贷款档案管理办法

第一篇：贷款档案管理办法

贷款档案管理办法

一、总则

（一）为进一步规范料小额贷款公司(以下简称“公司”)贷款档案管理工作，确保公司能够及时、完整、规范进行贷款业务档案管理操作，主要风险能得到有效控制，有效地为公司的贷款提供参考依据，特制定本办法。

（二）贷款档案是公司在办理各项贷款活动中形成的，具有查考、利用价值的各种不同形式和载体的历史记录。是公司信贷工作的真实记录，是贷款管理工作的原始凭证和参考依据。

（三）本文件是系统性文件，适用本公司贷款业务管理的全过程，供信贷员、风险管理专员、档案管理员、贷后管理人员、内审人员使用。

（四）公司按照档案集中管理的原则，加强对贷款档案的管理。明确分管领导，建立贷款档案管理网络，档案管理人员应和其他部门密切配合，共同做好贷款档案的收集、管理工作。

二、贷款档案管理的原则

（一）贷款档案分为核心资料和附属资料。

1、核心资料包括企业基本资料、自然人基本资料、贷款业务档案和其他核心资料等；

2、权证类贷款档案是指担保方式为抵押或质押等方式贷款中所涉及的重要权利凭证或重要法律文件，重要凭证原件提交财务部门入库保管，贷款业务档案资料留存复印件；

3、管理类贷款档案是指借款人及担保人提供的与信贷业务相关的贸易合同、项目审批手续等文件，及信贷人员按照信贷操作流程对借款人及担保人进行贷前调査和审查形成的相关资料；

4、要件类贷款档案是指用于证明信贷业务法律行为的基本要件以及信贷业务操作环节的相关业务凭证。

（二）贷款业务档案管理实行“分级建档、集中管理、专人负责”的管理原则；贷款业务挡案资料由客户经理归集，并对真实性、完整性、合法性负责。贷款企业提供的资料必须加盖企业公章（单项资料涉及多页情况，加盖骑缝章），复印件应由客户经理签字确认真实性。

