会议流程[范文]

第一篇：会议流程[范文]

会务操作手册总结 



1、款项申请，各种会务款提出预算，及早申请，保证会务费及时到位，保证会议顺利进行。

2、与酒店提前3-4个月预定会场、住宿房间、餐饮人数，签订合同。与旅行社确定旅游项目，价格，旅游人数，签订合同。

3、分工明确，各司其职。总协调要把各个岗位的职责分工明确，并且做好培训工作，每个岗位应该做好哪些，应注意事项等说清楚，各岗位准时到岗，不准中途离开岗位。

4、邀请工作，策划的邀请函出来后，整理出邀请话术，再根据各地的具体情况来邀请客户，把会议的主题、亮点说清楚，吸引的地方如抽精美大奖、赠送精美礼品或正版软件说清楚，旅游项目说得吸引人一些。客户参会名单及时整理好。

5、会议资料准备：打印好准备物清单，按清单一一核实，需要异地运输的，及时快运过来。保证资料及时到位，总协调会前指挥工作人员装好资料袋。礼品奖品及时准备。

6、会场布置：酒店大堂的欢迎牌与条幅、大屏幕欢迎PPT等，各种指引牌，餐厅的祝福条幅与宣传牌等，酒店房间的水果与问候卡，会场的背景板，条幅，为会议特别制作的宣传画、主持台LOGO、鲜花，各种展架，座位矿泉水，会议纸笔，笔记本电脑到位（主持台一台，控制台一台，演示区2-4台）。茶歇区布置，主持台的台式麦克1-2个、无线麦克2-4个，音响、投影预备与调试，摄影机预备与调试，专业照相机2-3台，礼仪物品与礼仪小姐，奖品、礼品到位。声光电调试，桌签核对与制作、排列。演讲时间控制牌。预留座椅。贵宾室布置。技术演示区布置。

7、签到处：会前装好会议资料，按类分好，布置好签到台，签到前把已经报名的名单打印4份，以保证报名人数集中时能分批签到，节约时间，空白的报名表多打印些，分成几份，分批签到。签到人员要及时整理签到名单，统计人数。明确职责，把开收据、收钱、给资料的人员分工明确，收取会务费的人员要写明交费人的单位与姓名，以便查找。餐劵如果中、晚餐券种类多，一定要清楚的送给客户，不要造成客户午餐时拿的是晚餐券。如果有旅游项目，及时统计好旅游人数与名单，方便与旅行社核对人数与账目。会中，及时把签到表整理好，打印成册，会后发给与会者。

8、接待人员，有专人负责租车事宜，接机接车有专门人员配置，这些人员要掌握司机电话，车型与座位数，以便及时调度车辆；还要掌握客户到达机场车站准确时间，安排工作人员与司机接待。准备好接待牌，使客户能准确找到会务接待人员。跟车人员准确把客户送到会场，安排住宿，重要领导与嘉宾需要专门人员接待，嘉宾房间提前开好，嘉宾到后直接入住。会前、把客户从签到台引领到会场合适的座位上，尽量让客户前排就坐。

9、会务房间：会务组设专人负责开房间，统计房间数与嘉宾入住人数，入住房间一定要写清楚嘉宾的详细信息，保证工作人员及时找到客户。会务组提前预估到会人数，与酒店预留最低房间数，会议当天会务组开出嘉宾房间，嘉宾到后直接入住；其他客户到后按各个身份证登记入住房间，保证有房可住，嘉宾单住还是与人合住，会务组住宿负责人帮助协调，两人合住的，私下结账。

10、旅游事项：会务组设专人负责旅游项目，与旅行社沟通协商，确定旅游项目、时间、租车、价格等，会议当天统计好旅游人员详细名单与人数，收好费用，与旅行社的款项交代清楚。会后督促客人及时上车集合，核对人数，请导游向客户说清旅游注意事项，具体事情交给导游负责，如讲解、住宿、餐饮、买票等

