备件出库管理规范（汽车4S店）

备件出库管理规范

目的规范备件出库管理，保证备件出库毛利率和备件销售账实相符，提高备件服务水平。

适用范围

XX汽车全资及控股4S店。

术语和定义

（无）

职责

4.1

服务经理职责

4.1.1

备件出库管理规范及管理制度的制定

4.1.2

定期对出库备件的审核。

4.1.3

大客户和服务二网备件销售合同的签订。

4.1.4

权限范围内备件折扣的审批。

4.1.5

负责处理由于备件质量问题而引发的重大投诉事宜。

4.2

备件主管职责

4.2.1

协助服务经理制定备件出库管理制度、岗位职责、流程及规范。

4.2.2

对出库备件的审核，确保备件出库利润。

4.2.3

协调备件出库的工作关系，明确工作流程，保证各环节工作的畅通，不断提高备件的供应率、准确率、完好率。

4.2.4

协调同其它业务部门的关系，确保维修业务及其它备件销售业务的正常开展。处理由于备件质量而引发的投诉事宜。

4.3

库管员职责

4.3.1

在备件的发放过程中，保管员严格按照规范执行。

4.3.2

出库时，备件出库认真核对实物，做到账实相符。

4.3.3

保管全部与备件业务的相关单据，并按要求归类存档。

4.4

配送员职责

4.4.1

及时准确的将货物发送到指定地点，确保货物安全到达。

4.4.2

送货时，协助收货方验收货物并必须将带有收货单位主管人签字的收货凭证带回公司。

4.4.3

向外地发送货物时，应要求运送方签字证明。并及时与收货单位进行联系，确保货物的安全到达。

4.4.4

及时查询货物是否安全到达。

4.5

财务部职责

4.5.1

定期对备件出库价格进行审核。

4.5.2

定期对外销单及出库单进行检查。

管理内容和要求

5.1

维修出库

5.1.1

各店根据本店情况制定备件出库管理规范及管理制度。

5.1.2

不允许手动修改系统备件出库价格，备件出库优惠只能是相关人员在的权限范围内以折扣的形式出现，超权限要相关人员进行签字确认，并留存备查。

5.1.3

备件出库时，须遵照先进先出原则，将库存时间较长备件先出。

5.1.4

备件库工作人员在工单结算后没有点关闭之前，严禁再添加备件。

5.1.5

因系统出库和实际出库不一致，造成损失的按制度进行处罚，处罚记录登记备案。损失过大的根据《重大风险预警》要求对总部进行备案。

5.1.6

严禁先出货后补手续的错误做法，严禁白条发货。

5.1.7

为保证备件供应率，合理安排备件采购计划，对缺件要进行详细登记，以便在采购时参考。

5.1.8

因质量问题退换回的备件，备件部要另建台账单独管理，及时督促计划员进行库存数和相关账目调整，保正库存备件的准确、完好，采购员应尽快做出异常处理。

5.1.9

财务要定期对备件的出库毛利进行核对，其优惠折扣比例是否符合相关权限要求，超权限是否相关人员签字留存。损失过大根据《重大风险预警》要求对总部进行备案。

5.2

销售出库

5.2.1

备件外销单必须有客户签字，收银员确认，对于有挂账权限的客户需要财务经理签字确认。

5.2.2

如销售时出现优惠，按制度在价格权限内须有相关经理签字，如超出权限须书面说明情况，由总经理签字审批。

5.2.3

财务部门要定期检查外销单签字是否齐全，核对优惠金额是否符合权限制度，重大金额优惠按《重大风险预警》中规定，对总部进行备案。

5.2.4

所有退货单必须有服务经理、财务经理签字，收银员根据签字单据进行账务处理，须书面说明退货原因，留档备查。

引用文件

《4S店审批权限、重大事项备案、预警管理规范》

记录文件

（无）

文件历史版次修改记录

版本号

修改条款及内容

修订时间

拟制人

审批人

A/0

新增

2015-1-20

XXX

XXX

附加说明：本规范自2015年1月20日发布实施

拟制部门：XXXX汽车财务管理部

管理部门：XXXX汽车财务管理部