（三）公司全部贷款业务均应建立业务档案。

（四）贷款业务档案以每笔业务合同为单位建立档案进行管理，卷内可以多册。

（五）企业基本资料、自然人基本资料档案以客户为单位归集建档并整理成册；基本资料档案可以在不同业务间共享，但信贷员应确认现有档案资料能够反映客户最新信息。

（六）公司贷款档案由信贷部综合员集中保管，各部门间进行档案交接应进行登记。

（七）贷款档案保管期一般为每笔贷款业务结清后次年的1月1日起5年；重要档案，如各种报表的年度汇总表、业务档案交接表和销毁清单应永久保管。

（八）因工作失误致使贷款档案毁损、遗失的，应根据责任人的过失情况进行责任追究。

三、贷款档案管理流程

（一）贷款档案的收集、整理、移交工作。信贷业务部信贷员：

1、放款当日将抵押物产权证书、抵押物他项权证、抵（质）押物财产保险单、权利质押的有价单据原件移交财务部门；

2、完成放款后10个工作日内将全部资料移交综合员，填写《贷款资料存档目录》；

3、每月最后1个工作日前将贷后检査资料移交档案管理员。(二）审査贷款档案的完整性、合规性。综合员：

1、审核客户经理提交的资料是否完整；

2、审核客户经理提交的资料是否合规；

3、专人保管《贷后档案资料移交清单》，按年装订，结清贷款装订成册。(三）黏贴印花税。

档案管理员根据我国现行相关法规的要求，在《借款合同》等贷款业务要件类档案粘贴印花税发票。

（四）档案资料分类。

1、档案资料分为核心资料和附属资料；

2、核心资料包括：企业基本资料、自然人基本资料、贷款业务档案和其他核心资料等；

3、企业基本资料包括：《企业法人营业执照》、《事业单位登记证》、《民办非企业登记证书》、《外商投资企业批准证书》等企事业法人证书复印件；《组织机构代码证》及《税务登记证》（含国税、地税）复印件；公司章程复印件；企业法定代表人资格证明、履历及身份证复印件；贷款卡复印件及査询结果；企业法人的注册资本验资报告复印件(含历次变更后连续的验资报告〉；近三期财务报表及上两年年度审计报告〈至少）复印件（含资产负债表、损益表、现金流量表〉； 现有借款明细、开户情况清单（根据业务需要）；客户情况变动说明材料：如企业变更登记文件复印件、生产经营资料，企业转制、改组等重大行为的相关材料复印件等；

4、自然人基本资料包括：身份证件或境内有效居住证明的复印件；婚姻状况证明文件；个人征信查询的授权书、查询记录原件；财产证明的复印件；收入证明原件等；

5、权证类贷款档案主要包括：抵（质）押物清单及说明；抵押物产权证书〈必须经有权部门盖抵押登记章，是否留存原件按产品管理办法的规定执行〉；抵押物他项权证；抵（质）押物财产保险单；权利质押的有价单据原件；抵（质）押登记手续原件；有处置权人或产权人权力机构出具的同意抵（质）押的书面证明；可挂失有价单据的停止挂失、停止支付手续原件；抵押物评估报告、质押物价值证明文件等；

6、管理类贷款档案主要包括：审贷会及授权人员审批意见；借款人、保证人信用评级测分表；贷款调査和审査报告；交易合同复印件、相关税务发票复印件；房地产开发项目的建设开发可行性研究报告、项目立项批准文件、《国有土地使用权证》、《建设用地规划许可证》、《建筑工程规划许可证》、《建筑工程施工许可证》、环保手续、地价款交缴证明、《商品房预（销）售许可证》复印件等；固定资产项目贷款业务的可行性研究报告、项目立项批复文件，项目方案变更、概算调整的批复文件，项目概、预算审査报告；《国有土地使用权证》、《建设用地规划许可证》、《建筑工程规划许可证》、《建筑工程施工许可证》、环保手续复印件等；

7、要件类贷款档案主要包括：借款人权力机构（如董事会）同意申请借款的书面文件；借款人权力机构成员签字样本（如董事会成员）；自然人控制的企业需加盖工商査询章；保证人同意担保的董事会决议或权力机构文件；保证人权力机构成员签字样本（如董事会成员）；自然人控制的企业需加盖工商査询章；担保函、项目担保意向书；由授权代理人签署合同的，留存企业法定代表人对授权代理人的授权委托书原件；授权代理人履历及身份证复印件；贷款业务主合同及协议；如综合贷款合同、借款合同、展期协议等；贷款业务从合同；如最高额保证合同、保证合同、抵押合同、质押合同等；公证书〔贷款主合同、从合同）（根据业务需要）；借款借据、借款申请书、延期还款申请书；借款人、保证人提供的还款计划或承诺书；放款通知单及回单；利息收回凭证（复印件)、本金收回凭证、还本付息通知单、利息催收通知书和回执、逾期贷款催收通知单回执、公正送达、律师函等；贷款诉讼案件起诉状、判决书、裁定书、强制执行书等法律文书；

8、其他核心资料主要是指：贷款业务各项资料的变更，主要包括变更后的执照，公司章程变更、法人变更、增资扩股及股权变动等；

9、贷款档案附属资料主要包括：风险预警资料；贷款后检査资料；借款人及担保人与本公司之间的商业信函；借款人及担保人提供的简介资料，综合资料等；客户信用记录资料；借款人及担保人有关生产经营资料和行业信息资料；借款人及担保人年度财务收支情况；借款人及担保人所在行业重大政策变化信息及有关新闻报道，与贷款业务相关的新闻报道等。

