办公规范管理制度

第一篇：办公规范管理制度

办公规范管理制度

第一条 为规范公司办公管理，特制订如下规定。

第二条 办公仪表规范

着工装，左胸适当位置佩戴公司徽章，其它应遵守员工守则四、五、七条相关规定，违反规定的，除由综合管理部通报批评外，每次罚款50元；各部门负责人应认真配合，督促属下员工遵守本规定。员工一月累计违反规定人次超过三人次，该负责人亦应罚款100元。

第三条 办公室规范

1、办公桌：案头用品整齐放置，保证办公桌整洁无杂物。

2、座椅：靠背、坐椅一律不得放任何物品，人离开时椅子调正。

3、文件柜：保持文件放置整洁无杂物，顶上不得堆置文件。

4、节约办公资源，严禁铺张浪费。

第四条 语言规范：

1、交往语言：您好、早晨好、早、再见、请问、请您、劳驾、关照、谢谢。

2、电话语言：您好、请问、稍等、谢谢、再见。

3、接待语言：您好、请稍候、请坐、对不起、请登记、与我联系、打扰一下、好的、行。

第五条 行为规范

1、坚守工作岗位、不串岗、脱岗、离岗。

2、上班时间不看报纸、玩游戏或做与工作无关的事。

3、办公桌上应保持整洁并保持办公室安静。

4、上班时间，不要在办公室化妆。

5、接待来访和业务洽谈在接待室或会议室进行、会私客不超过5分钟。

6、不用公司电脑上网聊天或做与工作无关的事，不要随意使用其它部门电脑，私客不经领导允许不准用公司电脑。

7、未经部门经理批准，不得索取、打印、复印其他部门资料。

8、严格遵守考勤制度，不得代人打到。

10、严禁在办公室吸烟，违者罚款50元。

11、请假要有假条，特殊情况，事后补假条。

12、因故外出，必须请示部门经理，各部门全体外出，必须向 人力资源部通报。

13、无工作需要，不得擅自进入机房，财务室、会议室、接待室。

14、不得私自索要赠品，违者罚款100元。本规范由人力资源部实施监督与检查。

第二篇：行政办公规范管理制度

1.行政办公规范管理制度

统一的办公作风、严谨的办公纪律、全员服务的协作意识、朝气蓬勃精神面貌，可以使公司办公管理及文化建设提升到一个新层次。而制定完善的行政办公规范管理制度就可以实现上述目的。

