第一篇：PPT商务演示常见错误
PPT商务演示常见错误之一：WORD搬家
所谓WORD搬家，就是把一篇WORD稿的内容，整段地复制下来，不做或少做修改，直接粘贴在PPT中，一屏放不下就转移到下一屏。
这是PowerPoint商务演示中最常见的错误之一，其错误的程度可达5颗星。
微软推出OFFICE软件，功用目的各有不同，WORD是文字排版工具，PowerPoint 是演示演说助手。WORD搬家的实质是拿PPT当WORD使用，有点关公战秦琼的意思。既然给听众（或者说是观众）看到的东西和WORD里的差不多，还不如直接给大家看WORD！何必费此功夫？ 的主体通常由文字叙述构成，有标题、有段落；有论点，有论据；有陈述、有案例。当然，做为阅读资料，这样的形式非常合适，读者可以完全自主控制，根据自己的需要，或快速浏览、或重点精读。但是，如果用WORD做演讲展示用（或者说把WORD搬到PPT中），观众只能随演讲者的进程而动，不能自己作主，却又不得不在字里行间穿行，找出有用的信息点，这实在是一件困难的事情。这样做太不顾及听众的感受，不专业、也不敬业！
左图为WORD搬家的结果，右图只将重点提炼出来，并通过图形化方式表达。
大段的文字摆在投影屏幕上，演讲者希望带领听众随着自己的节奏和焦点而行进，但观众的观注点却有是在洋洋洒洒的字里行间跳来跳去。对于演讲者而言，自己正在慷慨激之时，听众却神游到他处，站在讲台上的人无论如何也不希望这种尴尬发生。如果经常这样，一场演讲展示下来，完全没有达到自己的目的，实在是枉费功夫。
因此，做为一名合格的演讲者，如果需要借助PPT展示，就千万不要WORD搬家，而是认认真真地按PowerPoint的功用规范去做，助你的演讲更精彩。
PPT商务演示常见错误之二：照“屏”宣科
(202_-09-08 08:18:46)有一次在南方讲课，在讲授KISS原则时强调，PPT上文字要尽可能简短、要用关键词的组合而非陈述性的句子。这时，有学员表示，这样做有问题，因为他的PPT同时要给领导做讲话稿用，如果里面没有句子，领导就没有办法照着PPT做发言，这样怎么能成？
由此，也就引出了PPT应用的第二大常见错误：照“屏”宣科。
所谓照“屏”宣科是指在做汇报、演讲、展示时，演讲者照着屏幕上显示的文字宣读，没有自己宣讲内容，离开屏幕就没有办法进行下去。
这是一种极不专业、极没有水准的做法。想想看，坐在台下的听众既不是不懂中文的外宾，更不是大字不识的文盲。他们一定会想，“我们又不是来听朗读的，我们认得那上面写什么，不要浪费大家的时间了，发材料回家自己去看就好！”
微软的OFFICE软件中，常用的有WORD、EXCEL、PowerPoint，三者使用目的各不相同，各有自己的功用。PPT是演讲辅助工具，也可以称作展示助手。可以帮助演讲者更清晰、更准确地展示要表达的内容。特别是当需要图示、图表、声音、视频、动画来辅助演讲展录时,PPT则具备得天独厚的优势。
所以说，PPT不是讲话稿，如果需要讲稿，就另准备一份WORD版的稿子。实际上，在重要的场合，这种做法是必要、也是必须的。记得在联想的时候，重要的会议、市场活动中，杨元庆的发言通常是宣读讲稿，而市场推广部门会根据这份讲稿做一份PPT演示稿，二者的结构相同，内容一致，但PPT图文并茂、重点突出、观点鲜明，可以更有效地传递演讲者的讲话信息。
当然，你也可以把需要宣讲的部分写在备注中，放映的时候采用分屏播放的方式，直接看自己的屏幕即可，自己随讲随翻页，而不需要找其他同事在台下帮助翻屏了。
PPT商务演示常见错误之三：滥用切换音效
记得曾经参加一次非常正式的会议，与会嘉宾的规格也相当高，好像还有什么部里的领导，诺大的会场里几乎坐满，与会人员几近三百。大会开始了，会场一片安静，主持人介绍会议主题、到会嘉宾、会议背景之后，隆重请出第一位主题发言人。
请仔细观注下面的细节)
这位发言人端着自己的笔记本电脑走到主席台前，低头找到投影仪连线接头，插在笔记本电脑的接口上。
按下显示切换键，大屏幕切换为演讲者自己的电脑桌面，可以看出,待讲的PPT文档已经打开。讲者抬头看了看会场,清清嗓子,再低头,点击鼠标把PPT调入放映状态。
各位领导、各位来宾,大家好!我汇报的主题是……”
一番开场之后,主讲者再次点击鼠、标将屏幕翻到下一页,就在同时,一阵“嗒嗒嗒”的声音响彻大厅。于是乎，诧异与好奇立刻布满整个会场，定神片刻后，部分听众反应过来，那“嗒嗒”声正是来自演讲桌上的笔记本电脑，透过麦克风传进每位听众的耳膜。
此后,大屏幕每次翻到下一页,都会有一阵奇怪而熟悉的声音传遍整个会场。一会儿是呼啸而过的风声、一会儿是汽车的疾驰、一会儿又是打字机的嗒嗒声、一会儿又掌声雷鸣……
虽然这是一次难忘的演讲，但记住的全然不是主题和内容，脑海中只剩下那些奇奇怪怪的声响。
每次借助PowerPoint，无论是演讲、汇报、还是展示活动，都有其自己的目的，我相信，没有哪位演讲者希望自己的听众只记住这些奇怪的声响。可以说，这绝对是一次失败的汇报，错就错在这些切换声音。
商务或政务报告活动中的PPT演示应以保守、严肃为导向，最忌讳上述破坏氛围的现象。商务会议、政务报告、工作汇报、产品展示等等，目的是让听众明白、理解、认可内容，所以一定不要让那些无助于目的或主题的做法搞干扰、产生破坏效应。
因此，商务及政务场合下的PowerPoint应用，一定要避免动画声效的应用。
此外，前面所讲的展示过程也不够专业。如果是重要的活动，一定要事先把有关展示文档集中起来，要做现场演练，最好是专人统一控制PPT的播放。
PPT商务演示常见错误之四：另起炉灶
每当新建一个PPT文档,或是新加一页,总会有这样一些文本框提示出现——“点击此处添加标题”、“点击此处添加文本”。
于是,也总是有这么一拨人,他们极不喜欢这样的提示,每当遇到,就有一种自己被鄙视、被愚弄的感觉。心里说,“我又不是傻瓜！干吗要你提示？!”