11、，会务组负责监督人数，督促旅游者准时到达各个地点。保证旅行顺利进行。

12、主持人工作：核对议程，反复排练，把串词、议程熟记于心，保证主持时不出错，根据会议主题控制会场氛围，控制好会场的不同时间段的不同氛围，需要激情的时候激情澎湃，需要深沉的时候严肃深沉，需要幽默的时候妙语连珠„„根据议程与各个演讲嘉宾核对时间与演讲顺序，保证出场时嘉宾顺利到场，如果嘉宾有特殊情况不能及时到岗，要及时调整议程，并向大会说明情况。会前检查好会议相关的所有演示文稿与音乐、宣传片等，保证会中不出错。与音响师、控制台、总协调做好紧密配合，保证会议顺利进行。会前向听众介绍会场注意事项与会议相关事项，如餐饮地点、抽奖事宜、赠送事宜、凭嘉宾调查表领取礼品与软件事宜、旅游事宜、退房事宜、开发票

13、事宜等。会前要与总协调、控制台、音响师、摄影师、礼仪做好会前排练工作。

14、总协调：会场所有事务的控制工作，保证各种工作顺利有序进行，如议程、嘉宾到位、主持台、控制台、音响控制、投影控制、座椅控制、饮料控制、摄影摄像控制、嘉宾演讲、颁奖、抽奖、礼仪小姐的培训、演讲时间等控制。保证会议顺利进行。

15、会前，总协调、控制台、音响师、摄影师、礼仪做好会前排练工作。

16、嘉宾接待：除机场车站接待、住宿安排外，会前的宴请工作，贵宾室接待工作，记者采访工作，采访内容协调工作，会后宴请工作，红包礼品工作，送嘉宾到机场等工作。

17、控制台：控制会场的声、光、电，与音响师、主持人做好配合，保证达到会议效果。会前、会中、会后的音乐控制。

18、礼仪小姐：颁奖、抽奖等工作的礼仪工作，与议程吻合，总协调提前做好礼仪培训工作。

19、餐饮服务人员：会前与酒店保证最低和最高就餐人数，保证酒店预留足够的饭菜。会后引导客户到餐饮区，分好区，保证客人有序的就坐，销售公关人员要及时调整与客户的就餐位置；与酒店做好统计人数工作，方便会后结账。餐票出现问题，及时与酒店协调。饭菜、饮料、酒水要充足，雅间要提前预定，菜单提前定好，让客户及时满意的就餐。就餐后，与酒店签字，核对餐券，确定就餐人数。20、采访负责人：做好记者的接待工作，红包分配，写清名单，方便以后结账。培训好记者如何采访嘉宾，何时何地，采访稿、新闻稿提前给记者，保证采访、新闻及时公布，采访地进行精心布置，如鲜花、水果、饮料、背景板、摄影机、相机、灯光、接待人员布置完毕。会中、会后保证新闻报道及时到位。与记者、摄影师协调，各种影像资料要保存好。

21、摄影师：保证会议当天摄影机到位，设备、摄影带、储存卡等充足，做好远景、近景、特写的摄影工作，听总协调指挥，做好会场、签到处、嘉宾采访、重点事件等各区的摄影工作。

22、技术演示区：2-4台笔记本电脑，装好产品，技术人员到位（插座备好）。

23、会后礼品发放区、收取调查表区，督促客户凭调查表领取礼品或软件，保证收全调查表，发送礼品。

24、结账人员：与酒店协调好，做各种账务的统计工作，顺利结账。会前的定金、汇款、结算方式、发票等，各种费用的结算，如住宿、餐饮、租车、摄影、设备等费用。统计好住宿人员名单，整理出会务组费用部分的住宿房间数，根据就餐人数结算餐饮费。

