第一篇：政府机关如何做好会务工作
政府机关如何做好会务工作
会务工作是对社会组织、企业及政府通过重大决策议题的关键讨论方式，是一种经常性的活动形式。作为秘书工作内容之一的会务，能为会议的顺利开展、会议精神的认真贯彻执行提供重要保障。会务由会前、会中、会后三个阶段组成，该过程中秘书不但需要明确会议主题，也要把会议文件的准备与发放通知做好，确定与会人员、选择和布置会场，全程记录重要的会议内容，在会议结束之后及时整理会议资料并总结归档。
一、会务工作内容
（一）会前超前筹措，精心准备。其一，掌握相关信息，做好协助职责。在确定会议议题时，不论是领导提出的议题还是秘书人员收集的，都必须把握住一个原则：要将领导开会的真正意图弄清，了解领导想通过开会解决什么问题、达到什么目的。在完成议题的收集后，需不断筛选，并反复送交领导审核，若有必要，需另備几套议题，同时会议上尽量不要出现不成熟的议题。其二，妥善落实会议经费预算工作。会议经费主要由占场费、设备费、租金费、培训费、用品费、住宿费、资料费及交通费等组成。会议经费预算的制定，需要遵循节约办公、勤俭办公的原则，最大限度将会议成本缩减。同时，也要确保一定的弹性，留有一定的余地，切忌铺张浪费的情况。其三，制定合理的会议议程、日程。会议议程是排列会议内容的顺序，需做到简明概略，避免拖沓冗长;而会议日程则是具体安排会议议程时间，多以表格形式为主。在会议期间每日上午、下午及晚上三个时间段内分别固定会议议程的各项内容，给人一目了然的感觉。其四，妥善准备会议文件。会前工作内容中，会议文件准备工作十分重要。该项工作由两方面组成：一方面是提前做好会议文件特别是会议报告稿、领导
人讲话稿等主旨文件的起草工作，要想将这方面工作做好，秘书人员必须熬夜突击、快手备用;另一方面是做好会议文件印制、复制工作。文件复制需要保证规范化、标准化，且复印前一天需要确认复印设备能正常运行，以免机器出现问题而耽误复印工作。
（二）会中协调控制，做好管理保证。其一，组织会议报到。会议报到主要是再次确认与会人员身份，是与会人员领取会议证件、文件材料及参会手续办理的关键环节。报到能帮助与会人员及时了解掌握会议安排和会议动态。会议报到工作的开展，要求秘书人员迅速准确、热情周到、有条不紊。其二，分发会议资料。会前，可通知各单位派人领取会议材料，或在会场签到处统一发放，也可提前放置于与会人员桌上。具体发放中，应当落实“不错一字、不漏一份、不掉一人”的“三不”标准。主席台上摆放的材料，必须严密检查顺序与页码，避免差错产生。其三，会议值班。会议值班主要负责与会议有关的信息收集和发送，并协调处理会议期间的工作与突发事件，完成领导交办的事项。会场内、外各安排一名值班人员，彼此间及时沟通，保障畅通的联络。值班人员需要将会议实际进展情况实时对比会议议程，以便将会议进程及时掌握。其四，会场服务。工作人员需要巡回检查会场内室温、通风、灯光及音响等情况，尽快解决突发问题，也要做好茶水的定时供应。若有特殊情况需要汇报给会议主持人时，应以灵活处理方式为佳，尽量不对会议造成太大影响。此外，需做好会场秩序维护工作。会场秩序由场内和场外秩序构成。会议召开时，需安排专人在会议室门口值班，避免会场内无关人员进入。会场内若有人出现不遵守纪律的行为，应及时告知并制止，保持温和有礼的言辞、严肃认真的态度、不温不火的行动。会议开始后，派遣专人清点会场内人数，登记迟到、缺席人员。
（三）会后及时总结与反馈。其一，合力安排与会人员返程。提前把握与会人员
