浅析人事档案管理流程优化

第一篇：浅析人事档案管理流程优化

浅析人事档案管理流程优化

【摘要】人事档案是企业职工信息的重要载体，历史全面地记载着职工的基本情况、综合表现。准确、齐全、完整的人事档案是企业全面考察、正确评价和选拨任用人才的重要依据，是促进人才合理流动、合理配臵、保证人才队伍素质的重要措施，人事档案管理在现阶段和今后一个相当长的时期，无论对单位和个人都有不可替代的作用。现有的人事档案工作能否适应社会的变化和需求，如何优化人事档案管理流程，提高档案利用价值是我们人事档案管理者需要面对和认真思考的问题。

【关键词】 人事档案

管理流程

优化

浅析人事档案管理流程优化

人事档案是企业职工信息的重要载体，历史全面地记载着职工的基本情况，反映着每个职工的综合表现。准确、齐全、完整的人事档案是企业全面考察了解、正确评价和选拨任用人才的重要依据，是促进人才合理流动、合理配臵、合理使用、保证人才队伍素质的重要措施，人事档案管理在现阶段和今后一个相当长的时期，无论对单位和个人都有不可替代的作用。现今，“弃档族”的出现和扩大，从一个侧面折射出现有档案管理的缺陷，如何优化人事档案管理流程、提高档案利用价值是我们人事档案管理者需要面对和认真思考的问题。

1.人事档案工作现状。

我国的人事档案工作经过几十年的发展，取得了较大的成就，建立了初具规模的档案工作管理体系。然而在信息化的今天，档案管理工作的重要性被进一步淡化，很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案管理工作可有可无，传统的人事档案陷入“可有可无”的尴尬。根据人事部全国人才流动中心及各省人才交流服务中心的不完全统计，全国各级人才流动中心为15.4万个国有和非国有单位代为管理保存的三四百万份人事档案中，至少有60多万份与主人失去联系。可见，随着市场经济体制的建立和人才流动等外部环境的逐步宽松，人才流动速度加快，流通方式更加灵活，人事劳动关系逐渐从政治关系转变为经济关系，“弃档族”的出现和扩大，从一个侧面折射出现有档

案管理的缺陷。

2.档案管理中存在的问题。2.1档案意识弱化。

长期以来，人事档案是一项内部性、保密性很强的工作，并不引人注目、也不容易取得明显的成绩。事人学习、工作等实践活动中产生的材料由单位上报审核后，直接交由档案管理人员存档，管理过程中的透明度不高，影响人们对档案的了解，从而构成人事档案管理的封闭性。这也导致领导干部及档案管理人员对人事档案管理工作不够重视，认识存在一些误区：认为现在任用干部重在现实表现，档案没有太大用处；认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作；认为档案工作不能为单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失、不泄密，能外调、能查档就行。企业档案意识进一步弱化。

2.2档案材料收集被动。

由于部分单位未按规定、按标准配备档案管理专业人员，档案管理人员多为兼职、变动频繁，且多数没有接受过专业知识的培训，也没有专门的档案材料收集鉴定制度，导致在档案材料的收集过程中，常常出现收集材料不作为、分类不清，或者一些该归档的材料没有及时归档，甚至被当做废纸丢弃，档案材料收集被动。

2.3材料鉴别不规范。

材料鉴定工作是在人事档案管理中几乎缺失的流程，对形成材料的鉴定、对无头档案、死亡人员档案的鉴定工作都要实实在在开展起来。由于长期的历史、政治原因，大多档案管理人员在鉴定材料时怕承担鉴定责任，有“从宽比从严保险”，“宁有勿缺”的思想。档案管理人员的保守思想和畏难情绪致使档案材料鉴定工作发展迟缓，档案中的“假材料”则与鉴定工作的不到位直接相关。

2.4档案“重藏轻用”。2.4.1被动服务。

由于档案材料不断地有更新内容，归档材料规格不一，大多要进行技术加工、折叠、剪裁、裱糊。档案管理人员常忙于材料的整理、分类、裱糊、装订等大量简单、重复的劳动，被动的进行服务，根本没有时间和精力去考虑开发档案内在信息，没有发挥的档案的积极作用。

2.4.2对人事档案的利用控制过严。

这种控制具体表现在人事档案查阅的原则和范围过严过紧，如与人事工作联系不大的单位，不得直接查阅人事档案；对查阅的要求过于苛刻，如必须是中共党员，查档人员不得查阅本人及亲属的档案等等；查阅的程序和手续复杂，如必须有介绍信、审批表、领导批示签字盖章等。

3.优化档案管理流程的措施。

时代在发展，社会在进步，档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，科学规范的档案管理可以不断地提升一个

