邮件使用办法（精选五篇）

第一篇：邮件使用办法

邮件使用办法

一、关于收件人

1、对外的邮件一定要抄送

2、如果同时发送给同事和领导，要把领导设为抄送人，同事设为收件人。

3、对外发送邮件时，如果收件人或抄送人里面有和我中心领导同级或级别高的领导，要把对方至于我中心领导前面，以示尊重。

4、公司的工作邮件不要使用昵称等非正式称呼。

5、应注意收件人要按照职务排列。

二、关于主题正文及附件

1、主题内容要能够体现邮件的内容，不要用空白主题，字体：Verdana，字号：12

2、尽量做到一份邮件只谈论一个主题，以便于收件人检索与整理

3、如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。

4、正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。

5、附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个档。

6、不要使用带有其他公司或机构名称、LOGO的信纸，应注意信纸底色要和文字颜色有足够的色差，以方便收信人阅读，一般不提倡使用背景复杂的信纸，以保证邮件在不同的客户端环境下都良好的呈现效果。

7、正文格式如下： 称呼：

您好/上午好/下午好！

正文。

此致

敬礼 案例：

各位同事：

大家好！

今天下发了关于邮件格式的规范，请大家认真查看并统一格式，体现我中心工作的规范性。谢谢！

此致 敬礼

三、关于结尾签名

1、每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚地知道发件人信息。

2、尽量不要使用他人的邮箱发送邮件，如果一定要使用，请在邮件正文前表明自己的身份，并在邮件末尾附上自己的联系方式（电话和邮箱）。

3、统一的签名格式如下：

-姓 名：姓名 办公电话：1********** 手 机：1********** 邮 箱：****** 通信地址：

邮 编：

第二篇：邮件使用技巧

邮件系统注意事项与技巧

1、慎用“CC”（抄送）功能

过度使用CC会造成你的邮件被忽略。请只CC需要了解邮件内容的收件人。如果你需要收件人回复，请使用 “To”。CC的职位通常是统一级别的。

2、慎重使用“全部回复”功能：除非确定所有邮件上的人都需要收到你的回复，在大多数情况下只需要回复发件人就足矣。感谢和欢迎类型的邮件，仅需要团队领导来代表全队回复表示。

3、使用恰当的回复选项

回复邮件的时候，有几个选项，最常用的是 “REPLY”, “REPLY WITH HISTORY” or “REPLY WITHOUT ATTACHMENT”.Reply: 以空白邮件作为回复的基础

.Reply with History: 回复时携带关于相关主题的所有以前的邮件和附件.Reply Without Attachment(s): 不携带附件

建议大家使用“reply without attachment(s)”选项，这将会降低系统资源的占用。我们同时建议您不要在邮件中加入图像或者截图。

4、给邮件起个恰当的标题

我们每天都接到大量的邮件，很多情况下，大家都是通过邮件标题来判断是该阅读还是直接删除某封邮件，或是将邮件转发给第三方。这就提醒我们，在点击‘发送’前，一定要确保邮件的标题能恰当简要地反映邮件内容。.不要把邮件的所有内容都写在标题里

.邮件标题一定要短小精悍，遵循KISS原则-Keep It Short & Simple

5、除非必要，否则请勿在标题使用“紧急”和“重要”。

6、及时更新名单：当你回复邮件时，请删除To（收件人），CC（抄送），和BCC（秘密抄送）中不需要被告知的人

7、在转发邮件前，请精炼邮件内容：转发邮件是分享信息的好办法，但请将邮件进行编辑，不要让收件人埋没在冗长无用的内容中,而找不到重要信息。

8、不要附加多余的文件：除非是必要的信息，否则回复时请把附件删除，千万不要反复发送同一个附件，尽可能压缩要发的附件。

9、避免发送大附件。大的邮件附件将会：

.下载到本地的时候要花费很长时间（附件越大，下载时间越长）.不仅大量占用发送人的邮箱空间，也占用邮件接受人的邮箱空间。

需要发送大的邮件附件时，我们建议您使用公司的企业内容管理系统ECM(FileNet)，将附件存放在ECM(FileNet)中, 只需要将文件的链接地址粘贴在邮件中发送即可。点击http://ecm.lenovo.com 即可使用ECM(FileNet)。