于是乎,他们毫不犹豫地删掉这些框子，望着一干二净的版面想：“我要在一张完全崭新的白纸上作画。”而后,按下自建文本框按钮,仔细在PPT上画出属于自己的文本框,再键入自己的文字。
这是PPT应用中非常严重的错误之一,而我每次讲课做调查,也总是几乎至少有1－2成多的学员会举手确认，表示自己正是这样做的。
微软在PowerPoint的编辑页面中预置这样的文本框，不是认为用户傻、更不是因哦自己傻，而且一种规范，定义了这种版式规范后，可以许多方便，大大提高效率。常见的影响有以下4处：
在大纲视图，如果全部都是自建文本框，则在大纲视图什么内容也不会显示；如果是在版式默认的文本框内输入文字，则在大纲视图的相应位置也会有显示，方便全局预览、也方便修改调整； 在规范版式内的文字都可以统一进行字体、字号、颜色等格式修改，只要进入母板视图，改动一次，整个PPT的相应位置都会完成统一的改动，效率大大提高；
规范版式内的文字信息还可以一次性导出到WORD文档，非常方便，而自己单加的文本框中的内容则不能；
当我们设置超链接到某一指定的页面时，如果是应用规范的版式，则会看到标题文字的提示；否则只有编号，没有标题文字，用起来就很不方便。
过去在联想工作时，每个季度都要和事业部的同事一起向总裁室汇报工作，因为坐在对面的杨元庆，还有主管我们业务的副总裁乔松，所以大家都格外紧张。往往是在汇报之前最后一刻还有不尽人意的修改。总裁会议室的投影是另外一种特殊的背投玻璃屏，如果发现一些格式不合适，也需要调整。因为是分头汇总的报告，有的人没有用规范版式，不得不一屏一屏逐一修改调整，搞地好不紧张。
所以，千万不要另起炉灶，删掉默认版式中的文本框自己另画。一定要先在默认的版式列表中选择和内容匹配的版式，再输入相应的内容信息。定可以事半功倍，大大提高效率。
其实，想要去除那些默认的版式文本框，大可不必先选中，再删除，直接到“任务窗格”中的版式栏中，选全空的版式应用一下即可。
当然了，也不是绝对不可以添加文本框，一些特殊的需求情况下，文本框也自有其用途。毕竟PPT只是工具，工具是死的，但人是活的。凡事看目的、讲效率，自然会有好效果。
PPT商务演示常见错误之五：滥用动画
动画是PowerPoint的特色之一，适当的动画使用可以令你的PPT增色，也能够体现你的水平。但是，在商务或政务活动的PPT演示中，动画功能的作用却在于“强调之强调”或“突出之突出”。所以，我一直主张慎重使用动画，动画最恰当的应用有三处：一是对于文字需要逐行提示出现时；二是图表的元素逐项显示时；三是需要突出某个要点时。其他多数情况下动画应用一定要慎重，不建议随意设置。
另一个情况是，一般的动画效果设置非常容易，很快就能搞定。但是，精致的、专业的、适合PPT目标、主题与听众环境的动画设置却不那么简单，往往要反复尝试设置，还比较耗费时间精力，对于多数职场人士恐怕不值，搞不好还适得其反、得不偿失。
我的关于PPT动画的另一个观点是动画是有“情绪”的，正如色彩一般，不同的动画效果传递给听众迥异的感受。在绝大多数商务政务PPT应用中，需要营造的是一种规范、严谨、甚至偏保守的一种演讲展示氛围，所以“玩”太多“花活儿”，把PPT搞地很“炫”很“酷”，通常不合时宜。
上周五在崇文区某机关做培训，即有点儿这样的感觉，他们的PPT展示中用了很多动画，可以说有的应用很棒恰到好处，但也有部分则未必一定要那样去用。这不恰当之处主要体现在图片动画的处理上，因为这份PPT汇报的主题内容很严肃也很见份量，其中有许多上级领导活动的照片，依我看，只要一张张放出来就好，大可不必设动画。
关于图片应用，如果一定要用到动画设置，其实我们可以多费些心思，设法让这些图片的展示更专业、更精细、而非司空见惯的或是随意的设置。
我做了几种图片动画的演示，附在前面的视频中，其中包括：
旋转门：两张照片如同打开一扇门般次递而出，并停留在后一张上；
走马灯：几张照片横向旋转，如同走马灯，最后停在需要突出展示的那一张上；
魔术盒：（不解释了，大家直接看演示更直观）旋转立方：…………
这些动画的设置均不同于我们平常习惯性的在自定义动画里添加一种效果，而是由多张照片、多种连续动画组合设置而成。这组动画中主要用到的是“退出－层叠”和“进入－伸展”效果，最关键之处在于要修改其方向为“向左”退出，由“右侧”进入。
通过此例可以看出，PPT动画设置真的很是趣味无穷，艺无止境。
PPT商务演示常见错误之六：“胡乱放映”
陆陆续续地在写“PPT应用常见错误”系列文章，“胡乱放映”原本在比较靠后的计划中。
昨天的课却给我三个理由，该提前把这篇完成发布出来。
理由一：很多人并没有意识到，放映也是PPT应用非常重要的一个环节；
理由二：很多人不知道，PPT放映过程的流畅自如是专业性的重要体现；
理由三：很多人不知道，PPT放映过种中有很多快捷键，只要按F1就可以看到全部快捷放映帮助。
下面就来列举“胡乱放映”的真实案例：
其一：如果要翻到下一屏，只会点鼠标右键“下一张”；
其二：如果想要退出，只会点鼠标右键“结束放映”；
其三：如果想要跳转到某一屏，只能是点右键通过“定位至幻灯片”去查找，有时候只有编号没有标题，只好退出放映，在编辑状态找到那一屏，再进入放映；
其四：如果想要调出标记笔，只能在右键“指针选项”中去找；
其五：如果暂进不想让屏幕上的内容被看到，就找个纸片，挡在投影仪镜头的前面；
其六：……等等。
以上无论哪种做法，都会破坏放映过程的整体性、连贯性，表现为手忙脚乱、不专业、没水准。
事实上，以上每一种都有相应的快捷键可用，例如：仅是翻到下一屏，快捷键就有“空格”“回车”“pgdn”“下箭头”“右箭头”“鼠标左键”。
我个人最喜欢的放映快捷方式是：“输入编号按回车”直接跳转过去到目标屏，天衣无缝、不露丝毫痕迹。
PPT商务演示常见错误之七：滥用模版
每次PPT培训前，我都会和学员沟通学习的期望，很多学员都希望自己做的PPT能够更漂亮、更吸引人。但也有为数不少的学员说：“我们公司有统一的模板，公司有要求，只能用这个统一模版。”于是，我再请他们展示公司统一模版，或者问这样几个问题：
问题一：贵公司有几套PPT设计模版？
问题二：模版的封面页与内容页是否一样？
问题三：是否所有场合都用同样的模版？
问题四：每套模版下是否提供了多种配色方案？
问题五：设计模版有没有考虑会议室大小不同的影响？
问题六：……