（五）综合员编写页码。

全部资料须逐页编写页码，凡有字迹即为一页，双面复印资料双面分别编号，并在每页的右上角记录。编写规则按《贷款资料存档目录》中资料所属分类顺序编写。

（六）档案编号由两部分组成：第一部分为合同编号，第二部分为按贷款发放顺序编写的顺序号。

（七）贷款档案需填写《贷款资料存档目录》清单。

1、贷款业务档案按《贷款资料存档目录》所属分类单独归集；

2、贷款后检査收集的管理类、要件类和其他类核心资料，汇总装订成册（每年至少一次)； 贷后收集的企业基本资料应纳入企业基本资料档案管理；

3、贷后检査报告、五级分类资料、风险预警资料等附属资料，按户定期分别装订成册（每年至少一次〉；

4、立卷档案必须放入档案盒内保管，贷款档案禁止使用档案袋保管。

（八）综合员至少按月检查各类档案保管情况，如发现贷款档案违规使用、遗失等情况，应立即向总经理汇报，并采取处理措施。

（九）档案借阅。

1、公司员工。

（1）《借阅贷款档案资料登记簿》上逐项登记，经双方签字后借出；

（2）归档后贷款档案只能借阅，不能借出；遇特殊情况，需总经理签字同意，可提供所需资料的复印件。

2、公、检、法工作人员。

贷款档案资料不对外单位提供，公、检、法等有权机关査阅，按上述档案借阅（公司员工）的流程处理。

3、综合员调离。

综合员调离时须办理贷款档案的移交手续。接收人对交接的文件和资料应按卷内目录逐项核对，填写《信贷业务人员调离交接报告》中信贷档案交接记录部分，双方签字确认。部门经理监督交接过程，并签字确认。

（十）档案装订。综合员：

贷款业务结清后，凭财务部门出具的贷款本息收回通知单，于5个工作日内将已结清本息的贷款档案进行归集装订，并在档案封面上加盖“结清”章，转入归档区保管。归档档案应编制《归档结清档案保管簿》，按顺序逐笔记录。

（十一）档案销毁。

贷款档案保存期满后，在总经理主持下由信贷部门和综合部共同组成鉴定销毁小组，负责组织对到期贷款档案进行鉴定，鉴定工作结束后，提出工作报告，对确无保存价值的进行登记造册，由档案人员签字确认，经董事会批准后进行销毁。

四、贷款档案管理的职责

（一）信贷部的职责。

1、信贷部门应做好贷款文件材料的收集、整理和归档前的保管工作，贷款文件材料应按照贷款项目分别存放；

2、逾期贷款本息全部收回或呆账贷款经批准核销后，信贷部门应将收回逾期（核销呆账）贷款通知单和相关的文件材料及时送综合部归档；

3、信贷部门因工作需要调换项目信贷员时，应由信贷部门负责人组织办理贷款文件材料的交接工作。

（二）综合人员的职责

1、负责对贷款档案工作的指导、监督和检査；

2、建立对贷款档案管理的具体办法和制度；

3、负责对贷款档案的接收、管理和提供；

4、负责对超过保管期限贷款档案的鉴定、销毁工作。(三）风险部门及其他贷款档案使用者的职责。

1、风险部门及其他贷款档案使用者在贷款档案归档前使用贷款文件资料时，要注意贷款资料的整理和归档前的保管工作，贷款文件材料应按照贷款项目分别存放。

2、风险部门及其他贷款档案使用者在使用、借阅、添加贷款文件材料时，要完善交接手续，并对贷款档案承担保管的职责。

五、附则

（一）本办法由本公司负责制定、解释和修订。

（二）本办法自公布之曰起执行。

第二篇：贷款档案管理办法

重庆市石柱土家族自治县远林小额贷款有限责任公司

贷款档案管理办法

第一章总则

第一条为加强小额贷款业务管理,规范小额贷款档案的收集、整理、保管及调用等工作,合理有效的保管和利用档案资料,为业务发展提供有效保障,切实防范小额贷款业务操作性风险,特制定本办法。

