市长来访接待流程(预案)

第一篇：市长来访接待流程(预案)

市长来访接待（预案）

市长秘书可能会提前通知到达时间以及预计逗留时间，相关参观路线等（也可由公司根据实际情况推荐参观路线）。公司也可在此时提出相关接待方面的疑问。但公司也应提前做好突然来访的准备。

一、抵达北门

①抵达前北门保持开启状态，公司领导北门外等待，到达后指引路线;②保安佩带帽子，行举手礼；

③安排宣传拍照人员全程拍照（可根据实际情况安排全程拍照）； ④提前准备欢迎横幅（热烈欢迎宁波市领导一行视察指导工作）； ⑤制作欢迎牌/水牌，写上欢迎词放于前台进门处；

二、抵达行政楼门口

公司其他重要领导在行政楼一楼下车处等待，并安排两名女性礼仪人员站立门口，负责引路及开启前往三楼的会客室门禁（两扇门禁也可提前全面开启），举止要大方得体；

三、会议室接待；

①提前安排好鲜花（盘式或迎宾式）、水果、纸巾/湿巾、茶水、公司宣传册/画册等，水果盘保持干净整洁，茶叶选上等好茶（由一名礼仪人员专门负责倒茶，空闲时可站立会议室一边）。另外考虑是否需要市长题字，则需要准备文房四宝。

②简单交流后播放公司宣传PPT,讲解公司整体发展状况；

四、参观车间

①在PPT展示中提前绘制车间参观路线图，并向客人讲解关键地点； ②车间5S整理，保持通道干净整洁、墙面标识美观明确、员工语言表达恰当得体（可能与员工讲话）、房顶无蜘蛛网及明显尘迹等。

五、宴

①安排中餐或者晚宴，提前确定地点；

②礼品准备，全体一行人员的礼品选定，可交由司机或秘书；（最好能展示公司的，也可在礼品中加入公司的宣传册）

六、离开

由公司领导全程陪同送别，待车离开后返回。

第二篇：来访人员接待流程

来访人员接待流程：

一、有人员来访时，值班门卫应先询问来访目的，确定来访人员所属类别。

二、在已知重要人员来访的情况下，由综管部或建设技术部事先将来访信息告知接待人员，做好迎宾工作。重要人员来访无需填写《来访登记表》，值班门卫要做好车辆停放指引工作。

三、若一般性人员来访（业务合作方、供应商等），按以下流程办理：

1、无预约情况下，值班门卫应询问受访人及来访事由等信息，并打电话告知受访人。在征得同意后，由来访人员填写《来访登记表》,并等候受访人到门卫室迎接来访人进入公司。

2、若受访人不在公司，也没有及时委托公司其他人员代为接待，此种情况下来访人员不得进入公司。

3、进入公司的来访人来访结束后，门卫值班人员应收回有受访人签字的《来访登记表》，方可让受访人离开公司。

4、一般性的人员来访时，车辆应停放在公司指定处。特殊情况需要进入的，应征得综管部或建设技术部负责人同意。门卫值班人员做好车辆进出公司时的安全检查工作。

四、如有特殊人员来访（蓄意滋事者等），门卫值班人员应做好解释、劝说工作。对不听解释或劝说无效仍强行进入公司的，门卫值班人员可向综管部报告情况，由综管部人员酌情处理。对情况严重的可直接拨打报警电话（110），请公安机关出面帮助处理。

五、对衣着不整、拒绝填写或不如实填写《来访登记表》的来访人员，门卫值班人员有权禁止其进入公司。

第三篇：来访客户接待流程

来访客户接待流程

为了加强来访客户接待管理，规范客户业务接待流程，特制定此项标准：

主要流程：

接待申请-----确定接待级别-----联系接待单位-----安排接待人员-----机场（车站）接车-----安排住宿-----厂区参观-----领导接见-----洽谈合作事项------处理、确定合作事项------领导会谈------餐饮安排------机场（车站）送车------电话回访

1、接待申请：业务、市场部员工在了解客户即将到访时通知总经办，要求进行客户接待的安排，如出差在外应及时以电话方式通知，并落实客户的联系方式、随行人数、是否需用车到机场或火车站接送；

2、确定接待级别：总经办根据来访人员的级别不同，按公司相关标准规定安排接待。

3、联系接待单位：总经办根据接待申请要求，在客户到达前应作好相关的接待安排，及时与客户联系了解具体的到访人数、是否需用车、订房或其它要求，并及时落实。

4、安排接待人员：营销公司根据工作的需要安排接待人员，负责接待任务的人员必须严格按照标准落实整个接待过程。一般情况下，来访人员没有离开前，接待人员不宜随意更改，并根据客户需求提前通知公司需参加会谈人员。