无论看到的所谓公司专用统一模版，还是听到的以上关于PPT设计模版的回答，绝大多数结果都令人大失所望。可以说，绝大多数的关于PPT模版的理解和应用距离专业规范都有非常大的差距，有的模版只是使用了一张带有公司LOGO的图片做背景，当“万用”模版。举个简单的例子，会议室大小不同，对于背景、色彩的选择就有不同的要求；面对关键客户投标用的模版与日常内部工作交流用的模版也有很大不同。
下面就通过一些例子来说明，真正专业的PPT模版的构成。
1.封面页与内容页不要相同。
封面页（如上图）通常由表示会议主题的大标题和副标题构成，特大号的字体将主题突显出来，背景和图饰也需要充分印证主题，必须与主题直接相关。
内容页（如右图）则以文字为主体，背景和图饰都要配合文字的表述，版面上要给内容留出足够的空间，主体文字部分最好为纯色背景，以避免影响文字的显示效果。
有的内容页可能内只用来放置大的标题，则也可以设计一个专用的模版（如右图），专门定义了字体、字号及标题的位置。
2.有专用的提纲模版（如右图）。提纲页在整个PPT展示过程中，是区分段落的重要标志，如果与其他内容页没有明显的区隔，则失去了其应有的过渡转换功能。而右图这个例子，专门设置了提纲页模版，将标题放置在修饰过图条上，效果非常明显。
3.特殊类型的内容页均有特殊的展示模版。如下面的示例，循环图、流程图、表格、饼图都彩用了专门的设计，而非PPT默认提供的样式，非常新颖独特。
4.对颜色的应用做出的明确的限定。在PPT的设计制作过程中，并非一种颜色都可以随随便便拿来用的，这也正是为什么有些人做出来的PPT总是那样赏心悦目，而另一些人的PPT则总是看不顺眼。色彩的应用非常有讲究，如何在一个色系中取色，如何处理色彩的冷暖，如何设置背景，如何设置前景等等，均需要仔细筹划。右图这个例子，甚至规范了在这套模版中只能用哪些颜色，非常专业。
5.设计模版需考虑到不同环境、不同听众的要求。例如，大型会场的PPT模版一定要求以大字为主，背景和前景的反差要鲜明，以确保最后一排能看清楚。再例如：一般商务应用的PPT模版通常要偏保守、稳重；而面向青少年，偏消费娱乐的则要求有个性、生动、酷等。
PPT商务演示常见错误之八：滥用色彩
演示是一门视觉沟通的艺术，色彩在其中的分量举足轻重，但很多朋友在制作PPT时的颜色处理上却非常随意，胡乱对付一下完事。给听众的感受则是别扭、不协调、丑陋。
色彩艺术家对色彩应用的要求近乎极致，做为普通的职场人士，虽然绝没有必经达到专业美术人员的水平，但至少也需要重视PPT色彩的事情，对色彩有些基本的认识。
关于PPT中色彩的应用方面，第一个常见的错误是用五花八门的颜色全都用到，格外花哨，却一点也不协调美观，在许多与色彩有关的课程中（例如服装搭配）强调要把颜色控制在三种以内。PPT的色彩应用也是如此，在我的PPT课程中也是这样强调的。但我们也需要注意，并非是只要不超过三，随便任意三种颜色都可以，而最好是以12色环上相邻的三种颜色为基准进行配置。
此外，用恰当的色彩搭配是PPT演示中突出重点的第一候选方法。但如何去选，很多人也并不得法，以为大红大绿最鲜艳，于是到处乱用。其实，选择对比最强列的色彩搭配的方法非常简单，在12色彩环上，任何相对的（180度）一对颜色都称为互补色，补色的反差最强烈，对比效果也最好。所以，要强调首先需要看底色的配置情况，例如，IT行业通常喜欢以蓝色为基调配置模版，其上的强调，以橙色为基准配置最为恰当。
还有，即便是同一种颜色，我们也可以通过明暗的处理，赋予其丰富的变化，多数情况下，中等明度的色彩会更赏心悦目。
最后，我们还需要关注的是，色彩是有象征意义的。这也是为什么多数IT高科技企业都喜欢用蓝色银灰色做PPT背景的原因。以后有机会，我们再详细解释不同颜色的象征意义。
幻灯片（PPT）演示常见错误之九：魂不守舍
(202_-09-22 10:25:57)
转载▼ 魂不守舍”为题与一个故事有关，在某单位的评估报告会后，评委们给汇报的评价是“缺乏亮点、相貌平平、魂不守舍”，这三条都与幻灯片的展示有关，特别是后两条，完全都是在讲对幻灯片展示的直观感受。“相貌平平”是指幻灯片的外观样式很稀松平常，没有任何新颖美观可言；“魂不守舍”则是指幻灯片的表现形式与其内容脱节，互不相干。
注：表示同属性不同数据所占比例最好用饼图（如上图），下图为不恰当的应用。
一类情况是所选用的设计模版与主题偏离。
例如，曾经看到某IT高科技企业所做的技术方案演示片，选用的模版设计却是中国式的古典窗格图案，乍一看还以为要做中式古典园林的介绍。
有些演示稿色彩的选用也与内容主题有偏差，如明明是给政府领导看的，却用很时尚、很女性的色彩方案。
另一类情况是内容中所用的图示方案不当。
如：适合用柱图的偏要用饼图；又如：页面上的几个关键概念明明是并列关系，却放置在形似流程的图示中，让观众误以为这些概念有先后顺序；
第三类情况是图片选用不当。
有的演说者为了使幻灯片显得丰富多彩一些，特意插入一些剪贴画、照片，但这些图片却与要表达的主题内容没有一点关系。放在那里只是干扰信息的传递，让观众无端地去猜想这些图是什么意思。
幻灯片演示属视觉沟通的艺术，通过在大屏幕上投影显示文字、数据、图表等，辅助演说者更好的传递信息。从视觉信息传递的效果上讲，一定是“文不如表、表不如图”，因此，设法借助图形化的方式表现主题内容就非常重要，但是，图形化的表述一定要与主题有直接关系，才能起到强化证据性的效果。
否则就是干扰，就是“魂不守舍”适得其反。
PPT幻灯片演示常见错误之十：喧宾夺主
喧宾夺主”指过分依赖PPT，将呈现的效果全部寄希望于PPT，在PPT制作设计上随意对付，在宣读过程中也以PPT为中心，忽视人的价值。(2在商务演示中“喧宾夺主”体现在两个方面。
一、幻灯片的设计制作上
由于微软的OFFICE办公软件易用性好，用PowerPoint制作一份演示文稿非常方便，有现成的模版，再COPY些内容过去就可以“大功告成”。恕不知，正是这种方便，“害”大家放弃自己的思考和设计，放弃自己的主导地位。文字不用一个一个去往胶片上写，图画也可以信手拈来。给什么功能就用什么功能，没有自己的思考，变成简单的罗列和堆砌。
搬家”是这类情况的代表，以前已经多次写文讲述，就不再罗嗦了。
二、在宣讲呈现时
在他们看来，反正已经有幻灯片打在幕布上，大家就看投影好了，自己正好躲在后面，殊不知这却完全是一种放弃和投降的做法。人（演讲者）永远是任何一场商务演示活动的主角，如果幻灯片本身就很烂，自己又不在前面主张，等于将这些时间白白被浪费掉，没有起到任何宣传的效果。因为我们希望听众接受的信息，一点点都没有传递出去，没有影响（或者说服）听众。
