第一篇：邮件的写法之内容和结构
英语电子邮件如何写 一内容 二 结构 三常用词汇
其它缩写：跟老外邮件交流中常会见到的英语缩写词汇 四 常用例句：英文电子邮件高频句 商务英语函电的 20个常用句型
一 内容
从问候开始
用问候语开始邮件内容非常重要，例如“Dear Lillian,”。根据你与收件人的关系亲近与否，你可能选择使用他们的姓氏来称呼他们而不是直呼其名，例如“Dear Mrs.Price,”。如果关系比较亲密的话，你就可以说，“Hi Kelly,”如果你和公司联系，而不是个人，你就可以写“To Whom It May Concern:” 感谢收件人如果你在回复客户的询问，你应该以感谢开头。例如，如果有客户想了解你的公司，你就可以说，“Thank you for contacting ABC Company.”如果此人已经回复过你的一封邮件了，那就一定要说，“Thank you for your prompt reply.”或是“Thanks forgettingbackto me.”如果你可以找到任何机会那一定要谢谢收信人。这样对方就会感到比较舒服，而且显得更礼貌。
表明你的意图
然后，如果是你主动写电子邮件给别人的话，那就不可能再写什么感谢的字句了。那就以你写此邮件的目的开头。例如，“I am writing to enquire about„”或是“I am writing in reference to „”在电子邮件开头澄清你的来意非常重要，这样才能更好的引出邮件的主要内容。记得要注意语法，拼写和标点符号，保持句子简短明了并句意前后一致。
结束语
在你结束邮件之前，再次感谢收信人并加上些礼貌语结尾。你可以 “Thank you for your patience and cooperation.”或 “Thank you for your consideration.”开始接着写，“If you have any questions or concerns,don't hesitateto let me know.”及“I look forward to hearing from you.” 结束
最后是写上合适的结尾并附上你的名字。“Best regards,” “Sincerely,”及“Thank you,”都很规范化。最好不要用“Best wishes,”或“Cheers,”类的词因为这些词都常用在非正式的私人邮件中。最后，在你发送邮件之前，最好再读一遍你的内容并检查其中有没有任何的拼写错误，这样就能保证你发出的是一封真正完美的邮件！二结构
地址栏的写法：
地址栏（To）电子邮件的地址，包括写信人地址、收信人地址、抄送收信人地址、密送收信人地址，这四部分无需填写繁杂的邮政地址，只需填入相应的电子邮件地址即可，而且并非每一项都要填，若收信人只有一个，就不需填写其他收信人的电子邮件地址，处理比一般信件要简单得多。
主题摘要的写法：
主题摘要栏（Subject）邮件的标题应当简洁明了。邮件标题是邮件主要内容的浓缩，是读者浏览信箱时决定是否阅读该邮件的根据。简洁明了的主题内容可起到索引的作用，便于收件者以后在大量的邮件中查出相关的邮件。邮件标题选择的合适与否将影响到读者处理信件的效率。因此，为了确保收信人能及时阅读邮件，邮件的标题不仅要引人注目，而且应该言简意赅。另外，标题应该用名词短语或动名词短语，如：“Your Meeting in California”，“Your Order”，“Mrs.Jones”，“weekly Sales Meeting”，“广告”等标题都信息明确、一目了然。
称呼（salutation）
商务英文电子邮件通常用较正式的称呼，如：Dear+对方的姓氏，有时可以省去 Dear，直呼对方的名或姓，或者用随意的称呼，如：“Hi，Johnson”，“Hi，Davis”等。若不能确定收件人是哪一位，可用这样的表达，如：“Dear Sirs”，“Dear Madam or Sir”或“To whom it may concern”等。
正文部分的写法：
正文部分（body）涉外商务电子邮件的正文书写格式绝大多数采用齐头式。齐头式是指正文中各部分都从每行的左边开始，这种格式便于打字和节省时间，提高工作效率。正文是电子邮件的主要部分，大多把话题分成几个小主题，每个小主题一段，每段一般只有一两句话，正文由两三个或三四个简短的段落构成。
敬意结尾（complimentary closing）
结尾常用敬语，表示客套和礼节，措辞应恰当。通常用“Best Regards”，“Best Wishes”，或使用 “Good day to you！”等表示美好祝愿的词组作为敬意结尾，使得电子邮件更趋向随意体（casual style）。
签名（signature）
通常是寄件者在信函的敬意结尾下面写上自己的姓名。因为电子邮件是在电脑上打出来的，所以不能像传统的外贸信函那样可用手签。
附件（Enclosure）
电子邮件中如果带有与邮件内容相关的附件，可用 word、excel等软件编写成文件报表或扫描各种形式发票、定单或报价单等，并在邮件中说明具体文件的名称及份数等，以便对方确认。
附言（Postscript）
打好邮件后，若发现需要补充某些内容，可在签名下方注明 P.S.再附上补充的内容。但补充的内容不宜太多，常常是一两句话。若补充的内容很多，则需另写一封邮件，以免喧宾夺主。
三常用词汇
英语电子邮件发送程序有很多的缩写，如果你不知道意思的话，你给老板要求加薪水的邮件就可能发给了整个办公室！
“Reply to all”表示你的邮件将发送给每一个收到原始邮件的人。
在邮件的地址栏内，“cc”(carbon copy)部分是指邮件发给你指定的人，而“bcc”部分你可以悄悄的发送邮件而不让其他的人知道–b的意思是“blind”（掩藏的）。
如果有人要你“forward”一封邮件，他们意思是要你通过转发的功能发送邮件，有时侯简写成 “fw.”