10、保持言简意赅，内容清晰：请保持邮件的简洁明了。用准确的语言表达自己的意思，明确期望得到的回复。如果你有多个要求，可以考虑标注编号易于阅读。

11、保持专业的语气和态度：邮件是工作上的沟通工具，而不是我们发泄情绪的方法。记住你的邮件可以被转发，这是你想传递给所有人的印象吗？

12、避免使用多种颜色（控制在3种以内）。避免在一封邮件中使用多种颜色的文字,会增加邮件的阅读难度，请使用在当前背景下易于阅读的文字颜色。

13、保持格式简洁：避免使用复杂的格式。用准确的语言来表达你的意思，因为复杂的格式很有可能在其他的电脑上无法正确显示。

14、英文邮件选择常用字体。特殊字体可能造成收件人阅读困难，也可能无法在收件人电脑上正常显示。

15、检查拼写：有拼写错误的邮件不符合专业标准，同时会让别人觉得不够严谨和不被重视。

16、慎用缩略语 ：DYK是什么意思？不是每个人都了解你所使用的缩略语, 缩略语也并不能为你节约很多时间。

17、使用“谢谢”做结束语：如果你不知道如何为一封邮件落款，就在结尾写上 “谢谢”，一般情况下，这个结尾总是适宜的。

18、英文邮件不要使用全大写字体。整句的大写字体传递了斥责和批评的 含义。

19、简洁的邮件签名：

使用简洁的邮件签名将会方便收件人识别及引用发件人的联系信息。我们建议您：.不要在签名中使用图片（使用图片会占用资源）

.使用文本格式的签名（这将会方便收件人将发件人的信息复制到地址本中）.不要使用私人的联系方式

.保持签名的职业性—如果使用名言警句，一定要获得批准。不恰当的引用名言警句将可能使

公司陷入不必要的纠纷。如果您不确认您的签名是否使用正确，请咨询您的经理或者法务部 门进行确认。

20、发送前确认邮件附件，请先查看是否已经添加了所需附件再点击发送。

第三篇：企业邮件使用规则

电子邮件使用规则

总则

公司开通网络电子服务，目的是为了更好的促进公司员工工作的内外交流。公司的电子信息网络，无论是对内还是对外均不允许传递与本人工作无关的内容。

一、邮件的开通与登陆

新员工到公司办理入职手续后，由人力行政中心予以开通企业邮箱。企业邮箱登陆地址：ym.163.com 登陆账号：本人中文名全拼@chinarong.com 登陆密码：首次登陆邮箱后，系统会提示重新设置密码，重新设置即可。

注：早上上班的第一件事情，打开电脑——打开邮箱，查看邮件！

二、邮件文本及格式规范 1．邮件内容

一封完整的电子邮件内容包括：收件人邮件地址（抄送邮件地址）、邮件主题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、本人签名。

2．邮件字体 ① 全文统一

② 字体大小在10-12号，不宜过大或过小，选用宋体字。④ 字体颜色为黑色，个别重点处可加黑或显著的颜色。3．邮件附件

如邮件中含有附件，应在邮件内容中说明。4．个人签名

① 个人签名档需包括内容：姓名、所在部门/岗位等 例：--

best regards RONG行销机构

人力行政中心人力资源主管 XXX

② 如有工作需要，需和外部联系，还可以增加公司名称、地址、邮政编码、公司网站及个人手机号码，联系方式（电话分机、传真、e-mail）等。

三、邮件语言文字规范

1．语言表述清楚、简练，不能有岐义。

2．规范用语，尽量少用口头用语，不用俚语。3．段落分明、清晰。

四、邮件发送规范 1．邮件主题

① 邮件必须写明主题。

② 主题要明确清楚，文字尽量简练，让收件人了解邮件所说为何，不能有岐义。

2．邮件发送

① 邮件内容需注意保密性，要明确收件人的范围，不遗漏需要发送的人，不发给无关人员。

② 明确主送人和抄送人，避免两者混淆不分，主送人为必须知悉该邮件内容的当事人，抄送人为有必要了解该邮件内容的人员。

③ 转发邮件时，要注意内容保密性，检查原邮件内容，确定需要引用的内容。④ 连续回复，转发邮件，要重新整理和明确邮件内容，避免沟通有误。⑤ 邮件发送前，检查一遍，确认无误后再发送。

