出国书信的写作要求（5篇）

第一篇：出国书信的写作要求

出国书信的写作是一项艰苦、繁重而烦人的工作。不少学员在出国书信的写作中绞尽脑汁，东拼西凑，结果还是不尽人意。以下就各种书信的写作规范和要求对本家作一点简单的说明。sO100

A、申请信的写作：申请信是联系的第一封信，内容主要包括对自己的简单介绍，所学专业介绍，希望就读的专业介绍，考试成绩介绍。千万别忘了把你的地址、电话、E-mail地址留在你的信上。

B、personalStatement的写作：personalStatement的主要目的，是要向学校展示你的专业能力，研究方向，以及你对自己前途的看法，主要写作内容和层次包括：做过什么研究，写过什么论文，赴美学习的目的和专业计划，个人能力和品德，以及完成学业之后的打算。该文的写作一定要真实、诚恳、具体，文章长度在50O-1000字，语言一定要流畅，不能有任何语法错误。

C、推荐信的写作：推荐信应该是你的教授、老板为你写的信，但有的学员自己写好以后请教授、老板签字也行。在写这些信件时一定要注意如下几点：

a、一定要推荐学员的具体能力，尤其是专业能力，附带推荐一下学员为人处世的能力。

b、三封推荐信应该用不同的风格，至少不同的语气和内容。

c、推荐信的长度不应该超过一页，越长美国人越不愿意读。

d、如果认识美国大学的教授，请他们写推荐信更有效。

D、其他信件的写作：此类信件主要是指联系过程中的书信来往，大多数此类信件都可以用E-mail的方式发到学校。写作此类信件一定要短小精练，把强调的要点说清楚；不管是提出请求，还是表示拒绝，都一定要用语简练，向对方的努力表示感谢。

E、拒签申诉信的写作：被美国大使馆拒签后所写的拒签申诉信一定要写的铿锵有力，据理力争，把使馆的拒签理由逐个反驳回去，使签证官读后感到除了给你签证外无话可说。

第二篇：私人书信的格式和写作要求

私人书信是指那些涉及私事，告知自己近况的家信，以及亲戚、朋友、熟人之间的互通情况保持联系的信件。它包括约会、介绍、邀请、接受邀请、婉拒、感谢、问候、祝贺、送礼、送别和告别、唁函（电）等。

1.私人书信的格式

私人书信通常由下列五部分组成：

信头（含发信人地址、发信日期）、称呼（对收信人的尊称）、正文（发信人要说的内容）、结尾（发信人对收信人的谦称或致敬语）和签名（发信人姓名签字）。如上图所示。

2.私人书信的写作要求

信头的写法：

信头位于信笺的右上角（如上图），包括发信人地址和发信日期，通常是以写信人自己的地点开头。给好友、熟人的信，可以不写地址，只写日期。有的信笺上已经印好地址，就不必再写。

信纸上的地址写法应与信封上的写法一样，每一行末应该用逗号，在最后一行的末尾用句号。每行末也可不用标点，但行中某某（州）名与国名、某某名与某地、某地名之间，均需用逗号。

在地址下面紧接着写日期，信首日期须按july 1s，1995或15th july，1995的写法。7/15/95或7-15-95之类的写法不用在信头，只可用在信的正文部分。年份之前须有逗号。

称呼的用法：

称呼是对收信人的尊称语，通常写在信纸的左边，大约在信头下面半英寸左右的地方。在私人书信中，除了mr.、mrs.、miss等称号外，熟人和亲友之间通常以教名（或昵称）相称。下面是私人书信中常用的称呼（接亲密程度顺序排列）：

dear anna 亲爱的安娜

my dear anna 我亲爱的安娜

dearest anna 最亲爱的安娜

my dearest anna 我最亲爱的安娜

my dearest 我最亲爱的 darling anna 亲爱的安娜（夫妻之间的称呼）

mg darling 我亲爱的 my very own darling 我最亲爱的 写给同龄的友人，通常在朋友名字的前面冠以“亲爱的”或“我亲爱的”。如果你朋友的姓名是鲍伯•威廉，就写“亲爱的鲍伯”或“我亲爱的鲍伯”。

