公文写作格式[共5篇]

第一篇：公文写作格式

标题：方正小标宋二号一级标题：黑体三号二级标题：楷体三号正文：仿宋—GB2313三号汇报单位：楷体—GB2313三号日期：楷体—GB2313三号

第二篇：公文写作

附一：常用公文写作要求

社团联合会所有常用公文均为电子版，采用Word文档。写作要求如下：

（一）标题写作要求

社团联合会常用公文一级标题指公文的名称，如中国农业大学（烟台）社团联合会章程，要求宋体、四号、加粗，单倍行距，行距（段前、段后）0.5行，居中显示。

二级标题分公文的各项内容，要求宋体，五号，加粗，单倍行距，行距（段前、段后）0.5行，两端对齐显示。二级标题以“

一、”，“

二、”“

三、”开头。办法、细则等根据情况可以不使用二级标题。

三级标题要求为宋体，五号，加粗，单倍行距，行距（段前、段后）0.5行，两端对齐显示。工作计划、工作总结的三级标题以“

（一）”，“

（二）”“

（三）”开头，办法、细则等以“第一条”“第二条”“第三条”开头。

四级标题原则上尽量避免使用，如需使用时要求为宋体，五号，单倍行距，行距（段前、段后）0.5行，两端对齐显示。工作计划、工作总结的三级标题以“（1）”，“（2）”“（3）”开头，办法、细则等以“第一款”“第二款”“第三款”开头。

社团联合会常用公文标题一律单列一行，不与正文内容书写在一处。

（二）正文写作要求

社团联合会常用公文正文是具体内容部分，要求宋体，五号，单倍行距，行距（段前、段后）0行，两端对齐显示，首行缩进2字符。

第三篇：公文写作

公文写作

概念命令：是权威性最高的一种行政公文，适用于依照有关法律公布行政法规和规章，宣布实行重大强制性象征措施，任免人员，嘉奖有关单位及人员。

决定：决定是各级党政机关普遍使用的一种具有领导性和规定性的下行公文，适用于对重大事项或重大行动作出安排奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。

意见：意见适用于对重要问题提出见解和处理办法的公文，无论作为上行文下行文还是平行文都具有建议的作用，意见往往在特定时间内发生效益力。

公告：指主要适用于向国内外宣布重要事项或法定事项，发布范围最广的一种公文。通告：适用于公布社会应当遵守或周知的事项。

通知：适用于批转下级机关的公文，转发下级机关或互相隶属机关的公文，发布规章、传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项，任免或聘用干部。通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要指示精神或情况是使用的公文文种，出现的新情况、新问题、新状况的传播。

报告：行政机关和党的机关都广泛采用的重要上行文，用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关询问时使用的文种，报告时陈述性的上行文。请示：适用于向上级机关请求指示，批准的公文，是党政机关都广泛采用的一种上行公文，具有强制性回复的特点。

批复：指适用于答复下级机关的请示事项。

议案：议案适用于各级人民政府按照法定程序向同级代表大会或人民代表大会常务委员会，提请审议的议事公文。

会议纪要：用以记载和传达会议情况和议定事项时使用的一种行政公文。会议纪要是根据会议记录和会议文件以及其它有关材料加工整理而成的，它是反映会议基本情况和精神的纪实性公文。

函：适用于相互隶属机关之间商洽工作寻问和答复问题请求和批准事项是所使用的公文，主要是平行文

特点命令：

1、发文机关的权威性（只有中华人民共和国主席，国务院总理、国务院各部部长、各委员会主任及县以上各级人民地方政府才可以依照法律规定的权限发布命令）党的领导机关可以和同级人民政府联合发布命令，但要以行政部门的面目出现。

2、发问内容的重要性、严肃性（命令只能用于重大的行政实效，宣布实行重大的行政措施，奖励成就突出的人员）

3、从发文作用角度，具有强制性（无条件执行，服从命令，命令一旦下发不许更改）决定：

1、制约性

2、指导性

3、稳定性

公告：

1、发文机关的限制性（发文机关，人大及其常委会，国务院）及其所处部门，各省市自治区直辖市行政领导机关可以制发公告，税务局，海关，人民银行，检察院，法院其它均不可发布公布。