比较常见的缩写如下： 缩写 原文 意思
AOB Any other business 其他事 ASAP As soon as possible 尽快 BCC blind carbon copy 密送 BTW By the way 顺便提一下 CC Carbon copy 抄送 Conf.Confidential 机密 IOW In other words 换句话说 Pls.Please 请 PS Postscript 附言 WRT With regard to 关于
四
（一）电子邮件常用例句 1.Initiate a meeting 发起会议
I would like to hold a meeting in the afternoon about our development planning for the project A.今天下午我建议我们就 A项目的发展计划开会讨论一下。
I want to talk to you over the phone regarding issues about report development and the XX project.我想跟你电话讨论下报告进展和 XXX项目的情况。
2.Seeking for more information/feedbacks/suggestions 咨询信息/反馈/建议 Shall you have any problem accessing the folders, please let me knows.如果存取文件有任何问题请和我联系。Thank you and look forward to having your opinion on the estimation and schedule.谢谢你,希望能听到更多你对评估和日程计划的建议。
Look forward to your feedbacks and suggestions soon.期待您的反馈建议!What is your opinion on the schedule and next steps we proposed?你对计划方面有什么想法?下一步我们应该怎么做? Feel free to give your comments.请随意提出您的建议。
Any question, please don't hesitate to let me know.有任何问题,欢迎和我们联系。Any question, please let me know.有任何问题,欢迎和我们联系。
Please contact me if you have any questions.有任何问题,欢迎和我们联系。Your commentsandsuggestionsarewelcome!欢迎您的评论和建议!Do you have any idea about this?对于这个您有什么建议吗? It would be nice if you could provide a bit more information on the user's behavior.您若是能够就用户行为方面提供更多的信息就太感激了!At your convenience, I would really appreciate you looking into this matter/issue.如果可以,我希望你能负责这件事情。
3.Give feedback 意见反馈 Please see comments below.请看下面的评论。
My answers are in blue below.我的回答已标蓝。
I add some comments to the document for your reference.我就文档添加了一些备注,仅供参考。
4.Attachment 附件
I enclose the evaluation report for your reference.我附加了评估报告供您阅读。
Attached please find today's meeting notes.今天的会议记录在附件里。Attach is the design document, please review it.设计文档在附件里,请评阅。For other known issues related to inpidual features, please see attached release notes.其他个人特征方面的信息请见附件。
5.Point listing 列表
Today we would like to finish following tasks by the end of today:1„„.2„„.今天我们要完成的任务:1„„.2„„.Some known issues in this release:1„„.2„„.声明中涉及的一些问题:1„„.2„„.Our team here reviewed the newest SCM policy and has following concerns:1„„.2„„.我们阅读了最新的供应链管理政策,做出如下考虑:1„„.2„„.Herearesomemorequestions/issuesfor your team:1„„.2„„.以下是对你们团队的一些问题:1„„.2„„.The current status is as following: 1„„2„„目前数据如下: 1„„2„„ Some items need your attention:1„„.2„„.以下方面需提请注意:1„„.2„„.6.Raise question 提出问题
I have some questions about the report XX-XXX我对 XX-XXX报告有一些疑问。For the assignment ABC, I have the following questions:„就 ABC协议,我有以下几个问题:„„
7.Proposal 提议
For the next step of platform implementation, I am proposing„ 关于平台启动的下一步计划,我有一个提议„„
I suggest we can have a weekly project meeting over the phone call in the near future.我建议我们就一周项目开一个电话会议。
Achievo team suggest to adopt option A to solve outstanding issue„„ Achievo团队建议应对突出问题采用 A办法。
8.Thanks note 感谢信 Thank you so much for the cooperation感谢你的合作!Ireallyappreciatetheeffort you allmadeforthissuddenandtightproject.对如此紧急的项目您做出的努力我表示十分感谢。Thanks for your attention!谢谢关心!Your kind assistanceonthisareverymuchappreciated.我们对您的协助表示感谢。