返程时间安排、交通工具需求，尊重他们意愿。通常来说，依据先远后近的原则完成返程机票与车票的预定，掌握交通工具情况，并与有关部门尽早沟通联系，以便将飞机、火车及汽车票提前预订好。随后，编制与会人员离开的时间表，落实送行人员及车辆的安排，安排人员送与会人员到达机场、车站，若有必要也需安排有关领导同志送行与会人员。其二，提醒与会人员做好物品清退工作。借用主办方或会议驻地单位的物品需及时归还。与会务组沟通后，将各种账目结算并开好发票。提供一些备用塑料袋或绳子供外地与会者使用，帮助部分与会人员托运大件物品。其三，会场和文件清理。大中型会议的会场中通常会留存很多文件、材料。工作人员在会议结束后，需根据“文件领取表”登记情况完成剩余文件份数的清理，确保符合物表（物表相符），同时也要及时收回应收回的内部、机密文件等，逐号核对，历经清点、装袋、封袋、捆扎、装车等手续之后，将文件顺利运回单位。此外，需将材料整理、大型会议案卷立卷归档等工作做好，具体内容包含：会议决定、计划、决议及报告等会议正式文件;会议安排的发言稿;会议参阅文件;会议上讲话记录;其他相关材料等。其四，会议总结与评估。通常情况下，大型会议结束之后都会有相关正式文件和决议产生，或是有总结讲话;中型以下会议往往需要起草会议纪要。此类工作都包含在会议结束后工作范畴内，属于会议总结之一，必须高度重视。会议评估有利于会议质量的提升。通过控制会议质量，在客观量化的评估下达成经验的不断累积、总结，以便将影响会议质量的因素消除。评估总结主要是总结经验，帮助工作人员做得更好。
二、政府机关秘书人员如何做好会务工作
（一）树立大局意识，尽职尽责。在组织重大会议的过程中，与许多方面和诸多人员皆有关联，要想提出科学、合理的会议组织方案，就必须置身于其中并立足于大局高度思考问题，调动方方面面的积极性，促进形成强大合力。在大局意识树立之
后，能够将会议组织工作有效联系全局工作，有利于会议服务质量与效率的提升。每场会议在会议组织方面皆有相通之处，即便是内容不同也是如此。秘书人员要想确保所开展的会务工作的高效性，就必须对会务运作的规范化建设予以重视，依托完善的制度对工作进行规范。实践中，通过会议流程的规范、会议方案的格式化、会务涉及处室职责的明确等制度化建设工作的开展，将不必要的环节有效精简，达到办会的目的。
（二）严格会议报批，精减合并会议。为将各项会议流程规范，并达成会议管理模式的统一，合理控制会议规模，避免會议可能出现交叉冲突，减少会议费用支出、缩短会议时间、提高会议质量，就必须落实《会议管理制度》，明确会议归口管理部门，并完成经常性会议和专题会议，主办部门由归口管理部门各自明确职责。在召开各项会议时，应当提前向归口管理部门报批，在获取审批意见之后，方可进行会议时间与地点的统筹安排。同时，遵循“务实、精简、高效”原则，严格对会议数量进行控制，精简会议，能合并的会议尽量合并，可开可不开的坚决不开。必须召开的会议要明确主题，突出实效性。
（三）耐心细致，合理协调机构关系。秘书工作期间，涉及面较广且事务繁多，因而秘书需要具备头脑灵活、手脚勤快且能吃苦等条件。会务工作中，需保证分工的细化，同时也要详细周密地制定计划，对待现场各项准备工作切忌粗心大意，必须注意检查合适准确。实际工作开展过程中，保持实时细致周密做事的态度，方可将秘书会务工作做好。秘书在会务工作的组织安排过程中，也应当妥善结合其他工作环节，统筹协调会务工作机构间的关系。由于会务工作时间各自不同且很紧凑的缘故，秘书需与相关机构部门经常性沟通，确保会务工作各项环节正常运转，同时有利于自身办事效率的提升，并为会议各项进程的顺利开展提供保障。
（四）提前到位检查，严格会议纪律。会议召开前 1 小时，会务归口管理部门工作人员需再次对会议准备情况进行检查，尤其是承办上级重要会议时，需要模拟演示多媒体汇报材料，同时充分考虑会场布置、音响调试、座次安排、视频连接、安全标识摆放、会标制作、资料发放、茶水准备、会议用品等细节并展开严密检查。会前检查工作开展过程中，若发现准备工作中有疏漏存在，必须立刻整改，以便为会议准备工作提供充分有序的保障。此外，召开会议前，有事无法参加会议的人员，需与会议主办部门沟通、请假，讲明请假原因，随后由主办部门在会前将参会人员情况反馈给相关人员。如果会场纪律欠佳，会对会议质量与效果造成一定影响，所以必须严格要求会场纪律，参会人员需保证自身精神状态良好，不得出现迟到、早退等情况，会场内不得有交头接耳、玩手机或吸烟等不良行为出现。
