公司档案管理规章制度

第一篇：公司档案管理规章制度

公司档案管理制度

为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效地为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本制度。

一、总则

（一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。

（二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政部与总经理统一负责，统一管理。

（三）公司档案具体工作由行政部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的文书、音响、人事、会计、实物等档案均须由公司行政部管理，各部门不得分散保存。

二、适用范围

适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。

三、术语和定义

1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、交卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

2、档案管理：指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。

四、职责

（一）行政部门

1、负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；

2、建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；

3、收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；

4、负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全，指导

公司的档案管理工作；

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5、提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；

6、负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。

（二）其他各部门相关人员

1、负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政部门；

2、向行政部门移交合同或文件资料原件或复印件；

3、负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；

4、财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料。

（三）各部门主管人员

1、批准对自己部门资料或合同复印件的处置。

（四）总经理

1、负责对档案管理监督检查报告的审批。

五、工作程序

（一）档案资料的收集

1、各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》；

2、各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政部门移交；

A、归档范围及移交时间 B、档案资料的标识

行政部及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。C、档案资料的日常管理

a）电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。

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b）文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用。

c）文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在档案柜中。

D、档案借阅

a）借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内，不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；

b）档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；

c）借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；

d）借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；

E、档案销毁

a）对已经失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。

b）执行销毁任务时，必须由行政部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和部门经理、总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。

（二）档案管理细则

1、档案资料的归档范围

a）公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；

b）公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；

c）本公司与其他单位来往的文书及权益文书等； d）本公司领导的批示、指示等；

e）重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；

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f）反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等； g）公司的各种工作计划、计划考核、总结、报告、统计报表及简报； h）本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；

i）本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；

j）本公司发布的各类广告、宣传材料；

k）本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等； l）外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料； m）财务档案资料； n）各种实物档案；

o）其他具有利用和保存价值的文件资料。

（三）档案资料的归档要求

1、归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全；

2、一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按两份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政部以影印本归档。

3、声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者、归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件；

4、子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存、并做好电子文件存储设备信息的备份工作；

5、各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。

（四）档案资料的归档时间

1、即时归档

下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档： a）公司规定的密级文件；

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b）重要文件，如政府批文、核准文件、证照等； c）合同、协议书等正本及过程资料；

d）公司干部任免的文件资料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料； e）其他认为需要即时归档的资料、2、定期归档

a）部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行政部； b）部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政部；

3、电子声像档案的归档

a）重要电子声像档案应实时进行、随办随归；

b）一般电子声像档案归档应定期完成、一般每三个月一次制成光盘脱机保管；

c）每年三月底前必须向行政部移交上一年度的所有归档电子文件数据集，行政部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。

（五）档案交接

1、部门内档案交接

部门档案管理人员工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行政部见证。

（六）档案移交公司的流程

1、经办部门检查文件或档案，编制移交清单；

2、行政部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；

3、档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份。

（七）档案保管

1、档案编号

a）档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊；

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b）档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序一次排列，以便查阅；

c）档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用； d）档案分类及编号的增补、修订等由行政部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改；

e）建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。

（八）附则：本办法由公司行政部指定并负责解释。

公司图书资料管理制度（备用）

1、工具资料书籍的购买，由员工提出，经部门经理汇总后报总经理审批，然后由行政部统一订购；

2、期刊、杂志等的订阅，由行政部汇总各部门征订清单，报总经理审批后向有关发行部门订购；

3、购回的图书等资料由行政部人员负责登记、盖章、分类编号，统一保管；

4、凡需借用图书资料的员工需办理借阅手续；

5、期刊、杂志等图书资料由行政部安排专人管理，用完收存；

6、员工离开本公司时，应归还所借用的图书资料。

六、相关记录

1、《文件（合同）管理记录目录》

2、《文件档案移交目录》

3、《档案移交清单表》

4、《档案借阅审批单》

5、《档案分类编号表》

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第二篇：公司档案管理规章制度

公司档案管理规章制度 档案保管制度

一、综合档案室负责全院档案（不含人事档案）的管理工作，有关部门按规定立卷后向综合档案室移交。

二、实行科学管理，档案库房内橱具、设备放置整齐合理。档案排列整齐美观、条理系统，编号科学规范、查找方便。

三、定期对档案进行检查、修复、整理，保持整洁完好。

四、档案的接收和移出都必须手续完备，室藏档案必须账物相符。

档案借阅制度

一、查阅档案时，首先由借阅人认真填写查阅档案登记簿。

二、查阅档案只限于有关内容，任何人不得擅自将档案、资料带出室外。

三、如因工作需要借出档案时，要办理借阅手续，用完后按期归还，不得转借他人使用。对所借的档案妥善保管，不得私自拆毁、涂改和对外传播。如需复制，要经档案室同意，重要内容须经院办公室主任批准。在借阅期间发生的一切问题，一律由借阅人负责。