写给长者或熟人，比如是给一位亚当•戴维斯教授写信，恰当的称呼是“亲爱的戴维斯教授”。不过要是收信人喜欢别人称呼他的名字，你也可以写“亲爱的亚当”。

写给兄弟、姐妹或堂（表）兄弟（姐妹），在“亲爱的”之后加上他（她）的名字。假如你的堂（表）兄弟的名字叫亨利•哈里森，那就写“亲爱的亨利”。

写给家庭中比你年长的其他成员，如你的父母、祖父母、叔叔、姑妈等，就写亲属关系的名称，如“亲爱的妈妈”、“亲爱的叔叔”等等。

正文：

信的正文应该在称呼下面一行开始，信纸的左边要留有一英寸左右的空白。私人写信话题广泛，可不拘形式，语言随意。

结尾套语：

私人书信中的结尾套语通常是几个常用的词或词组，接在信的正文下面。结尾的第一个词应该大写，最后一个词的后面有逗号。不同的结尾套语将取决于发信人对收信人的亲密程度。

私人书信中一般常用的结尾语是：

with best wishes，致以最良好的祝愿

all the best，但愿诸事如意

with kind regards，致以亲切的问候

with kindest regards，顺致最亲切的问候

kind regards，此致亲切的问候

with all good wishes，祝万事顺利

best regards，顺致敬意

all my love，致以衷心的爱

with undying love，但愿友谊长存

yours，你的朋友

yours ever，你的莫逆之交

ever yours，你的莫逆之交

yours as ever，永恒的朋友

yours sincerely，你忠实的朋友，你真诚的 your devoted friend，你的挚友

sincerely yours，忠实于你的，你的忠诚的 yours very sincerely，你最忠诚的朋友，你最忠诚的 yours affectionately，你的亲密的 love，爱你的 签名：

在结尾下面空开一点，略偏右的地方签上姓名。如果是打字的，习惯上仍需亲笔签名。私人书信一般只签教名。当然，不太熟悉的人之间也有签全名的。在私人书信中，写信人为了表示对收信人的亲密和尊重，一般不应将自己的职务或职衔写上。

第三篇：中文书信的写作格式及要求（定稿）

中文书信的写作格式及要求

对秘书人员而言，写成一封得体、明确的信，不仅要有对书信内容所涉业务或相关背景的熟悉，还应了解中外书信的基本规范。

中文书信内容的结构，主要由称呼、启词、正文、酬应过渡、祝颂词、签署、日期等七部分组成。

1、称呼 称呼是写信人对受信人的尊称，主要依据相互间的隶属关系、亲疏关系、尊卑关系、长幼关系等而定，一般都用“敬语＋称谓”的形式组成。如：“尊敬的王总经理”、“亲爱的刘主任”、“尊敬的董事长先生阁下”等。对某些特殊的内容或与境外华文地区的人员往来还可加上“提称”如：“尊敬的王博士总经理海成先生台鉴”、“亲爱秘书明玉小姐雅鉴”等等。

2、启词 启词是信文的起首语，可有多种表示法。如问候式的“您好”、“别来无恙”；思怀式的“久不通信，甚为怀想”、“去国半载，谅诸事顺遂”等；赞颂式的“新春大吉”、“开张大吉”等；承前式的“上周曾发一传真件，今仍具函，为××事”，“贵公司×月×日赐函已悉”等等。不分对象，不论内容，一律以“您好”为书信之启词，实在极不恰当。此外，公务书信的启词还可用“兹为、兹因、兹悉、兹经、兹介绍、兹定于”；“顷闻、顷悉、顷获”；“欣闻、欣悉、欣逢、值此”，以及“据了解、据报、据查实”等一系列公文用语，以提领全文。

3、正文 正文是书信的主体，是书信能否达到写信人理想效果的关键。一封信可以专说一件事，也可以兼说数件事，但公务书信应该一文一事。正文要清楚、明了、简洁，并注意情感分寸，不应有昵亵轻狂之嫌，也不可显侮蔑轻慢之意。