三、结语
要想做好会务工作，看似简单实则很难，秘书人员在日常工作中必须勤用心、肯学习，踏踏实实，熟练把握会务程序，深刻领会会务工作开展的重点，了解领导对会务方面的要求。同时，秘书人员要保持与时俱进，积极学习会务工作经验并作为自身的参考，全面改进自身存在的不足，以便促进自身业务水平的提升，为今后会务工作的顺利开展奠定牢固基础。
第二篇：浅谈如何做好会务工作
浅谈如何做好会务工作
会议是自有人类以来就存在的一种社会现象，领导机构进行决策和管理，实现领导职能的一种重要方式。这种活动方式已经被广泛应用于社会生活、公务活动的各个领域。会务工作是会议正常进行和取得预期效果的重要保证,会务工作水平的高低，直接影响会议的质量和效果，在筹备组织的过程中，稍不注意就会出现难以弥补的差错，造成不良影响。做好会务工作，需要在会前、会中、会后分别树立细节意识，抓好相关细节，才是确保会议顺利举办的关键。
一、会前筹备
会前筹备工作做得是否充分，直接关系到会议的成功与否。据统计，会前筹备的效果占会议有效性的70%。可以说，高质量的会前筹备工作，是会议质量的保证，是会议成功的前提。因此，必须以高度的责任心做好会议筹备工作。会前筹备工作主要包括拟定计划，明确分工，准备材料，后勤保障和布置会场等方面。
（一）拟定议程。指的是拟订会议议程、日程。会议议程是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。拟订会议议程通常是由决策层决定，如办事处党委会、主任办公会、专题会等是由庄主任提议召开，并组织审定议题，交由办公室办理。办公室根据领导要求，拟定会议名称、内容、时间、地点、参会人员范围等，报告庄主任审定同意后，可采取电话或书面的方式进行通知安排。
（二）明确分工。一般情况下，一次成功的会议是依靠
的性质与规模把它布置好，营造出相应的气氛。在布置会场时，应注意选择会场、安排座位、布置主席台等。由于会议的类型，规模等都不尽相同，工作程序也会有一定差别，但总的原则是会场布置要充分体现会议气氛。一般包括：1.确定会议室和会议桌摆放形式，大会（主席台），党委会（正中为主），座谈会协调会（面对面）等。2.悬挂会标、横幅等（咱们办事处严格遵守八项规定，会标横幅由LED屏幕代替）。3.安排座次，摆放座签。首先找出主位，然后依次左右左右。4.逐个测试话筒，保证音响效果。5.保证照明、通风、投影等设备运转有效，逢冬夏两季还要提前打开空调。6.做好会议发言、集体照相等方面的准备工作。7.进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。列个单子逐项检查。
二、会中服务工作
在会中服务阶段，会务人员须提前到达会场，反复检查会场准备情况，做好会议材料分发，完成签到与引导，组织会议有序进行，搞好后勤服务等工作。
1、签到与引导。签到是参会人员表示入场的一种必要手续。常用的签到方式有簿册式（手写签到）和卡片式（电子签到）。在组织签到的同时，会务人员要做好入场引导工作，以方便与会人员入场，同时缩短入场时间。此刻特别重要的是要落实主席台领导、发言人、上台领奖人是否到齐。同时，会场内可播放轻音乐，营造轻松愉快的会场氛围。这里需要注意的是参加会议的主要领导不签到，固定会议或人员较少的会议也可不签到。
2、组织会议进行。维持好会场秩序，会议开始后与会人员入座就绪，及时关闭会场大门；开会期间关闭手机或调
票已事先订好，会务人员此时需要做的就是安排好送站车辆，确保与会人员安全到达车站或机场。之后，要做好会场善后，它包括及时清理会场，带回剩余材料、席卡等；清退客房和会议用房；归还借用的物品；结算帐目并向财务部门报销等。
2、整理会议文件。整理会议文件的首要工作是收集文件。会前准备并分发的文件，会议期间产生的文件和会后产生的文件都是需要收集的文件。完成收集工作后，就要对会议文件进行立卷归档。归档后应交由有关人员保管，不要保留在个人手中。