2、发布范围的广泛性

3、内容具有重大性

4、从传播方式的角度，传播方式具有新闻性

通告：

1、周知性（一定范围内的人或特定范围内的人知晓，使他们了解有关政策、法令、共同维护社会公务管理秩序）

2、广泛性

3、法规性（通告可颁布一些地方性法规，特定部门都需执行）

4、务实性

通知：

1、用途的广泛性

2、使用的高频性

3、公用的指导性

4、行文的时效性通报：

1、真实性（不能有差错，编造情况，信息真实）

2、教育性对表彰单位激励，对落后单位有鞭笞作用

3、典型性

4、知照性扩大了通报事项的影响

5、时效性近期发生报告：

1、单一性可以不回复

2、陈述性

3、事后性所有报告都是在工作开展一段时间后或完成之后请示：

1、回复性强烈的期复性

2、单一性只能对一种情况进行指示，不能在一份公文中对若干事项提出请求

3、针对性超出职权范围的，牵涉其它部门时，向上级机关请示

4、超前性提前请示，事前行文

5、可行性

批复：

1、被动性不是主动行文，公文体制中唯一纯粹被动的文种

2、针对性针对性很强，下级机关请示问题或事项，上级机关批复就指向这一问题不能答非所问，也不能牵涉其他

3、权威性批复代表了上级机关的权利和意志，目的是指导下级机关工作，具有指令作用

4、简明性批复只对请示的事项只作原则或结论性表态，无需做具体的分析或阐述，因此比较简明扼要议案：

1、制作主体的法定性

2、内容的限定性和重要性

3、行文方向的单一性和确定性

4、提请的程序性和实现性会议纪要：

1、纪实性

2、提要性会议要点提炼出来，重点说明回忆中的主要参加者，写基本的议程，简要说与会者的观点以及所达成的共识、形成的决议

3、指导性会议纪要中传达的主要会议情况、精神、要点，对于有关部门具有指导作用，要求与会单位或有关部门要以此为依据展开工作，要求下级机关落实会议的议定事项

4、称谓语的规范性在会议纪要中要采取固定用语，会议认为，会议提出，会议强调、希望、号召等

函：

1、形式灵活，适用性强

2、务实性强

分类命令：

1、发布令

2、行政令

3、任免令

4、嘉奖令

决定：

1、法规性决定

2、指挥性决定

3、奖惩性决定

4、撤销或变更性决定

意见：

1、指示性意见(下行文)领导机关直接对重要问题发表意见，用以指导下级的工作，其性质相当于指示

2、建设性意见（上行文）下级机关向上级机关或上级业务部门提相互的改进，推动某项工作的思路，设想或建议供上级或主管部门决策时参考

3、实施性意见（转发性意见）指由职能部门提出经领导机关同意批转或转发各下级部门执行，贯彻落实上级有关指示决定通知精神，对所属下级机关提出的要求贯彻执行的意见

公告：

1、行政公告

2、法规公告通告：

1、知照性通告

2、法规性通告

通知：

1、发布性通知用于发布条例、规定、办法、实施细则

2、批转或准发性通知批转下级公文，转发上级公文

3、指示性通知上级机关对下级机关某一项工作作出指示或安排，儿根据公文内容由不必用命令或指示时

4、知照性通知用于告知有关方面周知的事项

5、会议通知要求有关单位或个人参加会议的通知

6、任免通知任免或聘用国家机关工作人员时

通报：

1、表彰性通报表彰先进，介绍单位或个人的先进事迹或成功的办法，树立典型，总结成功经验，注意从典型事例中概括具有普遍意义的好经验，号召人们学习先进，进一步做好工作

2、批评性通报批评或处分错误，通报事故或反面典型，要求被通知和大家吸取教训，引起有关方面人员的警觉的通报

3、企划性通报用于传达上级重要的精神和情况，让上级了解和掌握上级重要精神和工作意图，用于指导下级工作

报告：

1、工作报告定期向上级领导机关汇报本单位的全面工作情况而写的报告，分为综合性报告和专题报告

2、情况报告向上级机关反映工作中的重大情况，特殊情况和新动态而写的报告

3、建议报告对自己职权范围内的某方面工作有了深思熟虑切实可行的设想之后，将其归纳成意见，办法，方案上报上级，希望上级机关采纳

4、答复报告答复上级机关询问而写的报告，针对性强，上级机关询问什么下级机关就要答复什么，不能答非所问，具有被动性

5、递送报告向上级机关递送文件，物件时所使用的报告

请示：

1、请求指示的请示 1）下级机关遇到新情况无章可循，需向上级机关请求2）对有关方针，政策在理解上有疑问或分歧，或在执行中需要变通时3）事关重大，需要上级机关给予原则性指导