行政办公规范管理制度范本

第一条 为了规范公司的行政办公作风，维护公司形象，特制定本制度。第二条 办公室规范：

1、办公桌：桌面除公司购置案头用品及电脑外无其他物品。

2、辅桌：桌面置文件盒、笔筒、书籍外，不准放其他物品。

3、电脑：桌面呈45°角贴墙放置，横式主机置显示器下，竖式主机置桌面下。

4、拖柜：置办公桌下左角或辅桌后部，面朝办公椅。

5、垃圾篓：置辅桌后。

6、饮水机：放指定地点，不得随意移动。

7、报刊：必须上报架，或阅完后放人办公桌内。

8、外衣手袋：请置挂于衣帽间或柜子内，严禁随意放在办公桌椅及地柜上。

第三条 卡座区规范

1、办公桌：桌面除电脑、口杯、电话、文具外，不允许放其他物品，保持桌面物品摆放整齐，桌面干净；

2、辅桌：放文件盒、少量工具书；

3、提包/手袋：置员工抽屉或柜子内，严禁随意放置；

4、电脑：电脑置办公桌前角；

5、坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正贴桌放好；

6、卡座屏内：内外侧不允许有任何张贴；

7、垃圾篓：罩塑料袋，置写字台下右前角。第四条 仪表规范

1、头发：——员工头发要经常清洗，保持清洁，男性员工头发不宜太长；

2、指甲：——指甲不能太长，应经常注意修剪。女性员工涂指甲油要尽量淡色，不宜戴假甲；

3、胡子——不留胡须，应经常修剪；

4、口腔——保持清洁，上班前不能喝酒或吃有异味食品；

5、面部——女性员工化妆应给人清洁健康的印象，不能浓妆艳抹，（不宜用香味浓烈的香水），男性职员应保持面部清洁；

6、男性职员——在工作场所必须着西装，打领带；

①衬衫：颜色白、灰、淡蓝为主——衬衫的领子与袖口不得污秽； ②领带：注意与西装、衬衫颜色相配，原则上以黄、红、兰为主调；

7、女性员工 在工作场所着职业装（颜色以深色为主）不追求华丽。

第五条 姿势和动作规范

1、站姿——腰背挺直，胸膛自然，头微向下，不耸肩。在会见客户或出席仪式时的站立场合，或在长辈、上级面前，不得把手交叉抱在胸前；

2、坐姿——坐下后应尽量坐端正把双腿平行放好不得傲慢地把腿向前伸或向后伸或俯视前方，要移动椅子的位置时应先把椅子放在应放的地方然后再坐。

3、走姿——挺胸、收腹、沉肩、双臂自然摆动，不跨步、不跑步。第六条 语言规范

1、交往语言：

（1）致敬打招呼——您好！XX您好！您早！早上好！早！晚！再见！（2）请求协助或询问——请、请问、请您、劳驾您；（3）表示感谢——关照！谢谢！多谢！（4）打扰别人——对不起！很抱歉！

2、电话语言：

（1）您好，XX公司；请问，您找XX；（2）好的，您稍等；（3）谢谢，（4）再见。

3、接待语言：（1）您好！

（2）能为您做点什么吗：有什么可以帮您的吗？（3）请登记！（4）请稍候！（5）我先通报一下；（6）请坐！（7）对不起；（8）我立即去联系；（9）打扰您一下！（10）好的或行；

（11）我帮您打听一下，待会给您回复。第七条 行为规范：

1、严格遵守考勤制度，不迟到、不早退；

2、不论任何原因，不得代人刷卡；

3、请病假如无假条，一律认同为事假；

4、坚守工作岗位，严禁工作时间串岗，大声喧哗、谈笑；

5、上班时间不要看报纸、玩游戏或做与工作无关的事情；

6、严禁上班时间吃零食；

7、严禁在整个工作区域吸烟，吸烟请到吸烟室；

8、上班时间，不要在办公室化妆、修指甲、剔牙、挖耳朵、伸懒腰、禁止女性穿低胸等过于暴露衣装及穿拖鞋上班；

9、讲究卫生、维护环境的清洁不准随地吐痰、倒水、不准乱扔纸屑、杂物；

10、办公桌上应保持整洁并注意办公室的安静。

11、工作时间不得因私事打公司长途电话；

12、不得随意使用其他部门的电脑，私客未经相关人员批准，不准使用公司电脑；

13、谨慎保管好各自的办公用品，未经同意，不得擅自使用他人物品，借用他人物品要及时归还原处，不要将公司的烟缸、茶杯、文具等一切公物，带回家私用；

14、接待来访和业务洽谈，请在接待室或会议室进行，私客不得在卡座区停留；

15、使用接待室和会议室，要事先到办公室登记。

16、接待客人时面带微笑，与宾客谈话时站立端正，讲究礼貌，用心聆听，不抢话插话，不争辩；

17、爱护办公财产，正确操作办公设备设施，节约使用办公物用品、器材和耗材。未经领导批准和部门主管授意，不要索取、打印、复印其他部门的资料；

18、因故临时外出，必须请示部门主管，各部门全体外出，必须通知行政部；

19、下班后切断所用电源，检查门窗是否关好，以免发生意外； 20、严格遵守公司各项规章管理制度。

第八条 本规范从×年×月×日开始执行，望全体员工自觉遵守。办公室即日起将实施监督与检查。

制作提示：

1、明确制定目的。如规定为了规范公司的行政办公作风，维护公司形象，特制定本制度。参见上文第一条。

2、明确办公室和卡座区规范。如规定办公桌桌面除公司购置案头用品及电脑外无其他物品。参见上文第二、三条。

3、明确员工办公仪表规范。如规定女性员工化妆应给人清洁健康的印象，不能浓妆艳抹，（不宜用香味浓烈的香水），男性职员应保持面部清洁。参见上文第四条。

4、明确姿势和动作的有关要求。如规定站姿为：腰背挺直，胸膛自然，头微向下，不耸肩。参见上文第五条。

5、明确语言规范。如规定致敬打招呼——您好！XX您好！您早！早上好！早！晚！再见！参见上文第六条。

6、明确行为规范。如规定坚守工作岗位，严禁工作时间串岗，大声喧哗、谈笑。参见上文第七条。

7、明确其他事项以及制度的施行时间等。参见上文第八条。

第三篇：办公软件使用规范及管理制度

办公软件使用规范及管理制度

（202_年4月试行）

一、员工使用办公软件操作行为准则：

1、全体同事，自行在手机上设置个人真人头像，不能用卡通和各种图案代替。

2、全体同事，只能发布与工作有关信息，不得乱发无关言论图片和链接。

二、如何使用办公软件进行外勤人员的外勤考核？ 1.办公软件在线时间8:20～18:40必须在线

2.有声音或红点提醒，至少1小时查看一次，及时回应 3.有公司指令在规定时间内不回复20元/次处罚

考勤（指销售和工程人员）

1.8：30～18：30上下班前必须提交考勤签到 2.自觉养成习惯

3.每月工作日不能遗漏，缺一次20元

外出拜访客户考勤

1、每到一客户处，使用外勤签到功能，同时关联客户或标注客户名称，选择发送范围为全公司范围可见，并@人事和@部门经理，拜访几个客户就做几次外勤签到。根据有效的外勤签到来确定拜访客户数。

