办公设备使用及管理规定

第一篇：办公设备使用及管理规定

办公设备使用及管理规定

一、所有办公设备须由办公室主任指定专人负责管理及操作。

二、具体负责人应具备熟练的操作能力，懂得基本的维护常识。具体工作内容包括：

1、检查设备，每天上班开机操作，下班关机。

2、清理设备卫生，保持设备干净。

3、更换打印机墨盒，传真纸消毒电话等。

4、定期保养检修设备。

5、登记使用情况（使用人、日期、内容、数量及对外收费情况等）。设备的使用应遵守先急后缓、节约的原则。

三、当设备发生故障时应请专业技术人员维修其他人员不得擅自维修，以免加重故障。

第二篇：电脑及办公设备使用规定

中天高科国际贸易有限公司

电脑及办公设备使用管理规定

为规范公司办公电脑及办公设备的使用管理，保障正常的办公秩序，确保电脑安全、稳定‘高效运行，提高工作效率，为公司经营发挥作用，特制定本制度如下

一． 办公电脑是公司为加强业务经营管理，处理信息和整理资料，实

现办公自动化，提高工作效率配置的重要工具。公司为每一位有

需要的员工配置一台独立办公电脑。公司管理部有权根据本规定，监督管理员工办公电脑的使用情况。

二． 公司总部办公电脑设备由网络管理员统一负责管理和维护，为落

实监控措施，网络管理员应统一固定每台电脑的计算机名称、IP

地址、密码、软硬件配置等情况，并进行详细登记存档。

三． 办公电脑实行“谁使用，谁负责”的原则，有使用电脑的具体员

工负责电脑及附属设备的日常使用和管理并定期清洁。每位员工

需在临下班时以正常程序关机、关闭电源，严禁强制关机突然断

电等；雷雨天气停止使用电脑，并切断电脑与网络的连接。

四． 未经网络管理员或保管负责人许可，其他人员（包括本单位以外的人员）不得使用公司电脑及其他办公设备。

五． 严禁利用办公电脑使用BT、迅雷、电驴、网际快车等下载工具下

载、使用、传播、编制、复制电影、电视、游戏、图片等大型文

件，及下载与工作无关的资料。

六． 严禁在工作期间，使用办公电脑观看网络电影、电视，进行游戏、娱乐活动，浏览与本职工作无关的网页。

七． 严禁利用办公电脑及互联网从事违反国家法律的活动，严禁浏览

不健康网站。严禁利用电脑网络获取或传播反动、淫秽作品。

八． 每位员工要熟练掌握公司MSN软件，了解与自己工作相关的同

事、部门的邮箱，一般文件通过公司MSN传输，减少办公用纸，节约办公资源。禁止安装与工作无关的软件，严格控制外来载体的使用，减少病毒危害。

九． 本公司自行开发的软件，不准擅自复制外传，若需复制外传，必

须经网络管理员同意，主管领导批准。在公司使用的电脑、磁盘、U盘、可移动硬盘及其他载体存储的本公司文件、财务报表和客

户资料等属公司内部商业秘密，未经分管领导批准，严禁本企业

员工复制外传，严禁本公司以外的人员查阅、复制。

十． 电脑及办公设备的安全使用

1.电脑设备的安全使用及注意事项：

a.注意预防病毒和木马等黑客程序破坏系统、影响网络运行，对

病毒库要经常升级更新。不轻易使用来历不明的软盘、光盘、U盘、等设备里的文件，不轻易接受或打开来历不明的文件、邮件，不轻易打开不明链接。

b.打开非本机的文件（如软盘、光盘、U盘、MP3、邮件附件和

下载软件等）之前，应先用杀毒软件进行扫描。

c.少用BT等P2P软件，以免被人攻击和感染病毒，节约网络带

宽。每天最好对自己使用的电脑优化一下，这样能保证自己使

用的电脑速度的提高，而且能够大大减少电脑出问题的概率。

d.为了个人使用电脑的安全，每台电脑需要进行密码设置，但电

脑密码个人必须牢记，同时向部门主管和网络管理员报备。比

较重要的文件必须进行数据备份，由管理部门存档，以减少不

必要的损失。

e.在升级一些软件和系统之前，应事先在网络上查找升级信息，这样可以在某些情况升级后，避免造成系统不能使用和一些软

硬件不能兼容的情况。

f.若要安装下载其它应用软件时，请先与网络管理员联系，避免

在下载时被攻击和感染病毒。禁止个人私自下载软件。

g.提醒各位员工特别注意，不要把有用的文件和程序放在“我的文档”、“我的公文包”和“桌面”上，总之不要存放在C盘，最好在硬盘的其他分区（D盘、E盘）新建一个文件夹，并命