第二条小额贷款业务档案是指在办理和管理小额贷款业务过程中形成和记录的反映小客贷款业务处理过程的各项资料,是贷款档案的重要组织成部分.主要包括权属证明类、协议合同类、证件证明类、贷后管理类等四大类内容。

第三条小额贷款业务管理是指根据相关法律、法规和制定的要求,对小额贷款业务档案进行科学、规范、安全、有效的保管与利用。小额贷款业务档案管理是小额贷款业务管理的重要内容和环节。

第二章小额贷款档案的归档范围

第四条小额贷款业务档案主要包括:权属证明类、协议合同类、证明证件类、贷后管理类等,各类的具体内容为：

一、权属证明类相关资料

(一)房屋所有权证、土地使用权证、机动车辆权利证、其他权利证明书及各种有价凭证等;

(二)他项权利证明书,质押登记文件或抵押登记文件;

(三)抵押物保险单、履约险保险单或其他保险单;

(四)其他权属证明文件。

二、协议合同类相关资料

(一)小额贷款申请表、调查审批表、借款合同、补充合同、借款人或保证人提供的各种承诺书等;

(二)其他要件资料。

三、证件证明类相关资料

(一)借款人、借款人配偶、保证人的身份证件(居民身份证、户口本或其他有效证件);

(二)借款人、保证人资信证明(包括收入证明、征信机构出具的资信报告、财产证明、税单等)

(三)其他资信证明资料

四、贷后管理类相关资料

(一)贷款还清证明书;

(二)催收通知书(借款人、担保人)、催收贷款律师函、送达回执;

(三)贷后检查资料;

(四)其他相关资料。

第三章小额贷款档案的保管及使用

第五条资料应有独立档案袋,档案袋应封口,并经复核后,加盖档案管理员与复核人员的私章,放入专门档案柜保管。

第六条健全小额贷款业务档案借阅制度,完善借阅手续,做好借阅记录。

一、档案借阅应在业务办公区进行,且需在管理员监督下查阅,原则上不得借出。

二、对于需要借(调)出使用的档案,借调人必须填写<申请审批表>,档案管理员要留存复印件并记录档案借用及归还情况。

第七条小额贷款档案资料属于内部保密材料,经办人员与使用人员应严格遵守保密制度。

第四章 小额贷款结清档案的处理

第八条小额贷款结清档案与未结清档案分开存放, 并建立结清档案登记簿。小额贷款业务结清后档案保管5年后可以销毁,保管期从小额贷款业务结清次年1月1日起计算。

第九条对尚未终结借贷关系的贷款以及未经登记、批准销毁的贷款业务档案,任何部门和个人不得擅自销毁。

第五章附则

第十条本办法自发布之日起执行。

第三篇：XX贷款影像信息档案管理办法

XXX农村信用社贷款影像信息档案管理办法

为强化信贷资产贷前、贷中、贷后的有效管理，加大对贷款发放、管理、回收的全流程监督，杜绝不良客户赖债，进一步防范操作风险，明确管理责任，完善贷款在各个环节的监测过程，特制定本办法。

第一条 信用社在所有贷款的贷前调查、贷款发放、贷后理过程中的关键环节，必须取得有关影像资料。

第二条 贷款影像资料是贷款管理过程的情景再现，必须在规定的环节及时取得，信用社各网点必须保证所获取的影像资料真实、合法、完整。

第三条 贷款影像资料是反映贷款管理过程中的关键环节，客户不得以涉及个人隐私和肖像为理由拒绝影像资料的采集。否则，信用社有权拒绝办理。

第四条 信用社所获取的贷款调查、发放、管理影像资料作为贷款档案的一部分，应将电子版和纸质资料归档保管。贷款归还后，按照农村信用社信贷档案管理规定进行管理。信用社工作人员不得利用所取得的贷款影像资料，从事其他与贷款管理无关的活动，否则由此造成的一切责任由当事人承担。