上周接触一家客户，他们讲到，他们的技术人员在给客户做培训时，有的人坐在电脑后面，能从开始到结束都不露头把课讲晚，这样的问题实在太过典型和严重。
所以，一定要把幻灯片看成演说的道具，由自己来掌控进展和节奏，强调该突出的内容时，即有幻灯片的演示，也有语言的表述，更有动作去指明。
当幻灯片的内容并不起支持演说的作用时，不妨把屏幕“黑”掉，自己站在讲台的中间，这时只要演讲和演说。
最后，介绍一个小方法，当PPT幻灯片放映时，如果想让屏幕变黑，大可不必找个本子来挡住投影的镜头，只要按下“B”键就可以了。不信？可以试试看！
第二篇：PPT商务演示常见错误
PPT商务演示常见错误之一：WORD搬家
所谓WORD搬家，就是把一篇WORD稿的内容，整段地复制下来，不做或少做修改，直接粘贴在PPT中，一屏放不下就转移到下一屏。
这是PowerPoint商务演示中最常见的错误之一，其错误的程度可达5颗星。
微软推出OFFICE软件，功用目的各有不同，WORD是文字排版工具，PowerPoint 是演示演说助手。WORD搬家的实质是拿PPT当WORD使用，有点关公战秦琼的意思。既然给听众（或者说是观众）看到的东西和WORD里的差不多，还不如直接给大家看WORD！何必费此功夫？
WORD的主体通常由文字叙述构成，有标题、有段落；有论点，有论据；有陈述、有案例。当然，做为阅读资料，这样的形式非常合适，读者可以完全自主控制，根据自己的需要，或快速浏览、或重点精读。但是，如果用WORD做演讲展示用（或者说把WORD搬到PPT中），观众只能随演讲者的进程而动，不能自己作主，却又不得不在字里行间穿行，找出有用的信息点，这实在是一件困难的事情。这样做太不顾及听众的感受，不专业、也不敬业！
大段的文字摆在投影屏幕上，演讲者希望带领听众随着自己的节奏和焦点而行进，但观众的观注点却有是在洋洋洒洒的字里行间跳来跳去。对于演讲者而言，自己正在慷慨激之时，听众却神游到他处，站在讲台上的人无论如何也不希望这种尴尬发生。如果经常这样，一场演讲展示下来，完全没有达到自己的目的，实在是枉费功夫。
因此，做为一名合格的演讲者，如果需要借助PPT展示，就千万不要WORD搬家，而是认认真真地按PowerPoint的功用规范去做，助你的演讲更精彩。
PPT商务演示常见错误之二：照“屏”宣科
有一次在南方讲课，在讲授KISS原则时强调，PPT上文字要尽可能简短、要用关键词的组合而非陈述性的句子。这时，有学员表示，这样做有问题，因为他的PPT同时要给领导做讲话稿用，如果里面没有句子，领导就没有办法照着PPT做发言，这样怎么能成？ 由此，也就引出了PPT应用的第二大常见错误：照“屏”宣科。
所谓照“屏”宣科是指在做汇报、演讲、展示时，演讲者照着屏幕上显示的文字宣读，没有自己宣讲内容，离开屏幕就没有办法进行下去。
这是一种极不专业、极没有水准的做法。想想看，坐在台下的听众既不是不懂中文的外宾，更不是大字不识的文盲。他们一定会想，“我们又不是来听朗读的，我们认得那上面写什么，不要浪费大家的时间了，发材料回家自己去看就好！”
微软的OFFICE软件中，常用的有WORD、EXCEL、PowerPoint，三者使用目的各不相同，各有自己的功用。PPT是演讲辅助工具，也可以称作展示助手。可以帮助演讲者更清晰、更准确地展示要表达的内容。特别是当需要图示、图表、声音、视频、动画来辅助演讲展录时,PPT则具备得天独厚的优势。
所以说，PPT不是讲话稿，如果需要讲稿，就另准备一份WORD版的稿子。实际上，在重要的场合，这种做法是必要、也是必须的。记得在联想的时候，重要的会议、市场活动中，杨元庆的发言通常是宣读讲稿，而市场推广部门会根据这份讲稿做一份PPT演示稿，二者的结构相同，内容一致，但PPT图文并茂、重点突出、观点鲜明，可以更有效地传递演讲者的讲话信息。
当然，你也可以把需要宣讲的部分写在备注中，放映的时候采用分屏播放的方式，直接看自己的屏幕即可，自己随讲随翻页，而不需要找其他同事在台下帮助翻屏了。
PPT商务演示常见错误之三：滥用切换音效
记得曾经参加一次非常正式的会议，与会嘉宾的规格也相当高，好像还有什么部里的领导，诺大的会场里几乎坐满，与会人员几近三百。
大会开始了，会场一片安静，主持人介绍会议主题、到会嘉宾、会议背景之后，隆重请出第一位主题发言人。
(请仔细观注下面的细节)
这位发言人端着自己的笔记本电脑走到主席台前，低头找到投影仪连线接头，插在笔记本电脑的接口上。
按下显示切换键，大屏幕切换为演讲者自己的电脑桌面，可以看出,待讲的PPT文档已经打开。讲者抬头看了看会场,清清嗓子,再低头,点击鼠标把PPT调入放映状态。
“各位领导、各位来宾,大家好!我汇报的主题是„„”
一番开场之后,主讲者再次点击鼠、标将屏幕翻到下一页,就在同时,一阵“嗒嗒嗒”的声音响彻大厅。于是乎，诧异与好奇立刻布满整个会场，定神片刻后，部分听众反应过来，那“嗒嗒”声正是来自演讲桌上的笔记本电脑，透过麦克风传进每位听众的耳膜。
此后,大屏幕每次翻到下一页,都会有一阵奇怪而熟悉的声音传遍整个会场。一会儿是呼啸而过的风声、一会儿是汽车的疾驰、一会儿又是打字机的嗒嗒声、一会儿又掌声雷鸣„„ 虽然这是一次难忘的演讲，但记住的全然不是主题和内容，脑海中只剩下那些奇奇怪怪的声响。
每次借助PowerPoint，无论是演讲、汇报、还是展示活动，都有其自己的目的，我相信，没有哪位演讲者希望自己的听众只记住这些奇怪的声响。可以说，这绝对是一次失败的汇报，错就错在这些切换声音。
商务或政务报告活动中的PPT演示应以保守、严肃为导向，最忌讳上述破坏氛围的现象。商务会议、政务报告、工作汇报、产品展示等等，目的是让听众明白、理解、认可内容，所以一定不要让那些无助于目的或主题的做法搞干扰、产生破坏效应。
因此，商务及政务场合下的PowerPoint应用，一定要避免动画声效的应用。
此外，前面所讲的展示过程也不够专业。如果是重要的活动，一定要事先把有关展示文档集中起来，要做现场演练，最好是专人统一控制PPT的播放。
PPT商务演示常见错误之四：另起炉灶
每当新建一个PPT文档,或是新加一页,总会有这样一些文本框提示出现——“点击此处添加标题”、“点击此处添加文本”。
于是,也总是有这么一拨人,他们极不喜欢这样的提示,每当遇到,就有一种自己被鄙视、被愚弄的感觉。心里说,“我又不是傻瓜！干吗要你提示？!”