2、请求批准的请示依据管理权限和有关规章，下级机关就某些机关，某些问题请上级机关给予审定，认可时使用的请示

3、请求批准的请示某职能部门在自己的职权范围内制定了相关的办法和措施，却不能直接要求平级机关和互相隶属机关照办，可用请示方式要求上级机关批转给有关部门执行

批复：

1、按批复的内容分为肯定性的批复（上级机关同意下级机关就某项工作的问题）否定性的批复

2、按批复的表达方式分为表态性的批复（只表态不提出批复要求）指令性的批复（不只表态提出具体明确的要求）

议案：

1、立法性议案国务院和各级人民政府向全国人大和地方人大常委会请求立法的议案

2、任免性议案行政机关向权力机关提请任命免去或撤销行政人员的职务

3、决策性议案关于财政预算决策，城乡发展规划重大工程上马

4、建议性议案国家行政机关向权力机关关于加强本行政区各级政府机关建议的重要建议性议案

会议纪要：

1、决议性会议纪要在会议中形成决议，用以传达

2、情况性会议纪要用以传达会议情况，属于执照型的，用于交流信息，知道情况

3、研讨型会议纪要未形成决议，交流

函：

1、按格式划分分为公函和便函

2、按行文方向划分分为发函（主动发出事件的函）复函（被动回复的函）

3、按内容角度划分1）商洽函（用于机关之间商洽工作，讨论问题）2）问复函（指机关之间提出询问和答复询问时使用的公文）3）请准函（向没有隶属关系的有关主管部门请求批准时所使用的公文）4）知照函（用于把自己管理范围内的事项告诉给有关机构）