3．邮件群发

① 邮件群发只适合于全员公告、通知等事项，除此类邮件外不群发。② 回复群发邮件时，只需回复给发件人或少数几人，不要群发回复

注：对重要沟通事项，在发送邮件后最好电话提醒对方引起关注，或请对方确认 收到Email；重要会议通知在会前向与会人员提醒开会时间。

五、其他注意事项

1．不要在公司里发和政治、宗教相关的邮件。2．工作时间勿发与工作内容无关的邮件。

3．邮件只是从多沟通方式的一种，日常的沟通不要完全依赖邮件。4．邮件附件的总容量应尽可能少于5M，如附件较大，应压缩后发送。

第四篇：收据使用办法

工会经费收入专用收据使用管理暂行办法

第一章 总则

第一条 为规范工会经费收入专用收据使用和管理，加强工会财务监督，根据国家有关财务会计和财政票据管理的制度规定，制定本办法。

第二条 本办法所称的工会经费收入专用收据（以下简称专用收据），是指工会按照《工会法》、《中国工会章程》的有关规定取得工会经费收入时开具的凭证。

第三条 专用收据是会计核算的原始凭证，是工会、财政、税务、审计等部门进行监督检查的依据。

第四条 专用收据的印制、领购、核发、使用、保管、核销、稽查等活动，适用本办法。

第五条 财政部、全国总工会是专用收据的主管部门。县和县以上各级工会财务部门为专用收据管理单位，负责本级及下级专用收据的印制计划、领购、核发、保管等工作。

第二章 专用收据的内容和适用范围

第六条 专用收据基本内容包括收据名称、收据编码、收据监制章、缴款单位（人）、收款日期、收款项目、内容、金额、收款单位、收款人以及联次。

专用收据设置为三联，包括存根联、收据联和记账联，各联次以不同颜色加以区分。

第七条 工会取得以下工会经费收入，使用专用收据：

（一）工会会员缴纳的会费；

（二）建立工会组织的企业、事业单位、机关和其他社会组织按每月全部职工工资总额的百分之二向工会拨缴的经费或者建会筹备金；

（三）工会所属的企业、事业单位上缴的收入：

（四）人民政府和企业、事业单位、机关和其他社会组织的补助；

（五）其他收入。

第三章 专用收据的印制、购领和核发

第八条 专用收据由财政部统一印制，并套印财政部财政票据监制章。

第九条 各级工会领购专用收据原则上实行每年领购一次、每次领购数量不超过１年的需要量、有偿使用的办法。省级工会于每年９月底前将本地区（本行业）下一专用收据领购数报全国总工会财务部。全国总工会财务部于当年ｌＯ月１５日前将全国工会领购专用收据数量汇总报送财政部财政票据监管中心统一领购，之后按领购数发放到省级工会。

省级以下工会实行凭《工会经费收入专用收据购领证》领购专用收据的办法。《工会经费收入专用收据购领证》由省级工会制作，省级以下工会首次购领专用收据时，应当向上级工会提出领购申请，经上级工会审核批准取得《工会经费收入专用收据购领证》。

第四章 专用收据的使用与保管

第十条 各级工会必须严格按照本办法第七条规定的收入范围开具专用收据，不得超范围使用专用收据。

第十一条 各级工会应当按专用收据号段顺序使用专用收据，填写手写和机打专用收据时做到字迹清楚，内容完整、真实，印章齐全，各联次内容和金额一致。填写错误的，应当另行填写。因填写错误等原因作废的专用收据，应当加盖作废戳记或者注明“作废”字样，并完整保存全部联次，不得私自销毁。

第十二条 各级工会不得转让、出借、代开、买卖、销毁、涂改专用收据，不得将专用收据与其他财政票据、税务发票互相串用。

第十三条 各级工会应当建立专用收据管理制度，使用全总财务部组织开发的《工会经费收入专用收据软件》，由专人负责专用收据的印制计划、领购、使用与保管等，并按规定向上级工会及时报送专用收据的领购、使用、结存等情况。

第十四条 各级工会领到专用收据时，应当检查是否有缺页、号码错误、毁损等情况，一经发现应当及时交回上级工会，并由全国总工会交回财政部财政票据监管中心处理。

第十五条 专用收据遗失，应当及时在县以上相关媒体上声明作废，同时将遗失原因等有关情况，以书面形式报告上级工会，并由全国总工会报送财政部财政票据监管中心备案。

第十六条 各级工会应当妥善保管开具的专用收据存根，收据存根保存期限一般为５年。保存收据存根确有困难的，经财政部财政票据监管中心、全国总工会批准后，可缩短为３年。

第十七条 对保存期满需要销毁的专用收据存根和未使用的需要作废销毁的专用收据，由各级工会负责登记造册，填写《中央单位财政票据销毁申请表》报上级工会，并由全国总工会统一报经财政部财政票据监管中心核准后，由财政部财政票据监管中心组织销毁。