2、只有通过外勤签到定位并拍照发送成功后，核实无误的才能作为一次拜访客户。

三、员工如何使用办公软件进行工作日报？ 当日工作日志 22:00 前完成

周工作日志 每周日22:00 前完成

月工作日志 本月最后一日22:00 前完成

1、当日：将当日工作日志发送给上级，今天到了哪里？做了什么事?拜访客户名称？拜见谁？谈了什么事情？取得什么效果？并@相关人员或部门，关联相关客户。

2、明日工作计划：按5W1H 原则写，确定明日工作计划。（何因Why）、对象（何事What）、地点（何地Where）、时间（何时When）、人员（何人Who）、方法（何法How）等六个方面提出问题进行思考。计划第二天要拜访的客户，或者要做的事情）

3、工作心得体会：通过今天的工作情况进行总结一下自己的看法及体会。

4、日志发送范围：可以选择部门或者全公司，必须选择点评人，点评人一般为自己的直属领导。

格式：

今日总结

核心数据： 目标（来自于昨天的计划）：？？ 完成：？？

重要工作： 1.2.3.明日计划

目标： 1.2.3．

奖励及处罚措施

1、有学习价值的日志，每条奖励5元特别贡献奖。

2、每月以日志得分为依据评选月度优秀员工，并给予嘉奖

3、每天22:00前发出当天日志，遇特殊情况可延迟到第二日上班前补交。逾时提交日志每月超三次者，每次贡献水果基金20元；

4、友情提示，办公软件里有企业内部微信，部门主管可以建立自己部门企信群，在企信群里进行提醒督导。

四、如何使用办公软件工作日志进行点评及处罚？ 一线人员 由 部门主管 在当天24:00前点评 部门主管 由 部门总监 在当天 24:00前点评

部门总监 由 副总/总经理 在第二天12:00前点评

1、日志点评只对管理层进行处罚，身为管理层必须具备榜样力量，身为管理层有责任及时对下属的工作进行点评与支持。

2、逾期点评或者不点评，1 人/次处罚20 元，按后台统计数据为准，叠加多人处罚。

及时点评的好处

1、主要体现在三点：写的方便、看的方便、点评方便。

2、销售人员在见完客户之后，要把全部的沟通过程记录下来，这就需要一个销售日志进行过程记录，通过日志可以得到领导的经验指点。要想得到好的结果，一定要对过程有一个有力的把控，否则结果会有些不可靠，等看到结果一切都晚了。日志是一个很好的过程还原方式。以往的日志效果往往不好，是因为写、看都不方便，反馈不及时，更谈不上大家的协同，形式主义；而办公软件的强大日志，却可以轻松实现销售过程的即时管理。

3、从接到公司规定开始所有日志采用办公软件移动端进行汇报。

五、如何使用办公软件进行销售协同？ 发指令

1.上级在线对下级进行及时做指令，指令必须写明具体的工作内容和完成的目标。然后必须选择执行人（该指令由执行人执行），可以选择抄送范围（抄送范围内的人员都可以看到指令内容和完成情况），选择完成期限（完成期限前必须汇报结果，若工作完成则汇报完成情况，若未完成则说明原因）。最后发指令人要对执行人的完成回复做点评。可以打分（根据完成的好坏打分）。2.领导派发任务，发出后开始倒计时提醒——请给我结果！提交了结果并且领导评价后提醒才消失，办不了也给我个说法——责任的闭环管理。

发分享

1.好的励志、管理类、国学类、心态类、营销类、技术类、好的解决方法、内涵笑话等都可在分享栏发送给全公司同事共享，大家共同激励、相互成长大有好处，在内部微信群可以发遇到工作困难、个人问题、心态问题可愿意分享出来，让大家庭所有成员共同想办法出主意一起探讨解决。2.所有同事收到同事的分享要积极响应回复，结合自身认识体会给予建议或者认同，不要不理不睬，也不要只顾点赞，一句话不说！