名一个好记且易于区别的文件名，用来存放自己的文件。以免

在对电脑进行定期和不定期的维护、升级和重装时造成文件和

程序的丢失。

2.打印机、复印机、传真机、扫描仪的使用注意事项：

a.设备工作时不要强行停止工作状态，不能强制拉出打印纸、复

印纸。

b.设备出现异常时请勿私自拆卸，应立即通知负责人处理。

3.投影仪使用注意事项：

a.除培训讲师和公司专门管理人员外，未经允许禁止员工擅自使

用投影仪。

b.请勿在未启动笔记本电脑的情况下使用投影仪。

c.禁止随意移动投影仪。

d.出现异常情况时，请勿私自拆卸，应立即通知负责人处理。

4.其他设备及其他办公用品的使用注意事项：

a.饮水机使用时注意每天下班后个办公室要检查饮水机是否已经

切断电源，防止饮水机在夜间反复煮沸饮用水而影响水质。对

饮水机要定期请专业清洗人员清洗，防止结污。

b.公司为每一位员工配置了工作必须的办公桌椅、电脑等办公设

备及相关办公用品，包括笔、笔记本、记录纸、等常用办公用

品，员工如有其他需要应到管理部填写“办公用品领用申请”，管理部将依据被批准的“办公用品领用申请”配发。员工应自

觉爱护公司财产，节约使用办公用品。

c.办公用品实行专人专管，有管理部总务行政专员负责购置、管

理和发放。

d.员工办公桌抽屉钥匙由员工自己保管，若有遗失应及时上报，得到许可后该员工可自行更换，未经允许不得私自备份。

十一.如因失职造成电脑或设备损坏、被盗或因使用不当、违规操作

等造成电脑或设备损坏的，由管理责任部门和使用保管责任人

负责赔偿或承担维修费用。

十二.对违反本规定造成严重后果的责任人和部门负责人，将视其情

节轻重给予行政处分和经济处罚。

十三.违反电脑使用管理规定包括但不限于以下情形：

1.私自安装和使用未经许可的软件（含游戏）；

2.下班后未关闭电脑主机、显示器等；

3.工作时间浏览与本职工作无关的网页；

4.利用办公电脑下载电影、电视、游戏、图片等大型文件及聊天软

件，以及与本职工作无关的任何其他资料；

5.使用电脑在工作时间观看网络电影、电视和娱乐节目；

6.利用办公电脑网上炒股；

7.利用办公电脑在工作时间进行网上游戏；

8.利用办公电脑浏览不健康的或非法的网站，获取或传播反动、淫

秽作品；

9.禁止私自修改办公室电脑的计算机名称，IP地址等计算机参数，影响电脑正常使用的监控；

10.使用公司办公设备进行复印、传真、扫描、打印私人文件；

11.擅自复制、外传本公司自行开发的软件、公司文件、财务报表和

各种客户资料；

十三.公司采用网上监控手段，加大办公电脑使用监管力度，由公司管理

部配合网络管理员检查、监控办公电脑和其他办公设备的使用管

理情况，希望全体员工自觉遵守本规定，配合管理部门和网络管

理员的工作，确保办公电脑和其他办公设备安全、正常、有效地

运行。

十四.本规定由公司管理部负责解释，未尽事宜另行补充通知。

十五.本规定自下发之日起执行。

中天高科国际贸易（天津）有限公司

管理部

2011.11.04

第三篇：办公设备及办公用品管理规定专题

镇江金港产业投资发展有限公司 办公设备及办公用品管理规定

一、总则

第一条为规范公司办公设备与办公用品的使用与管理，防止铺张浪费，特制定本规定。

第二条 本办法所指“办公设备”包括公司所有用于办公的电脑设备、网络设备、音响设备、打印机、投影仪、相机、摄像机、碎纸机、保险柜、传真机、扫描仪、电话机、镭射笔及冰箱、空调、微波炉、饮水机、吸尘器及办公家具等。