4、酬应过渡 正文结束时，可写几句酬应性的话作为全文的过渡。如“我方相信，经过此次合作，双方的友谊将有进一步发展”。又如“再次表示衷心的感谢”或“代向公司其他同志问候”等等。也有用公务书信的常用结语过渡，如“特此函达、特此说明、特此重申、特此函询、特此致歉”，或“肃此专呈、肃此奉达”，也有“特此鸣谢、敬请谅解、尚祈垂察、务请函复、至希鉴谅”，以及“承蒙惠允、承蒙协办、承蒙惠示、不胜荣幸、不胜感激”等等。

5、祝颂词 书信的最后，写祝颂词是惯例。由于写信人与受信人的关系各有不同，书信内容各有不同，祝颂词的写法便呈多种多样。一般说来，有“即颂时绥、敬颂台安、此致敬礼、谨祝万事如意、诚祝生意兴隆”等等，有时，因过渡词含有明显的祝颂义，也可省去祝颂词。

6、签署 书信的签署以写信人全名为要，不能只签个姓氏或习惯称呼，如“老王、小王、小李、张主任、赵经理”等，而要完整地写成“××部主任张金水”、“××公司经理王富成”或者 “××公司办公室秘书李倩”、“××部业务员刘震”等。今天，许多书信都以计算机制成，但即使已打印了姓名，仍应再以手书签署一遍，这既表信用，亦示诚意。对某些特殊对象，署名后应有具名语，如“谨上、谨呈、敬述”等，以表示对受件者的尊重。

7、日期 日期明确本是应用文写作的基本要素，书信自然不可缺了这一项。日期必须准确，表现出写信人的负责态度，而万一记错日期，也许会因此而误事。

中文书信行款规范

1、字迹端正清晰，易于认辨。不写错别字，不写错句。单字不成行，单行不成页。

2、一页纸上至少有三分之一是话语长度跨两行以上的，不宜满页尽是长度不跨行的短句。

3、礼仪性的贺信、唁函、邀请书等不宜太长，但不能少于100字，书写时亦应注意在整页纸上的布局合理，不能一页大纸上就两行小字，这既不美观于样式，又乏诚意于情分。

4、不可用红墨水、红圆珠笔或铅笔写信。

5、对境外华语地区通信，要兼顾当地汉语书信的表达习惯。

6、信笺折叠应是文字面朝外，受件人称呼朝外。信笺折叠宜简单地横竖对折，不宜折成燕子状、花瓣状，这种折叠法不宜用于工作信件，会影响工作信件的严肃性。

7、信封使用要按国家邮政总局的有关规定，不可随意印制或改制。信封书写也应按我国邮局规定的规范行事。收件人姓名后可用“钧启、公启、安启、亲启”等，但倘为明信片、则应用“收”字，明信片的寄件人后也不能写“缄”而应写“寄”。

8、邮资要付足，不要寄欠资信，以免因退回补足邮资而造成时间上的延误，邮票贴法要规范，但勿与地址太近，以免盖邮戳时将门牌号码遮住，造成投递麻烦。邮资总付的信件，要与邮局相关部门妥善交接。航空信的标签要明显。

第四篇：私人书信的格式和写作要求

私人书信的格式和写作要求

私人书信的格式和写作要求 私人书信是指那些涉及私事，告知自己近况的家信，以及亲戚、朋友、熟人之间的互通情况保持联系的信件。它包括约会、介绍、邀请、接受邀请、婉拒、感谢、问候、祝贺、送礼、送别和告别、唁函等。

1.私人书信的格式

私人书信通常由下列五部分组成： 信头、称呼、正文、结尾和签名。如上图所示。

2.私人书信的写作要求 信头的写法：

信头位于信笺的右上角，包括发信人地址和发信日期，通常是以写信人自己的地点开头。给好友、熟人的信，可以不

写地址，只写日期。有的信笺上已经印好地址，就不必再写。

信纸上的地址写法应与信封上的写法一样，每一行末应该用逗号，在最后一行的末尾用句号。每行末也可不用标点，但行中某某名与国名、某某名与某地、某地名之间，均需用逗号。在地址下面紧接着写日期，信首日期须按july1s，1995或15thjuly，1995的写法。7/15/95或7-15-95之类的写法不用在信头，只可用在信的正文部分。年份之前须有逗号。称呼的用法：

