企业证件管理制度

第一篇：企业证件管理制度

企业证件管理制度

1证件种类

1.1企业资格证件：营业执照、资质证书、法人组织机构代码证书、企业安全生产许可证书、管理体系认证证书、法人证、税务登记证。

1.2企业荣誉证书：优质工程证书、文明工地证书、“重合同、守信用”证书。

1.3企业人员资格证书：项目经理资格证书、职称证书、年度安全考核证书、“五大员”岗位合格证书、特殊工种上岗证书。

1.4以后取得的企业各类资质、资格和荣誉证书。

2证件保管

2.1必须建立企业证件登记台帐。记载证件名称、数量、批准时间、批准部门、证书经营范围、有效时间、年检时间。

2.2企业证件由办公室统一管理。

2.3严禁任何人擅自复印企业证件，更不得涂改、出租、出借、伪造、转让或出卖企业证件，违反上述规定者，追究证件管理人员及当事人责任，严肃处理。

3证件使用

3.1建立企业证书使用登记簿。

3.2企业证书的借用、借出及复印：由借证人在企业证书使用登记簿上进行登记。证书管理人员必须在证书复印件加盖“注明用途、使用范围”的专用章，并注明有效期限。任何证件（包含原件及复印件），均需董事长或总经理签字批准后，办公室才予办理。

4责任罚则

4.1各种证件如发生丢失，责任部门和责任人承担全部补办费用和损失费用。

4.2 各种证件未按时收回，除责成管理人员收回外，并处罚月工资总收入的5%～10%。

5解释权办公室。

6、本规定自下发之日起执行。

山东一鸣建设集团股份有限公司2010年5月20日

第二篇：《证件管理制度》

证件证照管理规定

为有效保护和利用证件，防范风险，维护公司合法权益，特制定本规定，本规定适用于公司所有资质证书、税务登记证、营业执照、代码证、各类使用证、许可证及其他证件或证书。

一、职责

（一）公司各部门、员工均有保护证件的责任和义务。

（二）公司办公室、财务部负责证件的整理、保管、备案、登记、建立到期预警机制、协助年审变更等，确保证件的持续有效、安全和方便利用。

（三）证件相应单位、部门负责证件的办理、复审、年审、变更工作并承担相应费用。

二、管理流程

（一）整理办法

1、财务部、办公室统一对公司证件进行收集保管，原件放财务部，办公室留存复印件。各单位在取得证件后2个工作日内与财务部办理完证件交接手续。移交的证件必须是有效的，无污损、无残缺。

2、根据证件类型、有效期、年审期分类归档整理。

（二）借用程序

员工不得随意外带公司重要证件的原件，因工作需要必须借用证件原件的，应填写《证书原件借用申请单》经财务总监和公司领导签批同意后方可借用，并在承诺归还日期内归还；到期不能归还的，需重新续签《证件原件借用申请单》。外单位须经董事长签批后借用。经办人对所借用证件原件必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。如有违反给予相应处罚并赔偿给公司造成的一切损失。

（三）被借用的证件原件由财务部、复印件由办公室进行登记，注明借用人、借用证件的名称、原因、借用时间、借用期限。

若证件需在外长期使用，须经总经理、董事长签批并到办公室备案后由使用单位专人保管，并由办公室留存证件扫描备案。

（四）档案备份及预警制度

1、公司所有有效值证件必须扫描备份，利用电脑进行数字化处理和保存。

2、财务部、办公室会同使用部门进行证件预警工作，在证书年检、换证、变更时间前60天书面通知相关单位，并每周进行调度，直至证件变更完成。各单位积极做好证书的年检、换证、变更工作，确保证件的有效性。

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END

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第三篇：证件管理制度

目录

3范围............................2 定义............................2 职责............................2 内容............................2 公司证件清单...................错误！未定义书签。证件移交登记表......................错误！未定义书签。临时借用公司证件审批申请单...............错误！未定义书签。长期借用公司证件审批申请表...............错误！未定义书签。临时借用公司证件登记表...............错误！未定义书签。长期借用公司证件登记表...............错误！未定义书签。

001版范围

本制度适用于公司级的由各级政府相关机构或相关组织颁发的证照、证书（简称证件）的管理。

2.1 定义 一般证件：指公司获取的由政府相关部门或权威机构所颁发的一系列证书（含编码），包括但不限于公司经营所需要的由工商局、税务局、海关、商检局、发改局、环保局、国土局、技监局、规划局、城管局、统计局、科技局、出入境检验检疫局、物品编码

中心、银行等相关机构颁发的证照、批文、IC卡、荣誉证书等。

2.23.1

3.2 业务性工作：指各种证件的申办、年审（年检、续办）、变更、注销等工作。职责 行政人事部或各部门指派专人负责与其部门相关证件业务性工作的办理。行政人事部对公司证件的登记、保管、借用、归还等进行管理，对证件的年检、变更