写法命令：

1、标题1）发文机关名称+事由+文种2）发令机关名称+文种3）发文机关+关于授予+文种

2、发文字号1）流水号第x号 2）完全式

3、主送机关

4、正文 1）单层次式 2）二层次层3）三层次式

5、落款

决定：

1、标题发文机关+事由+文种（会议名称和日期）

2、主送机关1）多级下行文或下发给人民群众时省略主送机关2）逐级下行文必须有主送机关

3、正文缘由+事项+结语

4、结语执行的要求及希望号召

5、落款 1）发文机关名称 2）成文时间3）印章意见：

1、标题1）完全式2）省略式3）通知式

2、主送机关

3、正文缘由+事项+结语以上意见如无不妥，请批转照执行

4、落款发文机关+文种

公告：

1、标题1）完全式2）省略式3）只有文种

2、发文字号

3、、主送机关

4、正文缘由+事项+结语特此公告现予公告此告

5、落款发文机关+文种

通告：

1、标题1）完全式2）省略式3）只有文种

2、发文字号

3、主送机关

4、正文缘由+事项+结语

5、落款发文机关+文种

通知：

1、标题1）完全式2）省略式3）只有文种

2、发文字号

3、主送机关

4、正文缘由+事项+结语

5、落款发文机关+文种

通报：

1、标题1）完全式2）省略式3）双标题式

2、发文字号

3、主送机关

以上意见如无异议，请参

4、正文缘由+事项+结语

5、落款发文机关+文种报告：

1、标题1）完全式2）省略式

2、发文字号

3、主送机关

4、正文缘由+事项+结语

5、落款发文机关+文种请示：

1、标题1）完全式2）省略式

2、发文字号

3、主送机关

4、正文缘由+事项+结语当否，请批示妥否，请批复

5、落款发文机关+文种批复：

1、标题1）完全式2）省略式

2、发文字号

3、主送机关

4、正文缘由+事项+结语此复特此回复

5、落款发文机关+文种议案：

1、标题1）完全式2）省略式

2、发文机关

3、主送机关

4、正文缘由+事项+结语

5、落款发文机关+文种

会议纪要：

1、标题 XXXX会议纪要红色小标宋体

2、发文字号完全式

3、无主送机关

4、正文

5、结尾

6、落款

函：

1、标题1）完全式2）省略式

2、主送机关

3、正文结语：特此函询特此函商即请复函特此函告

4、落款

注意事项命令：语气坚决有力，文字精当

决定：

1、明确具体，现实可行

2、语体风格，语气坚决，不容置疑，只具有制约性，不具有强制性

公告：语言朴实无华，涉及内容多时一定要分条写

通告：

1、作为纂写者来说，要有政策观念，用于政策衡量通告确保其不与现行政策抵触，不要搞不符合法律程序的土政策

2、往往会涉及些专业性的公务，因此在写专业性公务时尽可能选择大多数人能接受的专业用语

3、传播方式，上报

批复：

1、态度明确，表达准确，措辞严谨

2、批复要及时

会议纪要：

1、如实反映会议内容，不夹杂主观个人情感色彩

2、突出重点，简明精炼

3、层次分明，要突出会议侧重点

备注

1、决定与决议的区别

相同：都是具体法规性质的重要文件，比一般的指示性文件具有更深的意义，都适用对重要问题，事项，重大行动做出安排决策

不同：1）决定可以由会议做出，可以由领导集体做出。决议一般都是会议通过

2）都是决策性公文，决定偏重于务实，决议偏重于务虚

2、通知与通报的区别 1）内容范围不同

通知主要告知工作的情况以及共同遵守执行的事项，通报主要是告知正反面典型或有关重要的精神或情况 2）目的要求不同

通知主要告知事项，部署行动，内容要求具体，通报主要目的是用于交流，主要通过正反典型，起到教育作用，提高人们的认识 3）表现方法不同

通告主要是叙述，语言较平实，通报可以叙述，说明，分析，议论，具有较强的感情色彩 4）行文时间

通知式事先行文，通报时事后行文

3、请示与报告

相同：1）都属于上行文2）结构相同3）都有签发人，眉首部分不同：1）写作性质报告，陈述性公文请示，呈请性公文

2）写作行文目的报告，汇报工作，反映情况，答复询问，不需回复请示，批准，请求，要求上级机关回复

3）内容含量报告，多个事项，一文多事

请示，一文一事，篇幅小

4）行文时间报告，事前事前，中，后均可行文请示，事前，先斩后奏，后均可行文

5）结尾报告，陈述性的，不要上级回复请示，给予回复的，带疑问

4、会议记录与会议纪要的区别

1）文体不同会议纪要，是正式的行政公文

会议记录，是原始材料，事务性公文

2）内容会议记录，无选择性的，提要性，情况需一一记录下来会议纪要，不一定包括会议的所有内容 3）形成的时间，过程不同会议记录，随会议同时产生

会议纪要，后期或会议结束之后，加工提炼之后形成 4）形式会议记录，没有统一格式会议纪要，有统一格式 5）写作要求会议记录，每会必记

会议纪要，正式，向外发出 6）处理方式会议记录，内部材料保存，不予发布

会议纪要，按公文处理程序发布，按公文处理保存

第四篇：公文写作

公文写作基础知识

一、公文的定义和分类

（一）定义

公文，是公务活动中所形成和使用的文字材料，是方针、政策、法规、政令和信息、情况的表现者、运载者，是机关实施管理的基本手段和重要工具，发挥着上令下达、下情上报和信息沟通的重要作用。公文贯穿机关管理工作的始终。我们要向上级报告情况，需要写成文件；我们要向乡镇、村安排什么工作，提工作要求，需要写成公文印发下去，备查、备用，便于基层照章执行；我们要告知社会公众一个什么决定，也要印制成公文。因此，公文写作与我们每一个机关告知人员息息相关，可以说，具备较强的公文写作能力，是每一个机关工作人员的基本素质要求。

（二）分类

1、按照制文机关的种类划分：党务机关公文、行政机关公文、司法机关公文、军事机关公文、企事业单位公文、社会团体公文。今天讲的，重点是行政机关公文。

2、按照行文方向划分：上行公文、平行公文、下行公文。草拟公文前，必须弄清楚行文方向，才能确定文种、内容、措辞等。

3、按内容分为

命令决定公告通告通知通报议案报告请示批复意见函会议纪要

第二部分：公文写作的基本要求主题突出，观点正确结构完整，格式规范实事求是，讲求实效准确表达，简明生动

第三部分：公文写作的步骤 1.确立主题，明确目的收集材料，调查研究拟写提纲，安排结构

2.撰写初稿，征求意见润色加工，修改定稿

具体步骤：

（一）确定文种

这是写作公文首先要明确的。我们在写作公文前，要弄清楚这个文件具有或者说应该发挥什么作用，是在什么背景下写这个文件材料。根据写作的背景、目的、受文对象（为什么要写这个文件；写这个文件要达到什么目的，是安排工作、通报情况，还是解决困难问题；文件是写给哪个部门，是上行、平行还是下行），确定采取哪个文种。一般说来：

1、要对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项，选择《决定》文种。比如：党中央决定在全党（特别是党员领导干部）

开展讲政治、讲正气、讲团结的“三讲”活动，这对党的建设来说，是件大事，所以用决定文种；每年初的农村工作会议、计划生育工作会议上，县政府都要出台一个《关于兑现 **年农村工作（人口与计划生育工作）责任制的决定》，这就是个奖惩决定。