3、会务总结反馈。一方面，要按照有关要求，形成会议纪要，会议报告，会议简报等等，一方面还要对本次会议工作进行一次认真的总结，肯定成绩，分析不足。通过会议总结，积累会议工作经验，提高会务人员综合能力，培养互相配合，协同合作的良好作风。
第三篇：如何做好会务工作
如何做好会务工作
编者按：搞好会务是办公室的基本职责之一,是一项经常性工作。会务工作的好坏，直接影响到会议的质量和效果。那么在会议的安排和组织上，我们该注意些什么呢？
会务工作是一项复杂的系统工作，也是办公室的一项重要的职责，在筹备组织的过程中，稍不注意就会出现难以弥补的错误，造成不良影响。要想做好会议服务，应注意完善以下几项工作:
一、会前准备工作
1.组织会务班子，明确工作职责。大型会议还要制订详细的会务工作方案。
2.发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。
3.印制会议日程，编排好会议程序，制定注意事项。
4.大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。
5.大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。
6.会场布置。会场布置要充分体现会议气氛。
（1）悬挂会标、徽记、旗帜等。（2）设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，摆放席签、话筒，并保证音响效果。（3）确定会议桌摆放形式，明确划分会场区域，并使与会者明确。（4）保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。（5）摆放适量花卉。
7.后勤服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。
8.做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。
9.进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。
二、会间组织与服务工作
1.会务人员提前1小时到达会场，反复检查会场准备情况。
2.搞好会议签到、材料分发。
3.落实主席台领导、发言人是否到齐。
4.按预定方案组织与会人员由前向后依次就座。
5.维持好会场秩序。会议开始前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场；开会期间关闭手机及BP机，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。
6.做好会议记录，写好会议简报。
7.组织照相。
8.为与会人员预定车票、机票等。
三、会议善后工作
1.会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等。
2.组织送站。根据与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员等。
3.做好会议文件的清退、收集、归档工作。
4.做好会议报道工作。
第四篇：浅谈如何做好会务工作
浅谈如何做好会务工作
●雷洋 ●
会议是自有人类以来就存在的一种社会现象。美国社会学家摩尔根指出，原始部落时期的易洛魁人每逢一个首领死去时，本氏族的成员就举行一次会议来提名继承人。我国古代也有会议这种形式。史籍中有关于尧召集部落首长用会议形式决定继承人和治水人选的记载。在现代社会，会议是领导机构进行决策和管理，实现领导职能的一种重要方式。这种活动方式已经被广泛应用于政治、经济、科学文化以及社会生活的各个领域。会务工作是一项复杂的系统工作，也是办公室的一项重要的职责，在筹备组织的过程中，稍不注意就会出现难以弥补的差错，造成不良影响。会务工作水平的高低，直接影响会议的质量和效果。因此要想做好会议服务，应抓好以下三个方面工作:
一、会前筹备工作
会议有效的重点是计划性要好，计划性就是会前筹备。会前筹备工作做得是否充分，直接关系到会议的成功与否。据统计，会前筹备的效果占会议有效性的70%。可以说，高质量的会前筹备工作，是会议质量的保证，是会议成功的前提。因此，必须以高度的责任心做好会议筹备工作。会前筹备工作主要包括拟定会议计划，组建会务班子，准备会议材料，安排会议后勤保障和布置会场。
（一）拟定会议计划
拟定会议计划是会前筹备的第一步。它指的是拟订会议议程、日程。会议议程是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。拟订会议计划通常是由决策层，如区委常委会议、区政府常务会议、单位党组会等会上议定草案，然后交由牵头单位具体办理。它是会议具体的概略安排，通过会议日程显示出来。拟定会议工作方案的要点是明确会议议程的制定程序以及会议日程的编制方法。这些都确定好之后即可发出会议通知，通知内容包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围等。
（二）组建会务班子
组建会务班子是会前筹备的第二步。有些会议的规模相对较大，持续时间也较长，因此会有相当繁杂的会前筹备事项。这就需要事先成立一个筹备委员会来负责会议的所有筹备工作。筹备委员会是一个对会议负有某些责任的团队，通常由主办单位的成员构成。一般可以根据会议的规模、议程等情况成立筹备委员会，可以由一名主要领导任主任，分管领导任副主任，会议相关职能部门主要负责人为成员，在筹备委员会下再建立子工作组，一般可设秘书组、组织组、后勤保障组、宣传报道组、安全保卫组等，各组确定人员，明确分工，层层负责，并定期碰头交流工作进展。
（三）准备会议资料
会前筹备的第三步是准备会议资料。会议资料包括领导资料（会上学习的或要宣读的文件材料、领导讲话稿、主持词等）、来宾资料（会议指南、会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证、出席证、列席证、请柬、通讯录、房卡和餐券等）、会务资料（接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表、小组召集人名单、讨论地点等）和沟通资料（会议参考文件、会议宣传资料、会议简报、各种记录、注意事项、各种会议协议合同以及其他相关资料）。有的会议还要编印交流发言材料汇编，印发领导讲话稿等。
（四）安排会议后勤保障
凡是连续召开几天，并且有外地同志参加的会议，就要热情做好会议生活的安排工作。要根据出席会议的名额，提前编定住宿分配方案，等人员一到立即安置。在住房安排上，对领导和年老体弱的同志应予以适当的照顾。会议期间的安保、出行、饮食要有专人负责，并事先做好安排。
（五）布置会场
会场是会议的重要场所，要根据会议的性质与规模把它布置好，营造出相应的气氛。在布置会场时，主要应注意选择会场、装饰会场、安排会场座位、布置主席台以及其他一些附属设施。由于会议的类型，规模等都不尽相同，工作程序也会有一定差别，但总的原则是会场布置要充分体现会议气氛。一般包括：
１、悬挂会标、徽记、旗帜等。２、设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席、签字席，摆放席卡、泡杯、毛巾、话筒，并保证音响效果。３、确定会议桌摆放形式，明确划分会场区域，并使与会者明了。４、保证照明、通风、投影、录像、空调设备齐全、有效。５、摆放适量花卉。
6、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。
7、场外彩虹门、氢气球、欢迎标语、红地毯、花卉等。