5、机场（车站）接车：接待人员在接到接待任务后，必须确认来访人员的班机（班车）何时到达，到达地点，航班号（车次），来访人员的姓名、特征。用车，先落实公司有无车辆之后进行，如无法安排车辆的应通知客户并告之坐车方式。接到来访人后，接待人员帮忙提行李上车，根据班次的时间或者来访人员的需要安排住宿、餐饮的先后次序。

6、住宿安排：到达住宿地点后，接待人员要主动帮来访人员提行李上房间，留下自己的联系电话。

7、厂区参观：营销公司负责客户的介绍工作，突出的重点在于：厂区厂房介绍、新产品的讲解、工作人员的主要负责工作范围、企业文化、企业的前景等等方面。

8、领导接见：接待人员在带领来访人员见领导之前，必须和公司领导沟通好，确认接见时间、地点，然后带领来访人员与领导见面。

9、洽谈合作事项：领导接见结束后，接待人员将客户请至会客厅，参会人员根据公司开展工作的实际情况和部门相关的标准，提出合作事项的内容，咨询来访人员提出的合作事项内容并且做好笔录。

10、处理、确定合作事项：本着双赢的原则，接待人员在公司和来访人员之间根据合作事项的内容收集双方的意见，进行处理以至最后确定的工作，经双方确定后用文案交与双方。

11、领导会谈：双方在合作事项达成一致后，双方领导一般会进行互相道贺的仪式，接待人员适时作相关的安排。

12、餐饮安排：总经办可知会相关部门后进行，一般的接待要求业务员工或市场部员工一起进行，做一下标准后可由他们安排接待人员应陪同来访人员就餐。

13、机场（车站）送车： 来访人员离开，由接待人员陪同送车，接待人员除了主动帮来访人员提醒例外，如有公司赠送的纪念品，一定要提醒或者直接递交到来访人员手上。送车时，须等到来访人员离开自己的视线范围以后，才能离开。

14、电话回访：接待人员按送来访人员走的航班号（车次），估计他们到达的时间，适时去电进行咨询接待工作的情况，了解客户对公司的产品和企业形象等等方面的意见。及时做好报告上报公司，以便改进。

无论来访者以何种目的来访，接待工作很多时候会直接影响到客户对我们公司的选择。只要我们的接待工作做好了，就会给来访者留下一个良好的形象。

第四篇：供应商来访接待流程

非正常支付款）来访接待流程（非正常支付款）
咨询来访目的

门卫室
通知采购、外发

洽谈 OK

正常离厂

接待室
洽谈 NO

处理 OK

正常离厂

异常情况

汇报上级 或 通知财务部门 处理 NO

后勤跟踪

1、维护秩序

2、问题联络

3、初步处理

结 束

备注： 备注：相关部门或人员必须按流程执行，不得推委，否则追究相关人 员责任！2011 年 10 月 15 日

第五篇：外贸公司客户来访接待流程

外贸公司客户来访接待流程

为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，加强来访客户接待管理，规范客户业务接待流程，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待”的原则，公司来访客户接待流程如下：

一、接待原则

公司接待客户的宗旨、原则和目的。

宗旨：让客户有宾至如归，亲切，舒服的感觉； 原则：注重细节，相互尊重，共同发展；

目的：提高公司来访客户下单（当场下单以及访后下单）率，发展来访客户为公司忠诚客户。

二、接待准备

1、业务部门：

（1）当接到客户来访信息时，应落实来宾基本情况：来宾国家、来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留时间、目的和要求等。

（2）落实客户的行程安排或行程单（包括是否旅游），弄清客户到访时间、航班、酒店住宿要求、是否需要接机、是来公司还是要参观工厂等信息，并提前3-5天告知操作人员，以便安排相应接待。

（3）在客人到来之前打电话跟进，主动询问客人位置，主动和司机沟通。（4）布置展厅：提前五天通知行政部门，告知展厅布置要求，协调相关样品、海报、物料、国旗、鲜花等相关准备工作。