于是乎,他们毫不犹豫地删掉这些框子，望着一干二净的版面想：“我要在一张完全崭新的白纸上作画。”而后,按下自建文本框按钮,仔细在PPT上画出属于自己的文本框,再键入自己的文字。
这是PPT应用中非常严重的错误之一,而我每次讲课做调查,也总是几乎至少有1－2成多的学员会举手确认，表示自己正是这样做的。
微软在PowerPoint的编辑页面中预置这样的文本框，不是认为用户傻、更不是因哦自己傻，而且一种规范，定义了这种版式规范后，可以许多方便，大大提高效率。常见的影响
有以下4处：
1.在大纲视图，如果全部都是自建文本框，则在大纲视图什么内容也不会显示；如果是在版式默认的文本框内输入文字，则在大纲视图的相应位置也会有显示，方便全局预览、也方便修改调整；
2.在规范版式内的文字都可以统一进行字体、字号、颜色等格式修改，只要进入母板视图，改动一次，整个PPT的相应位置都会完成统一的改动，效率大大提高；
3.规范版式内的文字信息还可以一次性导出到WORD文档，非常方便，而自己单加的文本框中的内容则不能；
4.当我们设置超链接到某一指定的页面时，如果是应用规范的版式，则会看到标题文字的提示；否则只有编号，没有标题文字，用起来就很不方便。
过去在联想工作时，每个季度都要和事业部的同事一起向总裁室汇报工作，因为坐在对面的杨元庆，还有主管我们业务的副总裁乔松，所以大家都格外紧张。往往是在汇报之前最后一刻还有不尽人意的修改。总裁会议室的投影是另外一种特殊的背投玻璃屏，如果发现一些格式不合适，也需要调整。因为是分头汇总的报告，有的人没有用规范版式，不得不一屏一屏逐一修改调整，搞地好不紧张。
所以，千万不要另起炉灶，删掉默认版式中的文本框自己另画。一定要先在默认的版式列表中选择和内容匹配的版式，再输入相应的内容信息。定可以事半功倍，大大提高效率。其实，想要去除那些默认的版式文本框，大可不必先选中，再删除，直接到“任务窗格”中的版式栏中，选全空的版式应用一下即可。
当然了，也不是绝对不可以添加文本框，一些特殊的需求情况下，文本框也自有其用途。毕竟PPT只是工具，工具是死的，但人是活的。凡事看目的、讲效率，自然会有好效果。ybnsm 发表于 202_-1-13 22:07:4
4PPT商务演示常见错误之五：滥用动画
动画是PowerPoint的特色之一，适当的动画使用可以令你的PPT增色，也能够体现你的水平。但是，在商务或政务活动的PPT演示中，动画功能的作用却在于“强调之强调”或“突出之突出”。所以，我一直主张慎重使用动画，动画最恰当的应用有三处：一是对于文字需要逐行提示出现时；二是图表的元素逐项显示时；三是需要突出某个要点时。其他多数情况下动画应用一定要慎重，不建议随意设置。
另一个情况是，一般的动画效果设置非常容易，很快就能搞定。但是，精致的、专业的、适合PPT目标、主题与听众环境的动画设置却不那么简单，往往要反复尝试设置，还比较耗费时间精力，对于多数职场人士恐怕不值，搞不好还适得其反、得不偿失。
我的关于PPT动画的另一个观点是动画是有“情绪”的，正如色彩一般，不同的动画效果传递给听众迥异的感受。在绝大多数商务政务PPT应用中，需要营造的是一种规范、严谨、甚至偏保守的一种演讲展示氛围，所以“玩”太多“花活儿”，把PPT搞地很“炫”很“酷”，通常不合时宜。
曾经在崇文区某机关做培训，即有点儿这样的感觉，他们的PPT展示中用了很多动画，可以说有的应用很棒恰到好处，但也有部分则未必一定要那样去用。这不恰当之处主要体现在图片动画的处理上，因为这份PPT汇报的主题内容很严肃也很见份量，其中有许多上级领导活动的照片，依我看，只要一张张放出来就好，大可不必设动画。
关于图片应用，如果一定要用到动画设置，其实我们可以多费些心思，设法让这些图片的展示更专业、更精细、而非司空见惯的或是随意的设置。
旋转门：两张照片如同打开一扇门般次递而出，并停留在后一张上；
走马灯：几张照片横向旋转，如同走马灯，最后停在需要突出展示的那一张上； 魔术盒：（不解释了，大家直接看演示更直观）
旋转立方：„„„„
这些动画的设置均不同于我们平常习惯性的在自定义动画里添加一种效果，而是由多张照片、多种连续动画组合设置而成。这组动画中主要用到的是“退出－层叠”和“进入－伸展”效果，最关键之处在于要修改其方向为“向左”退出，由“右侧”进入。
通过此例可以看出，PPT动画设置真的很是趣味无穷，艺无止境。
PPT商务演示常见错误之六：“胡乱放映”
陆陆续续地在写“PPT应用常见错误”系列文章，“胡乱放映”原本在比较靠后的计划中。最近的课却给我三个理由，该提前把这篇完成发布出来。
理由一：很多人并没有意识到，放映也是PPT应用非常重要的一个环节；
理由二：很多人不知道，PPT放映过程的流畅自如是专业性的重要体现；
理由三：很多人不知道，PPT放映过种中有很多快捷键，只要按F1就可以看到全部快捷放映帮助。
下面就来列举“胡乱放映”的真实案例：
其一：如果要翻到下一屏，只会点鼠标右键“下一张”；
其二：如果想要退出，只会点鼠标右键“结束放映”；
其三：如果想要跳转到某一屏，只能是点右键通过“定位至幻灯片”去查找，有时候只有编号没有标题，只好退出放映，在编辑状态找到那一屏，再进入放映；
其四：如果想要调出标记笔，只能在右键“指针选项”中去找；
其五：如果暂进不想让屏幕上的内容被看到，就找个纸片，挡在投影仪镜头的前面； 其六：„„等等。
以上无论哪种做法，都会破坏放映过程的整体性、连贯性，表现为手忙脚乱、不专业、没水准。