称呼是对收信人的尊称语，通常写在信纸的左边，大约在信头下面半英寸左右的地方。在私人书信中，除了mr.、mrs.、miss等称号外，熟人和亲友之间通常以教名相称。下面是私人书信中常用的称呼：

dearanna亲爱的安娜

mydearanna我亲爱的安娜 dearestanna最亲爱的安娜

mydearestanna我最亲爱的安娜 mydearest我最亲爱的 darlinganna亲爱的安娜 mgdarling我亲爱的

myveryowndarling我最亲爱的 写给同龄的友人，通常在朋友名字的前面冠以“亲爱的”或“我亲爱的”。如果你朋友的姓名是鲍伯%268226;威廉，就写“亲爱的鲍伯”或“我亲爱的鲍伯”。

写给长者或熟人，比如是给一位亚当%268226;戴维斯教授写信，恰当的称呼是“亲爱的戴维斯教授”。不过要是收信人喜欢别人称呼他的名字，你也可以写“亲爱的亚当”。

写给兄弟、姐妹或堂兄弟，在“亲爱的”之后加上他的名字。假如你的堂兄弟的名字叫亨利%268226;哈里森，那就写“亲爱的亨利”。

写给家庭中比你年长的其他成员，如你的父母、祖父母、叔叔、姑妈等，就写亲属关系的名称，如“亲爱的妈妈”、“亲爱的叔叔”等等。

正文：

信的正文应该在称呼下面一行开始，信纸的左边要留有一英寸左右的空白。私人写信话题广泛，可不拘形式，语言随意。

结尾套语：

私人书信中的结尾套语通常是几个常用的词或词组，接在信的正文下面。结尾的第一个词应该大写，最后一个词的后面有逗号。不同的结尾套语将取决于发信人对收信人的亲密程度。

私人书信中一般常用的结尾语是： withbestwishes，致以最良好的祝愿 allthebest，但愿诸事如意

withkindregards，致以亲切的问候

withkindestregards，顺致最亲切的问候 kindregards，此致亲切的问候 withallgoodwishes，祝万事顺利 bestregards，顺致敬意 allmylove，致以衷心的爱

withundyinglove，但愿友谊长存 yours，你的朋友

yoursever，你的莫逆之交 everyours，你的莫逆之交 yoursasever，永恒的朋友

yourssincerely，你忠实的朋友，你真诚的

yourdevotedfriend，你的挚友

sincerelyyours，忠实于你的，你的忠诚的

yoursverysincerely，你最忠诚的朋友，你最忠诚的

yoursaffectionately，你的亲密的 love，爱你的 签名：

在结尾下面空开一点，略偏右的地方签上姓名。如果是打字的，习惯上仍需亲笔签名。私人书信一般只签教名。当然，不太熟悉的人之间也有签全名的。在私人书信中，写信人为了表示对收信人的亲密和尊重，一般不应将自己的职务或职衔写上。

第五篇：书信写作格式

书信写作格式

书信历史悠久，其格式也几经变化。今天，按通行的习惯，书信格式主要包括五个部分：称呼、正文、结尾、署名和日期。

1．称呼

也称“起首语”，是对收信人的称呼。称呼要在信纸第一行顶格写起，后加“：”，冒号后不再写字。称呼和署名要对应，明确自己和收信人的关系。（具体可参见第四编《应酬称谓》）称呼可用姓名、称谓，还可加修饰语或直接用修饰语作称呼。这里简要说明几条细则：

（1）给长辈的信。若是近亲，就只写称谓，不写名字，如“爸”、“妈”、“哥”、“嫂”等；亲戚关系的，就写关系的称谓，如“姨妈”、“姑妈”等。对非近亲的长辈，可在称谓前加名或姓，如“赵阿姨”、“黄叔叔”等。

（2）给平辈的信。夫妻或恋爱关系，可直接用对方名字，爱称加修饰语或直接用修饰语，如“丽”、“敏华”、“亲爱的”等；同学、同乡、同事、朋友的信，可直接用名字、昵称或加上“同学”、“同志”，如“瑞生”、“老纪”、“小邹”、“三毛”等。

