某物业公司客户档案管理制度

第一篇：某物业公司客户档案管理制度

某物业公司客户档案管理制度

A.物业部客户管理的日常工作包括：

1]及时上行下达客户与管理中心之间的知会、报告、通知、通报，传送文件应及时、准确，认真登记并制作各种表格。

2]协调与客户之间的关系，加强横向沟通；

3]做好与客户有关各类文件的档案管理工作，并定期整理，以备随时查询及跟进； 4]接听客户投诉，解决客户投诉；

5]听客户工程报修电话，及时联系修复；

B.客户档案管理

客户档案资料的管理主要是收集、整理、归档、保管及使用四个环节。一般客户档案包括以下的资料：

1]收集客户资料

2]客户缴费记录包括各样应付之押金

3]户装修工程文件

4]客户迁入时填具之资料

5]户资料补充：

 客户联络资料

 客户紧急事故联络人的资料

 客户日常工作联系人的人事变迁资料

6]客户与管理中心往来文件

7]客户违规事项与欠费记录

8]客户申请维修记录

9]客户投诉记录

10]客户单位有关的工程档案（二次装修工程有关资料）

11]将客户资料分户进行保管，并由专人负责。如遇特殊情况需翻阅客户资料，须经物业经理批准后方可查阅。

12]物业员工应严守保密制度，不准将客户资料与信息泄露他人。

第二篇：公司客户档案管理制度

公司客户档案管理制度3篇1

第一条

目的：

本制度立足于建立完善的国内和国际市场客户档案管理系统和客户档案管理规程，以提高国内和国际营销效率，扩大国内和国际市场占有率，与本公司交易伙伴建立长期稳定的业务联系。

第二条适用范围：

企业的过去、现在和未来的国内和国际市场直接客户与间接客户都应纳入本制度的适用范围。

第三条内容：

1.客户基础资料

客户资料的获取，主要是通过营销人员对客户进行的访问搜集来的。在档案管理系统中，大多以建立客户数据库的形式出现。

客户基础资料主要包括客户的基本情况、所有者、管理者、与本公司交易时间、企业规模、行业、资产等方面。

2.客户特征

服务区域、销售能力、发展潜力、公司文化、经营方针与政策、企业规模(销售额等)、经营管理特点等。

3.业务状况

主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者和业务人员的素质、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系及合作态度等。

4.交易活动现状

主要包括客户的销售活动状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策、企业信誉与形象、信用状况、交易条件和以往出现的信用问题等。