四、医院档案主要供本院利用，院外单位或个人需查阅时，应持介绍信，重要内容的材料需经院办公室主任批准后，方可查阅。档案立卷归档制度

一、凡记录反映本院职能活动情况、具有日后查考利用价值的各种文字、图表、材料，均列为归档范围。

二、各部门兼职档案员应根据归档范围将材料收集齐全，按档案立卷要求整理组卷。交档案室检查后，再编排页号，填写卷内目录，拟出案卷标题，装订。

三、编号抄目要严肃认真，案卷标题要简明扼要，正确反映卷内内容，由档案室统一书写。

四、凡立卷材料必须纸质优良，规格统一，书写规范，字迹清楚。禁止用铅笔、圆珠笔书写，也不能用复写纸复写。对不符合要求的要返工重制。

五、每年6月份以前必须完成上的档案立卷归档任务。

档案鉴定与销毁制度

一、对档案要认真进行鉴定，确无保存价值或保管期满的档案，可确定销毁。

二、档案的鉴定、销毁工作必须有组织、有领导地进行。在院办公室主任的主持下，由综合档案室和有关立卷单位人员组成档案鉴定、销毁小组，负责档案的鉴定、销毁工作。

三、经过鉴定，需要销毁的档案，必须编造销毁清册，经院有关领导批准后，方可销毁。

四、销毁档案时，必须由二人以上在指定地点监销，监销人员必须在销毁清册上签名盖章，并注明销毁方式和日期。

五、销毁档案清册要妥善保管，并将所销毁档案在目录中注销。

档案库房管理制度

一、档案库房门窗牢固，及时关闭上锁。钥匙要专橱保管，不准随身携带。

二、非本室工作人员不得擅入库房，因工作需要进入库房时，必须有本室人员陪同。

三、库房要配备好“六防”设施（防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防强光），库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品及其他物品。

四、库房内橱具排列要整齐合理，要经常打扫和擦拭，保持室内清洁卫生。

五、做好室内外温湿度记录，除湿，降温。

第三篇：档案管理规章制度

档案管理规章制度

档案保密工作制度

一、严守党和国家有关保密工作规定，杜绝以各种形式泄露档案材料中有关保密的内容。

二、各类档案材料必须指定政治上可靠，工作责任心强的专（兼）职人员进行集中管理。

三、禁止携带档案材料探亲、访友和外出旅游。

四、经批准销毁的档案材料和不需要归档的材料，应指定专人进行销毁，不得当废纸处理。

五、档案工作人员要严守工作岗位，坚持下班、外出时认真清理、存放好档案和关窗、落锁制度。

六、档案库房必须安装安全设施。

七、档案人员一旦发现档案材料有丢失情况时，要及时向有关领导和部门报告，采取措施进行查找，并追查责任。

档案室管理制度

一、各教学点要明确一位副校长分管档案工作，由校办公室或教导处具体负责。应建立综合档案室和建综合室档案专柜。配备政治素质好、业务能力强、热爱档案工作的专（兼）职人员，并保持相对稳定。

二、各校要将档案工作和档案上等级工作纳入学校工作的议事日程；纳入分管领导和档案员工作职责；纳入教职员工范围和考核奖惩制度。

三、学校形成的全部档案室或档案人员的主要任务：

1、负责本单位文书、教学、学籍、会计、科技档案材料的收集、整理、保客、统计、利用和鉴定销毁工作。

文书档案：是指学校党、政、工、团（队）在实际工作中形成的文件材料。

教学档案：是指学校及教师个人在全部教学活动中形成的文件材料。

学籍档案：是指学校对学生进行管理中形成的材料。

会计档案：是指学校财务工作中形成的帐、表、凭证等材料。

科技档案；是指学校的基本建设、生产、科研等方面形成的材料。

2、凡学校工作中形成的具有保存价值的文件材料，均由各部门进行收集、整理、立卷、归档。任何部门和个人不得擅自处理。

3、学校综合档案的归档时间：文书、会计档案材料每年四月份进行立卷归档；教学、学籍档案材料每学年结束后立卷归档。科技档案、基建、科研档案和设备、仪器档案材料均在工作结束后和设备、仪器安装试用后立卷归档。

