC是密送，即收件人不知道BCC为何人。用在特殊情况。

4.TO,CC中的各个收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门、按等级从高到低或从低到高都可以。

5.只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源 6.转发邮件要突出信息