第四条

方法

1.建立客户档案系统

本制度规定客户基础资料的取得形式如下，并采用数据库的形式进行：

(1)由销售代表在进行市场调查和客户访问时进行整理汇总。

(2)向客户派发客户资料表，请客户填写。

(3)委托专业调查机构进行专项调查。

2.客户分类

利用上述资料，将企业拥有的客户进行科学的分类，目的在于提高销售效率，增加企业在国际市场上所占的份额。

客户分类的主要内容包括：

(1)客户性质分类。分类的标识有多种，主要原则是便于销售业务的开展。可按客户所在行业、客户性质、客户地域、顾客类型划分。

(2)客户等级分类。企业根据实际情况，确定客户等级标准，将现有客户分为不同的等级，以便于对客户进行渠道管理、销售管理和货款回收管理。

3.客户构成分析

利用各种客户资料，按照不同的标准，将客户分类，分析其构成情况，以从客户角度全面把握本公司的营销状况，找出不足，确定营销重点，采取对策，提高营销效率。

客户构成分析的主要内容包括：

(1)销售构成分析。根据销售额等级分类，分析在公司总销售额中，各类等级的客户所占比重，并据此确定未来的营销重点。

(2)商品构成分析。通过分析企业商品总销售量中各类商品所占比重，以确定对不同客户的商品销售重点和对策。

(3)地区构成分析。通过分析企业总销售额中不同地区所占的比重，借以发现问题，提出对策，解决问题。

4.客户信用分析

在客户信用等级分类的基础上，确定对不同客户的交易条件、信用限度额和交易业务信用处理办法。

第五条

客户档案管理应注意的问题：

在客户档案管理过程中，需注意下列问题：

1.客户档案管理应保持动态性，不断地补充新资料。

2.客户档案管理应重点为企业选择新客户，开拓新的国际市场提供资料。

3.客户档案管理应“用重于管”，提高档案系统的质量和效率。

4.客户档案系统应由专人负责管理，并确定严格的查阅和利用的管理办法。

公司客户档案管理制度篇2

第一章

总则

一、目的为规范公司客户档案管理，增强公司客户档案的实用性、有效性和保密性，促进销售工作的顺利进行，特制定本制度。

二、范围

与公司发生业务或即将发生业务的客户，即企业的过去、现在和未来的直接客户与间接客户，都是本制度的管理范围。

三、职责

公司销售档案管理由营销总监总负责;各部门经理负责本部门客户档案管理;人力资源部为本制度的监督、处罚部门。

第二章

档案的内容和建档方法

一、客户档案的内容包括以下四项资料：

1、客户基础资料。客户基础资料主要包括客户的名称、地址、电话;经营管理者、法人(这三项应包括其个人性格、嗜好、家庭、学历、年龄、能力等方面);创业时间、与本公司交易时间、企业组织形式、业种、资产等方面。

2、客户特征。服务区域、销售能力、发展潜力、经营观念、经营方针与政策、企业规模(职工人数、销售额等)、经营管理特点等。

3、业务状况。主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者和业务人员的素质、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系及合作态度等。

4、交易活动现状。主要包括客户的销售活动状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策;企业信誉与形象、信用状况、交易条件、以往出现的信用问题等。

二、建立客户档案卡。

档案的分别为两类，一是经销商客户档案，区域提供，二是终端客户档案，业务部和营业部提供。具体内容见《经销商客户档案卡》和《终端客户档案卡》。

三、建档方法

销售人员接待或拜访客户后，当天登陆客户管理系统填写或完善客户档案。不全面的客户档案，销售人员要进一步了解，每月最少完善一次。客户档案不及时更新，销售人员违反每次罚款20元。

第四章

保密规定

一、公司客户档案密级为机密级档案，分级管理。

公司级档案由营销总监负责管理，营销总监、营销副总经理、总经理可以查阅，其他人查阅需营销总监批准;部门级客户档案由部门经理负责管理，其他人查阅需营销副总批准部门经理批准;个人级客户档案由销售人员负责管理，他人查阅需部门经理批准。

二、档案的保存

公司档案以客户档案管理系统进行管理，营销总监为系统管理员，每月1日对数据进行备份，以防止数据丢失。

三、客户档案的查阅

1、查阅公司的客户档案必须经过审批。填写《查阅档案审批表》，经本部门经理签字，总经理批准后，档案管理负责人才可以让其查阅。

2、未经审批私自查看客户档案，每次处50元罚款;未经审批，擅自将客户档案账号提供给人查阅，每次处50元罚款。

公司客户档案管理制度篇3

一、客户资料管理办法总则。

为了提高客户资料的有效性和利用率，加强客户资料管理，做好客户服务品质提升和客户关系维护的基础工作，提升客户满意度和忠诚度，使公司对客户的管理规范化、有效化，保证稳定开展，特制订本客户资料管理办法。

二、客户资料管理办法管理范围。

1、公司已合作客户(老客户)、未合作客户、潜在客户、流失客户等客户资料都纳入本管理办法范围。

2、客户资料的管理包括客户资料的收集、整理、查阅、分析等方面。

3、公司客户为与公司有业务往来的供应商和经销商及合作的重点客户、品牌客户。

三、客户资料的内容。

完整的客户资料包括以下资料信息：

1、公司信息部负责公司所有客户基本信息的汇总、整理。

a、客户基本资料的收集是业务拓展的基础，也是客户资料管理的第一步。客户基本资料的收集主要由市场人员完成，市场人员要熟练掌握各种客户资料收集的有效方法，积极主动的收集客户信息。

b、客户基本信息包括客户的企业名称、地址、所有者(法人代表)、成立时间、企业性质、所属行业、注册资料、联系人、联系方式(电话、传真、邮箱)等方面。

C、对经销商、重点/品牌资料要在ERP中规范管理。建立必要的信息系统，如客户性质/客户合作年限/经营品牌/信用评估/财务状况/人员状况等。

2、建立客户档案，并编制客户一览表供查阅。

1)、每发展、接触一个新客户，均应建立客户档案户头;