会前服务

会前工作是整个会议接待的开始，是确保整个会议接待顺利进行的前提条件。其主要内容如下：

1、会议筹办方与主办者洽谈。

2、会议筹办方向主办方提供会议接待策划方案和报价。

3、会议筹办方邀请会议主办者实地考察会议举办场所。

4、会议筹办方与会议主办者确认会议接待方案。

5、会议筹办方与会议主办者签订会议接待标准合同。

6、会议筹办方确认会议主办者预付会议订金事宜。

7、会议筹办方在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。

8、准备会议资料。（含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。）会中服务

1.会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、攻关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。

2.会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。

3.会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。4.会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。5.会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认。6.会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。7.会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。8.会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。会后服务 会后工作是整个会议接待的收尾阶段，很多会议公司对该环节缺乏错误的理解，任务现场会议结束意味着会议接待也就完了，其实不然，会议之后还有一些很重要的工作要进行，其主要内容如下：

1、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。

2、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。

3、与会议主办者的费用结算工作。

4、欢送代表工作，如送机。主要程序为：

策划：我们提供会展企划代理，告诉我们你的想法或者点子，我们为你提供可行性方案、会议回执，我们过去的成功经验，都将成为您成功举办会议的基础。咨询：在此阶段，我们将与委托方进行初步沟通，并就委托方的一些关心点提出预案供选择、推荐合适的会议型酒店、餐饮场所及与预算相适应的菜谱、会议交通流程、接待流程等。

考察：在双方进一步取得互信后，我们会安排您或者您的代表到目的地考察我们为您提供的酒店、会议场地、环境、交通车辆及所需的设备细节等等，并在此阶段就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行深入探讨，大致明确双方的责任与义务。

确定：这个时间需要的是耐心与细致——我们得一一推敲设想得流程及预案，尽可能把方案细化，然后以书面的形式确认双方的权利、义务与责任，并签署相关服务协议。

执行：严格而又人性化地执行协议，将是双方合作精神的高度升华。不管设想如何完美，任何计划都是存在纰漏的，需要合作双方本着合作的理念，抛开暂时的不合，以会展的圆满结局为一致奋斗目标。在此期间，双方需要口头或书面承诺原来协议以外的服务视为协议的延伸，并临时决定双方签字负责人，所有临时往来允许采取事前商议、事后结算的方式执行。

结算：双方财务人员认真核对各类单据，严格按照协议执行核算。

公关礼仪服务

公关礼仪：是指公关人员在公关活动中应遵循的礼仪要求，并不包括其他场合的礼仪。但是，公关礼仪与其他交际礼仪也有相通之处，只不过目的、对象有所不同罢了。

对于会议而言，必要的礼仪显得温馨。礼仪工作一般包括模特召集、程序分解、简单培训、服务道具装备、礼仪执行等。各种主题的会议对礼仪的要求不一样，学术性会议、政府性质会议、销售类会展都对会议礼仪提出了要求。

杭州伍方会议服务公司通过精心策划，为会议公司提供最完美的参展活动设计方案。我们可以提供硬件的展位、展台布置，以及与之配合的各种声、光、电效果；软件的宣传促销活动、展览礼仪模特服务等，使公司的优势最大限度地展现出来。公司召开会议的主要目的无非是提高公司的知名度，吸引客户，洽谈合作，在客户心目中树立自己良好的品牌形象。公关礼仪注意事项：

一忌强硬社交。这种人是最令人难以接受的，自以为“老子天下第一”，以老大自居、惟我独尊，和人交往态度冷漠傲慢。在市场经济越来越发达、竞争越来越激烈的今天，这号人物必定玩不长久。

二忌盈利社交。“不谈亏本的生意”并不明智。多一个朋友，多一条路子。就商务合作来说，任何人很难一开始就成了你的客户，总会从准客户向实际客户过度你很难说谁是你的准客户。所以，就当你所交往的人都是准客户，以一样的激情、热情、诚意和他交往，总会在你不经意的时候，“投之以桃，报之以李”的。

三忌一次社交。具体表现有两种。一种是谈判的时候，为了达到自己的目的，有求必应，达到目的后就无视对方的要求了。另外一种是一次社交目的成功达到后，就不再和对方联系了，认为“以后反正也不用他了”。这种短期行为，是必给人以“势利”、“功利主义”的感觉，使自己的朋友越来越少。