2、要向社会公众或者广大行政管理相对人宣布重要事项或决定，适用公告。比如，要

在县城取缔三轮车、或者实行三轮车分单双号进城运营，这涉及到广大三轮车从业人员的切身利益，我们就要事先以各种方式发出公告，告知社会各界。联合执法队、建设局、交警大队。要公布社会各有关方面应该遵守或者周知的事项，比如停水停电，适宜采用通告文种。

3、我们要将上级的文件批转给下级执行，或者要求下级从哪些方面作好哪件工作时，一般印发《通知》

（二）规范写作

公文写作要努力做到“七个规范”：

1、主题规范。

主题是文章所要表达的中心思想。任何文章都要有主题，公文也不例外。公文主

题的提炼标准，就是集中单

一、鲜明显露。要求一文一事，一个主题，主题鲜明突出。主张什么，反对什么，要鲜明直接，不能含糊，不能让人产生歧义。

2、文章格式规范。

公文普遍的结构格式是：公文标题—主送机关—正文—结尾—成文时间。为

了便于大家理解，我把公文格式方面的内容分为写作格式和印制格式两个方面来讲，这里主要讲公文的写作格式，写作格式包括标题、正文、结尾三个部分。

1、标题公文标题的写法一般是发文机关+事由+文种

3、正文的写法：正文是主送机关以下、结束语之前的部分。正文是一篇公文用笔最多、最重要的部分。一般是在主送机关之后，先写一段或几句导语，说明写这篇公文的原因、根据或者目的，导入正文。正文要做到逻辑层次清楚有序，说理简洁准确并力求深刻，用语符合规范。

4、结尾：正文写完后，一般要写几句号召的话（一般针对下行文），或者表决心、态度的话（上行文）。《请示》要说“妥否，请批示；《意见》要说“以上意见若无不妥，请批转执行；《通知》和《报告》可以不要结尾，说完就落款结束；讲话稿类的一般有鼓劲、号召的话语；汇报材料一般有表示感谢和今后打算、态度的。

5、文字表述规范。公文的用语用字要求简明、准确、朴实、得体、通俗、易懂，体现字面意义而非联想意义，讲求陈述性、写实性，而非描绘性、虚拟性。一般以概述为主，据事说理，言之有物。不象诗歌、散文、小说等文学作品，需要大肆铺展、渲染，大量的想象，细致的描写，这些，恰恰是写公文所忌讳的。（比较文学作品语言与公文语言的异同：同是写一个夜晚发生的一件事，武侠小说写“月黑风高夜，***燕子李三一个鹞子翻身越窗而入，手起刀落，一剑封吼，杀死了仇家；而公文只写某年某月某日，谁在家中被人杀死，或者谁杀死了仇家。）所以，很多时候，我们看文学作品很过瘾，看公文则觉得死板、千篇一律，这个跟公文的性质有关系，但是公文同样可以写得很好，好的法规性、政策性公文，充分考虑了各阶层、各方面的利益问题和可能出现的反应，可以做到面面俱到或滴水不漏，好的讲话稿可以写得饱含感情，深刻、精彩。

5、、标点符号使用规范。该用逗号用逗号，该用句号用句号。需要慢慢积累琢磨。要注意：转发上级或下级文件时，标题一般不用标点符号（有书名号的，取消书名号）；此外，标题中不要过多出现“通知”两个字，比如省、市层层转发国务院一个文件的通知，到县级，可直接说转发国务院***文件的通知。

6、数字和计量单位使用规范。一般使用阿拉伯数字。前后要统一，不能一时用大写，一时用小写。

三、几种常用公文的写作

报告：报告是典型的上行公文，是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见和建议、答复上级的询问等。报告的特点是阅知性，不是批复、答复性，看的人可以签署意见，也可以不签署意见或表态。所以，在选择这个文种的时候，要选择那些只需要上级知道的工作或事件，或者向就某项工作提意见建议，但不一定需要批复。

1、分类一是工作报告，是按照上级机关要求做作的报告，如政府工作报告；二是情况报告，即在工作中遇到了问题，或觉得应该让上级知道某个重要事项的当前情况（贯彻落实会议精神的报告）；三是回复性报告，回答上级问询、落实上级临时交办的某项工作（关于审计意见整改情况的报告）；四是备案报告（规范性文件备案）。