2)、客户档案适当标准化、规范化，摸清客户基本信息，如客户名称、法定代表人或不夫代表、地址、邮编、电话、传真、经营范围、注册资本等。

3)、建立客户特征资料，客户特征资料包括企业规模(营业额、员工人数)、采购决策特征、具体需求、决策者个人信息(爱好或偏好、生日等)、业务发展趋势等。

3、客户档案的更新、修改。

1)、客户单位的重大变动事基、与本公司的业务交往，均须记入客户档案;

2)、对客户单位的重大变动事项、与本公司的业务交往，均须记入客户档案;

3)、积累客户业绩和财务状况报告。

4)客户在财务上的开户、更改户名需提供纸制申请，并做好档案记录(销售中心及财务部存档，公司ERP做好记录和分类，及时和相关人员沟通，并做好记录)

4、建立客户交易资料

客户与竞争对手合作信息(合作方式、交易额、付款方式)、客户与公司历史交易信息(合作方式、交易额、付款方式、合同编号、流失原因)等。

四、公司各部门与客户接触的重大事项，均须报告信息部(除该业务保密外)，不得局限在业务人员个人范围内。

五、员工调离公司时，不得将客户资料带走，其业务部门会同信息部将其客户资料接收、整理、归档。

六、建立客户信息查阅权限制，未经许可，不得随意调阅客户档案。

七、客户管理。

1.接待客户，按公司对外接待办法处理以及招待费用管理办法进行审批接待。

2.与客户的信函、传真、长话交往，均应按公司各项管理办法记录在案，并整合在客户档案内。

3.对一些较重要、未来将发展的新客户，公司要有两个以上的人员与之联系，并建立联系报告制。

4.负责与客户联系的员工调离公司时，应由公司及时通知有关客户，产指派其员工顶替调离员工迅速与客户建立联系。

八、客户资料管理办法附则。

本客户资料管理办法由公司销售中心解释、补充，经总经理批准颁行。

第三篇：客户档案管理制度

客户档案管理制度

一、档案日常管理规定

销售资料

1.销售顾问按时把交车资料提交到客户关爱部（24小时内）

2.销售交车资料包括交接单、延伸服务清单、身份证、合格证、发票、PDI，且要按顺序排放（不按规定或少单不给予接收）

3.上交资料时需签字确定

售后资料

1.服务顾问按时把接车资料提交到客户关爱部（24小时内）

2.售后接车资料包括接车单、委托书、结算单，且要求按顺序排放整齐（不按规定不给予接收）

3.上交资料时需签字确定

二、档案归档流程

1.销售资料按每月进行归档

2.售后资料按委托书号进行归档（100份一档）

要求：档案齐全，装订整齐，按序存放。

三、借阅流程

1.借阅人需填写借阅单，并且要部门领导签字

2.客户关爱部根据借阅单，调阅其需档案，双方签字确认后方可将资料给借阅人

3.档案资料必须在规定的时间内规还

4.借阅人必须确保借阅资料的完整性和安全性，不得损坏、丢失或者借阅他人

5.电子文档的复制必须由关爱总监及借阅人部门经理签字才可复制

四、档案保密规定

1.档案资料必须在规定的时间内规还

2.借阅人必须确保借阅资料的保密性和完整性，不得损坏、丢失或者借阅他人，档案信息不泄露，不外传。

第四篇：公司客户档案管理制度

公司客户档案管理制度

一、为规范档案管理，保证小贷、担保业务档案资料（以下简称档案）的安全完整，维护公司及客户的权益，特制定本细则。

二、档案的管理是指对公司已发生的项目资料、权属证明等进行整理，并统一移交档案管理人员编号归档。

