公司备用金零星采购管理制度

第一篇：公司备用金零星采购管理制度

零用金采购报销管理制度

为加强公司对有关部门备用金的管理，规范采购，验收及报销流程，提高工作效率，特制定本制度。

一、零用金范围

1、采购员零星采购零用金

2、司机代购物品零用金

3、其他零用金

二、零用金额度

1、采购员借用的零星采购用款，单次不得超过5000元。

2、超过5000元的采购，应由供货方持合法、真实、完整的原始资料，按规定的程序经（厂长/经理）审核批准后，到公司财务部办理货款支付、结算手续。

3、单笔超过10000元的采购，必须按照走合同审批程序采购。

4、其他借款，根据实际情况核定金额。

三、零用金申请和报销手续程序

1、借款人按规定的格式填写借款单，经主管领导审批签字办理请款手续。

2、财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整，经审核无误后才能办理付款手续。

3、为提高效率，当天需采购的物品需在当天上午9:00前递交采购申请单给主管领导审批，采购员当天一次性采购回公司。

4、所有采购的物品需到公司仓库入库，由仓管员进行质量、数量的验收，并在送货单、发票或收据单上签字确认。

5、借款人员完成采购等业务后，应在15日内写好“报销凭证”，连同送货单、发票或收据单附在一起，并经主管领导审批后，将“报销凭证”送到回财务部，财务人员根据财务制度规定认真审核无误后，办理冲账报销。

6、借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“零用金”台账，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。

四、零用金使用审批权限

1、零用金的使用由主管领导对发生的业务进行评估审核，签字批准。

2、借用零用金的人员应在20日内冲账，对无故拖延者，财务部发出最后一次催办通知后还不办理者，财务部有权从下月起直接从借款人工资中抵扣。

3、所有各种零用金，必须在年末进行彻底清理，不允许跨年度使用。

五、本制度自下发之日起实施。

批准：

审核：

编制：

第二篇：零星采购管理制度

零星物资采购管理制度

一、需求物资申请审批流程

1、由需求人填写《物资申购单》本部门负责人审核签字，报公司分管核准后提交采购部安排采购。

2、临时急用物资可电话申请分管领导同意后进行采购，回厂后及时补办申购手续。

3、食堂采购除食用物资外的其它物资同样执行此流程。

二、采购员询报价制度

1、采购物资价格在50元下时，最少询价两家以上。

2、采购物资价格在50元以上时，最少询价三家以上。

3、采购员填写询价单，并在财务报销时一同附在报销单据上。

4、采购员必须建立供应商台帐，对供应商进行必要的登记，以便日后的查询及管理。

三、验收入库

1、所有物资采购后经检验员检验合格，仓管清点数量无误并签字后才能入库。

2、采购物资必须办理入库后才可领用。

3、食堂采购食材同样需有专人点收手续。

四、相关单据的管理

1、采购物资原则上要尽量开据正式发票。

2、食堂采购要填写日采购明细单。

3、报销票据上货物名称、数量、金额要清淅，注明供应商地址，带公章及有效联系电话，食堂采购单上要注明卖家的联系电话。

五、财务审核及监管

1、采购借款应于完成采购当天还款报销，超过两天以上的不予以报销，未结清前一次借款的不得给予新的借款。

2、财务部负责对报销单据进行审核，不符要求的不予以报销。

3、财务部承担采购价格的审计职责，负责对采购价格的审查审核，每月对采购物资的价格审核不少于总采购单量的10%，具体方式可采用现场询问或电话咨询。审核情况每月汇总后报分管领导及总经理。

本制度自2014年4月1日起正式实施。

山东联创重工有限公司

2014年4月

第三篇：公司备用金管理制度

公司备用金管理制度

一、目的：

为了保证备用金的使用合理透明，加强公司对备用金的管理特制定本流程；

二、适用范围：

物流发展部备用金使用人员

三、物流服务部备用金分配：

1.仓储部备用金2500元

1)外围库备用金400元/库房； 2)西沙库备用金500元； 3)PC库备用金500元； 2.运输服务部1000元

1)运输部备用金（西沙）500元； 2)运输部备用金（PC）500元； 3.综合管理部10000元

1)厨卫备用金；10000元； 2)综合维护备用金XX元； 4.运输服务部XX元

1)PC运输部XX元； 2)西沙运输部XX元；

四、管理规定

1.外围库备用金使用制度；

1）外围库备用金管理人（库房主管）；

2）经过部门经理审批通过后由仓储部经理带领取外围库备用金； 3）仓储部经理在部门总经理处领取备用金，将备用金电汇外围库主管； 4）备用金使用范围；

A、水电费临时缴费； B、通讯费临时缴费； C、电路耗损，照明设施更换；

D、工作机突发事件维护；（工作机备用机同时损坏）E、送货车辆的租用； F、办公用品临时使用；（有部门经理同意审核通过后）5）备用金报销流程；

A、将发票、收据等有效票据在当月25号前邮寄到仓储部经理； B、仓储部经理核对票据的真实性和准确性； C、仓储部经理在12层领取“付款凭证”； D、将报销的用途、金额、填写清楚；