企业的管理水平。

3.1加强企业人员档案意识。

加强宣传，增加档案知识。通过各种方式加大档案宣传力度，不断增强部门领导及广大干部职工对档案管理工作的认识，让大家知道各自享有的权利、义务。同时加强宣传档案的利用效益，从根本上提高认识，大家的档案意识，才能大大提高。

加强档案管理人员自身业务学习。要让档案管理人员充分认识到自身在档案事业发展中的实际意义。档案服务质量的提高，根本出路在于档案人员整体素质的不断提高，要将档案管理工作者的继续教育列入重要的议事日程，同时建立继续教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以促使档案管理工作者产生紧迫感和危机感，主动地参加定期的继续教育，更新知识，提高业务能力和水平。

3.2掌握档案材料收集规律。做好档案的收集工作是人事档案利用的重要保证。人事档案的质量取决于档案收集的质量，收集工作是档案工作的基础，档案材料的质量是档案的生命。

明确收集要求。做好人事档案收集，要明确知道要达到什么标准。人事档案材料要求完整、真实、条理、实用。缺少任何一个阶段或任何一张材料的不真实，都可能给职工个人利益带来影响，可能会导致错用人才，给企业或者国家带来损失；无价值的档案既增加管理人员的工作量，又浪费人力物力财力。

掌握档案材料形成规律。把握时间规律。在一定的时间内，一些部门会形成一定内容的材料。如一些重要节日里单位表彰先进，年终干部和专业技术人员年度考核形成的考核材料表格等。在这些固定时间的活动中，人事档案管理人员要及时收集，防止时过境迁造成材料遗失和不全；把握变化规律。凡人事档案记载的情况发生变化，就要相应形成反映变化过程的材料，如职务、职称变动，必然形成职务、职称任免表等；掌握信息普遍规律。凡是具有全局性、普遍性的工作，档案管理人员要及时了解有关政策，向有关部门提出要求，不失时机地把有关档案材料收集归档，减少工作环节，提高工作效率。

3.3规范档案材料鉴定。

人事档案的鉴别，是一项政策性很强的工作，它决定材料的取舍，是维护人事档案真实性和完整性的一项重要工作。所以要做到随时收集、随时鉴别，包括鉴别是否属于人事档案材料，手续是否齐全，格式、填写是否规范，材料是否真实，把好材料“入口关”，剔除没有价值的材料、假材料。

坚持实事求是.以有关文件及相关部门制定的政策规定为依据判定材料的价值，确定材料的取舍，明确鉴别工作的政策、界限、工作程序及归档范围。

坚持具体问题具体分析。文件各项规定对鉴别工作具有宏观指导意义，但每一份材料所反映的具体问题，是不可能从中央文件中都找到现成答案的，需要人事档案工作者对具体问题作具体的分析。确定材料的取舍，切忌主观臆断和望题生意，一定根据

材料的内容和材料形成的客观历史条件来判定。

3.4拓展档案利用范围。

人事档案利用工作，影响人事档案工作的全局。做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。

3.4.1档案可与本人见面。有人说“就那么一个小小的纸袋，却跟着我们一生，不知什么时候，不知在哪件事，就会影响我们，甚至改变人生轨迹。那里面装着什么，写着什么，我们却不得而知”。据采访，有83%的人认为自己应该有看到自己档案的权利。所以，人事档案逐渐与本人及直系亲属见面的措施的实行迫在眉睫。我们应扩大利用范围、放宽利用限制、简化利用手续、多途径多视角地向社会提供人才信息，充分发挥人事档案作用。

3.4.2强化服务理念，发挥档案信息资源的作用。档案管理人员要树立“工作就是服务”的观念,以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。要明确服务方向，端正服务态度，树立创新意识，提高服务质量。服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度，发挥好档案信息资源的作用，使其充分地为社会主义现代化建设服务，是我们档案工作者义不容辞的责任。

档案管理现代化是一个循序渐进的过程，而各级档案部门接收、保管的档案数量、质量、种类、管理水平也各有不同，经济条件、人员素质、环 境 条件等都存在着差异，因此，在档案管

理现代化方面不能一哄而起，要有计划、有步骤地根据本系统、本地区的实际情况，先试点，后铺开，坚持从点到面的方针，并注重总结工作经验，与时俱进。

第二篇：人事档案管理

人事档案管理？

人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。

人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。

第三篇：人事档案管理

一、人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成，记述和放映个人经历、思想品德、学识能力、工作业绩的，一个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录材料。