2、写法

一是要有导语，说明依据什么写这个报告，或者为什么要写这个报告（依据什么机关的什么通知精神，或者根据某位领导的批示精神，我们做了什么，怎么做的）。

二是总体结构一般是：第一，基本情况；第二，主要做法；第三，收到的效果；第四，存在的问题；第五，今后工作的建议。这是常规格式，具体中有变化。我们要向市政府报一个土地使用及管理工作方面的情况报告，就要有基本情况（建设用地、开发区用地）、问题、措施。回复报告的写法比较直接，上级问什么问题，我们就答什么问题，一条一条的答（如审计意见整改报告，用打酱油的钱打了醋我们是怎么整改的，程序不规范我们是怎么整改的，挤占专项建设资金我们是怎么整改的）。

三是结尾。

通知：通知的应用范围很广泛。传达指示、部署工作、实施管理措施、处理公共事务、任免干部等等，都需要印发通知。通知以红头文件和白头文件印发都行。属下行文，要下级机关（或受文对象）明确做什么、怎么做（这与请示、报告不同，比意见要细），要具有操作性。例如写一个会议通知，开会时间、地点、参加人员、有些什么要求等等，要一、二、三逐一说清楚，让看的人一看就明白。通知可以不写结束语。

工作计划类：是对未来一定时期内的某项工作或全面工作进行安排部署的文件，明确下一步做什么、怎么做。工作计划要有操作性（缺乏操作性是当前部门上报工作计划的通病）。计划、规划、方案、要点，都属于计划类公文范畴。计划类公文必须具备目标、措施、步骤三要素。计划类公文有两种格式：一是文字表述式，一是图表式（图表式越来越多，清晰、明了、包含的信息量大），政府重点工作任务分解、拟办实事分解、经济发展主要指标分解、议提案办理责任分解等都是图表式。当前部门上报的计划类文件普遍缺乏前瞻性和操作性，都是泛泛而谈，随便写几条（以收集政府工作报告素材为例）

工作总结类：

1定义

2分类：综合性总结（单位工作总结）、专题性总结（专项工作总结）、个人总结（学习、思想、工作）

3写作关键和重点：其特点是实践性、经验性、自述性、理论性（不仅陈述工作情况，更要揭示理性认识，不仅回答“是什么”，更要回答“为什么”、“怎么做”的问题。一般包括本（半年）基本工作情况、所做的主要工作、工作进度、取得哪些成绩经验、存在的不足和教训、下步工作计划（个人总结写努力方向）。个人总结要抓住主要问题，把握写的侧重点，突出收获最大、成绩最突出或者感受体会最深的东西，不是记流水帐。当前各部门上报的工作总结类材料，缺乏亮点的提炼和总结，都是按部就班写来，看不出我们与别的县相比有什么亮点、与去年相比有哪些做得更好，政策上发生了哪些重大变化。信息的撰写

信息稿件篇幅短小、内容集中、文字简洁。这既是信息文体的特点，也是写作的基本要求。在写法上，信息文体是灵活的，不像通用公文那样有固定的格式，但也不是无规律可循。一篇质量好的信息稿件，应合乎以下几个要求：

一、主旨集中突出

主旨即主要意思，信息所表达的中心意思一定要集中和鲜明，才能起到为决策服务的作用。怎样才能使主旨鲜明呢？

1.一篇一事。一篇信息只表达一个主旨，否则“意多乱文”，篇幅也拉长了。比如，有的稿件将一项工作的经验和问题放在一篇里写，可是要将经验说透、问题讲深，结果出现了两层

意思，信息的主旨便不集中了。若采取“分拆门户”的方法，将经验、问题分写成两篇信息，内容就集中了。

2.删削多余。雕塑家将一块石头变成个性鲜明的人像的过程，实质上就是将石头上多余的部分砍掉的过程。一篇信息，只有将那些与主旨无关的“杂枝乱蔓”删削干净，才能使主旨变得鲜明起来。信息中的多余成分主要是：对说明主旨作用不大的事例，“老生常谈”的经验做法，工作中的次要问题，产生问题的次要原因，以及不切实际的建议等等，这些都在删削之列。

二、标题简洁醒目

标题是一篇信息给人的第一印象，好的标题能够提示公文的主旨或主要内容，引发读者阅读的兴趣。在当今“信息爆炸”的时代，信息如潮水般涌来，领导同志很难做到逐件阅读，只有靠标题来选择最需要阅看的信息。一篇很重要的信息，如果标题没有准确地反映出其重要价值，那么这篇信息就很可能被忽略过去。因此，信息的标题要符合以下要求：