四忌高层社交。认为“擒贼先擒王”是条百试不爽的捷径，总是寻找对方的最高领导来做“尚方宝剑”，逼迫对方就范。这样做一是不可能得到对方心悦诚服的、长久的帮助，二是这种关系是人情网，在市场经济下，竞争越来越透明的今天，容易受各种因素影响，以致自食苦果。

五忌江湖社交。把社交信誉押在江湖义气上，以感情取代原则和理性，结果往往让别有心机的人钻了空子，使自己蒙受损失。这类事件见诸报端的太多了。

六忌媚求社交。社交，并不能通过获得别人的同情而获得交情，任何一个上进的人、有身份的人，都不会和可怜虫、溜须拍马的人进行平等地交往。

第二篇：会议流程

例会要求 时间不超于30分钟

各部门管理层准备一则故事或一个笑话分享 例会流程：

主持人：(前厅领班或主管）

1.集合整队

2.各小组队名及口号

3.点名问好

4.整队汇报工作问题及今天工作安排

5.加油鼓励口号

主持人：告诉我谁是最好的 员工：我们是最好的主持人：谁是最棒的员工：我们是最棒的主持人：大声告诉我，我们该怎么做 员工：加油加油，努力努力！主持人：我们来自那里？ 员工：舒来喜

主持人：我们来自那里？ 员工：舒来喜

主持人：散开跳舞

第三篇：会议流程

★准备工作

1接到会议（会展）意向后，合理报价立即回复，并提出我方的合理化建议。

2可为客户进行会议(会展)的设计与策划服务。

3根据要求预定酒店，会议（会展）场地、车辆等。

4准备会务用品：代表证、会徽、纪念品。

5提供公关礼仪、文秘、翻译服务，代租会务所需设备。

★会议接待

1会议（会展）场所的布置：欢迎牌、横幅、指示牌、会议资料、纸、笔、饮料、设备测试等。

2按客户需要安排接送与会宾客，协助会务组办理宾客签到等工作。

3会议用餐及宴会安排。

4会后旅游、娱乐考察等活动。

5提供返程飞机票、火车票。

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一般而言，作为专业的会展公司承接/代理各类会议及展览，大多经过以下几个环节：

1、策划作为专业的会展代理公司，我们提供会展企划代理，告诉我们你的想法或者点子，我们为你提供可行性方案、招展企划、会议回执等等。

2、咨询在此阶段，我们将与委托方进行初步沟通，并就委托方的一些关心点提出自己的预案供选择——譬如在预算范围内最适宜的会议场所、推荐参加者下榻的酒店、选择合适的餐饮场所及与预算相适应的菜谱、会展交通流程、接待流程等。

3、考察如果您认为沟通后可以相信我们，那么我们可以进入这个阶段——我们会安排您或者您的代表到目的地考察我们为您提供的酒店、会议场地、环境、交通车辆及会展设备细节等等，并在此阶段就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行深入探讨，大致明确双方的责任与义务。

4、确定这个时间需要的是耐心与细致——我们得一一推敲设想得流程及预案，尽可能把方案细化，然后以书面的形式确认双方的权利、义务与责任，并签署相关服务协议。

5、执行严格而又人性化地执行协议，将是双方合作精神的高度升华。不管设想如何完美，任何计划都是存在纰漏的，需要合作双方本着合作的理念，抛开暂时的不合，以会展的圆满结局为一致奋斗目标。在此期间，双方需要口头或书面承诺原来协议以外的服务视为协议的延伸，并临时决定双方签字负责人，所有临时往来允许采取事前商议、事后结算的方式执行。