E、将有效票据附在“付款凭证”后找公司负责人签字；（部门经理、部门总经理、财务总经理、副总经理、总经理）； F、仓储部经理在12层财务处领取报销钱款； G、仓储部将报销的钱款再次汇给各个外围库主管； H、外围库库管按照制度使用备用金；

2.西沙库备用金使用制度；

1)西沙库备用金管理人（库房主管）； 2)库房主管向仓储部经理申请备用金；

3)备用金申请经部门经理审批通过后仓储部经理领取； 4)仓储部经理将备用金给到西沙库库管； 5)备用金使用范围；

A、水电费、通讯费等的临时缴费； B、地牛的临时修理费； C、卫生费用的临时缴费；

D、午餐费备用金使用；（跟车送货中午不能返回公司）6)费用的报销流程；

A.将发票、收据等有效票据在当月25号前交给仓储部经理； B.仓储部经理核对票据的真实性和准确性； C.仓储部经理在12层领取“付款凭证”； D.将报销的用途、金额、填写清楚；

E.将有效票据附在“付款凭证”后找公司负责人签字；（部门经理、部门总经理、财务总经理、副总经理、总经理）F.仓储部经理在12层财务处领取报销钱款；

G.仓储部经理将报销的钱款交给西沙库主管；（做好交接）H.外围库库管按照制度使用备用金；

3.pc库备用金使用制度；

1)PC库备用金管理人（库房主管）； 2)库房主管向仓储部经理申请备用金；

3)备用金申请经部门经理审批通过后仓储部经理领取； 4)仓储部经理将备用金给到西沙库库管； 5)备用金使用范围；

A、库房十点以后值班人员晚餐费用； B、日常库房维护； C、发货费用的垫付； 6)费用报销流程；

A.将发票、收据等有效票据在当月25日交给仓储部经理； B.仓储部经理核对票据的真实性和准确性； C.仓储部经理在12层领取“付款凭证”； D.将报销的用途、金额、填写清楚；

E.将有效票据附在“付款凭证”后找公司负责人签字；（部门经理、部门总经理、财务总经理、副总经理、总经理）F.仓储部经理在12层财务处领取报销钱款；

G.仓储部经理将报销的钱款交给西沙库主管；（做好交接）H.外围库库管按照制度使用备用金；

4.综合管理部备用金使用制度；

1)综合管理部备用金管理人（综合管理部经理）； 2)综合管理部工作人员向综合管理部经理申请备用金； 3)备用金申请经部门经理审批通过后综合管理部经理领取； 4)综合管理部经理将备用金给到西沙库库管； 5)备用金使用范围；

A.厨房备用金使用；

a)食堂材料的日常购买； b)厨卫工具的应急购买； B.综合维护备用金使用； a)西沙库的日常维护；

b)日常耗损材料的购买；（灯泡、开关等）

6）费用的报销流程；

A.将发票、收据等有效票据在当月25日交给仓储部经理； B.仓储部经理核对票据的真实性和准确性； C.仓储部经理在12层领取“付款凭证”； D.将报销的用途、金额、填写清楚；

E.将有效票据附在“付款凭证”后找公司负责人签字；（部门经理、部门总经理、财务总经理、副总经理、总经理）F.仓储部经理在12层财务处领取报销钱款；

G.仓储部经理将报销的钱款交给西沙库主管；（做好交接）

5.运输服务部备用金使用流程；

1)库司机班备用金管理人（库机动车调度）； 2)库机动车调度向运输服务部经理申请备用金； 3)部门经理审批通过后运输服务部经理领取备用金； 4)运输服务部经理将备用交给PC库司机班调度； 5)备用金使用范围；

A.三轮车的日常维修费用；（50元以上经仓储部经理审批）B.电池充电器的更换；

C.机动车应急修理（仓储部经理审批）； D.车辆的违章罚款(个人原因除外)； E.车辆年检；

F.车辆租用；（经部门经理审批）；

6）费用的报销流程；

H.将发票、收据等有效票据在当月25日交给仓储部经理； I.运输服务部经理核对票据的真实性和准确性； J.运输服务部经理在12层领取“付款凭证”； K.将报销的用途、金额、填写清楚；