第三条 本办法所指“办公用品”包括办公用文具用品、印刷单据、办公设备耗材、计算机软件及相关用品、清洁用品等。

第四条 公共办公设备及办公用品的采购、维护、保管等事项由办公室负责，费用控制在预算额度内。

第五条 各部门专用办公设备的采购、维护、保管等事项由各部门负责，费用控制在预算额度内。

二、办公设备管理

（一）办公设备的购置

1、属于固定资产范畴的办公设备的购置：在批准的固定资产预算范围内的，由办公室汇总各部门办公设备需求并提出申请（附件一：《办公设备采购申请单》），报总经理审批，批准后方可购置；预算外固定资产购置，由办公设备需求部门向办公室提出申请（附件一：《办公设备采购申请单》），经分管领导审核后报总经理审批，批准后由办公室统一购置；

2、不属于固定资产范畴的办公设备的购置由办公设备需求部门向办公室提出申请（附件一：《办公设备采购申请单》），经分管领导审核后报总经理审批，批准后由办公室统一购置。

3、部门专用办公设备的购置：由办公设备需求部门向办公室提出申请（附件一：《办公设备采购申请单》），经办公室审核后报总经理审批，批准后由办公室统一购置。

（二）办公设备的管理

1、办公设备实行专人使用专人管理与集中使用统一管理相结合的办法。属于专人使用专人管理的办公设备如办公家具、电脑、扫描仪、保险箱、财务专用打印机、照相机等，在设备上张贴《办公设备标识卡》作为标识，标明该设备名称、设备编号、设备购置时间、使用及维护责任人；属于集中使用统一管理的办公设备如摄影机、投影仪、打印机、大型装订/打孔机、电话机等，由办公室负责日常维护管理。办公室设立专门的（附件二《办公设备维修/保养记录表》），记载需维修设备的维护/维修时间、更换的零部件、维护维修费用以及经办人等信息；

2、员工使用办公设备应熟悉设备性能、爱护设备，避免办公设备的疲劳使用，降低设备损耗；

3、严禁员工私自更换计算机硬件、更改电脑操作程序。若有特殊需要，须报办公室批准由专人更换安装；

4、如果电脑设备或网络出现不能解决的故障，应及时通知办公室安排维修；

5、为保证办公系统安全工作，员工应对所使用电脑定期杀毒；员工使用移动存储设备前必须查毒杀毒，如因使用未经杀毒的移动存储设备导致办公系统感染病毒，由其承担相应维护费用；

6、严禁私自改动局域网内其他员工电脑硬盘共享文件；

7、严禁使用复印机、打印机印制与工作无关的资料；

8、下班时应关闭办公设备电源，必要时切断电源；

9、员工外出借用办公设备，借用人在借用完毕后应及时归还，并应确保借出设备外观及性能的完整无损，如出现遗失或损坏等情况，由借用人承担赔偿责任；

10、其他办公设备的使用、管理由办公室具体安排。

（三）办公设备的报废处置

1、报废、废弃的办公设备经公司相关部门甄别确认不再具有使用价值的，由设备使用部门填制（附件三《办公设备处置申请单》），办公室、财务资金部审核后签署意见，报总经理审批，批准后由办公室统一处置，同时须报财务资金部备案。

2、办公室对所处置的报废/废弃的办公设备必须登记在册（附件四《办公设备处置登记表》）。《办公设备处置申请表》保管期限为10年。

三、办公用品管理(一)办公用品的界定

1、低值易耗品：铅笔、橡皮、签字笔、原珠笔、胶棒、胶带、大头针、图钉、回形针、订书钉、打印纸、笔记本、燕尾夹、印泥、档案袋、透明文件袋、自粘性标贴、自粘性便条纸、信封、垃圾袋。

2、管制消耗品：剪刀、美工刀、订书机、打孔机、钢笔、打码机、日期戳、计算器、起钉器、笔筒、尺子、垃圾桶、文件夹、档案盒、签约本。

（二）办公用品的采购入库

1、根据各部门所报低值易耗办公用品需求，由办公室指定办公用品保管人员于每季度的第一个月15号前将本季度所需要用品计划进行汇总，并填报（附件五《办公用品采购计划表》），经办公室审核后报总经理审批，批准后按计划进行采购。非低值办公用品或临时增加采购的，由需求部门单独申请，经办公室审核后报总经理审批，批准后交办公室统一办理。