三、档案管理人员应建立档案台帐及权证档案台帐记录，便于资料查询、借阅、管理。

（一）客户档案管理由总经理制定专人负责。

（二）档案管理员对客户档案资料的安全性负责。

四、档案的整理与移交

（一）业务的具体经办人员（项目经理A、B角）为档案移交人；

（二）部项目经理A角将项目资料按档案清单（附后）的要求进行分类整理，编制好册内资料清单（具体到每一项内容的页数，包含资料中的封面及所有纸张）移交项目经理B角，清单一式三份，A、B角各执一份，档案资料中一份，A、B角、档案管理人员三方分别签字确认。项目经理B角根据清单内容对档案资料进行审核，确认档案及相关有权人员签字完整并编码之后移交给档案管理员，若资料中有重要资料或签字缺少，项目经理B角须列出补充资料清单要求项目经理A角补齐；

（三）项目资料包括四部分：立项审批资料、重要合同或单据等、项目调查资料、客户或企业资料；（具体内容及顺序附表）；

（四）业务发生后与客户所签署的合同，属于客户但客户未拿走的部分，应列入档案附件交档案室保存，列入附件的资料不进行编码；

（五）档案的移交时限为项目结束后（一般为贷款发放后）的五天之内，具体为项目经理A角三个工作日内移交项目经理B角，项目经理B角两个工作日内移交档案室，特殊情况说明原因经有权审批人同意后可以酌情延后；

（六）档案管理员在接交档案时，按照项目经理B角提供的清单一一核对档案资料，双方确认无误，项目经理B角、档案管理员双方签字确认；

（七）档案管理员在档案登记本上按时登记所接收的档案名称，双方签字确认；

（八）档案管理员对接收的档案统一编号，并按照档案号相应给档案中的合同编号。

五、重要权证资料的移交

（一）重要权证资料包括：贷款或者担保客户的财产权属证明原件、保证人的财产权属证明原件、他项权证原件、动产抵押登记通知书、股权出质设立登记通知书、其他权属证明原件；

（二）重要的权证应与档案资料分开移交，重要权证视同现金管理，相关权属证书在第一时间移交公司指定的权证管理人员，A角列出重要权证移交清单，AB角及档案员三方在对清单上所列权证的名称、权证号、数量核对无误后，单独移交档案室存档并在移交单上签字确认；

（四）档案管理员应将所收到的权证存入保险柜单独保存；

（五）存档的权证应按项目按项目编号分开保存，且权证编号应与项目的档案编号一致。如档案号为2012鸿借字第001号档案对应的权证档案编号也为2012鸿借字第001号。

六、档案的借阅

（一）公司董事长、总经理。副总经理需要借阅档案可以直接通过档案管理员办理借阅手续，员工因工作需要借阅档案的，必须按借阅需求填写《档案资料出借单》，并经公司董事长、总经理或主管副总经理批准；

（二）档案管理员凭《出借单》办理档案借阅手续并登记台帐；

（三）档案借阅人必须在《档案资料出借单》规定的期限内，将所借资料完整归还档案管理员；

（四）档案管理员核对资料完整无误后将档案复位，并登记台帐。

七、本实施细则自颁布之日起执行。

第五篇：物业中心客户档案管理制度

客户档案管理制度

为完善公司的客户档案管理, 建立系统的客户档案，特制定该制度。1.2.公司的客户档案由客户服务部设专人进行统一管理。公司的客户档案内容包括：

（1）物业部各分部形成的相关文件资料（含挞订交易资料）：服务费确认书

（买方/卖方）、承诺书（买方/卖方）、买方/卖方身份证复印件、委托人身份证、委托书、<监证书>复印件、认购书、查册复印件/税单复印件、钥匙交收原件、客户满意度调查表、房地产证复印件。