8、进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。
二、会中服务工作
在会中服务阶段，会务人员须提前1小时到达会场，反复检查会场准备情况，做好会议材料分发，完成签到与引导，组织会议有序进行，搞好后勤服务等工作。
1、签到与引导 签到是指与会人员进入正式会场时向会议组织者表示入场的一种手续。常用的签到方式有簿册式和卡片式。在组织签到的同时，会务人员要做好入场引导工作，以方便与会人员入场，同时缩短入场时间。此刻特别重要的是要落实主席台领导、发言人、上台领奖人是否到齐。同时，会场内可播放轻音乐，营造轻松愉快的会场氛围。
2、组织会议进行 维持好会场秩序，会议开始前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场；开会期间关闭手机或调到振动状态，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。在会议进行时，会务人员要按照会议议程做好服务工作，注意安排会议发言，做好会议记录，编制会议简报，起草、修改会议有关决议文件以及做好新闻报道等。这其中主要是一些服务和保障性工作，该工作要求会务人员要了解会议内容，熟悉会议流程，领悟会议精神，关键是要做到细致入微，有条不紊。
3、搞好后勤保障 会中的后勤保障除了吃、住、行要善始善终外，会场上还要保证茶水供应，要照顾好老弱病残，要准备必要的纸张、铅笔、墨水等，以备临时取用。会议期间的参观、游览、娱乐、合影等活动也要精心组织好。根据需要有些会议还要准备会议纪念品。外地与会人员的返程车票、机票要在散会前送到订票人手中。对与会者提出的其他合理要求也应尽可能给予满足。
会中阶段，会务人员除了主要进行各种服务工作外，还要接受会中反馈信息，及时处理各种突发状况。要求会务人员必须具备良好的政治素质、较强的应变能力和高度的责任心。此阶段的有关工作同样实行明确分工、层层负责制。要确定各小组乃至每个人的任务，标明完成时间，在每天会议结束后集中，核对各项工作的完成情况，交流会中出现的新情况，以便对第二天的会议进行适当调整。
三、会后总结工作
会议日程的主要内容进行完毕后，标志着会议基本结束。但会务工作并不意味着就此结束，而是由会中服务阶段转入会后总结阶段。会议有效性的20%是会后落实。该阶段的工作任务仍很繁重，需认真地完成，做到“有始有终”。会后总结工作主要包括送别会议代表，会场的善后工作，整理会议文件以及会务总结反馈。
1、送别会议代表与会场善后
与会人员的车票或机票已事先订好，会务人员此时需要做的就是安排好送站车辆，确保与会人员安全到达车站或机场。之后，要做好会场善后，它包括及时清理会场，带回剩余材料、席卡等；清退客房和会议用房；归还借用的物品；结算帐目并向财务部门报销等。
2、整理会议文件
整理会议文件的首要工作是收集文件。会前准备并分发的文件，会议期间产生的文件和会后产生的文件都是需要收集的文件。完成收集工作后，就要对会议文件进行立卷归档。归档后应交由有关人员保管，不要保留在个人手中。
3、会务总结反馈
会后总结工作的重点是会务总结反馈。上述工作都完成后，要对本次会议工作进行一次认真的总结，肯定成绩，分析不足，表扬有功人员，向支持会议工作的有关部门表示感谢，布置会议精神贯彻执行情况的检查、反馈工作。通过会议工作总结，积累会议工作经验，提高会务人员综合能力，培养互相配合，协同合作的良好作风。
现代社会是一个充满变革的社会，会议作为一种社会现象，也处在不断变革与发展之中。要想开好会，会务工作起着至关重要的作用。成功的会务安排，会使会议开得圆满成功。反之，则会使会议达不到预定的效果。因此，会务工作的相关理论和技巧，是所有会议组织者必须掌握的一门科学。
第五篇：如何做好会务工作讲课稿
政府常务会议是政府最高行政决策性会议。会务工作的水平直接影响到政府决策及其落实的质量。通过多年实践我们体会到，要提高政府常务会议的办会质量，必须着重抓好三个环节。