事实上，以上每一种都有相应的快捷键可用，例如：仅是翻到下一屏，快捷键就有“空格”“回车”“pgdn”“下箭头”“右箭头”“鼠标左键”。
我个最喜欢的放映快捷方式是：“输入编号按回车”直接跳转过去到目标屏，天衣无缝、不露丝毫痕迹。
ybnsm 发表于 202_-1-13 22:08:19
幻灯片（PPT）演示常见错误之七：滥用色彩
PPT演示是一门视觉沟通的艺术，色彩在其中的分量举足轻重，但很多朋友在制作PPT时的颜色处理上却非常随意，胡乱对付一下完事。给听众的感受则是别扭、不协调、丑陋。色彩艺术家对色彩应用的要求近乎极致，做为普通的职场人士，虽然绝没有必经达到专业美术人员的水平，但至少也需要重视PPT色彩的事情，对色彩有些基本的认识。
关于PPT中色彩的应用方面，第一个常见的错误是用五花八门的颜色全都用到，格外花哨，却一点也不协调美观，在许多与色彩有关的课程中（例如服装搭配）强调要把颜色控
制在三种以内。PPT的色彩应用也是如此，在我的PPT课程中也是这样强调的。但我们也需要注意，并非是只要不超过三，随便任意三种颜色都可以，而最好是以12色环上相邻的三种颜色为基准进行配置。
此外，用恰当的色彩搭配是PPT演示中突出重点的第一候选方法。但如何去选，很多人也并不得法，以为大红大绿最鲜艳，于是到处乱用。其实，选择对比最强列的色彩搭配的方法非常简单，在12色彩环上，任何相对的（180度）一对颜色都称为互补色，补色的反差最强烈，对比效果也最好。所以，要强调首先需要看底色的配置情况，例如，IT行业通常喜欢以蓝色为基调配置模版，其上的强调，以橙色为基准配置最为恰当。
还有，即便是同一种颜色，我们也可以通过明暗的处理，赋予其丰富的变化，多数情况下，中等明度的色彩会更赏欣悦目。
最后，我们还需要关注的是，色彩是有象征意义的。这也是为什么多数IT高科技企业都喜欢用蓝色银灰色做PPT背景的原因。以后有机会，我们再详细解释不同颜色的象征意义。
幻灯片（PPT）演示常见错误之八：魂不守舍
以“魂不守舍”为题与一个故事有关，在某单位的评估报告会后，评委们给汇报的评价是“缺乏亮点、相貌平平、魂不守舍”，这三条都与幻灯片的展示有关，特别是后两条，完全都是在讲对幻灯片展示的直观感受。“相貌平平”是指幻灯片的外观样式很稀松平常，没有任何新颖美观可言；“魂不守舍”则是指幻灯片的表现形式与其内容脱节，互不相干。
注：表示同属性不同数据所占比例最好用饼图（如上图），下图为不恰当的应用。一类情况是所选用的设计模版与主题偏离。
例如，曾经看到某IT高科技企业所做的技术方案演示片，选用的模版设计却是中国式的古典窗格图案，乍一看还以为要做中式古典园林的介绍。
有些演示稿色彩的选用也与内容主题有偏差，如明明是给政府领导看的，却用很时尚、很女性的色彩方案。
另一类情况是内容中所用的图示方案不当。
如：适合用柱图的偏要用饼图；又如：页面上的几个关键概念明明是并列关系，却放置在形似流程的图示中，让观众误以为这些概念有先后顺序；
第三类情况是图片选用不当。
有的演说者为了使幻灯片显得丰富多彩一些，特意插入一些剪贴画、照片，但这些图片却与要表达的主题内容没有一点关系。放在那里只是干扰信息的传递，让观众无端地去猜想这些图是什么意思。
幻灯片演示属视觉沟通的艺术，通过在大屏幕上投影显示文字、数据、图表等，辅助演说者更好的传递信息。从视觉信息传递的效果上讲，一定是“文不如表、表不如图”，因此，设法借助图形化的方式表现主题内容就非常重要，但是，图形化的表述一定要与主题有直接关系，才能起到强化证据性的效果。
否则就是干扰，就是“魂不守舍”适得其反。
第三篇：ppt演示时出现的六大错误
假设你在公司开会，演讲者打开了第一张幻灯片。你大概会暗想：“哦不，怎么又是这样的PPT演示文稿，真没劲！”很不幸，大部分用PPT、Keynote或其他软件做幻灯片演示的人都是滥用技术。他们用这些程序不仅没为自己的演讲增色，反而使观众昏昏欲睡。
我在当产品营销经理时开始接触PPT，现在我为自己当时滥用技术而感到内疚。使用PPT原本是为了避开麻烦的高射投影幻灯片，但当我意识到我可以像别人一样轻松做出一张新幻灯片时，我就爱上它了。
现在我演讲时仍然使用PPT，不过幸亏发现了许多人在演讲时犯些我也会犯的错，所以我答应自己要做些训练来了解如何充分利用这个工具。为了给你的演讲带来些帮助，我总结了大部分PPT使用者常犯的6个错误以及如何避免的方法。
第一、文字太小
投影到屏幕上的幻灯片文字常常都太小了。你可以这么来测试，走到房间的后面，也就是在你演讲时观众坐的最远的位置，打开有最小尺寸文字的幻灯片，如果你不能轻松看清，那么观众也一样。你就必须调大字体尺寸（我建议最小的字体也至少要35-40号）。此外，在幻灯片上用像Arial那样的无衬线字体（优于像Times Roman那样的衬线字体）也是个好方法，在屏幕上它们更容易被眼睛识别。
第二、文字太多
很多人犯的另一个主要错误是往每一页幻灯片上填太多的文字。挤满了文字的幻灯片对观众来说是个噩梦。如果观众开始阅读这样的幻灯片上的文字，他们就不能同时听你这个演讲者说话。实际经验表明每张幻灯片上不要超过5个要点（我常常只写3点），每一点不要超过5个词。如果你有更多的要点，把它们分别安排在不同的幻灯片上。
第三、照念每个字
当他/她看着屏幕照念幻灯片上的每一个字，这显然是无能的演讲者的标志。从演讲技能角度来看这很糟糕，因为演讲者失去了和观众的目光接触。你也不想观众不得不一直看着你的背吧。再次重申，限制每一个要点的字数，这样你在对每一页的内容具体是什么进行扩展的时候会更加自然。
第四、滥用附属功能