发审批

1.外出人员先发请假审批，注明请假事项以及起止时间；

如果是外勤需注明外出事项、地点、时间、联系人、事由。并@行政人员（如果是拜访客户，则需要在审批里关联客户）

外勤结束返回公司后用手机签到并补上照片证明，@行政人员 所有审批交由直属上司审批

2.审批是高效率的管理，移动端除关机外基本无地域无时间限制，公司两级审批10分钟搞定。公司交流上报的信息流被加速了，处理效率极大提高。

六、如何使用CRM系统？

第四篇：办公管理制度

办公管理制度

考勤

每天工作时间：

上午： 8：30—12：00

下午：13：30—17：30

考勤执行办法：

考勤实行每天管理部门监督制，员工必须每天按时上下班。早上上班时间从8：35算起，迟到一分钟罚款一元。

1.对迟到处理：

① 考虑到北京交通堵塞状况，公司出于人性化考虑，允许每个考勤月有1次（视各自情况自行规定），每次不超过10分钟的迟到不计扣工资；

② 超出允许范围的，迟到累计30分至2小时按旷工半天处理。

③ 迟到2个小时以上，按照旷工一天处理。

④因工作需要（外出办事等）不能按时到公司，需与相关负责人提前短信告知，否则按照迟到处理。

2．对早退的处理

① 早退半小时（含）以内

当月累计三次（不含）以下，50元/次；

当月累计三次以上，每次按旷工半日论。

② 早退半个小时以上，2个小时以内，未履行手续均按旷工半日论。③ 早退2个小时以上，未履行手续的，按照旷工一天处理

3.旷工：

旷工认定：属于下列情况之一者, 按旷工处理：

①未经直接上级按权限批准或未办妥请假手续，擅自不上班、无故自行休假者视为旷工；

②迟到（或早退）且未办理请假手续的，按旷工处理；

③拒不接受主管分配的工作或擅自离开工作岗位超过2小时者，按旷工1天处理；

④员工出差未有当日短信汇报给相关负责人的，次日12点之前仍未发送短信的，将按旷工处理；

⑤提供虚假休假或诊断证明的；

4.旷工处罚：

①每旷工1天扣发2天全额工资，每旷工半天扣发1天全额工资；

②连续旷工3个工作日以上或一个考勤月内累计旷工3个工作日以上，属重大违纪行为，公司有权单方即时解除劳动或劳务关系。

假期

一、病假

①员工因病不能到岗上班者需申请休病假，但要按公司申请病假之规定予以申请。②员工申请病假需填写《请假申请表》，同时应提供医院的病历或病假单据，否则公司将不予承认，视有效单据论病假，否则以事假论。

③申请病假填写的《请假申请表》，需经本人填写，由所在部门主管审批后方可生效，两天以上的病假需由总经理审批。部门主管申请病假须经总经理批准后方可生效。病假可与年假冲抵，需备注说明。

④员工因急症不能按时上班，需提前2小时通知部门主管，以免影响正常工作程序，否则以旷工论。

⑤病假可视紧急程度于上班后当日内补填《请假申请表》，未能及时补假者将丧失申请病假之权益，3日内未补假者按旷工论处。

⑥公司正式员工（指已批准转正，并按规定与公司签定正式的劳动合同者）⑴当月考勤周期内，3天（含3天）以内者的病假，病假期间享受基本工资标准的80%。

⑵当月考勤周期内，3天以上（不含3天）6天（含6天）以内者病假，病假期间享受基本工资标准的60%。

③当月考勤周期内，6天以上（不含6天）者，病假期间享受基本工资标准的40%。

注：每月支付病假工资不低于北京市最低工资标准的80%。

④员工因病或非因工负伤，休假一个月以上并处于医疗期内的，参照《北京市工资支付规定》，每月支付北京市最低工资标准的80%。

⑤医疗期（连续计算）满后，不能从事原工作，也不能从事公司另行安排工作的，公司可以解除劳动关系。根据公司审核上述情况的需要，公司有权要求员工提交包含诊断证明书、病历、收据等在内的相关资料或要求员工到指定医院复查。

⑥试用期员工病假一律无工资，试用期内病假累计超过6天者将延期转正或解聘。

二、事假

①所有因员工本身的原因而申请的休假皆视为事假。

②事假均需提前书面申请，没有提前请假未来上班或请假未经批准不到岗者一律按旷工处理。

③员工申请事假，需按正常程序提前1天填写《请假申请表》，经部门主管审批同意后方可生效。1天以上的事假需经总经理签批方可。部门主管申请事假须总经理批准后方可生效。事假可与年假冲抵，需备注说明。

④如遇紧急事件而缺勤的，必须第一时间以电话或其他方式告知直接上级（主管级以上领导），说明情况及可能所需的休假时间，返岗后第一个工作日内补交《请假申请表》。未能及时补假者将丧失申请事假之权益，3日内未补假者按旷工论处。