6、结算双方财务人员认真核对各类单据，严格按照协议执行核算。

第四篇：会议流程

经济与管理学院第四届团委学生会第一次执委会

2010年上半年工作总结暨表彰大会

一、会议时间：2010年6月26日18:00

二、会议地点：综合楼阶二

三、参会领导：经济与管理学院党委副书记马召伟副教授

经济与管理学院学生办公室主任陈蕾老师

经济与管理学院学生办公室杨宝仁老师

经济与管理学院学生办公室李刚老师

经济与管理学院学生办公室刘春风老师

经济与管理学院学生办公室马晓辉老师

四、参会人员：经济与管理学院第四届团委学生会第一次执委会全体成员第二届“潮”文艺晚会优秀组织者、优秀编导、优秀演员“民族团结”征文比赛获奖作者

五、主持人：

六、会议流程：

1、奏唱中国共产主义青年团团歌

2、介绍与会领导及老师

3、团委第一副书记张继良代表第四届团委第一次执委会做2010年上半年工作总结

4、学生会主席刘永杰代表第四届学生会第一次执委会做2010年上半年工作总结

5、文艺部部长刘晓倩做第二届“潮”主题文艺晚会总结

6、表彰第二届“潮”文艺晚会优秀演员颁奖嘉宾：李刚马晓辉

7、表彰第二届“潮”文艺晚会优秀编导颁奖嘉宾：马书记

8、表彰第二届“潮”文艺晚会优秀组织者颁奖嘉宾：李刚杨宝仁

9、表彰“民族团结”征文比赛获奖作者

优秀奖颁奖嘉宾：刘春风马晓辉三等奖颁奖嘉宾：李刚杨宝仁二等奖颁奖嘉宾：陈蕾一等奖颁奖嘉宾：马书记

10、请经济与管理学院党委副书记马召伟副教授作总结讲话

第五篇：会议流程

思八达集团智慧场说明会会务流程

会前工作安排：

一、人员、会议流程、会议所需物品要求：

1、每3个客户分成一组，按照客户到场先后顺序进行座位安排。

2、所有人统一着装（职业装）。

3、一楼和四楼电梯口接待人员要求形象好、状态好、要微笑服务。

4、现场服务人员一定要固定岗位，不许出现串岗、空岗等现象。要明确会场制度，如因个人原因造成的问题严肃处理，现场立刻取消参加会议的资格。另外，因客户原因没能到场学习的，服务助教也不能因自己的客户没来现场，就走了，也要服务其他客户坚守岗位。

5、员工状态不好不能服务，要时刻保持巅峰状态，会务总监要时刻在会场巡视每个员工的状态，绝不能放松管理。制度不能只是制定而不执行。

6、需要灯光配合现场会议的时间要写到会议流程里，方便配合。

7、所放碟片不能重复，剪辑时要细心。

8、会议流程要求什么时候做什么事，就要按时间流程去做，不能让客户感觉我们不正规。

9、到场客户对公司情况不了解，要求助教利用中场休息时间与顾客进行提前沟通。

10、整天音乐流程为学员入场-中场休息-老师入场-成交音乐-老师退场-学员退场。要求：音乐新颖，能振奋人心，提起整个场的气氛！

二、布置会场要求：

1、5号下午2点所有参会人员到现场布置会场。

2、在现场要明确突出推广的课程内容。

3、要摆放刘老师所有课程展架。

4、DJ、主持人要同时到会场，一方面准备音响器材，另一方面要与主持人沟通会议上配合问题。

5、客户早来的要安排到其他地方休息，不能让客户站在门外。

6、16：00至16：30会议总监检查会场布置情况，组织助教演练。

三、开课当天早上

1.课前半小时安排：

1、8：30放刘一秒老师宣传碟片，顺序为生发智慧，宗教智慧。负责人：郭瀚远2、8：30之前要将客户桌上水杯倒满水。

3、从客户进入会场的那一刻起，助教老师就要跟客户聊天。

2.课前5分钟安排：

1、8：30 所有助教老师各就各位，并告诉现场自己服务的客户，写出公司现在存在并想解决的问题。有场内引位（汪娟，张炎已，齐晓娇）及站位人员将问题纸交由老师助理（李艳辉）。