第五条 各信用社客户经理、影像资料管理人员应加强对贷款影像资料的管理，严防丢失、被盗、泄漏等不安全行为发生，确保客户信息安全。

第六条 法人客户贷款的影像信息采集

（一）借款人影像信息

1、客户经理与法定代表人以企业单位门头或办公室为背景进行调查的照片；

2、法定代表人、担保人、信贷人员签订借款合同时的合影。

（二）担保人影像信息

1、客户经理、担保人以担保物或标志物为背景的照片；

2、担保人或担保单位法定代表人、借款人在签订担保合同时和经办贷款的客户经理合影；

3、客户经理在贷款催收时同借款人及担保人的合影； 第七条 个体工商户贷款的影像信息

（一）借款人影像信息

1、客户经理与客户在经营场所调查合影（拍照范围内有经营场所名称或标志物）；

2、办理抵押贷款的，拍摄客户经理、借款人、抵押人在内的照片；

3、客户经理和借款人、担保人签订合同时的合影；

4、客户经理在贷款催收时同借款人及担保人的合影；

（二）担保人影像信息

1、客户经理、担保人以担保物或标志物为背景的照片；

2、借款人、担保人或担保单位法定代表人与客户经理签订担保合同的合影；

第八条 自然人贷款影像信息

1、客户经理调查时与借款人以其经营场所或家庭为背景的合影；

2、客户经理与借款人、担保人签署借款及合同时的合影；

3、办理抵押贷款的，拍摄客户经理、借款人、抵押人在内的合影；

4、客户经理在贷后贷款催收时同借款人、担保人的合影。

第九条 所有影像信息必须留有工作日期，拍照过程中要求客户经理在影像之内的，均由客户经理指导第三人拍摄完成。

第十条 贷后检查影像信息

（一）贷后检查：在贷款有效期内，客户经理对未按季结息的的借款人及担保单位（人）进行实地检查，并与借款人及担保人留影拍照，完成贷后检查报告。

（二）贷款催收：对到期前30天的贷款，管户客户经理立即发放催收通知单进行催收，放发催收通知单时与借款及担保人合影存档备查。

第十一条 影像档案的保管与报送

（一）影像档案的保管

1、保管责任人。信用社设立专用电脑存储客户经理贷前、贷中、贷后管理过程中拍摄交回的影像信息资料。全部影像档案保管责任人为贷款记账员，对全部影像信息的存档与缺失负全责。记账员岗位变动时对影像信息要详细抄列清单由主任签字监督进行交接，明确保管责任。

2、档案管理。贷款记账员在电脑中除C盘以外的任一分区中依次按→管片客户经理→法人客户、个人客户、村组个人客户→月份的顺序建立文件夹,并将每日在电脑中更新维护后的文件在专用U盘备份。贷款影像信息随借据开销，日常对还清的贷户，在记账员抽借据的时候一并将还清借款的影像资料在“已归还贷款客户”影像资料文件夹保存，并根据还清贷款档案资料保存年限及时删除销毁。终了，主管会计将未结清贷款影像信息刻录光盘或在其他存贮介质进行存档备份。

3、档案查询。电脑中影像资料文件夹增设密码，并设立《影像资料查询登记簿》。所有查询影像信息的过程，必须有贷款记账员在场监督。未经信用社主任同意，任何人不得查询影像信息。每次查询必须进行登记，并由社主任在登记簿上签字审批。

4、归档时间。所有影像资料除保存电子文档外，还应按取得的顺序，打印纸质文档家入信贷档案保管。纸质档案必须随借款合同资料一并移交。客户经理每日所取得影像档案资料必须由客户经理在电子版中进行更名（如：XXX贷前调查、XXX贷款发放、XXX贷款检查、XXX贷款催收）于日终结账前交记账员。每日结账终了，记账员按收回的影像资料逐笔分类别核对外勤人员交回拍摄的贷前、贷中、贷后全部影像信息资料。并在《借款影像信息登记表》中登记后依次存入管片客户经理文件夹中的“贷前调查”“贷款办理”“贷后检查”“贷款催收”等相关子文件夹。