（3）给晚辈的信。一般直接写名字，如“乐毅”、“君平”、“阿明”等；也可在名字后加上辈分称谓，如“李花侄女”等；亦可直接用称谓作称呼，如“孙女”、“儿子”等。

（4）给师长的信，通常只写其性或其名，再加“老师”二字，如“段老师”、“周师傅”、“宏海老师”等。对于十分熟悉的师长，也可单称“老师”、“师傅”。假如连名带姓，在信首直称“孙松平老师”、“王达夫师傅”，就显得不大自然且欠恭敬。对于学有专长、德高望重的师长，往往在姓后加一“老”字，以示尊重，如“戴老”、“周老”，亦可在姓名后加“先生”二字。为郑重起见，也有以职务相称的，如“董教授”、“陈大夫”、“佟工程师”等。

（5）给一个单位或几个人的信，又不指定姓名的，可写“同志们”、“诸位先生”、““秘书工作”等同志”等。给机关团体的信，可直接写机关团体名称。如““秘书工作”委员会”、““秘书工作”公司”。致机关团体领导人的信，可直接用姓名，加上“同志”、“先生”或职务作称呼，亦可直接在机关团体称呼之后加上“领导同志”、“负责同志”、“总经理”、“厂长”等。

如果信是同时写给两个人的，两个称呼应上下并排在一起，也可一前一后，尊长者在前。

上述五种场合，有时还可按特殊对象，视情况加上“尊敬的”、“敬爱的”、“亲爱的”等形容词，以表示敬重或亲密之情。当然，这要用得适宜，如对好友称“尊敬的”，反而显得见外，对无特殊关系的年轻女性贸然称呼“亲爱的”，那就有失检点了。

2．正文

正文通常以问候语开头。问候是一种文明礼貌行为，也是对收信人的一种礼节，体现写信人对收信人的关心。问候语最常见的是“您好！”“近好！”依时令节气不同，也常有所变化，如“新年好！”“春节愉快！”问候语写在称呼下一行，前面空两格，常自成一段。

问候语之后，常有几句启始语。如“久未见面，别来无恙。”“近来一切可好？”“久未通信，甚念！”之类。问候语要注意简洁、得体。

接下来便是正文的主要部分——主体文，即写信人要说的话。它可以是禀启、复答、劝谕、抒怀、辞谢、致贺、请托、慰唁，也可以是叙情说理、辩驳论证等。这一部分，动笔之前，就应该成竹在胸，明白写信的主旨，做到有条有理、层次分明。若是信中同时要谈几件事，更要注意主次分明，有头有尾，详略得当，最好是一件事一段落，不要混为一谈。

3．结尾

正文写完后，都要写上表示敬意、祝愿或勉励的话，作为书信的结尾。习惯上，它被称做祝颂语或致敬语，这是对收信人的一种礼貌。祝愿的话可因人、因具体情况选用适当的词，不要乱用。（可参见下节《常用书信用语》的“祝颂语”。）

结尾的习惯写法有两种：

（1）在正文写完之后，紧接着写“此致”，转一行顶格或空两格写“敬礼”。

（2）不写“此致”，只是另起一行空两格写“敬礼”、“安好”、“健康”、“平安”等词，一定要另起一行空两格，不得尾缀在正文之后。也可以在正文结尾下另起一行写“祝你”、“敬祝”，再空两格写上“安好”、“健康”等。

4．署名和日期

在书信最后一行，署上写信人的姓名。署名应写在正文结尾后的右方空半行的地方。如果是写给的亲属、朋友，可加上自己的称呼，如儿、弟、兄、侄等，后边写名字，不必写姓。如果是写给组织的信，一定要把姓与名全部写上。而在署名之后，有时还视情加上“恭呈”、“谨上”等，以示尊敬。上述自称，都要和信首的称谓相互吻合。

日期一项，用以注明写完信的时间，写在署名之后或下边。有时写信人还加上自己的所在的地点，尤其是在旅途中写的信，更应如此。