2、办公室须按计划购置办公用品，通过比质、比价到相关单位、商场购物。在采购时，尽可能地采用集中购买方式，实行公开询价，严禁索要回扣及弄虚作假。

3、采购人员购买办公用品后要将发票及购买明细单交至办公室办公用品保管人员处，货到第一时间由办公用品保管人员凭票清点验收入库入账，并填写（附件六《办公用品库存登记表》）。

2、印刷品（如信笺纸、红头文件纸、各类单据等）由办公室统一办理。

4、凭发票、明细单等到财务资金部报销。(三)办公用品的保管

1、所有办公用品由办公室安排办公用品保管人员统一管理。

2、办公用品保管人员在采购人员采购完毕入库时，要认真核对单据和实物，确保单、物一致。

3、购入的办公用品由办公用品保管人员验收、登记、保管，每季度进行核查盘点并做到帐物相符。

4、对入库物品要按性质和材质合理分类存放。避免物品霉变、虫蛀、燃烧情况发生。

5、未经保管员允许，禁止任何人私拿办公用品。

（四）办公用品的发放

1、发放标准

（1）低值易耗品的发放：每月30号各部门填报（附件七《办公用品领用申请单》）至办公室，办公室办公用品保管员根据各部门需求，按照每人每月 ￥15元标准（参照办公用品入库单价）执行发放，总额不得超支，若有结余，可以跨月调剂使用。

（2）管制消耗品的发放：管制消耗品已于员工入职时按标准发放，原则上不再增补，若破损、残旧需更换的必须以旧换新。人为损坏或者遗失不再补领，员工离职时须照折旧价赔偿。新员工领用管制消耗品需办理填写《办公用品领用申请单》，由部门负责人签批后，凭单到办公室领取，领取标准按规定发放。

2、办公用品保管员要对发放的办公用品建立台帐（附件七《办公用品出库登记表》），每季度核对一次，如有超支，办公用品保管员有权禁止继续领用。

3、员工在领完物品后，应在《办公用品出库登记表》上确认签字。凡领取单件价值50元以上的应登记备案；单件价值200元以上的，实行使用人保管、维护责任制：凡损坏、丢失或被盗的器具，要及时书面报告办公室。员工调离公司时，要将原领用属于个人使用的物品交还办公室后，方可办理调离手续。

4、办公用品保管员将物品领用单整理存档，以备核实。

5、对公司物品要公私分明，不得将公物挪为私用，应爱护公司的一切物品。

6、复印文件资料后的废纸要取回，重要的要用碎纸机处理打碎，不得复印与工作无关的资料。

7、员工只领取本人所需的办公用品，应本着节约的精神，按实际需要领取，爱惜使用；

8、严格执行领用签字登记手续；

四、附则

（一）本规定的检查、监督部门为办公室，违反此规定的人员，将给予相应的警告处分。

（二）办公室对本规定负有最终解释权和修改权。

（三）本规定自公布之日起生效执行。

第四篇：办公设备、用品管理规定

众诚集团办公设备及低值易耗品

管理暂行规定

为了进一步加强集团公司资产管理的规范性，提高物资使用的合理性和有效性，确保公司资产不受损、不流失。根据有关政策法规，结合公司办公设备及低值易耗品使用管理的实际，特制定本规定。

一、办公设备及低值易耗品的采购

1、公司办公设备（如办公用电脑、打印机、空调、复印机、文件柜、桌椅等）、低值易耗品（如办公用笔、墨、计算器、胶水、各种纸张、印刷品以及为客户制定的小型激励性用品或礼品等）的增添或更换实行统一计划、统一采购、定额管理办法。

每年年未（或确需使用前）由各子公司（部门）上报次年预算计划（预算内容须注明品名、规格型号、数量、金额和其他需要注明的地方）,在经集团办公会议确定（或董事长同意）的该子公司（部门）办公费用预算总额内开支，由集团办公室按计划统一采购。