等涉及证件的相关法律事项进行登记。

3.3 因工作原因需要长期借用公司证件的部门，由证件长期使用人按照相关制度办理长期

借用手续，并负责证件在借用期间的使用和保管。

4.1 内容 证件借用的性质和管理原则：

证件的借用按借用的时间，分为临时借用和长期借用。借用人负责证件在借用期间的 使用和保管。

4.2 临时借用：

临时借用一般为七天以内（包括七天），办理证件的临时借用，应该说明预计归还时

间，且必须在预计归还时间到期前归还证件，如不能如期归还，借用人应及时以书

面的形式向证件管理员说明目前证件的使用情况和准确归还时间。

4.3 长期借用：

因工作需要，需长期借用公司证件，由长期使用人按照4.7.1规定流程申请办理，一

般为七天以上，一年以内。如借用人将长期离岗或离职，应将借用证件归还证件管理

员，如需要，再由接替该工作岗位的人员办理长期借用。

4.4 公司现有的证件分类见《公司证件清单》，该清单由行政人事部证件管理员建立电子

文档，根据证件的增减变化及时进行更新。

4.5 为明确职责，行政人事部证件管理员或指定部门专人负责相关证件的年审、变更等业

务工作。公司领导可根据实际情况指定专人办理有关证件的业务工作。相关部门应积极协助配合。

4.6

4.6.1 证件的管理 各部门根据公司经营管理和建设需要向政府主管部门申办证件，经办人在领回新证件

（包括变更、年检的证件）1个工作日内，将新证件交行政人事部证件管理员。证件 管理员应及时完成证件的目录更新、编号、归类等工作，便于证件的查找，并将证件 存放在电子保密柜中，并实行专人保管钥匙和密码，防止证件损坏、遗失等现象的发 生。

4.6.2 证件管理人员如临时离岗，应向指定的人员办理临时离岗交接授权手续。证件管理人

员离职应按规定办理工作交接手续，将保管的所有证件及相关表格移交给承接人。

4.6.3 证件管理员定期对各种证件进行检查，对即将到期、需年检或应变更而未办理相关手

续的证件，每月末汇总一次，形成《年月份公司需变更证件统计表》，要提前通知经办部门及时处理，并跟踪证件办理情况。遇有特殊情况，及时向行政人事部负责人汇报，并上报至总经理。

4.7

4.7.1 证件的使用 因工作需要临时或长期借用公司证件，应填写《借用公司证件审批申请单》，并注明

事由，如借出的是复印件则需注明是否归还，经申请人部门负责人审核，总经理审批后向证件管理员办理借用手续。

4.7.2 证件管理员在收到审批后的《借用公司证件审批申请单》后，填写《借用公司证件登

记表》，在借用人处签名后方可借出证件。

4.7.3 证件借用人在借出证件期间应对证件妥善保管和正确使用，不得丢失、损坏，用完后

立即归还，并在《借用公司证件登记表》的“归还人/日期”栏进行登记。证件管理员根据归还情况予以签名确认。

4.7.4 证件借用人不得将证件用于批准范围以外的用途，一经发现，将予以处罚；给公司造

成经济损失的，公司将追究其经济和法律责任。

4.7.5 对于长期借用的证件，证件管理员要保存该证件的复印件，证件长期借用人负责证件的管理保管和正确使用，证件管理员不定期检查借用证件的二级管理、使用登记情况。

4.8 行政人事部证件管理员、部门证件管理员、证件借用人应妥善保管公司证件，不得遗

失、损坏。对于遗失或损坏而影响使用的，将依据有关制度进行处罚，并承担补办证件的费用（工本费、交通费、遗失声明广告费等）。

第四篇：证件管理制度

为了强化公司无形资产的管理，特制定如下证件管理制度

1.本制度所称证件是指企业营业执照、税务登记证、特种行业许可证、食品卫生证等生产经营中所需的企业证件及个人证件(包括法人代表证明书、公司统一为员工办理的健康证及结业证等)。

2.证件申办及年审：由行政部根据需要统一到有关部门办理。

3.证件管理：各分公司、场营业执照由各基层单位管理，并上墙亮证经营。公司营业执照及相关证件由行政部统一管理，并上墙亮证经营。企业办理的所有个人证件由行政部统一管理。

财务凭证、发票及有价证券由财务部统一管理。

4.证件借用程序：

①各部门因工作急需借用公司相关证件原件，须出据书面申请，并在申请上注明使用时间、事由及相关事项。经行政部部长和相关领导同意后，到行政部办理借用登记手续。

②各部门因工作急需复印公司相关证件，按上款履行手续后，由行政部复印，并在复印件上注明其复印的用途再加盖公司行政印章。

③使用证件的部门和当事人，应妥善保管，不得遗失。如证证件遗失，应及时向行政部报告。凡遗失证件所造成的一切经济损失和法律责任均由借用当事人或部门承担和赔偿。

第五篇：证件管理制度

为了强化公司无形资产的管理，特制定如下证件管理制度

1.本制度所称证件是指企业营业执照、税务登记证、特种行业许可证、食品卫生证等生产经营中所需的企业证件及个人证件(包括法人代表证明书、公司统一为员工办理的健康证及结业证等)，证件管理制度。

2.证件申办及年审：由行政部根据需要统一到有关部门办理。

3.证件管理：各分公司、场营业执照由各基层单位管理，并上墙亮证经营。公司营业执照及相关证件由行政部统一管理，并上墙亮证经营。企业办理的所有个人证件由行政部统一管理。

财务凭证、发票及有价证券由财务部统一管理，管理制度《证件管理制度》。

4.证件借用程序：

①各部门因工作急需借用公司相关证件原件，须出据书面申请，并在申请上注明使用时间、事由及相关事项。经行政部部长和相关领导同意后，到行政部办理借用登记手续。

②各部门因工作急需复印公司相关证件，按上款履行手续后，由行政部复印，并在复印件上注明其复印的用途再加盖公司行政印章。

③使用证件的部门和当事人，应妥善保管，不得遗失。如证证件遗失，应及时向行政部报告。凡遗失证件所造成的一切经济损失和法律责任均由借用当事人或部门承担和赔偿。