4、学校档案分为永久、长期、短期三个保管期限。

5、卷内文件应齐全完整。收文应有正文、附件、办理结果；发文应有定稿、印本、附件；来往文书应有请示、批复；处分材料应有综合、旁证、个人交待和下理结果。

6、卷内文件排列要正文在前，附件在后；印本在前、底稿在后；批复在前，请求在后。各类案卷均要填写卷内目录。卷内文件要编写张次号。归档的文件材料要字迹清楚，纸质优良、签署完备。不准用铅笔、园珠笔（DA型除外）和复写纸书写，并拆除卷内金属物。

7、案卷装订要整齐美观。标题一般应有作者、问题、名称，能反映卷内文件内容，政治上无误，文词上简明确切。封面要用毛笔正揩字填写，字迹工整清洁。

8、文件材料归档后，档案人员应本着便于保管、方便利用的原则对案卷进行必要的加工整理、编目、登记和统记，做到排列有序，并按年代和保管期限编号。

六、学校档案的档案工作与安全保密。综合档案室要做到有专室、专柜、专（兼）职人员负责，切实做好防火、防盗、防虫蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。

七、借阅制度。

1、外单位人员查阅本校档案必须持组织介绍信。

2、严守档案材料机密，不准随便转借档案。未经许可不得擅自摘录和复制。

3、爱护档案，不得拆卷、涂改、撕毁、圈点、划道、拆叠等。

4、经批准摘录的材料，要经档案室工作人员审查。证明性材料，必须校对无误后盖章。

5、外借档案必须经主管领导同意，并向档案人员办理借阅登记手续。借出时间，一般不得超过七天，超过时间另行办理手续。

八、档案工作人员要熟悉档案，了解需求，积极主动地做好档案的提供利用工作。档案室应根据工作需要编制人事记、组织沿革、基本情况数字汇集、专题概要及综合档案室简介等有效的检索工具和参考资料，为提供利用档案创造条件。

九、档案室每年“归档月”结束时，应及时将所立案卷情况、库房面积、档案设备、管理人员情况按市、县（区）教育局的要求进行统计上报。

十、学校档案的鉴定与销毁。学校综合档案室应按上级教育行政部门和档案管理部门关于档案鉴定的规定。

认真做好档案的鉴定工作。对超过保管期限，失去保存价值的档案，可提出销毁意见，并填写销毁清册，报本单位领导和上一级档案管理部门审批后方可销毁。销毁时应指定二人监销，并在销毁清册上签字，防止失密。

档案交接工作制度

一、各撤销、合并单位要明确一位领导同志分管档案材料移交工作，加强具体领导。文书处理和档案人员要坚守岗位，认真负责地做好档案文件的清理、保管和移交工作；在未办完档案材料移交工作之前，不要变动他们的工作。

二、各撤销、合并单位的档案材料，必须保持齐全完整，不得分散和个人保存，不得随意销毁、处理，如工作需要，可按规定办理借阅手续。

对尚未办理完毕的文件材料，可移交给有关机继续办理，并作为办理机关的文件归档、保存。

三、各撤销、合并单位的档案材料，应分别不同情况按下列几种进行移交。

撤销单位的档案材料，应移交同级档案馆（室）；

两个或几个单位合并为一个单位的，合并前各单位的档案材料应移交给合并后的单位；

一个单位的工作分别并入几个单位的，其档案材料不得分散，应移交给合给其中的一个单位代管，或移交给同极档案馆（室）；

凡撤销、合并单位的基建档案和设备档案，则应随同建筑物和设备，一起移交给使用单位。

四、移交档案材料时，案卷目录，案卷文件目录、专题目录等检索工具以及历史考证、大事记、文件汇编等有关资料都应一起移交；存放档案、资料的柜架一般也应随档案、资料一起移交。