（2）评估部形成的相关文件资料：评估报告、相片、评估师资格证、评估

公司执照或机构的营业执照。

交易按揭中心形成的相关文件资料：买方-----身份证、配偶身份证、户口簿、配偶户口簿、婚姻证明、供款存折、收入证明、公积金卡、首期（3）款收据、缴存证明，卖方------身份证、配偶身份证、户口簿、配偶户

口簿、婚姻证明、收款存折、房地产证、买卖合同、买卖征询意见通知。3.各分行文员须于每周五将本周交易产生的所有客户档案交客户服务部存档，并做好交接登记。

客户档案资料以复印件形式交客户服务部存档，要求资料要齐备。客户服务部须将客户档案按固定模式及时进行整理并归档。

客户档案的存放应统一、有序。将客户档案按房屋性质分成住宅、商铺、写字楼三大类；再分别细分为一手业务、二手业务；然后再根据交易房屋按所在区域、成交分行、成交性质（买卖/租赁）、成交时间进行细分。客户服务部要做好客户档案的统计工作，每月5日前向公司提交各类客户统计及分析报表。

客户服务部要做好客户档案的保管工作，不得遗失、损坏、涂改档案资料。凡借阅客户档案须做好借阅登记，并及时归还。4.5.6.7.8.9.2009．4．9

客户档案管理工作细节:

一、客户档案交接册

二、客户档案总目录表（分一、二手业务）：

三、客户档案明细目录(二手业务):

1.物业部形成的成交档案资料：服务费确认书（买方/卖方）、承诺书（买方/卖方）、买方/卖方身份证复印件、委托人身份证、委托书、<监证书>复印件、认购书、查册复印件/税单复印件、钥匙交收原件、客户满意度调查表、房地产证复印件。

2.评估部形成的档案资料：评估报告、相片、评估师资格证、评估公司执照或机构的营业执照。

3.交易按揭部形成的档案资料：买方—身份证、配偶身份证、户口簿、配偶户口簿、婚姻证明、供款存折、收入证明、公积金卡、首期款收

据、缴存证明、卖方—身份证、配偶身份证、户口簿、配偶户口簿、婚姻证明、收款存折、房地产证、买卖合同、买卖征询意见通知。

四、电脑客户档案目录：

总编号、子编号、交易时间、交易地址、交易金额(元)、建筑面积(M2)、房屋性质(房改房/商品房/回迁房/宅基地)、交易方式(买卖/租赁/纯交易/纯评估/纯按揭)、业主姓名、业主身份证号码、业主电话、业主住址、客户姓名、客户电话、客户身份证号码、客户住址、交易部门、经手物业顾问、所属部门经理、业主佣金(元)、客户佣金(元)、总佣金(元)、最后收佣日期、付款方式(一次性付款/贷款)、贷款方式(商业贷款/公积金贷款/混合贷款)、贷款金额(元)、贷款年限、租期、完案日期、业主交易次数、客户交易次数、俱乐部积分(卖方)、俱乐部积分(买方)、备注

五、客户档案编号说明

（一）总编号：

1、Y代表业务种类：Y1一手、Y2二手

2、交易年份

3、交易次序

编号举例：Y1-04-1即为一手业务、2009年、第一份交易

（二）子编号：

1、B代表交易部门/分行：

B1银山总行B2写字楼B3商铺部B4泰康B5越华B6越垦 B7前进(1)B8前进(2)B9荔湾B10西华B11 员村B12桥东B13花蕾B14芳花B15 黄石B16东湖B17文明B18中山八 B19景泰B20 东峻B21芳村 B22桥西 B23东风西 B24北京路B25江南西B26署前路 B27 东山（1）B28 东山（2）

2、F代表交易方式：F1买卖、F2租赁

3、交易年份

4、交易次序

编号举例：B1-F1-09-1即为银山总部、买卖方式、2009年、第一份交易

六、客户档案借阅登记本：