（二）影像资料的报送

1、上报审批贷款影像。各社在新上报联社审批贷款资料时，同时上报贷款调查环节影像资料（黑白打印件）并在本社留存电子版。

2、上报贷后检查影像。凡经联社审批的贷款，借款人未按季结息的均要按季上报贷后检查影像资料（黑白打印件）并在本社留存电子版。

第十二条 影像信息的考核

为进一步明确交接保管责任，确保影像信息的保管、上报、存档、调阅的完整性，对影像信息的保管及回交入档考核如下：

（一）填制影像资料登记簿。客户经理在回交拍摄的贷前、贷中、贷后相关影像资料时，必须在《借款影像信息登记簿》上进行登记，记账员依据当天发生的信贷业务核查交回的影像资料的完整性，核对存档后，在《借款影像信息登记簿》上签字确认。对未按规定拍摄和拍摄份数不足的影像信息，记账员有权要求客户经理重新拍摄。

（二）档案建立完整性考核。联社将依据本办法规定的拍摄方式、份数、影像内容等，不定期对客户经理回交的影像信息按借款合同进行检查，对未按规定拍摄影像资料的，每份处以管户客户经理50元罚款。对因保管不善而丢失影像信息资料的，处以保管责任人每份50元罚款。

（三）设立补助津贴。鉴于影像信息资料管理责任及日常工作量大等因素，对贷款记账员影像信息管理岗位每月发放津贴100元。

第十三条 本办法由XXX农村信用合作联社制定、解释和修订。

第十四条 本办法自202_年6月1日起执行。

第四篇：档案管理办法

关于公路工程竣工文件材料立卷归档

整理要求

各施工单位、监理单位、设计单位：

为进一步做好工程项目档案管理工作，省交通厅下发了豫交办【202_】39号关于下发《河南省公路建设项目文件材料归档整理规范》的通知。对工程项目档案的验收提出了明确要求，为贯彻落实好该通知精神，切实做好档案管理工作，对于S236平郏快速通道的工程技术档案工作特做以下要求：

一、各有关单位必须加强档案工作的统一管理，各施工、监理单位应建立健全档案工作各项规章制度，明确有关领导分管项目档案工作，并配备专（兼）职资料员，做好日常工作中资料的收集、整理工作，杜绝竣工验收前突击整卷。设计、监理及施工单位注意收集在工程建设过程中形成的各种资料，为了保证档案资料的完整性、准确性及系统性，应加强对施工工地档案资料管理人员的培训和教育，使他们尽快掌握和了解公路工程档案管理的方法和内容。对日常工程档案的收集整理工作，有关部门要不定期的进行现场抽查，发现问题及时解决。

二、做好平时工作的监督检查，经常性地督促、检查、指导。各级领导要对工程项目档案管理工作引起高度重视。

三、竣工资料的整理方法严格按照省厅印发的《河南省公路建设项目文件材料归档整理规范》附件中的各项规定进行整理。

四、根据豫豫交办【202_】39号关于下发《河南省公路建设项目文件材料归档整理规范》的通知，各个项目竣工材料的组卷、分类以及编制档号等系统化整理工作必须利用计算机档案管理软件完成（该软件是由国家档案局推荐经省交通厅档案科考察在全省统一使用的档案管理软件）。

五、各项目办对项目档案的形成以及利用计算机档案管理软件对项目档案案卷目录、卷内目录、光盘的整理制作及移交等工作应做统一安排。

六、各单位在合同段交工验收前将已经系统化整理的项目档案连同案卷目录（含电子版目录）和案卷编制说明，公路局工程科和监理检查合格后移交给公路局档案室，并按照规定办理移交手续。案卷的编制说明内容包括本合同段项目建设内容，档案整理执行的标准、项目档案整理情况及组卷数量，竣工图编制质量及其他需要说明的问题。