Really appreciate your help!非常感谢您的帮助!I truly appreciate it.我真的很感激。
Thank you for your participation.謝謝你的參加。Thank you so much for inviting me.非常感謝你要請我。
Congratulations to all of you and thanks for your efforts.恭喜各位并謝謝各位的努力。
Your understanding and cooperation is greatly/highly appreciated.很感激你的理解及合作。
Your prompt response will be most appreciated.很感激你快速的答復。Once again, thank you all for your commitment and support.再一次感謝你的承諾及支持。
Any comments will be much appreciated.對于您的任何建議，我將非常感激。Thank you very much for everything you’ve done for me.謝謝你為我做的一切。Please convey my thanks to all the staff involved, they certainly did an excellent job.請表達我的謝意給那些有關的同仁，他們真的干得很好。
9.Apology 道歉
I sincerely apologize for this misunderstanding!对造成的误解我真诚道歉!I apologize for the late asking but we want to make sure the correctness of our implementation ASAP.很抱歉现在才进行询问,但是我们需要尽快核实执行信息。I apologize for the delay in „對于„的耽擱，我深感抱歉。
We are sorry for any inconvenience caused.對于產生任何不便，我們感到抱歉。We apologize for not replying you earlier.對于未能早一點回信給你，我們感到抱歉。Sorry, I’m late in replying to your e-mail dated Monday, April 1.抱歉，太遲回您在4月1日（星期一）發給我的郵件。
We apologize for the delay and hope that it doesn’t inconvenience you too much.我們為耽擱道歉，希望不會給您帶來太多的不便。
Hoping that this will not cause you too much trouble.希望不會為您帶來太多的麻煩。Sorry if my voice message is not clear enough.如果我的電話留言不夠清楚,我深感抱歉.（二）、商务英语函电常用句型
Please accept our thanks for the trouble you have taken.有劳贵方，不胜感激。
We are obliged to thank you for your kind attention in this matter.不胜感激贵方对此事的关照。
We tender you our sincere thanks for your generous treatment of us in this affair.对贵方在此事中的慷慨之举，深表感谢。
Allow us to thank you for the kindness extended tous.对贵方之盛情，不胜感谢。
We thank you for the special care you have given to the matter.贵方对此悉心关照，不胜感激。
We should be grateful for yourfurnishingus details of yourrequirements.如承赐示具体要求，不胜感激。
It will be greatly appreciated if you will kindly send us your samples.如承惠寄样品，则不胜感激。
We shall appreciateit very much if you will give our bid your favorable consideration.如承优惠考虑报价，不胜感激。
We assure you of our best services at all times.我方保证向贵方随时提供最佳服务。
If there is anything we can do to help you, we shall be more than pleased to do so.贵公司若有所需求，我公司定尽力效劳。
It would give us a great pleasure to render you a similar service should an opportunity occur.我方如有机会同样效劳贵方，将不胜欣慰。
We spare no efforts in endeavoring to be of service to you.我方将不遗余力为贵方效劳。
We shall be very glad to handle for you at very low commission charges.我方将很愉快与贵方合作，收费低廉。
We have always been able to supply these firms with their monthly requirements without interruption.我方始终能供应这些公司每月所需的数量，从无间断。
We take this opportunity to re-emphasizethatwe shall, at all times,do everything possible to give you whatever information you desire.我们借此机会再此强调，定会尽力随时提供贵方所需的信息。
We are always in a position to quote you the most advantageous prices for higher quality merchandise.我们始终能向贵方提供品质最佳的产品，报价最为优惠。We solicit a continuance of your confidence and support.恳请贵方继续给予信任，大力支持。
I am writing to confirm /enquire/inform you„ 我写信时要确认/询问/通知你„ I am writing to follow up on our earlier decision on the marketing campaign in Q2.我写信来追踪我们之前对于第二季度营销活动的决定。