交接档案材料必须严格履手续，有关人员要签字，以备查考。

五、除归档、移交外需要销毁的文字材料，必须造册登记，报送机关领导人审查批准后，方能销毁。销毁时必须有两人监销，并在销毁清册上签名盖章。

六、单位档案专（兼）职人员因工作变动，需办移交手续时，应将全部档案材料清点新的负责档案工作的专（兼）职人员。

交接档案材料必须严格履行手续，有关人员签字，并注明交接时间，案卷数目等。

第四篇：关于档案管理规章制度汇编精品

关于档案管理规章制度汇编集锦

档案管理信息化是社会发展的必然趋势。传统的档案管理模式已经不知适应新时代社会发展的需求,需要相应的对策加以解决。下面小编整理的关于档案管理规章制度，供你参考。

关于档案管理规章制度范文一

(1)本机关行政、业务和党群组织在各项工作活动中形成的具有查考、利用、保存价值的文书材料、基建资料、财务报表、凭证、账簿、音像等;

(2)上级业务主管部门制发的文件材料、审计资料，上级机关领导、人大代表、政协委员等视察、检查本机关工作时的指示、题词、影像等;

(3)上级非业务主管部门制发的与本机关业务有直接联系、需要贯彻执行的文件材料;

(4)区委、区政府、区人大以及区直同级机关制发的与本机关业务有直接联系的文件材料;

(5)下级机关报送的工作总结、决算报表等重要文件材料;

(6)其他需要归档的资料、材料。

3.归档要求

(1)机关档案实行微机化管理;

(2)归档材料齐全、完整、准确、系统;

(3)归档文件线条明确、字迹清楚、纸质优良、签署完备;

(4)保管期限划分准确，文件资料系统完整，按要求组成保管单位(案卷);

(5)案卷标题简明确切，排列有序;

(6)保存的案卷均去掉金属物;

(7)组卷所用的各种目录、表格、封面、封底及卷盒等一律采用档案行政管理部门监制的产品;

(8)声像材料应标出声像对象、时间、地点和中心内容;

(9)检索工具齐全规范。

4.各种门类档案应分别整理和组卷移交。各科室要按规定及时移交文书档案，文书档案要在次年6月底以前归档完毕;会计档案，可由业务科室妥善保存一年后归档。

5.归档的各类档案应有移交目录。移交档案不合格者，档案员应拒绝接收，并由移交者按时整改补齐，双方清点无误后签字存查。

6.档案室对接收来的文书、会计、基建、声像等档案资料，应及时进行整理、分类、排列、编号续入案卷目录，做到存放有序，管理科学，查找方便。

7.档案库房与档案整理、借阅、办公要分设。库房要有防盗、防火、防高温、防光、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。

8.建立档案库房管理规则。非工作需要人员不准进入库房;与档案无关的物品不准放入库房;库房内不准办公、会客、闲聊;库房内严禁吸烟;库房内要保持清洁卫生;取放档案要随手锁柜，出门落锁。

9.办公室主任和档案员应定期对档案的保管情况进行全面检查，发现问题及时采取措施，保护档案的安全无误。

10.严格执行《机关保密工作制度》，档案资料不准擅自扩大借阅范围，不准擅自透露档案内容，不准擅自将档案资料带出库房。

11.档案资料中的“秘密”以上密级的文件资料，不经局长批准不得随便查阅、摘抄、复制。经批准借出者，要采取必要的安全措施，严防泄密。

12.在整理档案时清出的废旧、重份文件，应定期按规定销毁，不得随便处理或挪作他用。

13.建立档案借阅制度。本局各科室查阅档案时，说明查阅范围，经科室负责人签字，方可查阅。外单位查阅档案者，须持单位介绍信，说明查阅范围，经主管局长批准后查阅。凡查、借阅档案者，必须填写《档案借、查阅登记簿》。

14.档案原件，原则上不准借出。特殊情况需借出时，须经主管局长批准，并办理借出手续，限期归还。在借出和归还时交接双方要清点核查，借阅者要爱护档案，不得涂抹、撕页、圈划、折叠等;发现档案有损坏时，要及时弄清情况，按《档案法》有关规定，追查责任。

15.提高科学管理水平和服务水平。做好档案开发利用，积极为机关科室和领导决策提供依据，搞好服务;做好档案资料的编研工作;配合有关科室编写组织沿革、大事记、基础数字汇编和专题文件汇编等。