2、签到组将到场客户名单交由老师助理。

3.课前2分钟安排：

1、最后一次检查会场所有的设备是否达到最好状态。

2、现场所有助教老师保持微笑、让自已状态达到颠峰。

会中工作安排：

一、主持上场1、8：58 由DJ（郭瀚远，董汝欣）有请主持人上场。

2、9：00主持人（闫一念）准时上场，主持风格简单，并且调整好最佳状态。（主持人上场音乐）

3、放幻灯片介绍思八达集团简介、刘一秒老师简介

二、老师上场1、9：15老师上场授课。（老师上场音乐）

2、会议过程中签到组（尹慧钦，李雅楠，孙向男）统计所有客户座位号并予以确认。3、10：30—10：45中场休息，期间继续播放刘一秒老师光碟。助教利用中场休息时间与客户沟通课程及所需解决问题。现场不要与很多客户沟通，要找准客户就和这一个聊，要有目标性和针对性。

4、10：45—12：00 老师授课5、12：00午休 助教将客户送至楼下，并通知下午入场时间为1：30。

三、下午上课1、1：30 客户入场，凭客户胸卡方可进入会场，并按照上午座位安排安排座位。

2、1：30—1：58 播放刘一秒老师宣传光碟。（顺序为生发智慧，宗教智慧）

3、1：58 由DJ有请主持人上场主持下午课程。

4、2：00主持人上场，简单互动，舞蹈两曲（舞蹈组：所有场内助教，要求积极有活力）。迎接老师上场。舞蹈为：眉飞色舞，踏浪5、2：15老师上场，开始授课

6、现场服务助教状态时刻保持巅峰状态，配合老师。

四、中场休息1、15：50—16：10为下半场中场休息时间，并安排茶歇。（茶歇需在中场休息前10分钟准备完毕—负责人：马涛）茶歇水果：苹果，小柿子，香蕉所需物品：盘子，牙签，一次性手套，围裙，纸抽

2、茶歇组成员必须保持微笑（孙向男，李雅楠）

3、所有有客户助教利用茶歇时间再次与客户沟通，直接谈到成交。

4、茶歇期间DJ播放刘一秒老师宣传光碟

五、下半场1、16：10主持人上场宣布授课时间已到请客户抓紧时间入场，简单活跃一下现场气氛（舞蹈两曲。舞蹈为：眉飞色舞，踏浪），有请老师上场。

2、16：15老师上场，开始授课。

3、17：00 主持人上场宣布课程结束。所有助教将客户送至楼下。

4、会后所有人员清理物品，进行总结大会。

六、人员岗位安排

会务总监：张宇涵

场内总监：王德宝

场外总监：李士峰

老师助理：李艳辉

DJ：郭瀚远，董汝欣（副手）要求：音响通透，音量适中

主持人：闫一念要求：带动整场气氛并状态巅峰，保持微笑 白板：汪娟，王籍明（上午）要求：站有站样，字体大，能跟上老师思维，状态巅峰，擦白板人员必须配合写白板人员

张炎已，葛壮（下午）

签到组：尹慧钦，李雅楠，孙向男要求：面带微笑，服务快捷周到，配合一流！顺序为：尹慧钦（负责记录）

李雅楠（收取名片，检查身份证）

孙向男（佩戴胸卡，并给予作业本，问题纸，水性笔）

门神：张翔天，王亮要求：站有站样，严格把关

影响组组长：闫一念以及所有有客户助教

引位组：汪娟，张炎已，齐晓娇要求：统一话术（问题纸），并快速引位，按

照客户到场先后顺序进行安排

迎宾组：邵冰冰，闫静，赵欢，齐晓娇要求：礼貌用语，面带微笑，状态一流 舞蹈组：场内所有助教要求：舞姿疯狂，带动整场气氛

物资组：马涛主管要求：保管物品，运送及时

茶歇组：孙向男，李雅楠要求：保持卫生，面带微笑，状态一流 财务组：齐晓娇要求：面带微笑，介绍详细

注：新进去公司人员可进去会场听课