演示文稿中用太多程序里花里胡哨的功能是无经验PPT使用者的另一个标志。包括使用太多不同的翻页变化、动画、音效等等。你在那儿并不是为了给观众展示你对PPT功能方面的渊博知识。这会让观众感觉疲倦。简单点，记住幻灯片是为了让你的演讲效果更佳，而不是适得其反。
第五、无效的图片
毋庸置疑一张图片比得上一千个字，并能为你的演讲加分。关键是利用图片来说明你的主要观点。任何单张幻灯片上不要放太多图片。通常每页我只放一张图片。先投影到墙上或者屏幕上看看，以确保每张图片的质量。有些图片在电脑显示器上看起来挺好，但投影到墙上后效果就很差。此外，保证演示文稿里你用的每一张图片都和你的要点有关。别为了放图片而放图片。你用的图片和你的观点之间应该有显然的联系。
第六、没有备份
技术就是技术。这意味着它可能在你最想不到的时候出差错。我就曾经在自己的笔记本电脑不能用时转借人的。还好我的U盘里有PPT文件的备份。从一个演讲者的角度来看，在投影仪坏掉的时候不用幻灯皮进行演讲也不错。我常带着小道具以备不时之需，比如突然要进行没有幻灯片的演说。是的，已经发生过一两次这样的情况了。
现在你都知道了，如果你能避免这6个许多演讲者会犯的错误，你演讲的效果就会大大提高。在你做好演示文稿后，提前排演排演，因为你的努力将会让面前观众看到一个更专业的演讲者。
第四篇：PPT演示快捷键
PPT演示快捷键
怎么样演示PPT最有逼格？除了有逼格的PPT以外，自然是要熟悉各种快捷键。试想一下，你正对着众人侃侃而谈，如滔滔江水，绵绵不绝。但你突然需要在屏幕上标记一下怎么办？退出演示？用鼠标？当然可以，但是你辛苦树立数来的高大形象就会瞬间破灭。是高手，就用快捷键。神龙见首不见尾，才有高逼格。开始放映
【F5】：从头开始放映
【Shift+F5】：从当前幻灯片开始放映 顺序放映 【N】、【下箭头】、【右箭头】、【PageDown】、【回车】、【空格】：放映下一页
【P】、【上箭头】、【左箭头】、【PageUp】：放映上一页 提示：N：Next P：Prev 指定放映
【数字编号+Enter】：指定放映第几张幻灯片
白屏黑屏
【W】、【,】：白屏 【B】、【.】：黑屏 提示：W：White B：Black 鼠标指针
【Ctrl+H】：隐藏鼠标指针 【Ctrl+A】：显示鼠标指针
【鼠标左右键同时按2秒】：返回第一种PPT 【Ctrl+U】：在15秒內隐藏指针和按钮 屏幕画笔
【Ctrl+P】：使用画笔 【Ctrl+E】：使用橡皮擦 【Ctrl+M】：隐藏/显示画笔痕迹 提示：P：Pen E：Erase 自逼格PPT，本文标题：《PPT教程|PPT高手必备技能：PPT演示快捷键》
第五篇：PPT商务简报演示如何做到简而不凡
学习导航
通过学习本课程，你将能够：
● 了解如何使用PPT演示工具包； ● 掌控PPT演示的过程； ● 使商务简报简而不凡。
PPT商务简报演示如何做到简而不凡
一、使用PPT演示工具包
1.演示工具包简介
想要让商务简报简而不凡，需要掌握一些非常优秀的工具来弥补PPT的不足。PPT演示工具包是很多专家和高手必备的工具，这些工具往往不是OFFICE自带的，需要通过外部方法获取，主要有以下四个工具：
ZOOMIT：演示放大镜
ZOOMIT主要是起到演示放大镜的作用。比如，当前画面已经是全屏放映，但需要把素材中的某一个细节更加有针对性地演示，就可以用ZOOMIT工具把界面放大，并且可以自由操控画面的位置、大小和标注。
PPT强力压缩工具
现在的PPT作品对于设计的要求越来越高，这就导致作品文件越来越大，在进行商务转移时会遇到困难和瓶颈，比如电子邮箱无法承载和接受，这时使用强力压缩工具可以方便快捷地让PPT“瘦身”，方便商务转移。
PPT修复工具
PPT修复工具只有在极其特殊的情况下才会用到。比如，PPT突然无法打开时，可以借助修复工具重新得到一个可执行的文件。
OFFICE2007格式兼容包
如果用户习惯使用OFFICE2003版本，那么这个工具就非常有必要，因为OFFICE2003是低版本工具，无法打开202_和202_版本的文档，装上这个工具以后，就能够查阅和简单编辑高版本文档。
2.演示工具包详解
演示放大镜
放大镜工具的全称是ZOOMIT，是一款绿色软件，基本不需要安装，只有124KB，方便携带和转移，使用起来也很简单，只要双击就能激活该软件，激活后在界面上不会有任何干扰，只出现在窗口右下角的状态栏中。使用这个工具只需要三组快捷键：Ctrl+
1、Ctrl+
2、Ctrl+3。
Ctrl+1。使用Ctrl+1后，屏幕就会进入放大镜状态，用鼠标可以控制屏幕前后左右的移动，用滚轮可以调节放大和缩小的状态，点击鼠标左键会出现一个小红点，这时就可以做标记了，用完以后，只要点击ESC就会还原。Ctrl+2。Ctrl+2的作用是在界面还没有被放大时激活画笔，画笔有四个颜色：系统默认的是红色；点击B会变成蓝色（Blue）；点击G会变成绿色（Green）；点击Y会变成黄色（Yellow）；点击R会再变成红色（Red），最后点击ESC就能还原。
Ctrl+3。激活Ctrl+3以后屏幕上会出现一个倒计时器。在做商务简报汇报时，可能会有时间限制，有这个提示信息就会变得很方便。倒计时器的时间可以随意修改：在窗口右下角的放大镜标记上点击鼠标右键，找出“选项”，在“选项”的最后一行可以修改时间。点击“高级”按钮，还可以给计时器添加声音作为闹铃。
PPT强力压缩工具
双击压缩工具的图标就可以激活强力压缩工具，这个工具的页面非常友好：“打开文档”负责文档的打开，“优化文档”负责文档的压缩。这个工具还可以调整压缩的比例，一般情况下使用“标准压缩”就可以，比如可以将一个原来为5.98M的文档压缩到0.38M。