16.档案室向利用者提供档案的同时，应附加《档案利用效果登记表》，利用工作结束后，由利用者如实填写，及时交回档案室存查。

17.坚守岗位，做好档案的收集整理、归档立卷、库房保

管、资料保密和借阅利用等工作，不断提高档案工作质量。

18.自觉遵守和严格执行档案管理的各项制度，并根据实际情况不断改进工作，努力实现档案管理的制度化、规范化。

19.学习党的方针政策，学习财政工作业务知识和档案管理业务知识，熟悉馆藏档案情况。

20.建立档案员岗位责任考核与奖惩制度。档案管理情况由纪检监察室负责监督，每年由局工作考核领导小组对档案室和档案员进行一次全面检查、考核。

关于档案管理规章制度范文二

一、总则：

(一)人事档案：

1、学生会成员信息库，由学生会秘书部定期更新;

2、学生会各部门成员(包括未入选者)简历，每学期开学初更新;

3、学生会干部竞选演讲稿，干部辞职报告;

4、学生会成员档案数据库，记录校学生会各成员基本信息、各 项考核成绩及评优结果，及各成员在校期间所获各项荣誉。

(二)工作档案：

1、学生会各部门各学期及各月工作计划;

2、学生会各部门举办活动需要有相关文字材料备份，包括活动申请、活动开展、活动总结，并附活动图片资料。

(三)文件档案：

1、上级组织发布的工作文件及通知;

2、上级组织对工作、活动的批示;

3、学生会内部文件及各项管理制度等文献材料;

4、兄弟院校的发涵。

(四)会议记录：

1、学生会全体成员会议记录;

2、学生会主席团全体会议记录;

3、职能中心会议记录;

4、干部级会议记录;

5、部长级会议记录;

6、干事考核例会记录;

7、其他重要会议和座谈会等会议记录。

(五)出版物档案：

由学生会订阅和编印的各种刊物、资料、论文集等。

二、实施细则：

(一)静态管理条例

第一条 学生会档案由学生会秘书部进行管理并保存于学生会办公

室。

第二条 学生会档案属内部资料，不经允许，不得私自交于外界传

阅

第三条 对于重要文件和有保密性质的文件需做好保密工作，未经

主席团许可，不得借阅。

第四条 定期检查各项文件，如有遗失或缺少应立即向主席团报告，事故责任人视情节轻重给予处罚。

第五条 借阅档案必须经过主席团同意，否则不得借阅，未经批准

直接借阅者及当时办公室值班人员视情节轻重给予处罚。借阅时需注册登记：姓名，联系方式，借阅内容，借阅时间及归还日期。

第六条 学生会的档案由主席团和管理部门决定其使用和公布，不

经上述机构相关负责人同意，任何组织无权使用档案信息。

(一)动态管理条例

第一条 学生会各部门举办活动需要有相关文字材料备份，包括活

动申请、活动开展、活动总结，获奖者名单，活动照片等资料，并及时上交学生会秘书部用于存档。

第二条 学生会秘书部应该及时收取并更新校学生会各项档案，包

括人事档案、工作档案、文件档案、会议档案、出版物档案并存放于校学生会办公室，整理资料时按照档案的生成年份及文件类别进行分类整理，合理放置，使所有文件系统化，以方便借阅及管理。

第三条 由组织部负责记录校学生会成员成长过程，录入校学生会

成员各项考核成绩及评优结果，并于定期考核例会上公布;记录各成员在校期间所获各项荣誉，如月之星、优秀干事、优秀干部等，以便制作各成员校学生会工作证明。

关于档案管理规章制度范文三

(一)档案安全保密制度

1、档案管理人员必须遵守保密守则，要严守秘密，严防泄密、失密。

2、档案管理人员要严格执行档案的查借阅手续，借出的档案要及时归档、核实。

3、档案管理人员要增强保密观念，经常检查设施安全保密情况;离开档案室时，必须锁好文件资料柜，关好门窗。

4、销毁档案要登记造册，经分管副局长签字批准后方能进行，销毁时要有监销人，并履行签字手续。

5、档案室内严禁吸烟，以防火灾。

(二)档案保管制度

1、档案室属机要重地，外人不得随便进入。

2、保持室内卫生整洁，档案分类排放、排列整齐。

3、切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防高温、防强光等工作，室内禁止存放易燃易爆等危险物品。