⑤公司正式员工（指已批准转正，并按规定与公司签定正式的劳动合同者）全年累计事假3天为带薪假期，事假超出者按照日工资扣除，非正式员工不享有带薪事假.三、年假

在保障公司工作正常运行的条件下，员工按为公司服务年限（司龄）享受带薪年假。

司龄满一年的正式员工，可享受带薪年假，具体规定如下：

①司龄满一年以上员工可享受带薪年假5天，此后司龄每满一年相应增加一天，最多不超过15天。司龄未满一年的员工不享受带薪年假。国家法定休假日、休息日不计入年休假的假期。

②员工休假安排原则上由部门主管根据本部门的工作情况合理安排，避免集中休

假。

③员工休假均需提前（一般不得少于5个工作日）向主管领导提出书面申请并报管理部备案。管理部审核无误后，需经总经理审批，审批结束后，方可休假。如未接到通知擅自休假者按公司考核制度处理。

④被批准休假人员，在休假前应与部门有关人员交接清相关工作事宜。⑤员工休假期间应保持通讯工具处于开通状态。

⑥公司遇紧急情况，确需中断员工的休假时，应由部门主管通知休假人员并说明情况。待工作完毕后员工可继续休假。

⑦休假当年有效（每年1月1日至12月31日），年假应一次性休完，过期作废。⑧员工有以下情况之一的取消本或下一休假资格：

a．员工当年请事假、病假累计超过10天的；

b．当年享受产假的（男员工除外）；

四、婚假

①符合法定年龄且在本公司工作期间登记结婚的员工，可享受3天的带薪婚假，晚婚者（男二十五周岁、女二十三周岁以上初婚为晚婚）另奖励7天的带薪婚假。②婚假应在婚姻登记日后12个月内一次性休完，逾期作废；解除劳动合同时，未休婚假时数不予补偿。

五、产假

1、休假原则：公司的产假政策根据国家计划生育政策制定，必须一次性休完。对于符合法律、法规规定的条件，生育第二个子女的女职工，除不享受晚育假外，其他情况均可按公司的产假政策执行。对于不符合法律、法规规定的条件，未婚先育或生育第二个子女的女职工，休产假期间停发工资等一切福利待遇。

①生育产假：女员工凭生育证明（准生证）、医院开据的预产期证明可享受产假90天，最早从预产期前15天算起。难产的，凭医院证明，增加产假15天；多胞胎生育的，每多生育一个婴儿，凭医院证明，增加产假15天；已婚妇女年满24岁初育为晚育，增加30天晚育假。子女出生后60天内，需将子女的《出生医学证明》复印件或者医院开具证明交财务行政部部备案。

怀孕28周以上终止妊娠的享受正常生育产假90天，其中包括产前休假15天，需将相关医学证明复印件交财务行政部备案。

生育产假为日历天数，遇节假日不顺延。

②流产假：凭医院证明，已婚女员工妊娠不满12周(含)流产的，产假为15天；12周以上16周(含)以内流产的，产假为30天；16周以上28周(含)以内流产的产假为42天。流产假为日历天数，遇节假日不顺延。

③产前或产假期满，确因身体原因不能上班者，持医疗机构的病假证明、诊断证明书或病历，需特殊情况说明，经员工的直接上级（经理级以上领导）签批后，交财务行政部备案，按病假处理。

2、陪产假

①自配偶生育后（含生育当日）2周内，公司男员工可享受7天陪产假（不含公休日和法定节假日），过期作废。此假系带薪假，应一次性休完。

②由直接上级（经理级以上领导）根据员工申请进行签批，申请时需将子女的《出生医学证明》复印件财务行政部备案。

六、丧假

1、员工的父母（含配偶父母）、配偶、子女、同胞兄弟姊妹、祖父母、外祖父母去世时，给予3天带薪丧假。

2、需赴外地处理丧事时，另给不超过2天的带薪路程假（销假时需提供往返交通票据，以实际路程车票/机票时间为准）。

3、丧假不包括公休假和法定节假日在内，应一次性休完。请丧假必须在《请假申请表》备注中写明去世亲属与本人的关系。

4、由员工的直接上级（经理级以上领导）根据员工的申请进行签批。

七、工伤假

参照《工伤保险条例》及各地规章、政策执行。工伤申报、待遇发放等流程另行规定。

第五篇：办公管理制度

办公管理制度

第一章 日常办公规范

第一条 办公与考勤

1、公司实行行政人员固定时间办公，非行政人员弹性办公（不固定时间）的工作制度。公司固定办公时间（即正常工作时间）为每周五天（周一至周五），9：00一17：30（中午、1 1：30一13：00，办公人员可自由安排1个半小时的午餐时间，但对外接待不受影响）；所有行政人员和非行政人员（统称办公人员）在固定办公时间内应严格遵守办公规范，在非固定办公时间（周一至周五的上午9：00之前和17：30之后，以及周六周日、节假日全部时间）应遵守基本办公规范；