一、把握三要点，谱好会前“曲”
会前准备工作是否充分，是决定会议是否成功的关键环节。因此，为了确保会前准备工作严谨周全，超前主动，不出纰漏，必须牢牢把握三个要点。
（一）制定方案，要周密详细。会前准备工作主要涉及到收集议题、领导会签、议题把关、会议通知、收集参会名单、制定议程、材料准备等多项工作，每一项任务、每一个细小的环节、每一项具体工作都严谨细致。会议方案主要内容包括会议名称、时间、地点、主持、出席、列席、请假、议题（名称、汇报人、汇报时间）、固定列席单位及人员、议题列席单位及人员等。在编排议程时，主要是根据议题内容、性质、急缓程度等因素安排议题讨论顺序。
（二）分工落实，要准确高效。会议筹备环节繁多，工作琐碎，需要会务人员认真负责，扎实细致，责任到人，避免没有头绪、工作混乱。会务人员在会前要安排专人负责拟写拟定审议提纲、下发会议通知、催促材料印制等工作，特别是要准确收集参会人员情况，及时做好相应准备。认真做好会场布置工作，提前组织好设备维护人员和茶水服务人员，保证会议期间及时到位。在会议召开前，提前半天通知会议中心管理员调试灯光、音响、空调、麦克风、投影等仪器设备，提前通知服务员准备好茶水，仔细检查会议室桌椅，以免临时出现差错。
（三）会前检查，要严格细致。会议筹备必须环环相扣，反复检査，不得有任何失误或疏漏。会务人员要在会前对各个环节做全面检查，及时发现并解决问题，做到防患于未然。在会前1小时，重点检查领导材料、座牌顺序、会场卫生、空调音响、时钟调校等细节。会议材料要按照会议议题单、汇报材料的顺序摆放，在桌面上摆放位置要统一、规范、对齐。会场布置注意检查主持人面对投影幕布而坐，汇报人正对主持人而坐，其他单位按先左后右依次安排座位。
需要注意的几个问题
1.会前协商是否充分。特别注意议题涉及相关部门、单位的内容是否会商并形成一致意见，上会依据、利弊分析、效果预期、措施建议是否充分合理，解决方案是否符合有关政策、法规，有无漏商情况。所以一定要把好关口，不该上的坚决不上，不成熟的一律不上，避免非特殊紧急事项临时动议上会，造成分歧意见大、议而不决的情况，甚至造成较高的决策风险。在日常工作中，这个会前协商环节很重要但又最容易被忽视，会前议题不成熟、协商不到位甚至临时动议的情况时有发生，直接影响到议题能否顺利过会。
2.审批单填写是否规范。议题审批单是确定上会事项在正式上会前的再审流程单，包括审议的主要事项、会前协商的主要过程，以及从申报部门到办公室再到区政府领导的审批流程，其目的是确保议题绝对成熟、协商绝对充分、审核绝对到位。但在实际工作中，往往未引起足够重视，简单签字画押，造成遗漏和疏忽。另外还要特别注意议题单上议题名称与汇报材料标题不一致，填写的列席人员不准确或有遗漏等情况，避免会上领导点到的列席单位不在会场。
3.材料把关是否认真。汇报材料是指对会议文件内容的浓缩和必要的补充说明，一般是由议题申报单位起草送审和印制。因此，办公室经办人员在审核把关时往往容易忽略，造成上会材料格式不规范、文字不流畅，表述不准确，有错字、漏字、错页等现象，经办人员需对各上会议题材料认真把关，仔细校对，确保上会的材料格式规范、表述准确、简明扼要。
二、搞好三服务，唱好会中“戏”
会中是从参会人员入场至会议结束的时间阶段。这一段作为会务服务的重头戏，从地点上分为场前、场内、场后服务三个部分。
（一）超前主动，做好场前服务。场前服务主要包括会议签到、会议接待、引导入座、核对与会人员、提醒人员参会、会议材料分发等工作。会务人员要专人负责招呼参会人员在侯会室休息等候，及时引导议题列席人员入场就座，随时统计到场人员人数以备领导查询，提前15分钟提醒未到场人员参会。根据议题顺序，通知参会人员依次汇报或列席，注意分发列席人员会议材料。
（二）严谨细致，搞好场内服务