2、临时急需的额外零星办公设备、低值易耗品的采购，由各子公司（部门）提出申请，按预算报批程序及限额经批准后方能采购（单件用品5000元以下由副总裁审批，单件用品5000元以上由财务总监审核签署意见,董事长批准）。

3、物资的采购必须实行规范管理。审批手续齐全后，一般应由集团办公室牵头实施：

（1）低值易耗品（如办公用笔、墨、计算器、胶水、各种纸张、印刷品以及为客户制定的小型激励性用品或礼品等）由集团办公室单独采购；

（2）一次性购置金额在一万元内的办公设备（如办公用电脑、打印机、空调、复印机、文件柜、桌椅等），集团办公室和使用单位派人共同采购。超过一万元，由集团办公室、财务部、申报部门组成采购小组实施；重大采购项目按程序实行协议供货或招标采购。

任何形式的采购都要坚持货比三家，把好质量关、价格关。严禁个人回扣，违者依照相关法规严肃处理。

二、办公设备及低值易耗品管理

1、凡是集团资金购进的办公设备及低值易耗品，都要严格进行出入库登记。所有物资，都必须经集团办公室验收入库，建帐立卡，然后由申领人填写《办公设备（低值易耗品）申领单》，签字领取。报销时物资保管员要在验收单据和发票上签字，方能履行报销程序。

2、集团办公室和财务部要履行综合管理的职能，对公司办公设备进行定期全面盘点、清理，随时对其变动、分布

情况进行核实登记。各子公司及部门必须顾全大局，积极配合，不得推诿、拒绝、隐瞒。

3、集团各子公司（部门）拥有的办公设备，必须如实登记入帐，并经负责人签字。负责人调整时，必须通知财务部参与盘点，移交给下一任管理。职工调离时，各子公司（部门）负责人必须督促将其经管的公物移交他人，监督不力造成流失要追究领导责任。

4、全体员工必须自觉遵守集团公司各项规章制度，确保公物的安全完好和有效使用。各子公司（部门）要对所有办公设备严格实行责任制，把使用管理的具体规定落实到个人，严防资产流失、人为损坏或占为已有。因管理不善造成经济损失或导致不良影响，要追究当事人和直接领导的责任。

三、办公设备、低值易耗品的保管调配

1、集团办公室要建立各部门配发办公设备、低值易耗品的明细帐，进出手续完善，帐物相符。物资库要保持存放有序，整洁卫生，做到防火、防盗、防潮。

2、办公设备、低值易耗品的调配要坚持原则，严格审批手续，严禁公物私用，杜绝人情关系。无论大小多少，都必须严格出入库手续。

3、对各子公司（部门）申请添置的办公设备，要严格把关。同类旧品能维修使用的应首先调剂配发，减少积压，防止浪费。

四、办公设备处理报废制度

1、办公设备的的变更或报废。小件物品由使用单位附情况说明交集团公司办公室集中处理。大宗物品要写出详细报告，再按办公设备购置的相同程序报批办理。各子公司（部门）和个人不得自行处理任何公司财产。

2、计算机、网络及多媒体设备的更换和报废由集团公司网络管理员负责技术鉴定工作，提出处置意见。

3、配发使用或管理的公物，凡属人为损坏、丢失或浪费的，要视其情节进行处罚或赔偿。集团公司办公设备原则上不向个人或外单位借用，特殊情况必须经董事长批准后办理相关手续，并视情收取租金。丢失损坏照价赔偿。

第五篇：办公设备领用管理规定

关于领用办公设备相关规定

为规范公司电脑、相机等设备领用管理，本着节约公司办公成本的精神，及可清楚明晰的追溯设备去向的原则，现作如下规定：

一、公司电脑、相机等设备领用必须经由公司相关领导同意

及在企管部办理登记，方可领用。

二、如使用完毕，需归还企管部并注销其领用登记记录。

三、如设备因个人使用不当损坏，则个人须承担维修费用。

四、如遗失设备，须告知企管部，并到企管部办理遗失手续，如非不可抗力因素，则将责任归于个人并将按照设备常规使用年限的折旧作出相应赔偿。现规定电脑、相机折旧年限为5年，未明确事项按固定资产折旧年限处理。

江苏常盛钢结构工程有限公司

企管部

2013.3.3