七、档号的统一编写部分为：S236PJL/….二〇一四年二月十三日

第五篇：档案管理办法

会签日期：202_-8-12

第 0 次修改

东营市俊源石油技术开发有限公司

档案管理制度

第一节 总 则

第一条 为规范东营市俊源石油技术开发有限公司的档案管理，提高档案管理水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，维护公司利益，防止重要文件、资料的遗失，结合公司实际情况，特制订本制度。

第二节 管理体制和职责

第二条 公司设置档案室及专职档案管理员，档案管理员须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。具体职责为：

（1）负责公司档案和工程资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计、立卷归档等；

（2）负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订；（3）负责档案提供使用服务；

（4）严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密。

第三节 文件材料的形成和归档

第三条 档案按照记述内容的不同划分为图纸类、合同类、实物类、文书类和说明书合格证类；按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。

第四条 归档时间和归档程序

（一）公司各部门、办事机构和区域所产生的文书档案，根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档。各部门、办事机构和区域零星文书档案采取各部门平时累积、每半年一次按照各类档案的管理细则进行整理并移交档案室。

（二）项目开发建设工程类档案由项目负责人审定后，于工程项目竣工后三个月内各项目资料员统一整理后有序归档。设备仪器类档案，在开箱或安装调试后由购置部门向公司档案室归档。

（三）声像、实物档案，在产生后及时归档。

（四）凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。

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会签日期：202_-8-12

第 0 次修改

（五）其中公司财务类及人事类档案由财务部和人力资源部自行组织存档及保存。第五条 归档要求

（一）归档的文件、资料必须完整。

（二）归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰；案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。

（三）电子档案实行双轨制，纸质文件与电子文件同时归档，以防电子文件的破坏与丢失，维护档案的完整与安全。

（四）各类文件归档一般一式一份，比较重要的和利用频繁的要适当增加归档份数。

第四节 档案的利用

第六条 档案管理员编制档案检索工具，根据各类档案的特点建立相应的档案数据库，并进行计算机记录工作，为利用计算机检索创造条件。

第七条 档案管理员须熟悉所保管档案的情况，主动了解公司各项工作，搞好档案提供利用。

第五节 档案保管期限的划分及鉴定

第九条 档案保管期限分为永久、长期、短期三种。其中长期为10年以上，短期为3-5年。

第十条 对公司有长远利用价值的档案须永久保存。

第十一条 对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。第十二条 凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

第六节 档案保密规定

第十三条 档案级别的划分：

档案等级的划分标准根据档案文件的性质、重要性、档案类型、及常用程度划分为四个等级。

等级的划分：一级为绝密文件；二级为秘密文件；三级为机密文件；四级为普通文件

（一）本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料，公司的工艺流程资料和相关图纸及公司设备图纸属非常重要的文件，此类型文件为绝密文件，其等级划分为一级。

（二）本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。属于人事方面的档案，为绝密文件，其等级划分为一级。

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会签日期：202_-8-12

第 0 次修改

（三）本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。此类型文书属秘密文件，其等级划分为二级。

（四）本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。属公司内部重要文件，为机密文件，其等级划分为三级。

（五）本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。属于机密文件，其等级划分为三级。

（六）重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等属于普通文件，其等级划分为四级。

第十四条 严格遵守本规定，做到不该知道的事绝不问，不该说的机密坚决不说，不该看、记的材料不看、不记。

第十五条 接收和移出档案，必须认真清点、核对交接清单。

第十六条 严格执行借阅制度，不任意扩大借阅范围，对需要出据档案证明的，要认真核对摘抄内容。

第十七条 整理档案应在办公区内进行。不得将档案带出办公区，以防失密或丢失。第十八条 档案、资料不准随意销毁，如需销毁应先办理批准手续。

第十九条 公司档案由专人负责管理，非管理人员不得进入，下班前必须把借阅的档案资料入库。

第二十条 发现档案丢失，损坏要及时报告。

第七节 档案查阅、借阅规定

第二十一条 借阅档案要认真执行档案管理办法和保密制度的规定，确保公司机密不外泄，档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责。