With reference to our telephone conversation today„关于我们今天在电话中的谈话。In my previous e-mail on October 5„先前在10月5日所写的信„ As I mentioned earlier about„ 如我先前所提及关于„
as indicated in my previous e-mail„ 如我在先前的信中所提出„ As we discussed on the phone„ 如我们上次在电话中的讨论„
from our decision at the previous meeting„ 如我们在上次会议中的决定„ as you requested/per your requirement„ 按照你的要求„
In reply to your e-mail dated April 1，we decided„回答你在4月1日写的信，我们决定„
This is in response to your e-mail today.这是针对你今天早上来信的回复。As mentioned before, we deem this product has strong unique selling points in china.如先前所述，我们认为这个产品在中国有强有力且独一无二的销售点。
As a follow-up to our phone conversation yesterday, I wanted to get back to you about the pending issues of our agreement.追踪我们昨天在电话中所谈，我想答复你我们合约的一些待解决的议题。
I received your voice message regarding the subject.I’m wondering if you can elaborate i.e.provide more details.我收到你关于这个主题的留言。我想你是否可以再详尽说明，也就是再提供多一点细节。
Please be advised/informed that„ 请被告知„
Please note that„请注意„
We would like to inform you that„我们想要通知你„ I am convinced that„我确信„ We agree with you on„ 我们同意你在„
With effect from 4 Oct., 2008„从2008年10月4日开始生效„
We will have a meeting scheduled as noted below„我们将举行一个会议，时间表如下。Be assured that inpidual statistics are not disclosed and this is for internal use only.请确保个人信息不会外泄且只供内部使用。I am delighted to tell you that„ 我很高兴地告诉你„ We are pleased to learn that„ 我们很高兴得知„ We wish to notify you that„ 我们希望通知你„ Congratulation on your„ 恭喜您关于„
I am fine with the proposal.我对这份提案没意见。
I am pleased to inform you that you have been accepted to join the workshop scheduled for 22-24 Nov,2008.我很高兴地告诉你，你已经被同意参加2008年11月22-24日的研讨会。
There are a number of issues with our new system.我们的新系统有些问题。Due to circumstances beyond our control„由于情况超出我们所能控制„ I don’t feel too optimistic about„我觉得不太乐观关于„ It would be difficult for us to accept„ 我们很难接受„
Unfortunately I have to say that, since receiving your enquiries on the subject, our view has not changed.很不幸地，我必须这么说，自从收到你关于这个主题的询问，我们的看法都没有改变。
We would be grateful if you could„我们会很感激如果你可以„ Would you please send us„? 可否请你寄给我们„？
We seek your assistance to cascade/reply this message to your staff.我们请求你的帮助，将此信息传达给你们的员工。
Your prompt attention to this matter will be appreciated.您能立即注意此事，我们将非常感激。
I would really appreciate meeting up if you can spare the time.Please let me know what suits you best.如果您能抽出时间，我希望能与你见面，请让我知道您最适合的时间。Please give us your preliminary thoughts about this.请让我知道你对于这件事情初步的想法。
Would you please reply to this e-mail if you plan to attend? 请您回信如果您计划参加？
Please advise if you agree with this approach.请告知是否你同意这个方法。Could you please let me know the status of this project? 请让我知道这个计划的进度？
If possible, I hope to receive a copy of your proposal when it is finished.如果可能，当你完成提案，我希望能收到一份复本。
I would appreciate it very much if you would send me your reply by next Monday.如果能在下周一前收到您的答复，我将非常感激。
Hope this is OK with you.If not, let me know by e-mail ASAP.希望您对此没有问题，如果不行，请利用电子邮件尽快让我知道。
Could you please send me your replies to the above questions by the end of June? 请您在6月份前答复我上述问题好吗？
May I have your reply by April 1, if possible? 如果可能，我可否在4月1日前收到您的答复？
If you wish, we would be happy to„ 如果你希望，我们很乐意„