L.将有效票据附在“付款凭证”后找公司负责人签字；（部门经理、部门总经理、财务总经理、副总经理、总经理）M.运输服务部经理在12层财务处领取报销钱款；

N.运输服务部经理将报销的钱款交给运输服务部调度；（做好交接）O.运输服务部调度按照制度使用备用金；

四、实施时间：

于2014年6月22日执行

第四篇：公司备用金管理制度

公司财务部文件

公司备用金管理制度（修订版）

为了加强公司对有关部门及各项目部备用金的管理，规范借款行为，提高资金利用效率，夯实成本费用核算，减少资金损失，特制定本制度。

一、本制度适用于公司各部门及所有项目部。

二、备用金范围

1、采购员零星采购备用金；

2、个人因公出差零星开支备用；

3、经常性的零星开支备用金；

4、项目兼任财务人员备用金；

5、其他备用金。

三、实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用、转借他人或用于其他用途，一经发现，将严肃处理。

四、备用金借款和报销手续程序、工作人员需临时借用备用金时，先到财务部索取“借款单”，财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”，一式两联，借款人按规定的格式内容填写借款单，并按流程办理签字手续。财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整，经审核无误后才能办理付款手续。

2、借款人员完成业务后应在三日内到财务部索取“报销单”，填写好“报销单”的各项规定内容，并经主管领导审批后，再将“报销单”返回财务部，财务人员根据财务制度规定认真审核无误后，办理报销手续。

公司财务部文件

3、借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”台账，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。

4、因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部根据实际情况核定，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围；使用部门必须设立专人经管定额备用金，备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出。经管人员必须按月定期向公司财务部申报备用金使用情况，前账未清，不得继续借款。对因特殊原因不能按时结算的，须提前向财务负责人说明原因，经财务负责人同意后，方可延期。

五、备用金额度

1、采购员借用的零星采购用款，单次不得超过5000元，超过5000元的材料采购，应由供货方持合法、真实、完整的原始资料，按规定的程序经审核批准后，到公司财务部或项目部财务人员处办理货款支付、结算手续。单笔超过10000元的采购，必须按照工程部制度规定，走合同审批程序采购。

2、员工因公出差借款，按预计出差天数、往返路费、住宿费等支出核定借款额度。

3、各工程项目备用金，视各项目情况不同，备用金额度暂定为每周1万—5万。特殊情况，需由项目经理提前向总经理说明情况，予以审批。

4、其他借款，根据实际情况核定金额。

公司财务部文件

六、备用金使用审批权限

备用金使用由部门负责人签字批准，部门负责人为备用金借款的第一责任人。

七、财务部应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账，按月及时清理。

八、借用备用金的人员应在两周内冲账，对无故拖延者，财务部发出最后一次催办通知后还不办理者，财务部有权从下月起直接从借款人工资中抵扣，不再另行通知。

九、所有各种备用金，必须在年末进行彻底清理，不允许跨使用。对因特殊原因必须跨使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销当年借款。

十、本制度由公司财务部负责解释和修订。

十一、本制度自下发之日起实施。

第五篇：公司备用金管理制度范文

悦生堂财务制度

为了加强公司对有关部门及项目部备用金的管理，规范财务，提高资金利用效率，夯实成本费用核算，减少资金损失，特制定本制度。

一、由于前台收银需要，现前台申请500元备用金用于收款结算。

1.前台收银填制借款单，交到财务部，申请借款，2.每日对账结束后，核对备用金，如有花费，及时到财务处报销，确认现金，财务及时报销补齐备用金。

3.前台人员不能私自挪用备用金，有特殊情况需要支付的及时告知财务以及部门领导。

4.借用备用金的人员最晚两周内冲账，对无故拖延者，财务部发出最后一次催办通知后还不办理者，财务部有权从下月起直接从借款人工资中抵扣，不再另行通知。

5.备用金，必须在年末进行彻底清理，不允许跨使用。对因特殊原因必须跨使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销当年借款。

二、物品采购财务程序

1.发文→请购单→借款单→报销单

（1）需要采购物品金额较大的，必须先打发文，等总经理审批过了之后再进行请购。

（2）（2）对于不是现结的供货商可以在请购完成之后进行购买，按月或者按季度结账，申请结账时必须填制报销单，报销单后附：发票、收货记录、请购单、有合同的后面附合同。

（3）发文由部门总经理签字，借款单、请购单、报销单有店长，财务、总经理签字才能有效。

（4）对于不按照流程的采购物品，财务部不予报销，退回改正后再进行报销。

（5）严禁先斩后奏。（6）对于急需要付款的情况，请示总经理，总经理申请财务总监，通过之后方可借款。

（7）鉴于财务制度的规范，各部门应及时做好次月的工作计划，以便于提高工作效率。

三、关于收入的财务制度

（1）每笔收入收银员必须记录清楚明白，相关凭证保存完整，次日将每日收入上报出纳处，出纳整理凭证记录完整后，交由会计进行记账。（2）现金每班一结，每日一总结，责任到每一位收银员。（3）银行账每日对账，确保资金及时到账，账账相符。（4）各部门不能私自挪用收入的资金。

（5）财务及时计算收入上报总经理，现金及时存入银行。

四、本制度由公司财务部负责解释和修订。

五、本制度自下发之日起实施。