常见的压缩工具有很多，使用这个工具主要有以下几个原因：首先，这个工具的压缩能力强；其次，这个工具稳定，不容易失败；最后，这个工具既支持202_和202_版本，又支持202_版本，具有良好的兼容性。当一个文档被压缩后，会在统计的目录中生成一个新的文档，新的文档会加上商标，说明是被压缩过的。
PPT修复工具
PPT修复工具安装起来需要花费一定的时间，这个工具主要有两个功能：一是打开，二个是修复。打开破损的PPT，选择“修复”，工具就会对文档进行修复，修复的结果一方面取决于素材的破损程度，另一方面取决于素材的内容。
二、掌控演示的过程
一些用户在工作中不可避免地需要结合PPT商务简报进行现场演示和演讲，但是对于初级者来说，演示的内容和节奏往往会被PPT牵连、控制，就是PPT上有什么就能讲什么，PPT上没有的就不会讲，或者就是安全按照PPT的顺序从头讲到尾。但是随着演讲经验的不断积累，逐渐成长为一个高手、专家时，就会进入一个新的阶段——掌控演示，由自己来主导演讲的内容、顺序和节奏。
从初级阶段成长到高级阶段需要花费一定的时间，同时，也要掌握一些技巧。实现掌控演示过程有以下几个方法：
1.演示画笔与橡皮
进行授课演示时，为了便于学员关注自己正在讲解的内容、补充某些内容，可以利用画笔进行标记，还要学会使用橡皮把之前的笔迹擦掉。画笔和橡皮的操作都可以借助快捷键来实现：Ctrl+P是激活画笔，Ctrl+E是激活橡皮，按ESC键会还原到正常状态。
除此之外，B和W也是一组很好用的快捷键，在演示过程中，点击B屏幕会变成黑屏（Black），按ESC或任意键可以还原；点击W就会白屏（White），按任意键还原。当屏幕变成白屏或黑屏时，屏幕就可以被当作白板或黑板使用。
2.敏感页面控制
H这个快捷键也是一个非常重要的技巧，可以控制敏感页面。
3.页面的灵活跳转
页面的灵活跳转是一个很有意思的技巧，也是高手非常乐于并善于使用的技巧，掌握了这个技巧，就能自由控制演讲的顺序，不再受PPT原始顺序的束缚。
页面的跳转在技术实施上是一件很简单的事情，首先是进入页面，在放映过程中在数字区中点击某个数字，比如3，再点击回车，就会跳转到第三页。要想把这个技巧活学活用，对使用者的记忆力有一定的要求，就是需要把作品的页码都记住，但是这是不现实的。真正的高手在制作商务PPT的时候会养成自己的模式，比如20+⑤，意思是一个PPT会有25页，前面的20页是这次商务演示必须讲解和表达的，里面的内容比较安全和常规，这些页面的顺序和内容是不需要记忆的。当用户积累了一定的经验时，就会对每一次演讲进行分析和判断，比如在演讲的过程中会不会有人提出攻击性、挑战性的问题，并且把这些额外的问题安排在另外的5页，这五个特殊的页码就需要记住，方便在现场灵活地掌控。
一般很少有人会单纯地使用页面跳转，这需要结合使用者的智慧和经验。
4.PPT分屏放映
很多用户都有一个诉求，就是希望在演示的过程中，观众看到的屏幕和自己看到的屏幕是不一样的，例如，演讲者打开一个WORD文档，一边看演讲词一边演讲，而观众是看不到演讲词的，这就需要借助分屏放映的功能。实现分屏放映需要两个步骤：
激活分屏放映
第一步不是由PPT决定的，而是由Windows操作系统决定的。
Windows7操作系统。如果是Windows7操作系统，可以在桌面空白位置点击鼠标右键，找到“分辨率”调整窗口分辨率，如果电脑已经连接并激活了投影信号，会看到“多监视器”选项，默认状态是“复制显示”，这时只要把选项改成“扩展显示”，就可以激活分屏放映，将原来的一个屏幕就变成了两个屏幕。稍微刷动一下，投影屏就变成了空白的屏幕，只有背景画面，而作为工作屏的电脑，所有的界面、功能都存在，在工作屏上打开一个WORD文档，观众在投影屏上是看不到的，这样，分屏放映就实现了。
电脑实现分屏放映以后，两个屏幕之间的工作配合也有一定规律，投影屏的最左边可以自由地拖动文档进来和出去，需要让观众看到某个素材，只需要把这个素材拖到右边的区域即可，不需要的时候再拖回左边。
Windows XP系统。Windows XP的用户可以采用以下方式操作：首先在桌面空白位置点击鼠标右键，打开“属性”，会显示两个窗口，在正常情况下，2号窗口是灰色的，表示没有被激活，点击2号屏，并且给“将Windows扩展到该监视器”打钩，2号屏就激活了，再点击“确定”，就能实现分屏放映。
定义PPT放映屏幕 第二步需要回归到PPT，重新做一个定义，演讲者需要决定的是PPT由哪个屏幕来放映。打开“幻灯片放映”的标签页，演讲者可以选择放映幻灯片的屏幕是哪一个，一般放映屏都会定义到非主屏幕，也就是第二监视器或第三监视器，这个选择千万不要出错，否则在放映的时候，整个画面就是反向的，观众看到的就是工作屏了。其次要勾选电脑提示的“是否使用演讲者备注视图”，这可以让演讲者在工作屏上管理演示，管理演示的视图在结构上由三部分构成：最右侧的空白区是PPT备注区，可以添加演讲词；左侧是PPT预览窗口；下边是视觉目录。备注视图的另一个重要功能就是计时，这对还不具备时间观念和控制能力的初级演讲者来说是非常重要的工具。
除此之外，实现分屏放映还有另一种方法。如今很多电脑接上投影仪后，会有专门的按键（如F4）用于激活投影，在投影信号切换时，会出现一个菜单，默认选项是“复制显示”，只需要改成“扩展”即可。不同的电脑激活投影的按钮不同，用户可以根据自己的电脑品牌找到该按钮。
鲁公网安备37028302000876号