If you want additional recommendations on this, please let us know and we can try to see if this is possible.如果关于此事你需要额外的建议，请让我们知道，我们会尝试看看是否可能。
I’m just writing to remind you of„ 我只是写信来提醒您„ I am enclosing„我附上„
Please find enclosed„ 请查阅附件„ Attached hereto „ 附件是關于„
Attached please find the most up-to-date information on/regarding/concerning„ 附上關于某某的最新資料„
Attached please find the draft product plan for your review and comment.附上產品計劃書的草稿，請審查及評價。
Please let me know if this is suitable.請讓我知道這是否恰當。Looking forward to seeing you soon.期待很快能見到你。
We look forward to hearing from you soon.我們期待很快能得到您的回復。Hope this is clear and we are happy to discuss this further if necessary.希望上述說明很清楚，如有必要，我們很樂意再進一步討論。
I look forward to receiving your reply soon.我期待很快能收到你的回復。Looking forward to receiving your comments in due course.期待在預期的時間收到你的反饋。
I’ll keep you posted.我會與你保持聯絡。
For any comments/suggestions, please contact Nadia at 2552-7482.任何評價或建議，請打電話2552-7482聯絡Nadia。
第二篇：日语邮件写法
绪：日语信函范例
尊敬する今井先生
また、一年お過ごしてまいりました。去る一年、皆様におもたらした遺憾の思い出しより快楽と幸福のほうがずっと多いであることと信じております〿/p>
きたる新たな一年、われわれが切望している和平、健康及び幸福をさらにおもたらせることを心より祈っております。なお、幸福が満足にあることが理解できれば、、たとえ何と起ころうとも、人生の中には太陽の光のように幸福を充満することになれるではないでしょうか。幸いすることにしまして、すてきな出来事がいつも長久的に記憶され、またいつでも、楽しく思い出すことが出来る一方、不愉快な出来事が必ず、人々の記憶からお忘れられてゆくことと存じます〿/p>
おかげ様で、みんなは元気でございまして、静かな素晴らしいクリスマスを過ごしいたしました。なお、クリスマス.イブの前夜にて、皆さんからおあいさつをいただきました。わたしから家族全員にお楽しみをもたらしまして、まことにありがとうございます。ご家族の皆様にもクリスマスのあいかつをおつたえてくださいますようお願い申し上げます〿/p>
敬具
李明
第一讲：日文信组成部分示意图
日文信组成部分示意图见下图〿/p>
第二讲：日文发信编号写法
如果信函上有编号，收件人和发件人都能快速了解所指的是哪一封信。这样既便于文件存档，又便于日后查阅。发信编号又叫发文号码或发信号码通常是一系列连续的号码或是有特别对应的系列号码，如：営総笿234号。有时也会用发信部门＋事件名＋客户名略称的组合，例如平成15年东京营业部发出的第08号信函的信函号码为：15東営発第08号。一般来说，公司往往都对发信编号有相应的规定，可按相应规定书写〿/p>
第三讲：日文日期写法
商务信函必须写日期，它对于文件存档及信息查考都有重要意义〿/p>
信函横写时，日期应在与发信编号齐另起一行书写在信函右上角。信函竖写时，日期需书写在寄信人前，单起一列顶头竖写〿/p>
日文信函中书写日期应注意以下几点＿/p>
1.日文信函一般按照日本年号书写日期，如：平城15广朿日，也可按公历书写，一般公司内都有同有规定，可按规定书写；
2.从礼节上讲，信函上的日期应与邮戳上的一致，因此在写日期的时候应按发信日期书写〿/p>
第四讲：日文收信人姓名写泿/strong>
信函横写时，收信人姓名应在发信编号和日期下另起一行顶头书写。信函竖写时，收信人的姓名则书写在最后，单起一列顶头竖写。收信人姓名后还应按照公司名(团体吿、职务、姓名书写相应的敬称〿/p>
书写收信人姓名时还应注意，如果收信人为两人以上，则按照辈分、资历由高到低从行首写起〿/p>
第五讲：日文寄信人姓名写泿/strong>
商务信函中，寄信人的姓名意味着由谁对此信函负责，根据信件的重要度分别可由公司的代表亿社长)，部长、科长署名。原则上应由与收信人相同级别的人员署名。有时与收信方相对应，也可仅写上公司名、团体名或店名〿/p>
在正式信函上为了表明效力及责任应在发信人姓名中央加盖公章，如加盖个人印章，应盖在姓名后方，与姓名稍稍相交，以便复印后也能清晰地辨认〿/p>
信函横写时，寄信人姓名应在收信人姓名下另起一行靠右书写。信函竖写时，寄信人的姓名则在日期后另起一列靠下竖写。寄信人姓名后应根据情况书写相应的谦称，如：用于平辈之间皿;足下”等〿/p>
第六讲：日文信函题目写法
简明扼要地说明信函内容，也称为标题、标记。主要使用于事务性信函，一般的通知或问候信函等礼节社交信函中不使用。通常书写在前文上一行，居中央的位置。题目应尽量甿0字以内的简短词句。如果需要加以强调，有时也在题目名称下加下划线来表示〿/p>
第七讲：日文信前文写泿/strong>
前文包括开头语、适应时令的寒暄语、以及问候对方状况或报告自己近况的寒暄语。日文书信的开头很重要，因为不论写什么内容的信，即使是谴责信、抱怨信、批评信、抗议信都必须在开头向对方问候寒暄，开头的寒暄语体现出写信者的涵养和冷静的态度，是衡量信中礼仪正确与否的标准之一〿/p>
开头语：即“頭語”，从行首空出一个字符写起，结束不需句号〿/p>
时令寒暄语：在开头语后，空出一个字符间距，同行书写或另起一行书写。时令寒暄语是日语信函中使用最广泛的寒暄方式。可根据不同的季节，月份书写合宜的寒暄语〿/p>
其他寒暄语：包括询问对方是否安康，以及自身近况介绍。注意应先问候对方再介绍自己的情况。一般紧接着时令寒暄语书写，可视不同情况或场合，书写适宜的寒暄语〿/p>
第八讲：日文信正文写泿/strong>
正文包括承上启下语和正文内容〿/p>
承上启下语：所谓的承上启下用语指的是作为序文与正文之间的过渡的词语，借此可以顺利地引出下文。在前文之后另起一行为正文，而承上启下语一般空凿个格间距起开始书写。常使用“さて”“実は”等词汇引出下文；
正文：正文部分是信函的核心部分，商务日语信函应注意采用简洁易懂的行文方式。每个段落的开始部分，既可以空一个格，也可以不空，但在一片书信中应保持格式的统一〿/p>
第九讲：日文信结尾写泿/strong>
