一、目的规范对外接待行为，保证接待工作的有序有效进行，与合作伙伴及潜在合作伙伴建立良好关系。
二、适用范围
应客户工程部及客人要求了解公司IT建设，管理工程部需组织或参与的接待工作。
三、接待人员职责
1.接待接口人：
统一受理来访需求，并协调确定接待负责人，接待结束后负责接待信息归档、传递；
2.接待助理：一般为接待负责人所在部门秘书，制定接待计划、进行接待准备工作，协助填写客人来访记录，可参与实施接待；
3.接待负责人：
对此次接待效果负责；需积极配合文件投入处的协调安排，承担接待工作。
四、接待行为准则
1.接待人员必须使用文明、规范的语言，以友好的态度对待来访人员。
2.接待人员须了解公司文化、熟悉公司发展状况、公司产品概况等。
3.接待人员仪表整洁、着装职业。
4.接待人员须对接待过程中出现的突发情况（如来访人员要求计划外的参观等）及时汇报，不得私自安排接待计划外的有关公司机密的参观交流。
五、接待操作流程及说明
001
处理接待信息
接待接口人
一般有两个来源：客人直接向管理工程部提出；通过客户工程部提出。对客人直接提出的接待需求，要有相关领导批准，并对其要求参观交流的内容进行审查控制。对客户工程部提出的需求，根据客户背景情况、客户要求及客户工程部建议，对要求交流内容进行审查控制。
002
确定接待负责人
接待接口人
根据来访内容协调确定接待负责人及接待助理，并向接待负责人及接待助理提供申请方的基本信息及联系方式。
003
进行接待安排
接待助理
燀
接待接口人制定详细接待计划，明确以下事项：
1.确定来访的议题及来访时间、地点。
2.明确双方与会人数、人员姓名、职位。
3.作好接待日程安排及议程安排。
4.请接待负责人确认此接待计划。
煟
资料、礼品准备
1.与会议议题相关的资料、演示的资料和需要在会议室摆放的资料。
2.根据实际情况，准备相应的馈赠礼品、资料。
3.如客人提出希望了解或索取非常规交流资料，接待人需向文件投入处反馈，文件投入处提请管理工程部总裁批准后方可提供。
4.来访客人的相关资料：公司基本情况、与我司的合作等。
煟
会议准备：
1.预订会议室。
2.准备会议所需的相关设备，如便携电脑、数字投影仪、白板笔以及茶水等。
3.明确所有来访人员名单、职位。
4.来访安排要紧凑、合理，并明确在纸面，提供给参加接待人员。
5.其它特殊需要。
煟
填写任务令及工作联络单联系相关部门准备：
1.车辆，如有必要，安排车辆，接送车辆需向公司礼宾科预订。
2.就餐，如需安排就餐，填写《客户接待任务令》，领取签单卡，一般安排在贵宾餐厅。
3.根据议程内容需提前做好相应的参观安排，如有展厅参观要求需事先向客户工程部提交展厅参观电子流，客户工程部会安排展厅讲解员。
004
实施接待
接待负责人
主持接待，按接待议程陪同客人参观，为客人讲解、演示，与客人交流。
005
接待工作记录/意见反馈
接待助理
1.填写《管理工程部接待记录》，记录会谈的内容、来访人员的信息资料等。
2.请客户工程部相关人员对本次接待给出意见（在《管理工程部接待记录》填写意见），本人对此次接待的意见及建议。
006
归档保存接待记录
接待接口人
1.接待接口人归档《管理工程部接待记录》，建立客户接待信息库，对其中有价值的信息知会相关领导。
2.每月向干部处及相关主管提交接待人员的表现情况，作为工作考核参考。
007
资料维护
接待接口人
负责组织对交流资料（包括讲解或赠送）的维护。每半年检查更新一次，督促各资料编写人更新内容。要符合公司宣传策略，把好信息保密关。
附件：《管理工程部接待记录》
管理工程部客人接待记录
日期：
一、客人基本信息
姓
名
单
位
职
务
联系电话
背景及来访目的介绍：
二、接待计划
1.客户（客户工程部）联系人
；电话
2.接待负责人
；接待助理
；其他接待人员
3.来访日期
：
****年**月**日
4.参观
m机房
m数据中心
m展厅
m生产线
m其它
5.座谈交流
燋
座谈时间
；地点
熴
座谈内容
mIT基础设施/网络
mERP
mOA
m管理机制
m其它
.礼品及资料
m
5.领导会见
燐
建议安排
m部门总裁
m部门付总裁
m总监
m付总监
熰
会见方式
m座谈
m陪餐
m迎接
m送行
四、接待意见反馈
客户（客户工程部）意见：
m非常满意
m较满意
m一般
m较不满意
m很不满意
建议：
鲁公网安备37028302000876号