1.题文一致。标题应准确地表现信息的主旨，不能为了某种需要去突出信息中的次要内容，也不能为了吸引人而故作惊人之语。

2.概括得当。标题要有一定的概括性，但也不能过于高度概括，使标题太抽象，不具体。比较一下这样几个标题:《社会传闻引起群众不安》，《关于xx县将发生五级以上地震的传说引起部分群众的紧张和不安》，《一些县将发生地震的传说引起群众不安》。这三个标题反映的是同一件事。第一个标题概括过度，没有提出“地震”这一重要内容。第二个标题概括不足，对传说的内容写得太具体。显然，第三个标题既提示了信息的主要内容，又比较简练，这样概括是得当的。

3.一语破的。“的”是指箭靶，要害部位。标题要一句话就击中要害。要做到这一点，就要抓住信息中的最主要事实。如一篇信息反映某县一村民，施工中砍断了一株古银杏树的主根，市有关领导xx同志要求迅速查处此事。原拟标题为《xx同志要求查处某县农民砍坏古树事件》，这个标题虽然也切题，但角度选择得不好，从领导的角度去写，未能突出最重要的事实—古树遭严重破坏。后来这个标题改为《xx县一棵五百年古树遭严重破坏》，不但抓住了要害问题，而且比原标题更为醒目。

4.简洁凝练。信息文体突出的特点就是短小，标题也应尽可能简短。标题太长，不仅阅读起来很不方便，而且容易淹没公文的核心内容。要做到标题简洁，一是要省略标题中那些可有可无的内容。如《xx局反映招商引资过程中遇到的困难》，可精炼为《招商引资过程中遇到的困难》，至于是谁反映的，文中自有交代。二是要准确概括事物特征，如《电、路建设是发展商品经济的头等大事》这个标题中，有的词概括不好，经一位领导同志修改后，成为《电、路建设是经济建设的基础》，既精炼又准确。

三、内容虚实结合信息内容要做到概括叙述与具体叙述相结合。概括叙述就是用高度概括的语言和数字，从宏观上、整体上反映全面的情况，使人看到事物的全貌。具体叙述，就是对事物、工作的某一方面详细叙述。通过具体的事实和数据来说明某种观点。只有恰当的运用这两种叙述方法，才能使信息的内容既全面又具体，做到“点面”结合。在这方面，要注意运用这样几种方法：

1.大题小作。信息篇幅有限，选题要从大处着眼小处入手。一个事物往往包括几个方面，如果方方面面都加以反映，就容易大而空，什么问题也说不透。只有抓住一个主要方面，从一点入手深入下去，才能使信息的内容集中和具体，收到以小见大的效果。

2.定量分析。就是对某一事物或社会现象进行总量分析，这是反映事物全貌的有效手段，也是提高信息综合水平的一个重要方面。我们常说，事实胜于雄辩，而统计数字就是从数量上来反映客观事实的，有时，一个数字胜过一大段文字叙述。

3.角度新颖。一个事实，从不同的角度可以反映出不同的问题，只有选择好角度，才能使信息的内容新颖，引起领导的重视。如一篇信息反映某公证处为企业向银行办理个人购房贷款提供公证，从表面看这条信息的价值不大。后来改变了写作角度，不从公证处的角度去写，而从银行首次向个人提供高额购房贷款这个角度写，使信息有了新意，并引起有关领导的重视。

改变写作角度，不是为了某种需要去人为地拧角度，甚至扭曲事实来标新立异，而是要在科学分析的基础上，找出事物的特点，抓住事物的本质。抓住本质的方法很多，如从事物发展的各阶段的特点中，找出它的发展道路；从各个不同事物的成功经验中，找出共同因果关系，从而发现这些经验的成因；从许多典型的差异中，找出共同的特点，发现特殊的规律等等。

四、语言简练顺当

语言是信息文体的细胞，语言不洗炼，信息材料就会显得臃肿，不好看；语序不顺当，读起来就觉得别扭，费脑筋；八股调太浓，看起来就令人头疼，不入脑。所以，信息的语言是很重要的，应当合乎以下要求：

1.文辞简洁。一是要删去一切可有可无的话，空话、套话，说了没错可是也没用的话，都应该毫不可惜地芟除。二是尽量少引用上级的精神。信息是给领导看的，对上级精神，领导同志是比较清楚的，所以信息中不要“反销”上级的精神，确有必要引用时，也要少而精。三是不要过多地强调某件事的重要意义，因为不说这些意义，领导同志也能领悟到，至多点到而已。四是不用过渡句，硬接硬转。领导同志每天阅读大量文书材料，对文件内容的理解能力很强，所以采取硬接硬转的方法，不仅不会造成理解上困难，而确能收到精简文字之效。五是多用省略句和简称。如“创三优”、“除六害”、“申办奥运”等。