结尾包括结尾寒暄语和结束语。对于日文书信来说，结尾往往是提示性的，或再度向对方致以祝贺、祝愿，或顺便提出一些要求、请求，或为自己写信时的匆忙、字迹不清而道歉。同时，结尾也是总结性的，将上文叙述的内容作一个总结，以便让对方确认写信人的意图〿/p>
结尾的寒暄语：另起一行，空出1个字符间距〿/p>
结束语：卿;結语”，另起一行书写，字体一般稍小，竖写时一般高出正文部分的行末一个个的间距；如果正文结束于一行的行首部位，则可以将结束语写在同一行的下方。横写时一般在结尾后，另起一行书写，并靠信纸的右侧边缘一个格的间距。结束语是表示书信结束的标志，所以一般不能省略。结束语一般要与开头语相对应使用〿/p>
需要说明的是，在写贺年卡、盛夏慰问信、明信片时，如果信函中没有开头语，结语部分也可以省略，此外，吊唁信函也不需要写结语〿/p>
第十讲：日文附文写法
有些与正文不太相关的事项可另行书写，如附记，附件及补充文等可在书写完正文，结尾和落款后另起一行书写〿/p>
附记：有时为了使书信的要点更加清楚易懂，可按事项类别将书信内容重新简述，这个部分就是附记。一般是在另起行的中央写丿;訿;字，再分条书写。如果内容较多，可另信书写并在信栏外写上“(別紙)”两字〿/p>
附件：如果信函中有附件或是需要随信函一同邮寄的文件，应在结束语下空1-2行书冿;同封牿;〿;同封別紙のごとく”房;添付書類”等字样，并将附件一一归纳列表写出〿/p>
补充文：补充文是正文中没有叙述，但又需补充说明的文字；有时一封信写完了，突然又想起遗漏的事情，这时可用补充文填补遗漏内容；有时在促销和私人信件中，补充文也可以用来强调写信人请求收信人采取的行动和做出的考虑等。补充文又称追记，也书写房;追伸”〿;追白”〿;再伸”“なお(另外)”等，应尽量做到简明扼要，通常在签名下方，从左侧顶格书写〿/p>
第三篇：英文邮件的写法
自动回复邮件
休假、出差或公司休业时，通常在一段时间内不能查收和回复邮件，所以我们会开启自动回复功能告知发件人自己无法及时回复邮件
Key Word
1.automatic reply 可以缩写为auto reply
2.外出时设置的自动回复邮件成为out-of office auto reply
3.出差：business trip /go on a business trip
4.离开：away 可以表示离开座位，或者休假 away from my email 无法查收邮件
5.在度假：on vacationgo on a vacation/take a vacation
On leave 休假
自动回复的几种情形
出差自动回复
休假自动回复
休业自动回复
告诉对方自己目前无法查收邮件
离开办公地点自动回复
关于顾客的要求
1.通常我们把这句作为自动回复邮件的开头This is an automatic reply.This 指 this e-mail you’re reading right now 您现在正在阅读的邮件
2.表示离开
(1)I’m on a business trip now
可以加上具体时间：on a five-day business trip
Bryan is on a five-day business trip form today
(2)I will be out of town until August 22nd.Out of town表示“离开状态，出差中
(3)I am out of the office.不在办公室不在公司即离开中的意思
I am out of the office.If you need to reach me, please leave a
message on my voice mail.Due to my outside duties, I’ll not be at my office all day long.（4）I am on vacation from June 20th till July 2nd.(5)Away from my mail until March 5th.3月5日前我将无法查收邮件。
这句话也可以作为自动回复邮件的标题。
3.表示休业
Our office will be closed during the New Year’s holidays.通常在放假前发给客户，或者设置成自动回复，以便让客户了解情况
Our office will be closed for repairs from Monday to Friday.During my summer vacation, I will not be able to check my e-mail.4.客户要求
(1)you request is being processed.客服常用的自动回复句告诉顾客邮件已经收到，正在处理当中，通常还会加上处理完之后我们会立即给您答复这样的句子
This is an automatic reply regarding your e-mail sent to our customer service center.Your request is being processed.(2)We’d like to inform you that we cannot guarantee a personal response.我们想告知您，我们无法保证一一给您回复。
Send a personal response 个别回复
Thank you for submitting your comments.Due to the volume of submissions, we’d
like to inform you that we cannot guarantee a personal response.Thank you.感谢您提出的意见。由于收到来信众多，因此我们无法保证一一给您回复。谢谢您。
6.表示一回来就会给对方回复
I will be in touch with you as soon as possible when I return.I will be in touch with you upon my return.I will read your e-mail when I get back.I’ll get back to you as soon as possible.Your e-mail will be reviewed as soon as possible after my return.工作交接
我们会通过邮件通告退休、工作调动，向曾经一起工作的同事进行告别，介绍自己的接任者，以及通告自己新的联络方式。
Key Word
1.调动 transfer 如果工作有变动，可以用career transition 来表达
2.通告，通报 notice，notice是名词，它的动词形式是notify.3.继任者，接替者 replacement.Replacement和successor都含有继任之意，但两者稍有区别。Replacement强调代替之意，意为代替者，接替者，successor强调续任之意，以为接任者，继任者，接班人
4.分公司(branch)office./regional office 如果公司有正式名称，可直接使用这个名称。我们在写工作交接邮件时所要表达的内容：