2、公司采用签到考勤制度，行政人员上下班考勤需亲自签到，因故未签到或外出办事，应提前填写“外出登记"或直接在行政人事主管备案；行政人员在任何情况下都不允许代人签到，一经发现，应给予通报批评并录入年终综合考评档案；

3、迟到或早退：按照公司规定的正常上下班时间，仃政人员晚到或提前离开20分钟以上时间即视为迟到或早退；

4、考勤及工时记录汇总统计月度：本月1日至本月30或31日为一个统计月度，统计月报表以每月25日为截止日进行统计汇总：行政人员的考勤报表按签到时间汇总；

5、每月迟到累计不得超过3次，超过3次（含）以上者，行政人事主管可给予书面警告；六个月内（自初次收到警告信之日起计算）累计两次书面警告，可给予一次严重警一年内（自初次收到警告信之日起计算）累计两次严重警告，应视为严重违纪并可给予解除劳动合同处分。第二条 办公基本要求

1、办公期间须佩戴电子门卡，整层办公楼内共有二道电子门禁，出入门禁必须刷卡并随手关门；

2、办公室窗帘由行政部门统一管理，请勿擅自升高或降低；

3、员工需着正装，T恤、短裤、牛仔裤、拖鞋为着装禁忌；仪容仪表整洁大方，上班期间头发梳理整齐，男性员工不留长发，女性员工不梳异型发式、不化浓妆；

4、工作期间的所有正式会议须需讲普通话，注意文明用语，使用礼貌称呼；

5、办公区域内应避免高声喧哗，接待来访、业务洽谈须在会议区域进行；接待客户或非本司人员进入办公区域参观时，应不影响人员正常办公为限；

6、使用电话应注意用语简洁并控制好音量，以免影响其他同事；适时调整手机铃声，办公区域应当调低电话音量，讲座、培训或会议中务必取消手机铃声；任何时候（包括夜间、周末或节假日）手机为开机状态；

7、保持勤俭节约的习惯，避免浪费使用水电、纸张等资源性物质；

8、注意保持办公环境整洁舒适，并随时保持个人使用的桌面、座位与地毯区域的整洁；整层办公楼严禁吸烟，会议及办公区域内严禁用餐；吸烟及用餐需到指定地方；

9、爱护所有办公设施和设备，增强安全环保意识。如发现办公室内桌椅、公共区域电器、物品等有损坏，请及时联系行政人事部处理，或主动报修；

10、行政文员负责为所有办公人员提供复印、打印、传真和其他文函收发服务；传真信件均应进行登记；对外发函的收据和凭证应交由委托交办人妥善保管。

第三条 办公电话使用

1、前台负责按照如下原则处理所有外线电话呼叫。

2、在办公时间内，使用“您好，xxx基金”、在非办公时间使用“您好”；

3、会议区域的管理与接待（1）会议区域由行政人事部负责统一管理，一般性的会议由前台负责安排，前台应据来客人数和会议内容，合理安排相应会议室，重要会议由行政人事主管安排。

（2）会议进行完后，使用会议室的办公人员应尽快通知前台以便及时安排和整理。

（3）访客到前台，前台行政人员负责用内线电话通知被访者，被访者应亲自出面迎接。

（4）在与被访者通话确认后，访客可由前台行政人员引领进入被访者指定的会议室。

（5）需要等候的访客，由前台决定使用会议室供访客等候，禁止任何访客在无办公人员陪伴情形下自行进入办公区域。

（6）对接待有特殊要求的贵宾，被访者应负责提前知会前台，并事先做好相关准备。

第四条 对办公设施、设备及用品的基本要求

1、照明和空调设施：在办公时间内，所有办公区域需保持正常照明。所有办公室和会议的照明（日光灯）为为独立或者分组控制系统，办公人员应视情况合理使用，并在离开时确认自己是否属于最后离开人员，最后离开人员应保证所有属于个人办公区域内的照明开关处于关闭状态。如在办公时间内，需中途离开（外出、开会、中午用餐等）二十分钟以上时间者，请关闭独立办公室灯具。空调系统为整层控制，由物业管理公司负责，休息日（周六到周日）系统关闭，需另行付费使用，如需开启请提前告知行政人事主管与物业管理公司协调。

（1）复印机、打印机、碎纸机、饮水机：公司提供的复印机、打印机、碎纸机和饮水机，按各区域办公人员就近原则使用；所有使用人均有责任保证此类设备正常使用，如出现异常，应及时通知行政人事主管。