2.语序顺当。信息常常是一段成篇，不分段落，而靠内在逻辑衔接，因此语序上要非常讲究。信息语言的顺序，大致分为三种：一是按时间顺序，二是按事物发展的顺序，三是按逻辑顺序，如意义的轻重，事情的大小。不论按哪一种顺序写，一般都要采取“顺叙”的写法，而不采用“倒叙”的写法。

3.写好导语。一条信息开头的第一句话就是导语，写好导语十分重要，它对信息的主要内容起到提示的作用。在短讯型、动态型信息中，还往往用导语来代替标题。导语一定要写得有新意，使人看了就想往下看。如一篇信息反映校办企业要求享受刚出台的对大中型国有企业的优惠政策，开头第一句话是：“校办企业要求随大中型国企一同上船”。这个导语不仅把主要事实在开头交待清楚，而且也较新颖。

4.改变文风。信息语言应不同于公文语言不必强调端庄得体，而要注重灵巧和生动。特别要去除八股腔，代之以清新、简洁的语言。一是长句变短句，不用理论性文章那种叠砌定语的长句子。二是倒装句变正装句，少用谓语前置的句式。如：“会议决定派工作队到xx县对受灾村民进行慰问”。这一句应改为“会议决定派工作队到xx县慰问受灾村民”。三是少用定型化的语言。有些语言刚一出现时很新颖，如：“为改革开放保驾护航”、“敢试敢冒敢闯”、“真抓实干，一抓到底，抓出成效”等等，但是你用我也用，就成了一种定型化的语言，再用下去就成了陈词滥调。所以要提倡“我手写我口”，而不要拾人牙慧。

正式公文排版要求：

题目：二号宋体加粗

一级标题：三号黑体加粗{例：一、二、三、}

二级标题：三号楷体加粗{例：

（一）（二）

（三）三级标题：三号宋体加粗{例：1.2.3.}

四级标题：三号仿宋加粗{例：（1）（2）（3）}

正文：三号仿宋

固定值：25磅

首行缩进：2字符页边距：上、下2.54厘米，左、右2.6厘米

第五篇：公文写作格式

公文写作基础知识：公文的格式

1．公文格式的组成公文格式的组成要素包括：

（1）发文机关标识（版头、红头）（2）公文份数序号

（3）密级（4）发文字号

（5）签发人（主要用于请示）（6）标题

（7）主送机关（内发可省略）（8）正文

（9）附件（10）发文机关署名

（11）成文日期（12）印章

（13）附注（此件发至 XX级）（14）主题词

（15）抄送单位（16）印刷机关和印刷时间

印刷用纸和技术要求：用A4型纸（297X210），正文用3号仿宋体，每页22行，每行28个字。

2．发文字号

编写发文字号原则：包括机关代字、年份、序号。

注意：年份不能省略，两边用六角括号；序号不编虚位，不加第。

3．公文标题

标准式：发文机关+发文事由+文种

凡是有红色版头的文件，因已表明发文机关，故发文机关名称可省略。特殊形式：

（1）发文机关+文种。如《中华人民共和国主席令》

（2）发文机关+转发文件名+文种，也称转文式标题，用于转发文件。

4．成文日期

成文日期确定原则：

（1）会议通过的决定、决议以会议通过日期为准。

（2）领导签发的，以签发日期为准。

（3）联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准。

（4）法规性文件以文件批准日期为准。

（5）一般信函、电文以实际发出日期为准。

成文日期必须写年月日，且要用汉字。

5．主题词

《条例》和《方法》都明确规定：上报的文件应当按照上级的要求和《公文主题词表》标注主题词。

《上海市人民政府公文主题词表》使用说明中规定：

（1）一份公文标引的主题词，除类别词外，最多不超过五个。

标引主题词的顺序为先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映公文内容的词，最后标反映公文形式的词。如《上海市人民政府关于做好本市农村扶贫工作的通知》，先标类别词“农业”，再标反映公文内容的类属词“扶贫”，最后标反映公文形式的类属词“通知”。

（2）一份公文有两个以上主题内容时，先集中对第一个主题内容标注，再对第二个主题内容进行标注，最后标文种。

（3）根据需要，可将不同类主题词进行组配标引。

（4）在《公文主题词表》中找不到准确反映公文内容的类属词时，可用类别词替代。

6．用印

一般的用印方法是：骑年压月，上大下小。

国标《国家行政机关公文格式》规定：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标成文时间。当印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文时间上，当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。