1.通告大家工作调动或退休
1)I’m going to be transferred to our L.A.Office.我将被调往洛杉矶分公司。
这句话通常在工作调动后向客户说明情况。Transfer 后面加上介词to表明自己的调动去向。
2)I will be retiring on March 2nd.Retire 是退休、隐退的意思，不能用在被解雇或辞职的场合。I will be retiring on…也可以用…will be my last day at work.来替换。
3）I am looking forward to the challenge.我非常期待迎接这一挑战。
Challenge 挑战，这里可以看做对于新职位的挑战。
2.介绍继任者
1)My replacement will beXXX.我的接任者是XXX.这是向他人介绍自己的接任者时的表达。常用一般将来时。
I’d like to introduce our new CFO to you.我想将我们新任的首席财务官介绍给您。CFO 是Chief Financial Officer 的缩略语，首席财务官
CEO 是 Chief Executive Officer
I’d like to introduce our new CFO to you.His name is Darrel Max.Let me introduce my replacement Kristen Scott.2)He is highly qualified for the position.他非常适合这个职位。
这是在介绍自己的继任者并对其表示赞扬。
Mr.Yu has shown strong leadership throughout his career at One Capital.在第一资本公司任职期间，于先生就展示了他出色的领导才能。
My replacement, Will Hopp, is one of the best engineers the xxx Company has.我的接任者威尔。霍普，是xxx公司最优秀的工程师之一。
3.与同事告别
1）Thank you for your support and cooperation.感谢您的支持与合作。
这是在离任仪式上或工作总结中常常使用的客套话。此外在拜托大家关照自己的接任者时，也是用这个句子。
I hope you will provide him with the same support and cooperation you have extended to me.我希望您能如之前对待我一样，给予他同样的支持与合作。
Without your help it would have been impossible to come as far as we have.如果没有您的协助，我们将无法取得现有的成绩。
Come as far as we have表示走到今天，去的如今的成绩，类似还有go this far
2）I hope to stay in touch with all of you.我希望与你们所有人保持联系。
Stay/keep in touch with somebody 保持联系
I will give you my new contact number later.稍后我将把我新的联系电话给您。Contact number 联系电话.在告知对方自己的住址、电子邮箱及传真等一系列联络方式的时候，通常使用contact detail.杂项
在请对方往特定邮箱回信，或因写错地址被退信而需要跟对方重新确认邮箱地址，在自己的办公地点或住所等联系地址变更的情况下的表达
Key word
1.Personal e-mail address/Business e-mail address
2.Get back（邮件）退回 /return/bounce back
口语kick back
3.inbox/outbox
4.recipient/sender
5.和邮件有关的英语表达：inbox收件箱 outbox发件箱sent folder已发送邮件文件夹 trash垃圾箱 compose mail 写信 delete删除 contacts联系人；电话薄 spam垃圾邮件
1.请对方往特定邮箱回信
（1）Please reply to the following address.Please reply to my personal e-mail address so I can check it over the weekend.I will be on vacation until June 10th.Should you contact me,please direct all your
e-mails to my personal address.（2）Could you send your reply to both addresses?
（3）Can you send your e-mail to a different address, please?
当无法收到对方发来的邮件，请对方往自己另一个邮箱发邮件
I haven’t received your e-mail.Can you send it to a different address of mine, please?
(4)If you need to contact us, simply reply to this message.告知对方如果日后相联系可以通过你给的信息与你联系。
2.邮件被退
I sent you an e-mail but it got returned.在收到退信的同时也会受到退信的理由：
The e-mail address does not exist.该邮箱地址不存在The recipient’s mail box exceeded its quota.收件人的邮箱已满。
3.以抄送的方式给对方发邮件
(1)Copy me on the e-mail./CC me.Always include my assistant on any e-mail you send me, please.请将每一封发给我的邮件都抄送给我的助手。
Just copy me on the e-mail so you don’t have to send two separate e-mails.(2)Please reply to all.When you reply to this e-mail, please hit “reply all” so everyone will know what’s going on.Please “reply to all” when you respond to keep everyone in the loop
In the loop 表示“圈内的，知情的”
4.邮箱变更
（1）Here‘s my new e-mail address.Here’s my new e-mail address.All future correspondence with me should be sent to this address.Please send your e-mail to my new e-mail address, which is Kelly@abc.com