（2）办公用品（a）公用办公用品实行领用制度，需要时告知行政部门，由行政文员统一发放；若非紧急情况急需领用，应提前告知；

（b）在茶水柜内放置用于接待的杯具、茶叶，由行政人事部负责购进和管理。

（c）办公室字画、盆栽：办公室内装饰的字画、摆放的盆栽为公共财产，应予以爱护，请勿自行搬迁、踩踏或修剪等。第五条 安全管理

1、建立和维护一个安全的工作环境是所有员工的职责，公司要求所有员工须严格遵守公司的安全规则。

2、留意消防程序，清楚了解消防设备使用方法及防火通道位置。

3、禁止在公司内私自收藏危险物品，尽量减少使用大功率电器，以免造成火灾等危及本人和他人安全的事件。

4、发生意外时，在安全情况下应尽快采取有效补救措施，并向行政人事部报告，有必要时立即报警。

5、所有会议区域、办公区域的公共地段均有24小时不间断自动摄像监控系统，个人的工作资料、个人物品、现金等请妥善保存，以免损坏或丢失；因本人保管不慎造成个人财物遗失，公司不负赔偿责任。

第六条 卫生管理

1、公司内日常清洁卫生将由专职保洁员进行，工作期间如有需要，请及时联系保洁员进行整理打扫。

2、下午14点保洁员下班以后，如有食品垃圾请丢至办公楼安全通道楼梯间的垃圾桶内。

第七条 违纪处罚

1、违纪行为（1）所有办公区域以及整层办公楼的公共区域（茶水间、卫生间等）全面禁止吸烟，吸烟必须在楼层安全通道的楼梯间进行（楼通消防门之外）；

（2）办公时间内禁止换穿拖鞋、脱鞋或赤脚（即使在自己的独立办公室内，同样受到禁止）；

（3）办公时间内禁止在所有区域开展娱乐性活动，包括网络游戏、玩纸牌、长时间聊QQ、打私人电话等；

（4）办公区域内禁止将喝剩余的饮品（包括茶水、饮料、矿泉水等）倒入办公室花草盆内，以免影响盆栽成活率及办公环境卫生；

第二章 办公设施设备管理

第八条 计算机软硬件、文印设备

1、所有办公的计算机（电脑）按照日常办公、文档处理、资料查阅等要求配置，并统一安装常用办公软件、即时通讯软件、文件与邮件收发、反病毒软件等。请勿擅自删除原有软件和C盘里的系统文件，请勿随意使用各类优化、系统修复软件等。所有个人电脑的维修维护，应统一交由行政文员进行，勿擅自在未经行政文员同意的情况下，邀请他人或自行进行个人电脑的维修、维护活动；

2、请勿擅自将公司任何电子、纸质文件，表格及计算机内信息、业务文件等带离办公室（处理交办事务确实需要的，须经交办人同意例外）；

3、“事业线”为本所内部即时通信工具，所有办公人员的名称格式应进行同意设置，具体为：姓名+职务+分机号码，请勿自行更改和加入个性签名；

4、请勿在计算机内安装与工作无关的软件，如：各类游戏、大量MP3音乐、私人聊天工具。同时不得在工作时间利用办公电脑长时间处理私人事务；

5、请勿利用公司网络进行BT、电驴或类似下载活动以及观看在线视频（案件取证除外）等操作，不得利用迅雷、网际快车一类软件长时间进行与工作无关的下载。一旦被网络行为管理软件发现，会进行暂时断网、限速处理；

6、请勿私自携带软件和不正规光盘，到公司内浏览、传阅，以免威胁公司网络安全和发生不必要的数据丢失或系统稳定性下降；特别注意，自行携带的U盘，移动硬盘、笔记本电脑等，如需插入公司办公电脑进行文件往来或连入公司网络，应首先确保其不含病毒，或在打开前先利用反病毒软件进行扫描，避免交叉感染；

7、必须对自己使用的计算机设置开机密码，以避免公司资料的泄露；

8、日常使用计算机时在没有断电的情况下，不得随意搬动、摇晃、拍打计算机，以免对计算机造成机械部件的损害。如使用的鼠标、键盘等出现故障或损坏，请通知行政文员进行检查，故障确认后由行政人员统一申请领取；

9、在日常使用中，如发现计算机运行异常，例如：频繁自动重启、蓝屏、异常卡顿、系统报告数据丢失、每天启动时间漫长等问题，应及时备份并转移好重要数据，并联系行政文员，切勿久拖不报，最后造成更为严重的故障；

10、对于公司各往来重要文件，资料等重要数据严禁保存在系统桌面或C盘，请务必分门别类的保存在除C盘以外的其他分区，并做好备份工作（保存在其他存储设备一份，或特别重要的文件，联系IT管理员保存在文件服务器或刻成关盘等）；