4、档案管理人员要熟悉库藏情况，对库藏档案和资料的保管情况定期进行检查核对，做到帐物相符。

5、未经批准，任何人不准将档案带出库房，更不准私自摘抄、外传。

(三)档案利用制度

1、档案管理人员应熟悉所藏档案的情况，完善档案检索工具，及时准

确地提供档案利用服务。

2、市水利局本单位工作人员因工作需要，可查阅本部门形成的档案。查(借)阅局会议记录，必须经局办公室主任批准后方可查阅。查(借)阅局党务资料，须经局党总支书记或局机关支部书记批准后方可查阅。

3、查阅档案须填写《档案借阅登记表》，未履行登记手续，档案管理员可拒绝查阅。

4、外单位查阅本机关档案，必须持有单位介绍信，并经分管办公室的局领导批准后方可借阅。

5、查阅档案时，严禁涂改、圈划、抽换、批点、污损、拆卷或增删档案内容，不得吸烟。

6、归还档案时，档案管理员要认真检查清点档案的完好状况，及时记载档案的利用情况。

(四)立卷归档制度

1、凡是水利局机关从事各项业务工作，所形成的具有参考利用价值的各种内容、形式和载体的文书材料，均属立卷归档范围。任何科室和个人都无权扣压和销毁必须归档的文件材料。

2、归档时间。文书档案一般在每年年底全部收集完整，次年三月底前完成全部整理、立卷归档工作。会计档案一般在会计终了一年后移交给财务管理站保管。工程技术档案一般在工程项目竣工验收后，由水利科负责收集、整理后移交档案室，集中管理。各科室声像档案要注意随时归档备份，每年12月提供局档案室存档。

3、立卷归档的要求。归档的文件材料要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理立卷，案卷标题简明扼要，目录页号编制准确，便于保管和利用。凡局机关形成的各类文件材料，归档应为原件，且要求做到完整、准确、系统，存档时由档案管理人员审查核定。

4、各业务科室向局档案室移交的文档要有清单，归档时，必须履行交接手续，交接双方及监交负责人应分别在清单上签字，以备查考。

第五篇：城市建设档案管理规章制度

第一条　为了加强城市建设档案管理，充分发挥城市建设档案在城市规划、建设、管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和国务院《建设工程质量管理条例》，结合本市实际，制定本规定。

第二条　本规定所称城市建设档案（以下简称城建档案）是指在城市规划、建设和管理中直接形成的对国家和社会有保存价值的文字、图表、图片、声像等各种载体的文件材料。

第三条　本规定适用于本市行政区域内城建档案的报送、接收、收集、保管、利用和管理。

第四条　市、县（市）人民政府应当加强对城建档案工作的领导，把城建档案事业的建设纳入城市建设发展规划。

第五条　市建设行政主管部门负责本市城建档案的统一管理工作；县（市）建设行政管理部门负责本辖区内城建档案的管理工作。

市、县（市）建设行政管理部门所属的城建档案馆对城建档案实行集中管理。市城建档案馆负责本市市区城建档案以及市区以外市级以上重点建设工程档案的接收、收集、保管和利用，县（市）城建档案馆负责本辖区城建档案的接收、收集、保管和利用。

市、县（市）档案行政管理部门应当对本辖区内城建档案管理工作加强监督和指导。

第六条　市、县（市）城建档案馆负责接收下列城建档案：

（一）各类城市建设工程档案：

1．工业、民用建筑工程档案，包括工矿企业，办公、商业用房，学校、医院、文化体育场所，住宅小区及市区七层以上、其他区域五层以上住宅楼等建筑工程档案；

2．市政基础设施工程档案，包括道路、排水、桥涵、隧道、水质净化厂、城市照明、泵站、大型停车场等工程档案；

3．公用基础设施工程档案，包括供水、供气、供热、供电、通讯、广播电视等工程档案；

4．交通基础设施工程档案，包括铁路客运站、铁路运输编组站、铁路货运场站、长途汽车客运站、机场、码头等工程档案；

5．园林绿化、风景名胜建设工程档案，包括名泉、公园、绿地、苗圃、纪念性建筑、名人故居、名胜古迹、古建筑、有代表性的城市雕塑等档案；

6．市容环境卫生设施建设工程档案，包括垃圾粪便处理场、大型垃圾转运站、公共厕所等工程档案；

7．城市防洪、抗震和环境保护、人防工程档案；

8．建制镇公用设施、公共建筑工程档案；

9．军事工程档案资料中，除军事禁区和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图。

（二）城市规划、勘测、城管、公用、建管、园林、环卫等城市建设备专业管理部门形成的业务管理和技术档案。

（三）有关城市规划、建设及其管理的方针、政策、法规、计划方面的文件、科学研究成果和城市历史、自然、经济等方面的基础资料。

第七条　本规定第六条第一项规定的建设工程档案，由建设单位会同勘察、设计、施工、监理单位负责编制，并于工程竣工后三个月内按本规定第五条第二款规定，向有关城建档案馆报送。