（5）提前一天准备报价单和产品目录，易于携带的小样品；色板、计算器、尺、笔记本、订书机还有针对性的报价单。

（6）负责跟各个部门沟通，传达相关信息。

2、行政部门

（1）制作接机牌（如果需要）：应包含来宾的名字，具体样式：

（2）成套茶具或者咖啡杯，提升公司档次和品位，咖啡杯最好是纯白的瓷杯，茶杯可以用玻璃杯。

（3）饮品及水果：业务部门在客人到来一天前要告知，给客人准备什么样的饮品：茶、咖啡、饮料等，并准备当季新鲜水果。

（4）纪念品：业务部门提前3天告知行政是否需要准备纪念品，经公司领导审批后，行政负责采购并提前一天交给业务部门。

（5）工具箱：包括插线板、剪刀、订书机、视频转接头、插头转换器等，专门用来接待客人用。

（6）环境布置：客户到来一小时之前先打开展厅的空调，由业务部门通知时间。再次检查办公环境以及洗手间的细节准备。

（7）欢迎牌：写上客户的国家、公司名、客户姓名，在公司前台显示屏上播放。

（8）摄影：由专人（必要时可以请摄影师）拍摄客户来访过程照片，纪录精彩瞬间，合影留念。

3、工厂

（1）工厂提前一至两天对办公室、展厅、车间、卫生间、食堂、庭院等处做彻底的清扫，并在清扫结束后按照客户参观路线走一遍，确保没有遗漏的死角。

（2）参观和谈判可能用到的物品：数码相机、预先准备好的工厂产品视频、产品目录和企业介绍（包括常用的付款方式，生产周期等）。

（3）工厂门前欢迎客户来访的接待牌或横幅，让客人感觉其受到重视。

（4）会议室的安排，会谈资料的准备，包括企业演示文稿的准备，以及客户相关需要展示的文件资料，公司的实力资料等。

（5）准备好茶水及食品糖果。（6）必要时打印接待通知，下发给相关工厂。检查分区标志、设备操作规范、员工个人防护等是否完整规范。

三、接待期间

接待人员在由机场至公司，或公司至工厂的路上，和客户进行有礼貌的寒暄，可以介绍一下城市的情况、风土人情、景点等内容。

1、公司接待：

（1）接到会议室后，让客人先进入，并且向客人礼貌问候微笑着说“请进”及伸手示意方向。请客人进入后再慢慢关上房门，跟随进屋。

（2）介绍时，先介绍公司接待领导，客人有先知情权，先绍男士后介绍女士，先介绍晚辈后介绍长辈，先介绍位低再位高者。

（3）请客人落座时，最好让他们坐在一起，而不要分开。

（4）客人落座后，首先应端上茶水/咖啡/饮料(依客户所需），如果是盛夏，也可以送上清凉饮品。

（5）客人如果需要会议室或者多媒体，需要在客户来之前提前安置好（提前准备公司宣传片及自制的PPT)。

（6）进入展厅：建议不仅仅谈工作，可以询问客人行程，对中国印象等等话题，拉近与客人之间的关系，缓和气氛，如果客人时间充足，可以带客人在公司逛一下，介绍公司企业文化（包括公司的机构，部门，照片墙，可告知客户我们公司愿景规划等）。（7）客人如果遇午、晚餐时间，需要请示相关领导提前预订何种档次的酒店。

（8）洽谈结束，可以根据情况准备公司小礼品赠与重要客户；每次待客结束，都要以欢迎“再次见面”的心情来恭送对方。

（9）如客户需要订返程机（车）票的，可联系行政部门（廖聃宁）提前网上预定。

（10）根据情况送客户至写字楼外、酒店或是飞机场。如有送机，需要陪同客户一起办理好登机牌再道别。可以在客户离境前，打电话道别。

2、工厂接待：

工厂接待经公司领导审批，公司的工厂由人力资源部（施红霞）负责衔接，并及时通知工厂做好接待的准备工作，并告知陪同领导。合作工厂由业务员负责衔接。具体接待工作包括：

（1）向人力资源部递交来访客户信息及人数，安排接待牌（支持英文）。

（2）是否需要公司派车。（3）是否需要招待。

（4）是否需要会议室及投影设备。

（5）是否需要准备礼品，及特殊礼品的采购。（6）如需安排住宿和用餐，需提前联系并预订酒店。（7）在客户即将到公司之前，至少需提前提前一天电话确认客户抵达时间和迎接地点，并通知司机准备车辆提前在指定地点接客户上车。

（8）负责接待人员陪同客户在公司的各项活动安排。

四、接待反馈

按照行程安排，送走客户后，及时发邮件给客户，一是问候，二是将本次访问双方的会谈纪要和照片发给客户，并提醒客户查收，如有遗漏及时补齐。

五、接待过程中注意事项

1、对于客户的饮食习惯要了解，是否是穆斯林，是否有忌口等。

2、如在接待过程中需要请相关部门人员协助或出席时，需提前通知相关人员。

3、当确定来访客户职位级别较高或影响力较大时，需公司领导出席。

4、接待人员在接客户来公司时，出发前应电话告知相关领导，提前做好接待准备。

5、公司人员在给来访客户做讲解时，接待人员要尽可能全程跟进，或定时去会议室了解来访客户的各项需求和疑问，并及时给予协调或解决。

6、如果来访人员较多时，可依情况联系旅行社安排行程，包含食宿。

六、总结事项

针对来访客户，行政部门需建立客户档案，按照来访时间，详细记录每位来访客户信息（包括客户的喜好等），以便查询及后续工作的开展。