11、请勿浏览非正规网站和安装不知名插件，对确需的工具软件应通知IT管理员进行安装及调试；不要随意接收即时通信工具如MSN、QQ等发来的不知名文件，点击不知名或极具诱惑力的链接；

首次使用投影仪，请联系行政文员进行连接，在熟悉连接方法后，再自行连接，但要特别注意在关闭投影仪时，请勿用完立即断电，以免投影仪内部的高热会对其发光组件造成极大伤害，甚至爆裂。正确的方法是：首先关闭投影仪、待投影仪散热风扇停转后（听风声确定）再行断电（大概需等待几分钟左右）；

禁止利用公司资源打印、复印私人文件（网络小说等）与工作无关的资料。使用碎纸机时，请勿一次放入超过5页（A4普通纸）厚度的纸张，否则极易发生卡纸现象（勿放入信用卡、光盘、订书钉等非纸物件）；

在日常使用打印机、复印机、前台一体机、传真机、碎纸机等办公设备时，如出现卡纸、打印或复印效果变差、机器异响等情况，请勿自行打开设备查看，切记强行拉出卡住纸张，应立即联系附近行政文员进行先期处理，根据情况再联系行政文员进一步处理；

IT机房为重要信息设备存放处，未经许可不得擅自进入。各服务器、网络和电话交换机等重要设备都由行政文员操作和管理，未经行政人员同意或授权，任何人不得以任何方式使用或更改设置。文件服务器上共享的文件、资料等不得擅自对其进行删除、上传、剪切等操作：

所有办公区域的过道和大门等重要位置，均装有四小时电子监控摄录系统，以增强公司内部的安全性，任何人不得擅自移动各摄像头的方向和位置。

公司使用外网为光纤网络，但为保证总体质量请各位不要访问和工作无关的网站。整个办公区域都己覆盖无线网络信号，具体无线网络名和密码请查询行政人员，并注意保密，不可随意透露给非本公司人员以外的其他人员（会议区域的无线网络除外）；

办公电脑里都统一安装了qq企业邮件收发软件，在日常收发公务邮件时利用企业邮箱（一般情况下，所有聘用人员在转正后将发放企业邮箱帐户），行政文员将为所有办公人员添加统一的公司邮件签名。接收邮件时，注意对邮件里不明来意的链接、附件、图片等不要随意打开，特别是发件人不认识的情况下，应在接收邮件后利用反病毒软件进行扫描后再行打开，或直接删除。为了保持能顺利接收邮件，务必注意定期清理历史邮件，保持邮箱空间总有剩余：

下班离司前，请确保计算机、显示器电源已关闭（如办公人员系所在办公室或办公区域最后一个离开的，还须注意关闭好饮水机、电灯和所使用过的复印机等设备），并把鼠标、键盘等摆放整齐，如发现其它同事下班后电脑没有关闭的，请在联系确认后代为关闭，以达到安全用电目的。放长假时，应负责检查好附近各电器连接插线板是否关闭； 如因工需要借用公用电子设备，如数码相机、笔记本电脑等，需提前告之行政文员，并在登记后借用（特别注意，部分公用笔记本电脑和单反相机、录像机等不得借出办公区域之外使用）；

如有加班的情况，务必在离开前关闭好使用过的电脑、饮水机、复印机、办公室或办公区域的电灯等设备；公司大部分复印机和打印机皆可进行双面复印及打印，在没有特别需求的情况下，为节约纸张，请进行双面处理。请勿用激光打印机和复印机进行铜版纸、皮纹纸、信封等厚重纸张的复印和打印操作。厚重纸张一概由喷墨打印机进行相关文印操作；

为有效降低打印机、复印机卡纸率，请注意以下操作：

第一，开包的白纸，直接加到复印机、打印机纸盒，避免开封的白纸放置在窗台、饮水机附近受潮（受潮的纸张会大幅提高卡纸率）。第二，复印原稿要整理平整、搓开粘连、取下订书钉、回形针等。

第三，利用废纸打印、复印、传真时，尤其要保证纸张的平整，避免翘角；在使用公司扫描仪时，请保证仪器的清洁，及时清理与扫描仪连接电脑里面的文件；

第九条 电子门禁与门卡使用办公区域拥有电子门禁系统，请确保门禁卡随身携带并妥善保管（特别是在非办公时间使用时），以便进出。在刷卡出门后请确保门己关好，违反者将受到相应处罚）。门卡不慎遗失，请立即通知行政文员注销，以避免给公司带来不必要损失。若离职，电子门卡需及时交还。