本规定第六条第二项规定的业务管理和技术档案，在本单位保管、使用一至五年后按本规定第五条第二款规定，向有关城建档案馆移交。

本规定第六条第三项规定的基础资料，由市、县（市）城建档案馆负责收集。

第八条　向市、县（市）城建档案馆报送和移交的城建档案应当是原件或者原件的缩微胶片，并符合国家档案案卷质量标准。

第九条　编制和报道建设工程档案，应当遵守下列规定：

（一）建设工程档案资料齐全，包括规划文件资料、建设文件资料、施工技术资料、竣工图与竣工测量资料和竣工验收资料、声像资料。

（二）建设工程档案必须在施工过程中按照落成实体同步编制，不得在工程竣工后补绘。

（三）隐蔽工程档案应当附有重要部位状况的图片或录像。管线工程覆土前，建设单位应当委托具有测绘资质的单位进行竣工测量。

（四）绘制工程竣工图，须采用统一座标系、高程系实测数据。工程竣工图与工程实体相符，并加盖竣工图章。

（五）建设工程档案应当完整、准确、系统，字迹清楚，图面整洁，纸质优良，规格统一，并有编制单位技术负责人签章。

第十条　新建、扩建、改建地下管线工程的单位，应当对本单位的地下管线专业图进行修改补充，并于工程竣工后三个月内将修改补充后的地下管线图按本规定第五条第二款规定报送有关城建档案馆，由市、县（市）城建档案馆对地下管线总图进行综合、修改和补充。

第十一条　凡在城市道路、道沟、各种管线附近地段进行开挖、爆破、钻探等施工活动，建设单位在该建设项目规划定点前，必须到市、县（市）城建档案馆查询利用该施工地段的地下管线档案，凭市、县（市）城建档案馆出具的地下管线技术数据证明书到规划行政管理部门办理规划定点手续。

第十二条　对列入城建档案馆档案接收范围的建设工程，建设单位在组织建设工程竣工验收前，应当向市、县（市）城建档案管理部门申请对该工程档案进行预验收。属于市级以上重点建设工程的，应当通知市档案行政管理部门参加预验收。预验收合格的，由城建档案管理部门出具建设工程档案认可文件，作为工程竣工验收的必要条件。

管线工程的竣工验收，须有城建档案管理部门参加。对重要的管线工程，城建档案管理部门要进行现场核验，建设单位及有关部门应当给予配合。

第十三条　停建、缓建的建设工程，建设单位应当妥善保管工程档案，不得遗失，待工程竣工后按本规定向市、县（市）城建档案馆报送。撤销单位的建设工程档案应当向其上级主管部门或者市、县（市）城建档案馆报送。

第十四条　市、县（市）城建档案馆应当建立健全城建档案保管制度。保管城建档案应当具有专门库房，配备防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施，对损坏和变质的及时修复，确保城建档案的安全完好。

第十五条　市、县（市）城建档案馆对馆藏的城建档案，应当依照有关规定向社会提供利用。

第十六条　公民和组织持有合法证件可以利用城建档案。在查阅利用城建档案时可进行复制，不得损坏城建档案，不得将档案带出档案馆。城建档案馆及其工作人员，应当为城建档案的利用简化手续，提供方便。

第十七条　提供社会利用的城建档案可按国家有关规定收取费用。

利用本单位或者本人形成、报送、捐赠、寄存的城建档案，城建档案馆不得收取费用。

第十八条　城建档案管理工作人员在提供利用档案时，应当严格遵守法律、法规有关保密规定。

第十九条　损毁、丢失、涂改、伪造、销毁、擅自提供城建档案的，依照《中华人民共和国档案法》的规定处罚。

第二十条　违反本规定第七条第一款规定的，由建设行政主管部门责令限期改正，逾期不改正的，处以一万元以上十万元以下罚款。

第二十一条　城建档案管理部门的工作人员玩忽职守、滥用职权、徇私舞弊的，由其所在单位或者上级主管机关给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。