二、人事档案具有现实性、真实性、动态性、机密性的特点。

三、人事档案的作用

1、是考察、了解员工的重要手段。

2、是解决当事人个人问题的凭证。

3、是编写人物传记和专业史的宝贵史料。

四、人事档案的分类

1、履历材料

2、自传材料

3、鉴定、考核和考察材料

4、学历、评聘专业技术职务与评定岗位技能的材料

5、政治历史审查材料

6、入党入团材料

7、奖励材料8处分材料

9、录用、任免、出国（出境）、工资、待遇及各种代表会议代表的材料

10、其他可供组织参考的材料

五。、人事档案部门的原则

1、保管人事档案，为国家积累档案史料；

2、收集、鉴定和整理人事档案材料；

3、办理人事档案的查阅、借用和转递；

4、登记人员职务、工作和工作变动情况；

5、为组织、人事工作提供人才信息，为有关部门提供员工情况；

6、做好人事档案的安全、保密及保护工作；

7、调查人事档案工作情况，制定规章制度，搞好人事档案的业务建设和业务指导；

8、推广、应用人事档案现代化管理技术；

9、定期向档案馆（室）移交死亡人员的人事档案；

10、办理其他有关手续。

六、转递工作的要求

1、及时

2、准确

3、安全

七、转递人事档案的方式

1、零星转递

2、成批移交

八、查阅人事档案的总原则：宽严适度，内外有别，灵活掌握，便于利用

九、查阅要求

1、利用党委组织部门的人事档案必须是中共党员。

2、组织、人事、劳动部门查阅人事档案须有手续完备的信件；其他部门应持有本单位领导

签名的正式查档介绍信或《查阅人事档案审查表》。

3、查阅人员不得查阅本人及其亲属的档案。

4、未经领导批准，不得查阅同级人员档案，下级不得查阅上级人员档案。

5、本单位组织、人事部门一般不得查阅本单位领导人的档案。

6、只准查阅介绍信或审批表中提到的有关内容。

十、查阅程序和手续

1、查阅人事档案，必须持有介绍信或审批表，由主管负责人签字并加盖公章，报人事部门

批准后方可查阅。

2、人事档案部门接到介绍信或审批表后，应认真审核其查档理由、范围、手续等，提出处

理意见报领导批准。

3、提供利用时，将介绍信或审批表留下，办好借阅登记手续后方可阅档。

4、人事档案一般不外借，在特殊情况下经批准，可以短期外借，并严格办理借还手续。

第四篇：人事档案管理

人事档案管理暂行规定

第一条 为规范集团公司及所属各公司（以下简称公司）人事档案管理工作，使人事档案管理工作制度化，规范化，根据国家劳动人事管理有关政策，结合实际，制定本规定。

第二条 本规定适用于公司在岗在册正式员工。

第三条 人力资源部负责集团公司员工、所属公司中层干部及以上职位员工的人事档案管理工作。

第四条 所属各公司办公室负责本公司普通员工的人事档案管理工作，人力资源部对各公司的人事档案管理工作行使指导、检查、监督的权力。

第五条 人事档案分类：

（一）入职档案包括：

1.个人简历、员工登记表、入职试卷、面试评价表、身份证、学历学位证书、英语等级证书、计算机等级证书、各类资格证书、上岗前体检表复印件等个人入职基本信息；

2.劳动合同、试用期协议书、试用期考核评价表、公司规章制度培训签字表、录用条件告知书、保密合同、应届毕业生协议书等。

（二）培训档案包括：

1、新员工入职培训安全考试试卷、人力资源部规章制度考试试卷、运行员工导师带徒弟培训协议书及考核评价表；

2、员工参加公司组织的培训签名表、培训考试成绩记录表、外出培训申请表、外出培训效果评估表、培训服务期协议；

3、员工参加继续教育取得学历材料（考生登记表、学习成绩单、毕业生登记表、学历、学位证明材料）。

（三）岗位、职务档案包括：

1、员工岗位说明书、《人事调整通知单》复印件；

2、中层及以上人员职务说明书、职务变更记录、职务任命书复印件。

（四）绩效考核档案包括

1、考核记录表、考核成绩、公司评优选先文件复印件；

2、政府、行业系统对个人科技发明、英雄模范事迹、业绩突出方面的表彰材料及证书复印件。

（五）专业技术职务（职称）、职业（执业）资格证及各种证书档案包括：

1、专业技术职务申报、考级、审批表、聘任、晋升专业技术职务资格审批表、职称证书复印件；

2、国家职业（执业）资格证复印件；

3、公司统一组织考试的电工证、焊工证、锅炉操作证、压力容器证、锅炉水处理操作证等证书复印件。

（六）参加党派、社团组织档案包括：

1、入党志愿书、转正申请书、党员登记表；

2、加入民主党派、社团材料；

3、参加党团代表大会各种资格证、代表证复印件。

（七）处分档案包括：

1、因违反公司规章制度受到降职、降薪等处分材料；

2、司法部门判决书，上级主管部门及其他行政部门的处分材料。