第二十二条 因工作需要，查阅档案资料时，必须填写《档案借阅申请表》，写明查阅人身份、查阅目的及查阅文件，方可查阅。查阅重要档案资料，需经总经理签字同意后方可在档案管理人员的监控范围内查阅。

第二十三条 档案资料一般情况下仅公司内部人员查阅使用。

如外单位、个人查阅档案，必须经总经理批准，办理登记手续后，方可在档案管理人员的监控范围内查阅。

第二十四条 复印档案资料需填写《档案借阅申请表》，机密档案资料由总经理签字同意后方可复印。

第二十五条 档案资料原则上不予借出，如有特殊情况需携带外出时，需填写《档

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案借阅申请表》，写明用意，经借阅人部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后方可外借。机密档案须经总经理批准后方可外借。

第二十六条 借出档案应在到期前归还，如需延长借阅期，应办理续借手续，到期未还者，档案管理人员应及时催还，未办理续借手续而愈期不归还者，要予以通报批评或追究其相关责任。

第二十七条 借阅档案的人员，要爱护档案，不准私自摘录、翻印和任意转借，不准圈注和涂改，不准污损和拆卷，严禁泄密。如发生上述情况要追究借阅人的责任。

第二十八条 借出的资料，因保管不善损坏或丢失的，由借阅人负责及时追查，重要档案损坏或丢失要及时汇报公司相关领导，如系人为造成，公司将追究有关人员的责任。

第二十九条 借出的资料使用完毕，要及时归还档案室，档案管理人员对档案进行详细检查，保证资料齐全、完整，并在《档案借阅申请表》上填写归还时间并由借阅人签字确认，验收无误，及时入库。如发现有涂改、缺页、损毁、遗失等问题要及时报告。

第八节 档案室管理规定

第三十条 档案室实行专人管理，非管理人员未经许可不得入内。第三十八条 档案室内的档案柜要统一编号。做到存放有序，查找有据。第二十一条 要爱护档案，在整理、搬移、上架和提供利用过程中，要轻拿轻放，保持档案整洁，发现破损时，要及时修补。

第三十二条 要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠、防有害物体等“八防”措施。保持档案室内清洁，每周至少全面清扫一次。

第三十三条 档案室内严禁烟火，禁止存放与档案无关的其它物品。

第三十四条 下班前或节假日，要认真检查，以防事故发生。离开档案室时，要注意关闭电源、关锁门窗。

第三十五条 认真办理档案入库和查阅、借阅登记手续。第三十六条 案卷归还后，及时放回原处。

第三十七条 每年定期对室内档案进行一次全面检查，掌握档案保管情况，为改善管理积累资料。

第九节 档案销毁规定

第三十八条 需要销毁档案资料时，必须先通过档案价值鉴定，无保存价值和保管期满不须继续保存的档案，应予以销毁。

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第三十九条 销毁时必须填写《档案销毁审批表》，实行两人监销制度进行档案销毁，经档案销毁人签字、监毁人签字、档案主管部门负责人审核、分管领导批准后，进行销毁。

第四十条 严禁将销毁档案转做其它用途。第四十一条 档案销毁清册需归档，并长期保存。

第四十二条 本制度自下发之日起执行，解释权归公司行政部。

公司档案分类试行规则

1、图纸

1.01设备类图纸 1.02基建类图纸 1.03其他图纸

2、合同

2.01销售类合同 2.02采购类合同 2.03其他

3、实物

3.01奖牌（杯、匾等）3.02证书（资质等）3.03 印章

4、文书类 4.01政府 4.02公司

5、说明书/合格证 5.01 说明书 5.02 合格证 5.03 检验报告

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