1.做好会议记录。会议记录是对会议内容最直接、最初始的反映。它的内容比较口语化，强调的是原汁原味、真实客观，但却是字字千钧，是会议重要成果之一，是具有法律效力的文本。因此，要安排专人负责会议记录，书面记录力求确保内容完整、逻辑严密、笔迹清晰、整体美观、有据可查，主要观点和内容不错记、漏记。
2.谨慎会议报道。会议召开时，要根据会议审议情况，把握好哪些议题需要作为重点报道，哪些议题不作报道或简略报道，由会务人员提前与有关新闻单位沟通，注意结合会议性质，通过电视、报纸等形式对会议内容进行选择性的宣传报道。
3.维持会场秩序。会场内，注意提醒与会人员遵守会场纪律，不得在会场上使用通信工具和录音录像设备，不得随意走动或出入会场。妥善处理提醒参会领导发言未开启麦克风、汇报人超出汇报时间、灯光音响设备故障排除等情况。
（三）密切协作，抓好场后服务。场后服务主要包括场外安全保卫、有效处理其他突发情况等工作。会议进行中，注意防止与会议无关的人员进入会场，或在会场附近逗留、喧哗，确需向参会领导报送紧急文件或会议材料的，应通过会务人员传送。如发生混乱等意外情况，要及时制止和调停。遇到其他突发事件，应灵活应对，及时请示。
需要注意的几个问题
1.注重会议的严肃性。会务人员应精心策划、认真组织议题汇报顺序。提前检查第一议题出列席人员到会情况，促请参会领导和相关人员进入会场，特别注意参会人员变更情况和因故不能及时参会的情况，并将有关情况汇总后及时报告会议主持人。
2.注重会议的紧凑性。在议题转换时，会务人员要及时清场，并通知侯会人员迅速、安静地进入会议室，发放有关会议材料，保证会议组织的连贯性、紧凑性，同时提醒与会人员遵守会议纪律，关闭通讯工具。
3.注重会议的时效性。提醒汇报人提前做好汇报准备，按议题汇报材料作简要汇报。汇报发言要开门见山，言简意赅，汇报时间原则上控制在10分钟内，议题内容较复杂的不超过15分钟。会议讨论期间，与会人员发表意见时，应把握重点，简明扼要。特别要提醒出席会议的区领导发言时使用话筒。
三、坚持三件事，弹好会后“琴”
会后工作是保证会议达到预期目的的重要一环，也是最容易让人松懈、容易失误的一环。一次成功的会议，不仅要求有充分的会前准备，周到的会中服务，而且要求有高质量的会后工作，三者缺一不可。会后工作，主要是抓好三件事：
（一）善始善终，做好会后工作。会后工作主要有回收会议资料、整理会议记录、起草会议纪要、报常委会议题、审核新闻稿件、会议材料归档等。对会议的记录、整理、新闻发布工作，每次明确专人负责，做好全程记录，并及时整理完善相关内容。
（二）查漏补缺，及时会后总结。会议结束后及时召开会务经验总结会，由办公室分管副主任主持，召集会务工作人员交流情况，认真总结，找出问题，立即整改，防止同样的错误重复发生。
（三）力求实效，抓好会后督查。会后督促检查工作，是狠抓工作落实、确保政令畅通的重要途径。会议结束后，由区政府督查室根据会议决定事项及时分解立项，明确责任单位，搞好情况跟踪，加强督查催办，确保会议有始有终，推动决策落实。
需要注意的几个问题
1.重视资料会后回收。会议结束后要注意及时清理和收拾会场，仔细整理会议文件和贵重物料。要安排工作人员对会议资料立即回收，需要销毁应立即销毁。会议所用办公用品尽可能不浪费，回收下次再用。
2.重视领导审批制度。对会议文件、会议纪要、会议新闻等材料的印发工作，要坚持领导审批制度，确保内容达到纪实、扼要、符合行文程序，无负面效应。会议纪要原则上在会议当天完成初稿，经办公室分管副主任、主任和常务副区长审核后，送区长签发。涉及法律法规事项的还应送区政府法制办主任核稿。
3.重视材料立卷归档。会务人员要在会后及时整理材料并全面归档。归档材料主要包括部门请示文件、议题审批单、议题单、汇报材料、会议纪要、会议记录等。对会上明确提出有修改要求的议题，责任单位必须按要求修改完善补齐后，再送区政府办公室存档。会议原始记录原则上不对外借阅，确需查阅会议记录的，需经办公室主任同意。
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