from now on.(2)I am closing my e-mail account.当表示不再使用的时候，直接用close 或cancel 表达
第四篇：商务日语邮件写法
ビジネス用メールについて
ビジネス用メールの書き方(簡略式)について
―＞ ○○社 ○○部長様
例えば：ソニー（中国）投資有限公司高橋部長様
―＞ ○○社の○○です。いつもお世話になっております。
例えば：ソリトンの沈です。いつもお世話になっております。
―＞ 季節の問候
例えば：明けまして、おめでとうございます。（新年の問候）大変ご無沙汰しております。（長い間未見の問候）
○○の件ですが、。。。。
例えば：ＰＣの納期の件ですが、。。。。
掲題の件ですが、。。。。
―＞以上となりますので，宜しくお願い致します。
―＞署名
ビジネス用メールの注意事項
E-mailは、いまやビジネス交流の手段のもっともメジャーなものとなってきています。しかし、ネットワークを通す以上、ネットのマナー（エーチケット）は守るべきです。ここではネチケットのE-mailに関するマナーについて説明します。
メールを書く前に...● メールソフトの設定の確認
メールソフトはいろいろなものがありますが、ソフトによってはHTML形式などがあったり、漢字を正しく表示できなかったりするものもあります。メールソフトを使用するにあったって適切な設定をしてから、メールをおくりましょう。
● 謝意を表す
平素は（日頃は・ 毎々・いつも・ 常々）格別の（一方ならぬ）ご高配（ご厚情・ご配慮・ご愛顧・ご支援・ご指導・お引き立て）を賜り（にあずかり・下さり・ いただき）厚く御礼申し上げます（心よりお礼申し上げます・深謝申し上げます・感謝いたしております）。
● 末文
通知： まずは、ご通知申し上げます。
取り急ぎ、お知らせ申し上げます。とりあえず、ご一報まで。
案内：ご案内かたがたお願い申し上げます。
お断り： 栅瞬心瞍胜橘F意に添いかねますので、あしからずご了承くださいますよう、お願い申し上げます。
返事： 折り返しご一報賜りたくお願い申し上げます。
恐れ入りますが、至急ご返事下さいますようお願いいたします。
基本的なメールの書き方
● Subject(件名)の付け方
件名はメールソフトによっては、全角文字（漢字・ひらがななど）使えないものもあります。
そういった相手のことを考えると、半角英数字のほうがよいと思われます。また、件名をつけないと用件が重要でないと認識して、メールを読んでくれない場合もあるので必ず件名は入れるべきです。件名はメールの内容を1～2語程度で要約したものを付けるように心掛けましょう。
● 本文の書き方
1行が長すぎると、相手も読みにくいのでせいぜい1行は全角30文字程度で改行をします。メールソフトによっては、80字を超えたときに行を折り返さないものもありますので、そういう意味でも1行の文字数は見やすい程度に区切りましょう。
見やすいように5～6行を目安に段落としてまとめ、段落間は1行空けると相手が読みやすいものとなります。電子メールでは、段落の字下げは必要ありません。
・「半角カナ」は絶対に使わないでください。
ンターネットでの”半角カナ”の使用は禁じられています。「半角カナ」は文字コード上、化けます。カタカナを使うときは「全角」のカナを使うようにしましょう。また、句読点やカッコ（）も同様です。
・添付フゔルについて
文書や表計算ソフトの出力フゔルや画像(*.doc,*.xls)などをそのままメー
ルに添付するのはあまり望ましくありません。文書はそれが作られたソフトに依存する場合があります。メールの受信者がそのソフトを持っていると確信があっても、マクロウゖルスが文書中に含まれている危険もあり、受信者をウルス感染させてしまう危険性もあります。
添付フゔルは、できるだけ誰でも読めるような形式（*.txtや*.csv)で送るほうがいいでしょう。また、フゔルを添付するときは容量100Kバト程度にしましょう。
・引用文
必要な部分だけを抜き出して引用しましょう。議論と関係ない部分や全文を引用すると、受信者に不快感を与えたり論点が見え辛かったりします。その議論に関係する部分だけを引用するようにしましょう。引用するときは段落単位、必要であれば内容や言葉遣いの改変にならないかぎり、行の一部を取りだしたり改行位置を変えるなどの編集をしても構いません。
・チェーンメールを出さない。
チェーンメール(chain mail)とは、転送を要請するのメールのことです。幸福のメール回覧メールなど種類は豊富です。しかし、チェーンメールはネットワークに多大な負荷を掛けるだけでなく、著しく機能を麻痺させてしまいます。また重要な情報などもチェーンメールにするのは望ましくないでしょう。情報の信頼性がなくなります。
最後に
● 自分の身は自分で守らなければならないと考えてください。
ンターネットとはいろいろな人がゕクセスできるものであるから、悪意のある人も当然います。
ある場合には、コンピュータウゖルスなどが転送されてくることがあります。”FW:FW:･･･”なとど何回も転送したあとがあり、第一発信者が自分がまったく
知らない相手だったり、情報源を明示してなかったりした場合はメールは開かないほうが利口かもしれません。また、そういうメールは絶対に転送してはいけません。
● 最後に
一度送ったメールを取り消すことはできないので、メールの内容は確認することをお勧めします。不適切な内容だったり、相手にわからないような表現をしている場合もあるので相手の立場にたって読み直したほうがいいでしょう。
第五篇：邮件内容编排
三、电子邮件、垃圾邮件、爱憎就在一线间
电子邮件营销服务可算上是一个比较有效的营销方式，一个邮件网络新手成为下一个垃圾邮件发送者的比例也随之加大。电子邮件用户将你精心编辑的邮件拦截为垃圾邮件，人们仅根据图像就决定删除邮件，这些都成为阻止你成功的因素。
该如何回应呢?怎样才能确保信息顺利发送给特定用户?下面就为您列出几点做法，但是请注意这些仅是解决问题的冰山一角，电子邮件营销本身已经成为一门科学。
注意措辞——避免使用垃圾邮件杀手查找的内容，如：免费，金钱。使用这些字眼，会让你的邮件成为垃圾邮件，甚至更糟的是，邮件服务器直接删除邮件。
避免使用过多图像——图像往往比文字含有更多的信息。但是，出现太多图片就成为营销中的不和谐音符。未经读者允许，很多邮件客户端不会下载任何图片，如果你的邮件中文字较少，含有大量图片，你的邮件看起来就会像一个空盒子，很可能遭遇被删除的命运。经常使用KISS方式——邮件的目的是让邮件阅读者查看你的网站，给你回复邮件或者打电话给你。读者向来懒惰，所以邮件中要避免啰嗦。如果想推广文章，尽可能的使用类似“点击查看更多”的话语。点击接入是电子邮件营销中真正的成功，读者在莆田网站建设这里花费的时间多，相应的在竞争对手那边花的时间就会减少。电子邮件营销是一个开放式的行业，而且也日渐成为信息发送的主流方式。涉足这个行业一定要小心谨慎，不然就会以垃圾邮件收尾了。
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