（八）婚育住房方面档案包括：

1、单位出具的婚姻材料；

2、计生部门出具的生育材料；

3、福利住房职工单位出具的住房证明。

（九）社会劳动保障方面档案包括：

1、劳动工伤、伤残鉴定材料；

2、加盖社保局公章的首次参加养老保险登记表；

3、加盖医保办公章的医疗保险转移单；

4、单位出具的缴纳养老、医疗保险证明材料。

（十）其他方面档案包括：

1、员工辞职、辞退、自动离职、除名、解除劳动关系等材料；

2、员工退休相关资料。

第六条 人事档案的归档：各公司劳资员人事综合专员负责对各类人事档案进行鉴别，根据材料的属性、内容，确定其归档的具体位置，并做好各类档案的目录。

第七条 人事档案的检查核对

（一）各公司办公室负责定期对人事档案的完整、安全进行检查核对，包括查看人事档案材料是否齐全，是否存放错误，有无霉烂、虫蛀等；

（二）遇有突发事件之后，如被盗、遗失、水灾火灾之后，应对人事档案进行检查核对。

第八条 人事档案的转移

（一）集团内部转移：员工在集团内部调动，当事人凭《人事调整通知单》办理档案转移手续，填写《员工内部档案转移通知单》；

（二）人事档案外部转移：员工因工作调动等原因引起的人事档案转移，当事人凭所在公司的《工作交接单》及调入单位开具的提档函办理档案转移手续，当事人填写《员工外部档案转移通知单》。

第九条 人事档案利用的方式

（一）查阅：相关权限的人员可以查阅员工人事档案，无关人员不得要求档案查阅，各公司要做好档案查阅的审批及登记工作。

（二）借出使用：相关人员为完成某项人事工作任务，必须将人事档案借出使用的，必须履行严格的审批手续并做好登记工作，到期及时归还。

（三）出具证明材料：一般由于使用人因入党、入团、提升、招工、出国等要求需要人事档案管理部门出具证明材料的，由管理部门向证明人核实情况，可以出具证明材料。出具的证明材料经认真校对、审查，经审批，加盖公章后方能生效。

第十条 人事档案保密规定及保存期限

（一）各公司劳资人事综合专员负责各类人事档案的保管工作，保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。

（二）公司内部各类人事档案原则上永久保存，对于已辞职、辞退人员的个人档案相关资料，自员工离职之日起3年后方可销毁。

第十一条 本规定由人力资源部负责解释。

第十二条 本规定自公布之日起施行。

附件：员工内部档案转移通知单、回执单；

人事档案使用审批单；

员工外部档案转移通知单。

人力资源部

2012年8月27日

员工内部档案转移通知单

兹有公司员工因原因，人事档案转移至公司。档案包括，请给予接收。

年月日公司盖章：

员工内部档案转移回执单

兹收到公司转来的人事档案，包括。

年月日公司盖章：

人事档案使用审批单

员工外部档案转移通知单

兹有因，提走的人事档案一份，人事档案包括。

年月日提档人签字：

提档人身份证号码：

第五篇：人事档案管理

中组部、国家人事部关于进一步加强流动人员人事档案管理的补充规定

中共中央组织部、人事部《关于加强流动人员人事档案管理工作的通知》（人调发[1988]5号）下发以后，各地区，各部门采取了一些措施，为纠正流动人员人事档案管理中产生的混乱现象做了不少工作。但是，现行存在有令不行，有禁不止的现象。有一些民办公司，人才开发中心等机构还在擅自接收和管理流动人员的人事档案不按有关规定办事，有的甚至把无原则地出具出国政审证明材料和保管档案当成谋利手段。为了进一步贯彻执行流动人员人事档案管理规定，加强对流动人员的管理，促进人才合理流动，特作如下补充通知：

一、流动人员的人事档案必须严格执行中共中央组织部，人事部《关于加强流动人员人事档案管理工作的通知》的规定，一律由各级党委组织部门或政府人事及其所属的人才流动服务机构按照有关规定进行管理。对于不应管理流动人员人事档案的机构，各级组织，人事部门要认真进行检查，并督促他们将其管理的人事档案按有关规定尽快移交。

二、党和国家机关、人民团体机关、国营企事业单位录用、聘用流动人员，必须凭管理其人事档案的党委组织部门或政府人事部门及其所属的人才流动服务机构出具的人事关系介绍信，方可正式办录用、聘用手续，并接收其人事档案。

三、今后，各级组织、人事部门，对脱离党和国家机关、人民团体机关、国营企事业单位自谋职业的流动人员的人事档案，一律凭有关党委组织部门或政府人事部门及其所属的人才流动服务机构出具的转档通知，办理转档手续，不得再转给任何民办机构。

四、流动人员的人事档案管理是一项重要工作，各极党委组织部门和政府人事部门政府人事部门所属人才流动服务机构，一定要认真属行职责，建立健全各项管理制度，把这项工作做好。