第十八条 撤销、合并的工会，在办理《工会经费收入专用收据购领证》的变更或注销手续时，应当对已经使用的专用收据存根及尚未使用的专用收据登记造册，填写《中央单位财政票据销毁申请表》报上级工会，并由全国总工会统一报经财政部财政票据监管中心核准后，由财政部财政票据监管中心组织销毁。

第五章 监督检查

第十九条 财政部、全国总工会应当根据实际情况和管理需要，对各级工会领购、使用、保管专用收据的情况进行稽查，也可以定期或者不定期的专项检查。

第二十条 各级工会应当自觉接受财政部、全国总工会的监督检查，如实反映情况，提供有关资料，不得隐瞒情况、弄虚作假或者拒绝、阻碍监督检查。

第二十一条 违反本办法规定领购、使用、管理专用收据的，财政部、全国总工会应当责令该工会限期整改，整改期间暂停核发该工会的专用收据。

第六章 附则

第二十二条 各省级工会可根据本办法，结合本地区（本行业）实际情况，制定具体实施办法，报全国总工会财务部备案。

第二十三条 本办法自２０１０年７月１日起施行。《全总办公厅关于印发＜工会经费拨缴款专用收据管理暂行规定＞的通知》（总工办发［１９９９］４１号）即日起废止执行。

第五篇：教你使用邮件网关拦截垃圾邮件

教你使用邮件网关拦截垃圾邮件

用邮件网关拦截垃圾邮件：用户在搜索、传递电影资源邮件的时候，也是网上黑客入侵、病毒、木马大肆泛滥的好时机。网民往往容易被各种极具诱惑力的邮件标题吸引，在打开邮件附件的同时，木马和病毒也开始感染个人电脑。这些含有病毒和木马的电影资源邮件不仅对个人电脑产生影响，同时对很多企业网络也产生了影响，这是因为很多网民在工作时间利用企业网络进行传播。这些安全问题很可能让企业面临机密信息泄密和邮件服务瘫痪的危机。网管为了解决这些信息安全问题，借助防火墙、网络监控控制软件等等工具，希望能把这类邮件拒之门外，但往往折腾了一大圈，总会不断的有漏网之鱼到达用户的公司邮箱。究其根本原因，由于这类垃圾病毒邮件拥有突发性和时效性，企业邮件服务器的反垃圾规则库无法及时更新这类新垃圾邮件的过滤规则，就会导致企业邮件面临安全危机。

为了加强企业信息安全，部分企业选择架设邮件网关，在企业邮件服务器的基础上，通过网关加强企业邮件安全。目前，市面上大部分网关都是硬件网关，价格普遍昂贵，也无法随意进行系统迁移和管理。相比硬件网关，软件网关拥有众多无可比拟的优势。

1、软件网关产品方便携带，容易安装使用，企业可以随时通过网络下载厂家产品进行本地测试。

2、有效利用本地资源。软件网关产品能充分有效利用企业本地资源，包括现有服务器、网络环境等资源。企业通过结合实际环境测试，可以快速检测产品是否能满足自己的需求。

3、易于维护。只要企业网络保持外网连接畅通，厂家能随时通过远程网络，为企业提供24小时在线技术支持服务，解决99%以上的故障。

4、功能强大。相比固定式的硬件网关产品，软件网关拥有更强大的系统功能扩展性，方便升级和定制个性化的功能需求，为企业提供除了反垃圾、反病毒外其他的功能，例如邮件监控、审核等。

5、性价比高。由于软件网关产品更多的关注于软件产品本身，能集中大部分的人力资源于产品研发和售后服务中，相比硬件网关软硬件一体式销售，软件网关产品性价比更高。

不管是硬件网关还是软件网关，能否为企业提供高效反垃圾反病毒效率和实时反垃圾规则库更新才是最重要的。面对网络上层出不穷的新垃圾邮件的泛滥，邮件网关产品厂商应该能提供智能更新，及时的为客户提供反垃圾规则库更新，保障客户邮件服务器信息安全。

何谓高效反垃圾，一方面体现在拦截垃圾邮件率，一方面则体现在如何降低误判率，另一方面则是厂商如何维护反垃圾规则库的更新。

网络热门话题带动一波波新的垃圾邮件高潮，垃圾邮件发送者总是利用一切网络热点发送各种主题极具诱惑力的垃圾邮件。邮件网关厂商应该拥有及时更新反垃圾规则库的实力，才能保障企业用户邮件服务器的信息安全。